WhatsApp holt eine geschäftliche Rufnummer, die Ihrem Unternehmen gehört, in Quanty hinein. Eine Nachricht, die ein Kunde an diese Nummer schickt, landet als Zeile in einer Tabelle, eine Automatisierung kann darauf antworten, und dieselbe KI-Sekretärin, die ans Telefon geht, kann das ganze Gespräch schriftlich führen. Sobald eine Nachricht eine Zeile ist, sind es gewöhnliche Quanty-Daten: filtern, auf ein Board legen, mit KI-Spalten lesen und den Chat danach fragen.
Eine Nummer wird gemeinsam mit uns verbunden, nicht von Ihnen allein
Eine geschäftliche WhatsApp-Nummer anzubinden ist kein Selbstbedienungsschritt mit zwei Klicks, und das ist eine Anforderung von Meta und keine fehlende Funktion in Quanty. Meta prüft das Unternehmen selbst, anhand von Firmenunterlagen und in einer Prüfung, die Tage und nicht Minuten dauert, und das Anbinden meldet sich am Meta-Geschäftskonto an, dem die Nummer gehört. Deshalb verbinden wir sie gemeinsam mit Ihnen, ein Unternehmen nach dem anderen.
Eine Nummer verbinden
Die Nummer gehört Ihnen und bleibt Ihnen. Quanty verkauft keine Rufnummern und kann keine für Sie anlegen, und das Anbinden geschieht in der AWS-Konsole statt in der App, weil dieser Ablauf sich bei Meta anmeldet und jemanden braucht, der für das Unternehmen handeln darf.
Was Sie vorher brauchen
- Eine Nummer, die Ihrem Unternehmen gehört, im internationalen Format mit Ländervorwahl, auf der Sie einen Bestätigungscode empfangen können.
- Eine Nummer, die nicht schon in WhatsApp benutzt wird. Sie darf weder in der WhatsApp-App noch in WhatsApp Business angemeldet sein. Ist sie es, entfernen Sie sie dort zuerst: Eine Nummer gehört entweder zu einer dieser Apps oder zur Geschäftsplattform, nie zu beidem zugleich.
- Eine geschäftliche Nummer, keine private. Unter ihr sehen Kunden Ihr Unternehmen.
- Jemanden, der bei Meta für das Unternehmen handeln darf, denn der Ablauf meldet sich am Meta-Geschäftskonto an.
Wie das Verbinden abläuft
- In AWS End User Messaging Social wird der Ablauf "Add WhatsApp business account" gestartet und die Anmeldung mit dem Meta-Geschäftskonto vorgenommen, dem die Nummer gehört.
- Meta prüft das Unternehmen. Das ist deren Prüfung, mit deren Unterlagen und in deren Tempo, und niemand kann sie aus einer Anwendung heraus für Sie einreichen.
- Sobald die Nummer registriert ist, wird sie in Quanty mit den Kennungen angelegt, die AWS dafür anzeigt: die Kennung des Geschäftskontos, die AWS-Kennung der Rufnummer, Metas eigene Kennung derselben Nummer und die Nummer so, wie ein Kunde sie sieht.
- Die Nummer erscheint auf der Seite WhatsApp mit ihrem Status, ihren letzten Nachrichten und einem Testversand, sodass Sie eine Nachricht auf einem Telefon ankommen sehen, bevor irgendjemand sonst die Nummer bekommt.
Tage dauern die Schritte 1 und 2. Schritt 3 dauert eine Minute.
Der Alltag mit einer verbundenen Nummer
- Eine Nummer lässt sich pausieren und fortsetzen. Pausiert sendet und empfängt sie nichts, und die Automatisierungen, die sie nutzen, tun nichts mehr.
- Entfernen beendet Senden und Empfangen auf der Seite von Quanty. In AWS und bei Meta ändert sich nichts, und die bereits empfangenen Nachrichten bleiben, wo sie sind.
- Eine Nummer kann nur in einer Organisation verwendet werden.
- Nur ein Administrator der Organisation kann eine Nummer hinzufügen, ändern oder entfernen.
Der Anzeigename
Der Name, den Kunden neben Ihren Nachrichten sehen, gehört Meta und nicht Quanty. Meta prüft ihn, und eine spätere Änderung bedeutet ein Ticket bei deren Support. Entscheiden Sie also vor der Prüfung, wie Sie heißen wollen, und nicht danach.
Wenn eine WhatsApp-Nachricht ankommt
Trigger & Automatisierungen bekommt einen Trigger-Typ dazu: Eine WhatsApp-Nachricht kommt an. Er läuft jedes Mal, wenn jemand eine Nachricht an eine Ihrer Nummern schickt. Wählen Sie die Nummer, auf die er hört, oder lassen Sie es bei Beliebige Nummer.
Ein Trigger sieht immer nur, was danach kommt: Nachrichten, die vor dem Einschalten ankamen, lösen ihn nie aus.
Filter
Unter Nur wenn grenzen Sie ihn auf die Nachrichten ein, die Sie interessieren:
- Von dieser Nummer: leer lassen für beliebige Absender, sonst die Nummern im internationalen Format mit Ländervorwahl.
- Der Text enthält: ein Wort oder eine Wendung aus dem Text der Nachricht.
- Die Nachricht hat einen Anhang: nur Nachrichten mit einem Foto oder einem Dokument.
Mehrere Werte trennen Sie mit Kommas, und eine Nachricht zählt, wenn einer davon passt. Ein leeres Feld filtert gar nicht.
Die Nachricht als Zeile speichern
Zeile für die Nachricht anlegen schreibt eine Zeile je Nachricht in die Tabelle, auf der die Automatisierung läuft, und Die Nachricht in diese Spalten schreiben legt fest, wo jeder Teil davon landet:
| Feld | Was in der Spalte landet |
|---|---|
| Nummer des Absenders | Die Nummer des Kunden, im internationalen Format. |
| Name des Absenders | Der Name aus seinem WhatsApp-Profil, den er selbst gesetzt hat. |
| Text | Was er geschrieben hat. |
| Empfangen am | Wann die Nachricht ankam. |
| Anhänge | Eine Dateispalte: das gesendete Foto oder Dokument. |
Jedes Feld lässt sich auch auf Nicht speichern stellen.
Ein Profilname ist keine Identität
Der Name des Absenders kommt aus dem WhatsApp-Profil des Kunden. Dort kann jeder alles eintragen, behandeln Sie ihn also als Beschriftung und nicht als Nachweis der Identität.
Was danach läuft
Sobald die Zeile existiert, gilt für sie jede Aktion, die eine Automatisierung ohnehin hat: die KI-Spalten über die Nachricht laufen lassen, Personen benachrichtigen, eine E-Mail senden, einen Datensatz anlegen oder aktualisieren, einen Webhook aufrufen und eine WhatsApp-Nachricht zurückschicken.
Eine WhatsApp-Nachricht senden
Die Aktion WhatsApp-Nachricht senden sendet von einer Ihrer Nummern.
An wen sie geht
Drei Quellen für die Empfänger, eine je Aktion:
- Diese Nummern: von Hand eingetragen, eine pro Zeile, im internationalen Format mit Ländervorwahl.
- Nummern aus diesen Spalten: der Wert der Spalte wird je Zeile gelesen und als Empfänger verwendet, eine Regel kann also allen schreiben, die eine Ansicht enthält.
- Der schreibenden Person antworten: nur in einer Automatisierung verfügbar, die eine WhatsApp-Nachricht ausgelöst hat. Die Antwort geht an diesen Absender zurück, auf die Nummer, an die er geschrieben hat.
Die Nachricht
Der Text ist eine Vorlage. Ein Spaltenname in geschweiften Klammern setzt den Wert dieser Zeile ein: {{Auftragsnummer}}.
In einem Lauf, den eine WhatsApp-Nachricht gestartet hat, steht auch die Nachricht selbst bereit:
{{whatsapp.from}} (die Nummer des Kunden), {{whatsapp.from_name}} (sein Profilname), {{whatsapp.body}} (was er geschrieben hat), {{whatsapp.received_at}}, {{whatsapp.media}} (die Anhänge) und {{whatsapp.number}} (Ihre eigene geschäftliche Nummer, die, auf der die Nachricht ankam).
Der Builder listet sie neben Ihren Spalten auf, nichts davon muss aus dem Gedächtnis getippt werden.
Was gesendet wird ist entweder Freier Text oder Eine freigegebene Vorlage. Welches von beidem Sie verwenden dürfen, entscheiden nicht Sie, und darum geht der nächste Abschnitt.
Die 24-Stunden-Regel
Das ist WhatsApps Regel und nicht die von Quanty, und sie ist das eine, was alle überrascht.
Wer an Ihre Nummer schreibt, öffnet ein Fenster von 24 Stunden, gemessen ab seiner letzten Nachricht. Innerhalb des Fensters antworten Sie in freiem Text, so oft das Gespräch es braucht. Außerhalb nimmt WhatsApp nur eine von Meta vorab freigegebene Vorlage an, nie freien Text.
Nichts kann Ihnen vorher sagen, dass ein bestimmter Versand abgelehnt wird, denn nur WhatsApp weiß, wann der Kunde zuletzt geschrieben hat. Freier Text außerhalb des Fensters kommt abgelehnt zurück und wartet nicht in einer Warteschlange, bis der Kunde sich wieder meldet.
Regeln, die das Fenster leicht macht
Alles, was antwortet. Der Kunde schreibt, die Automatisierung läuft, die Antwort geht in derselben Minute hinaus:
- eine Antwort an die schreibende Person, mit einer Bestätigung, einer Vorgangsnummer oder einem Wert aus der Zeile;
- eine KI-Spalte liest die Nachricht, und die Automatisierung schickt zurück, was sie daraus geschlossen hat;
- ein Gespräch mit der Sekretärin, das nichts anderes ist als eine Antwort auf jede Nachricht des Kunden.
Regeln, die eine Vorlage brauchen
Alles, was Sie beginnen, und alles, was wartet. Sind seit der letzten Nachricht des Kunden Stunden oder Tage vergangen, oder hat er nie geschrieben, geht ausschließlich eine freigegebene Vorlage durch:
- eine Statusänderung an einer Zeile, von der der Kunde am nächsten Tag erfahren soll;
- eine geplante Erinnerung;
- eine Nachricht an die Nummern aus einer Spalte, an Menschen, die Ihnen nicht geschrieben haben.
Die Vorlage melden Sie bei Meta im WhatsApp Manager an. Nach der Freigabe bekommt die Aktion den Namen der Vorlage genau so, wie Meta ihn führt, und die Sprache der Vorlage, den Sprachcode der freigegebenen Fassung, zum Beispiel pl oder en. Die Freigabe liegt bei Meta, halten Sie die Vorlage also bereit, bevor Sie die Regel darauf bauen.
Die KI-Sekretärin auf WhatsApp
Eine Nummer kann auf eine KI-Sekretärin zeigen, die Sie bereits betreiben, und die Sekretärin beantwortet die Nachrichten dann schriftlich. Es gibt keine zweite Sekretärin zu bauen: die Persona, das Wissen über Ihre Organisation, die Regeln, die sie nicht brechen darf, und die Liste der zu erfassenden Felder sind dieselben, die Sie für das Telefon eingerichtet haben.
Endet das Gespräch, schreibt es eine Zeile in dieselbe Tabelle, in die auch ein Anruf schreibt, in dieselben Spalten. Die Automatisierungen auf dieser Tabelle laufen einmal, genau wie bei jeder anderen neuen Zeile.
Sie hört mit Absicht auf. Hat sie genug gefragt, schickt sie einen Übergabesatz und schließt das Gespräch für einen Menschen, statt sich im Kreis zu drehen. Ein Gespräch, das niemand fortsetzt, wird von selbst geschlossen und weggeschrieben statt offen zu bleiben, damit auch ein Kunde, der verstummt ist, als Zeile endet, die jemand beantworten kann.
Die erste Nachricht der Sekretärin trägt denselben Hinweis, den eine anrufende Person hört: Sie erfährt, dass sie einer KI-Assistentin schreibt. Dieser Hinweis lässt sich nicht bearbeiten und nicht abschalten.
Was es kostet
WhatsApp gehört zum Plan Gold und darüber, zur selben Stufe wie die KI-Sekretärin und KSeF, und aus demselben Grund: Ein WhatsApp-Gespräch kostet Geld außerhalb Ihres Credit-Guthabens.
Bezahlt werden drei verschiedene Dinge:
- Meta berechnet das Gespräch, nach der eigenen Preisliste, die vom Land und von der Art des Gesprächs abhängt.
- AWS berechnet den Transport jeder einzelnen Nachricht.
- Quanty-Credits bezahlen allein die KI-Arbeit: eine KI-Spalte, die eine Nachricht liest, oder eine Runde eines Sekretärinnen-Gesprächs. Eine Nachricht ohne KI kostet keine Credits.
Quanty zählt die Nachrichtengebühren nicht für Sie mit. Sie erscheinen auf den Rechnungen von Meta und AWS und nicht in Ihrem Credit-Verbrauch. Siehe Abrechnung & Credits.
Wohin die Daten gehen
Eine WhatsApp-Nachricht läuft über Meta, das WhatsApp betreibt und das Gespräch zu eigenen Bedingungen hält, und über AWS End User Messaging Social in Frankfurt (eu-central-1), den Weg, auf dem Quanty sendet und empfängt. Was Quanty danach aufbewahrt, die Nachricht, die Zeile und einen etwaigen Anhang, liegt in AWS Frankfurt beim Rest Ihres Arbeitsbereichs.
Ein Sekretärinnen-Gespräch auf WhatsApp nimmt nicht den Weg eines Telefonats. Es ist Text, es erreicht den Sprachanbieter nie, und es läuft auf denselben KI-Modellen wie der Rest der App. Wo diese Modelle laufen, sagt Sicherheit & MFA.
Nachrichtentexte und vollständige Rufnummern werden nie in Quantys Logs geschrieben. Das Gespräch selbst wird gespeichert, weil genau das die Funktion ist.
Die aktuelle Liste der Unternehmen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, steht auf quanty.ai/subprocessors.
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