KSeF (E-Rechnungen)

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist Polens nationales E-Rechnungssystem. Jede Rechnung, die ein polnisches Unternehmen ausstellt oder erhält, läuft darüber: E-Rechnungen sind seit dem 1. Februar 2026 für große Steuerpflichtige (Umsatz 2024 über 200 Millionen PLN) und seit dem 1. April 2026 für alle anderen verpflichtend.

Quanty verbindet sich mit KSeF, um Ihre Rechnungen zu lesen und als Zeilen abzulegen. Von da an sind sie gewöhnliche Quanty-Daten: Sie filtern sie, schlagen sie aus anderen Blättern nach, lassen KI-Spalten darüber laufen, stellen sie in Dashboards dar und fragen den Chat danach.

KSeF kann nur ein Organisations-Admin verbinden. Die Karte KSeF finden Sie im Integrationen-Hub.

Quanty empfängt Rechnungen, es stellt keine aus

Die Integration liest nur. Quanty holt Rechnungen aus KSeF und schreibt sie in Ihre Tabellen. Es erstellt, versendet, korrigiert und storniert keine Rechnung und erzeugt kein FA(3)-Dokument. Das ist eine bewusste Entscheidung und keine Lücke: Eine von KSeF angenommene Rechnung ist ein Steuerdokument mit Rechtswirkung, das sich nicht zurückziehen, sondern nur korrigieren lässt. Stellen Sie Ihre Rechnungen weiterhin dort aus, wo Sie es heute tun.

Verbinden

Das Einrichten ist ein dreistufiger Assistent auf der KSeF-Seite. Das Autorisierungstoken erzeugen Sie bei KSeF, lesen Sie also zuerst Schritt 3.

1. Umgebung

KSeF betreibt drei getrennte Systeme, und Quanty verbindet sich mit genau einem davon:

Umgebung	Was gelesen wird
Test	Das Testsystem von KSeF. Eine sichere Spielwiese: dort liegt keine echte Rechnung.
Demo	Das Demosystem von KSeF. Ebenfalls eine Spielwiese, mit eigenen Daten.
Produktion	Das echte Rechnungsregister Ihres Unternehmens.

Sehen Sie sich das Verhalten der Synchronisierung in Test oder Demo an, bevor Sie auf Echtdaten zeigen.

Produktion ist standardmäßig abgeschaltet

Die Produktionsumgebung ist auf Ebene der Installation deaktiviert, damit niemand versehentlich ein echtes Steuerregister anbindet. Wenn Ihre Organisation Produktion braucht, bitten Sie zuerst Ihren Quanty-Betreiber, sie für Ihre Installation freizuschalten. Test und Demo stehen immer bereit.

2. NIP

Die NIP ist die zehnstellige polnische Steuernummer des Steuerpflichtigen, dessen Rechnungen Sie lesen wollen. Quanty prüft die NIP-Prüfsumme, bevor irgendetwas an KSeF geht — ein Tippfehler fällt damit sofort auf und nicht erst als fehlgeschlagene Verbindung.

3. Autorisierungstoken

Das Token erzeugen Sie selbst, in der KSeF-Anwendung für Steuerpflichtige:

Umgebung	Wo Sie das Token erzeugen
Produktion	`ap.ksef.mf.gov.pl/web/`
Test	`ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/`
Demo	`ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/`

Ein Leserecht genügt. Mehr braucht Quanty nicht, und mit einem auf Lesen beschränkten Token lässt sich nichts ausstellen, was auch immer damit passiert.

Quanty prüft das Token gegen KSeF, bevor es gespeichert wird. Ein Token, das KSeF ablehnt, wird nie gespeichert — eine bestehende Verbindung ist also eine funktionierende Verbindung. Das gespeicherte Token ist verschlüsselt abgelegt und wird nie wieder angezeigt: In der Oberfläche sehen Sie nur seine letzten vier Zeichen.

Was Sie später noch ändern können

Umgebung und NIP stehen nach dem Verbinden fest. Eine Änderung würde eine laufende Synchronisierung auf ein anderes Steuersystem oder ein anderes Unternehmen richten, deshalb legen Sie statt einer Bearbeitung eine neue Verbindung an.

Das Token lässt sich an Ort und Stelle austauschen. Fügen Sie ein neues ein, wenn das alte abläuft oder ersetzt werden soll; Quanty prüft es genauso und tauscht es aus, ohne bereits synchronisierte Daten anzurühren.

Rechnungen empfangen

Register und Zieltabellen

KSeF führt zwei Register: Einkauf (Rechnungen, die an Sie gestellt wurden) und Verkauf (Rechnungen, die Sie gestellt haben). Jedes wird einzeln eingerichtet, Einkauf und Verkauf können also in verschiedene Tabellen laufen. Sie können auch beide einschalten.

Für jedes Register wählen Sie die Zieltabelle, oder Sie wählen Neue Tabelle erstellen und Quanty legt sie an. Vorbereiten müssen Sie nichts: Quanty legt die Spalten beim ersten Lauf selbst an.

Was in einer Zeile landet

Jede Rechnung wird eine Zeile, und jede Rechnung landet einmal. Der Schlüssel ist die KSeF-Nummer: Eine Rechnung, die bereits in der Tabelle steht, wird nie erneut angelegt, so oft eine Synchronisierung sie auch sieht.

Spalte	Was darin steht
KSeF-Nummer	Die Nummer, die KSeF der Rechnung gegeben hat. Eindeutig, und der Schlüssel gegen Dubletten.
Rechnungsnummer	Die Nummer auf der Rechnung selbst.
Rechnungsdatum	Das Ausstellungsdatum.
Verkäufer und NIP des Verkäufers	Im Einkaufsregister: wer Ihnen die Rechnung gestellt hat.
Käufer und NIP des Käufers	Im Verkaufsregister: an wen die Rechnung ging.
Netto, USt., Brutto	Die Beträge.
Währung	Die Rechnungswährung.
Dokumentart	Die Dokumentart laut KSeF.
In KSeF vergeben am	Der Tag, an dem KSeF die Nummer vergeben hat.
Status	Gehört Ihnen. Siehe unten.

Die Spalte Status

Status ist eine Spalte von Quanty, nicht von KSeF. Die Synchronisierung schreibt sie einmal, beim Anlegen der Zeile, und fasst sie danach nie wieder an.

Damit können Sie sie als eigene Workflow-Spalte verwenden. Setzen Sie eine Rechnung auf den Stand, den Ihr Prozess braucht — von Hand, aus einem Kanban-Board oder aus einer Automatisierung — und kein späterer Lauf überschreibt das.

Wie oft Quanty nachsieht

Das Intervall stellen Sie pro Verbindung ein. Das Minimum sind 30 Minuten, voreingestellt sind 60.

Die Grenze kommt von KSeF, nicht von Quanty: Ein Steuerpflichtiger darf nur 20 Abfragen von Rechnungs-Metadaten pro Stunde stellen, und ein Lauf verbraucht mehrere davon. Ein engeres Intervall würde dieses Budget aufbrauchen, ohne die Rechnungen früher zu bringen.

Jetzt synchronisieren startet einen Lauf sofort, wenn Sie nicht auf den nächsten warten wollen.

Der erste Lauf und ältere Rechnungen

Der erste Lauf sieht standardmäßig 90 Tage zurück. Setzen Sie ein früheres Startdatum, wenn Sie mehr Historie brauchen.

Quanty geht die Historie in Abschnitten durch und merkt sich, wo es aufgehört hat. Ein langes Nachladen verteilt sich damit über mehrere Läufe, statt in einem zu scheitern. Drosselt KSeF die Abfragen, endet der Lauf sauber und der nächste macht an derselben Stelle weiter. Ein so beendeter Lauf ist kein Fehler: Es geht nichts verloren und nichts doppelt.

Arbeiten mit den Zeilen

Sobald die Rechnungen Zeilen sind, gilt alles Gewohnte: filtern und gruppieren, nach Status über ein Kanban-Board ziehen, nach Rechnungsdatum in einen Kalender legen, mit Formeln rechnen, mit KI-Spalten lesen, in einem Dashboard darstellen und den Chat danach fragen.

Die KSeF-Nachschlagespalte

KSeF-Rechnungsdaten ist ein Spaltentyp, der aus den bereits synchronisierten Rechnungen antwortet. Dahinter steckt kein Modell und kein Prompt: Die Spalte liest Quantys eigene Kopie der Daten, antwortet deshalb sofort und kostet nichts.

Sie konfigurieren:

Wonach abgeglichen wird — nach NIP (der Gegenpartei), nach KSeF-Nummer oder nach Rechnungsnummer.
Welche Spalte den Schlüssel hält — die Spalte dieser Tabelle, aus der die NIP oder die Nummer gelesen wird. In einer Tabelle, die die Synchronisierung selbst füllt, lassen Sie das leer, und jede Zeile antwortet über ihre eigene Rechnung.
Welches Register — Einkauf, Verkauf oder beide.
Zeitraum — gesamter Zeitraum, dieser Monat, dieses Jahr oder die letzten 12 Monate.
Was zurückkommt — die Summe brutto, netto oder USt.; die Anzahl der Rechnungen; Datum, Rechnungsnummer oder KSeF-Nummer der letzten Rechnung. Trifft der Abgleich genau eine Rechnung, können stattdessen deren eigene Felder zurückkommen.

Beispiel: Einkaufsvolumen je Lieferant

Sie führen eine Lieferantentabelle mit einer NIP-Spalte.

Fügen Sie eine Spalte hinzu und wählen Sie den Typ KSeF-Rechnungsdaten.
Abgleich nach NIP, als Quelle Ihre NIP-Spalte.
Register: Einkauf.
Zeitraum: dieses Jahr.
Rückgabe: Summe brutto.

Jede Lieferantenzeile zeigt nun, wie viel Sie dieses Jahr dort eingekauft haben. Eine zweite Spalte mit der Anzahl der Rechnungen und eine dritte mit dem Datum der letzten Rechnung dazu, und die Tabelle beantwortet, bei wem Sie kaufen, für wie viel und wann zuletzt eine Rechnung kam — ohne dass jemand KSeF öffnet.

Kosten und Aktualisierung

Die Spalte rechnet neu, wenn das Blatt läuft, wie jede andere berechnete Spalte. Da sie Quantys Kopie der Rechnungen liest und nicht KSeF abfragt, kostet eine Aktualisierung keine Credits und verbraucht nichts von Ihrem stündlichen KSeF-Abfragebudget.

KI-Spalten und Chat

Eine KI-Spalte kann während ihrer Arbeit Rechnungen nachschlagen, sodass ein Prompt über eine Gegenpartei aus dem beantwortet wird, was tatsächlich in KSeF steht. Der Chat beantwortet dieselbe Art Frage direkt, in Ihren eigenen Worten: ile wydaliśmy u tego dostawcy w sierpniu — wie viel haben wir im August bei diesem Lieferanten ausgegeben.

Für beide gilt:

Sie lesen den synchronisierten Rechnungssatz, nicht die Zellen im Raster. Die Antwort ist der Stand des Steuersystems und nicht das, was jemand über eine Zelle geschrieben hat.
Summen laufen über alle passenden Rechnungen, nicht nur über die gerade sichtbaren. Ein Filter auf der Ansicht ändert die Zahl nicht.

Der Trigger KSeF-Rechnung empfangen

Trigger & Automatisierungen bekommt einen Trigger-Typ dazu: KSeF-Rechnung empfangen. Er feuert, wenn eine Synchronisierung eine neue Rechnung bringt.

Filter

Grenzen Sie ihn auf die Rechnungen ein, die Sie interessieren:

Register — Einkauf, Verkauf oder beide.
NIP des Verkäufers und NIP des Käufers.
Dokumentart.
Währung.
Bruttobereich — Untergrenze, Obergrenze oder beides.

Worauf er wirkt

Der Trigger wirkt auf die Zeile, die die Synchronisierung gerade angelegt hat. Er kann sie deshalb nicht doppeln, und eine Rechnung löst ihn genau einmal aus. Ab da gelten die gewohnten Aktionen: KI-Spalten auf der neuen Zeile ausführen, Personen benachrichtigen, den Datensatz aktualisieren, eine E-Mail senden.

Platzhalter für die Rechnung

Aktionsvorlagen können die auslösende Rechnung zitieren. Vierzehn Platzhalter stehen bereit, einer je Feld der auslösenden Rechnung:

{{invoice.number}}, {{invoice.ksef_number}}, {{invoice.direction}}, {{invoice.type}}, {{invoice.seller}}, {{invoice.seller_nip}}, {{invoice.buyer}}, {{invoice.buyer_nip}}, {{invoice.net}}, {{invoice.vat}}, {{invoice.gross}}, {{invoice.currency}}, {{invoice.issue_date}} und {{invoice.nip}} (Ihre eigene NIP).-Betrag, Bruttobetrag, Währung, Rechnungsdatum und Ihre eigene NIP.

Auf der richtigen Tabelle bauen

Die Automatisierung muss auf der Tabelle liegen, in die das Register schreibt. Ein Trigger auf einer anderen Tabelle sieht die Rechnungszeilen nie, und der Builder warnt Sie, wenn die gewählte Tabelle nicht das Ziel eines KSeF-Registers ist.

Sicherheit

Das Autorisierungstoken liegt verschlüsselt und wird von der API nie zurückgegeben. Angezeigt werden nur seine letzten vier Zeichen.
Nur Organisations-Admins können KSeF verbinden, ein Token tauschen oder die Verbindung trennen.
Jede Rechnung gehört allein der Organisation, die sie synchronisiert hat.
Das Trennen löscht die gespeicherten Zugangsdaten.
Quanty liest Rechnungen und sonst nichts. Es kann keine ausstellen, korrigieren oder stornieren.