KSeF (E-Rechnungen)

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Rechnungssystem Polens. In den Worten der App: „Nach der Verbindung landen Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Zeilen in einer Quanty-Tabelle, also mit Filtern, KI-Spalten, Board, Dashboard und Chat darauf.“ Quanty kann außerdem eine Rechnung aus einer Tabellenzeile an KSeF ausstellen, sobald ein Admin den Versand einschaltet; dafür gibt es eine eigene Seite, Rechnungen an KSeF senden.

Diese Seite behandelt das Verbinden, den Empfang, die Liste Rechnungen, die Spalte KSeF-Rechnungsdaten, den KSeF-Auslöser und das Trennen. Quanty beschreibt, was es mit KSeF tut; eine Steuerberatung ist das nicht.

Bevor Sie beginnen

Tarif. KSeF gehört zum Tarif Gold und höher. In einem niedrigeren Tarif zeigt die Seite KSeF „KSeF gehört zu Gold“ mit Gold ansehen oder „Bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator dieser Organisation um einen Planwechsel.“
Rolle. Nur ein Admin der Organisation verbindet KSeF, testet die Verbindung, tauscht das Token, trennt und ändert, was empfangen wird: „Nur eine Administratorin oder ein Administrator kann die Verbindung ändern.“ Jedes Mitglied sieht die Verbindung, die Läufe und die Rechnungen; Mitglieder, die die Zieltabelle bearbeiten dürfen, können auf Jetzt abrufen klicken.
Ein Token aus KSeF. „Ein Autorisierungstoken ist eine lange Zeichenfolge, mit der eine Anwendung in KSeF im Namen der Firma handelt. Es ist kein Passwort und umfasst nur die Rechte, die Sie ihm geben.“ „Erzeugt wird es in der KSeF-Anwendung: mit Profil Zaufany oder qualifizierter Signatur anmelden, den Token-Bereich öffnen und ein Token mit Leserecht für Rechnungen anlegen. Das Recht zum Ausstellen von Rechnungen nur dann hinzufügen, wenn Sie aus Quanty senden wollen.“

Sie öffnen KSeF über die Karte KSeF (E-Rechnungen) auf der Seite Integrationen.

KSeF verbinden

Klicken Sie auf KSeF verbinden. Der Dialog hat drei Schritte: Umgebung, NIP und Token.

1. Umgebung

„Mit welchem KSeF soll Quanty sprechen? Zum Ausprobieren nehmen Sie Test.“

Umgebung	Was sie ist
Test	„Eine Sandbox mit Wegwerfdaten. Nichts davon erreicht die Finanzverwaltung.“ Der Standard.
Demo	„Arbeitet wie die Produktion, aber die Rechnungen sind rechtlich unverbindlich. Gut für die Generalprobe.“
Produktion (Live)	„Das echte KSeF: das Register, in dem die Rechnungen Ihrer Firma wirklich liegen.“

„Die Produktion ist das echte Register Ihrer Firma: Quanty holt von dort Ihre echten Buchhaltungsbelege, und jede dorthin gesendete Rechnung hat Rechtswirkung. Wählen Sie das, wenn Sie den Ablauf in Test oder Demo geübt haben.“

Die Produktion schaltet Quanty frei

Die Option Produktion bleibt ausgegraut, bis Quanty das produktive KSeF einschaltet. Derselbe Schalter gilt für Empfang und Versand. Quanty richtet das für Ihre Organisation ein; fragen Sie uns. Bis dahin sagt die Option „Vorerst auf dem Server ausgeschaltet. Wenden Sie sich an den Quanty-Support, um produktives KSeF freischalten zu lassen.“ Test und Demo sind immer verfügbar.

2. NIP

NIP der Firma: „Zehn Ziffern. Ein PL davor, Leerzeichen und Bindestriche stören nicht, wir entfernen sie.“ Quanty prüft die Prüfziffer schon bei der Eingabe („Nummer stimmt: 1234563218“), sodass ein Tippfehler auffällt, bevor etwas an KSeF geht.

3. Token

Feld	Was es bedeutet	Beispiel
Autorisierungstoken	„Token aus KSeF einfügen“. „Erzeugen Sie es in der KSeF-Anwendung im Token-Bereich, mit dem Recht, Rechnungen zu lesen.“
Name (optional)	Ein Name für die Verbindung.	Hauptfirma

Klicken Sie auf Verbinden. Quanty probiert das Token zuerst bei KSeF aus; ein Token, das KSeF ablehnt, wird nie gespeichert. „Quanty speichert das Token verschlüsselt und zeigt es nie wieder an. Sichtbar bleiben nur die letzten vier Zeichen, damit erkennbar ist, welches Token im Einsatz ist.“

Eine Verbindung zur Zeit

Die Seite KSeF enthält eine Verbindung. Ihre Umgebung und NIP lassen sich nicht ändern: Um von Test zu Produktion oder zu einer anderen NIP zu wechseln, trennen Sie und verbinden neu. Der Nachweis, dass der Versand in Test oder Demo funktioniert hat, bleibt bei Ihrer Organisation (siehe Rechnungen an KSeF senden).

Die Seite KSeF

Nach dem Verbinden hat die Seite fünf Tabs:

Tab	Was er enthält
Verbindung	Den Status (Verbunden), die NIP, das Ende des Token, Zuletzt geprüft und Verbunden, mit Verbindung prüfen, Token tauschen und Trennen.
Empfang	Was geholt wird, wohin es geht und wie oft (siehe Rechnungen empfangen).
Versand	Rechnungen aus einer Tabelle ausstellen (siehe Rechnungen an KSeF senden).
Übermittlungen	Jede aus Quanty vorbereitete oder gesendete Rechnung (siehe Rechnungen an KSeF senden).
Rechnungen	Jede Rechnung, die Quanty geholt hat (siehe Der Tab Rechnungen).

Verbindung prüfen antwortet „KSeF hat die Verbindung angenommen“ oder „KSeF hat die Verbindung abgelehnt“. Token tauschen: „Fügen Sie das neue Token ein. Das alte wird sofort ersetzt und ist nicht lesbar, es gibt also nichts vorher zu kopieren.“ „Tauschen Sie das Token, wenn jemand geht, der es kannte, und immer dann, wenn KSeF es als widerrufen meldet.“

Rechnungen empfangen

„Rechnungen werden nach Zeitplan aus KSeF geholt und als Zeilen in die gewählte Tabelle geschrieben: eine Rechnung, eine Zeile.“

Öffnen Sie Empfang.
Schalten Sie Eingang („Rechnungen, die andere Firmen an Sie gestellt haben.“) und/oder Ausgang („Ihre eigenen Rechnungen, so wie KSeF sie erfasst hat.“) ein.
Wählen Sie für jedes Register die Zieltabelle und ihr Blatt oder Neue Tabelle anlegen (mit dem Namen „Eingangsrechnungen (KSeF)“ oder „Ausgangsrechnungen (KSeF)“).
Wählen Sie unter Zeitplan den Wert für Prüfen alle und, wenn Sie möchten, Rechnungen abrufen ab.
Klicken Sie für den ersten Abruf auf Jetzt abrufen oder warten Sie auf den Zeitplan.

Diese Einstellungen ändern nur Admins. Ein Mitglied sieht sie ausgegraut mit „Nur Administratoren dieser Organisation können diese Einstellungen ändern.“; ein Mitglied, das die Zieltabelle bearbeiten darf, kann weiterhin auf Jetzt abrufen klicken.

„Quanty legt sie beim ersten Abruf selbst an. Sie müssen nichts vorbereiten.“ Ist ein Register ohne Tabelle eingeschaltet, warnt die Seite: „Kein Ziel vorhanden: Eingang. Wählen Sie eine Tabelle, sonst verwirft der nächste Lauf die gefundenen Rechnungen.“

Die Spalten einer Zeile

Jede Rechnung wird genau einmal zu einer Zeile: Die KSeF-Nummer ist der Schlüssel, eine Rechnung, die schon in der Tabelle steht, wird also nie erneut hinzugefügt. Die Spalten werden mit polnischen Namen angelegt, unabhängig von Ihrer Sprache:

Spalte	Was sie enthält
Numer KSeF	Die Nummer, die KSeF der Rechnung gegeben hat.
Numer faktury	Die Nummer auf der Rechnung.
Data wystawienia	Das Ausstellungsdatum.
Sprzedawca, NIP sprzedawcy	Bei Eingangsrechnungen: wer Ihnen die Rechnung gestellt hat.
Nabywca, NIP nabywcy	Bei Ausgangsrechnungen: wem Sie die Rechnung gestellt haben.
Netto, VAT, Brutto, Waluta	Die Beträge und die Währung.
Rodzaj	Die KSeF-Belegart.
Data nadania numeru KSeF	Der Tag, an dem KSeF der Rechnung ihre Nummer gegeben hat.
Status	Nowa, Do zapłaty, Zapłacona oder Sporna (Neu, Zu zahlen, Bezahlt, Strittig).

Gibt es in der Tabelle schon eine Spalte mit demselben Namen, wird sie statt einer neuen verwendet. Status gehört Ihnen: Jede neue Rechnung beginnt als Nowa, und Quanty ändert den Status danach nie wieder, sodass Sie Rechnungen von Hand, auf einem Kanban-Board oder mit einer Automatisierung durch Ihren eigenen Ablauf bewegen können.

Der Zeitplan

Einstellung	Was sie bedeutet	Standard
Prüfen alle	30 Minuten, Stunde, 3 Stunden, 6 Stunden, 12 Stunden oder 24 Stunden. KSeF begrenzt, wie oft eine Firma anfragen darf, daher prüft Quanty höchstens alle 30 Minuten.	Stunde
Rechnungen abrufen ab	„Nichts vor diesem Datum wird geholt. Leer lassen, um 90 Tage zurück zu beginnen.“	Leer

Letzter Lauf und Nächster Lauf sagen, wann Quanty geprüft hat und wieder prüfen wird. Letzte Läufe listet jeden Lauf, manuell oder geplant, mit Läuft, Fertig oder Fehler und einer Zusammenfassung: „Geprüft: 42 Rechnungen, davon 3 neu, 3 Zeilen angelegt.“ Ein langer Verlauf kommt über mehrere Läufe herein; ein Lauf, den KSeF bremst, endet sauber, und der nächste macht an derselben Stelle weiter.

Nach drei fehlgeschlagenen Läufen in Folge zeigt die Verbindung „3 fehlgeschlagene Versuche in Folge.“, Quanty wartet länger zwischen den Versuchen (bis zu 6 Stunden), und der Admin, der KSeF verbunden hat, erhält eine Benachrichtigung. Prüfen Sie die Verbindung oder tauschen Sie das Token, falls KSeF es widerrufen hat.

Der Tab Rechnungen

Rechnungen listet jede Rechnung, die Quanty geholt hat, mit Eingang und Ausgang, Suche („Geschäftspartner, Nummer, NIP“), Datum von und bis und Filter zurücksetzen. Die Spalten sind Geschäftspartner, Nummer, Ausgestellt, Netto, USt., Brutto und Art.

Klicken Sie auf eine Rechnung, um alles zu sehen, was sie enthält: KSeF-Nummer, Geschäftspartner, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, In KSeF eingegangen, Dauerhaft gespeichert, Netto, USt., Brutto, Währung, Rechnungsart, Formular, Modus und Kennzeichen wie Gutschriftverfahren oder Mit Anhang.

Die Spalte KSeF-Rechnungsdaten

KSeF-Rechnungsdaten ist ein Spaltentyp, der aus den Rechnungen antwortet, die Quanty bereits geholt hat: „Liest die bereits synchronisierten KSeF-Rechnungen dieses Arbeitsbereichs. Sofort, kostenlos und ohne KSeF-Aufruf.“

Einstellung	Was sie bedeutet	Standard
Rechnungen zuordnen über	Steuernummer des Partners, KSeF-Nummer oder Rechnungsnummer.	NIP
Schlüsselspalte	Die Spalte dieser Tabelle, die die NIP oder Nummer enthält, oder Eigene KSeF-Rechnung dieser Zeile in einer Tabelle, die der Abruf füllt.
Seite	Einkauf, Verkauf oder Beide.	Einkauf
Zeitraum	Gesamter Zeitraum, Dieser Monat, Dieses Jahr oder Letzte 12 Monate.	Dieses Jahr
Zu ziehender Wert	Summen (Bruttosumme, Nettosumme, USt.-Summe, Anzahl Rechnungen, Datum der letzten Rechnung, Nummer der letzten Rechnung, Letzte KSeF-Nummer); bei Zuordnung über die KSeF-Nummer oder Rechnungsnummer auch die eigenen Felder einer einzelnen Rechnung.	Bruttosumme

Die Vorlagen Einkauf dieses Jahr, Wie viele Rechnungen und Letzte Rechnung füllen die Einstellungen auf einmal. Die Spalte wird aktualisiert, wenn die Tabelle läuft, für 0 Credits. Siehe Spaltentypen.

Beispiel: was Sie bei jedem Lieferanten kaufen

In einer Tabelle mit Lieferanten und einer NIP-Spalte:

Fügen Sie eine Spalte vom Typ KSeF-Rechnungsdaten hinzu.
Rechnungen zuordnen über NIP, Schlüsselspalte Ihre NIP-Spalte, Seite Einkauf, Zeitraum Dieses Jahr, Zu ziehender Wert Bruttosumme.
Fügen Sie zwei weitere hinzu: Anzahl Rechnungen und Datum der letzten Rechnung.

Jeder Lieferant zeigt nun, wie viel Sie dieses Jahr gekauft haben, wie viele Rechnungen es waren und wann die letzte kam, ohne KSeF zu öffnen.

KI-Spalten und Chat

KI-Spalten und der Chat können Rechnungen in den geholten Daten nachschlagen: „Wie viel haben wir im August bei diesem Lieferanten ausgegeben?“ wird aus dem eigenen KSeF-Datensatz jeder Rechnung beantwortet, nicht aus dem, was jemand in eine Zelle getippt hat, und Summen umfassen jede passende Rechnung, nicht nur die Zeilen auf dem Bildschirm. Siehe Spalten und KI und KI-Assistent.

Der Auslöser KSeF-Rechnung empfangen

Eine Automatisierung mit KSeF-Rechnung empfangen startet, wenn ein Abruf eine neue Rechnung bringt, gefiltert nach Register, NIP des Verkäufers, NIP des Käufers, Belegart, Währung und Bruttobetrag (siehe Auslöser und Bedingungen). Sie arbeitet mit der Zeile, die der Abruf gerade angelegt hat, und muss deshalb auf der Tabelle gebaut sein, in die dieses Register schreibt. Ihre Nachrichten können die Rechnung zitieren: Rechnungsnummer, KSeF-Nummer, Verkäufer, Bruttobetrag und mehr (siehe Aktionen). Die Vorlage Neue Eingangsrechnung aus KSeF verarbeiten führt die KI-Spalten für jede neue Eingangsrechnung aus und informiert das Team.

Trennen

Trennen im Tab Verbindung: „Der geplante Abruf stoppt und das Token wird gelöscht. Bereits vorhandene Zeilen bleiben in Ihren Tabellen.“ und „Bereits abgeholte Rechnungen werden nicht gelöscht.“ Um wieder zu empfangen, verbinden Sie KSeF neu mit einem Token.

Gut zu wissen

Sicherheit. Das Token wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; sichtbar sind nur seine letzten vier Zeichen. Nur Admins ändern die Verbindung. Das Trennen löscht das Token.
Token nur zum Lesen. Ein Token, das Rechnungen nur lesen darf, kann keine Rechnung ausstellen, was auch immer damit geschieht. Geben Sie ihm das Recht zum Ausstellen von Rechnungen nur für den Versand.
Korrekturen in KSeF. Eine Korrekturrechnung kommt als neue Rechnung mit eigener KSeF-Nummer und eigener Art herein.
TMS-Rechnungen. Im TMS ausgestellte Rechnungen haben ihren eigenen KSeF-Ablauf (siehe Rechnungsversand und KSeF).