Rechnungsversand und KSeF

Eine ausgestellte Rechnung erreicht den Kunden auf bis zu drei Wegen: per E-Mail aus Quanty, als Papieroriginal per Post und über KSeF, das polnische nationale E-Rechnungssystem. Diese Seite beschreibt jeden dieser Wege so, wie er von der Rechnung aus funktioniert: die E-Mail und ihren Stand, viele Rechnungen auf einmal, das Postregister, das Übergeben einer Rechnung an KSeF und die XML-Datei für Rechnungen, die KSeF von Hand bekommen muss.

Bevor Sie beginnen

• Gesendet wird nur eine ausgestellte Rechnung: „Senden lässt sich nur eine ausgestellte Rechnung: Stellen Sie den Entwurf zuerst aus. Eine stornierte Rechnung geht nie hinaus.“ Siehe Rechnungen.
• Senden braucht eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen.
• Wie ein Kunde seine Rechnungen möchte (Adressen, Wege, Originale, Anhänge), steht auf seiner Karte (siehe Rechnungsbedingungen).
• KSeF braucht die KSeF-Verbindung Ihrer Organisation mit einem Versand, den ein Administrator eingerichtet hat (siehe Rechnungen an KSeF senden). Das Senden an KSeF ist immer ein Schritt eines Menschen auf der KSeF-Seite.

Per E-Mail senden

Per E-Mail senden auf einer ausgestellten Rechnung bereitet die E-Mail vor.

1. Klicken Sie Per E-Mail senden (Erneut per E-Mail senden bei einer schon versandten Rechnung).
2. Prüfen Sie die Empfänger. An und Cc sind ausgefüllt (Bcc hinzufügen fügt Blindkopien hinzu; das Feld ist anfangs leer), und der Dialog sagt, woher die Adressen kommen: „Die Adressen aus den Rechnungseinstellungen des Kunden.“, „Die Adresse des Hauptansprechpartners des Kunden.“ oder „Die Adresse aus der Kundenkarte.“ Geben Sie eine Adresse ein und drücken Sie Enter, um sie hinzuzufügen.
3. Prüfen Sie Betreff und Nachricht. Sie sind in der Sprache der Rechnung geschrieben.
4. Prüfen Sie die Anhänge: die Rechnungs-PDF („entsteht beim Senden“) und die Auftragsdokumente, die der Kunde verlangt („der Kunde verlangt es“) oder die „Zur Rechnung“ markiert sind („zur Rechnung markiert“). Entfernen Sie das Häkchen bei allem, was nicht mitgehen soll. Zu einer PDF zusammenfügen ergibt „Rechnung und Dokumente in einer Datei.“
5. Wählen Sie Senden von: Ihr eigenes Postfach, ein gemeinsames Postfach oder Quanty (Antworten kommen dann bei Ihnen an).
6. Klicken Sie Senden. „Gesendet an faktury@nowak.pl“.

Höchstens 10 Adressen je Zeile und 20 Empfänger insgesamt. „Ohne die Rechnung im Anhang markiert diese E-Mail die Rechnung nicht als versandt.“

Der Dialog warnt vor dem Senden, wenn:

• die Rechnung schon versandt wurde: „Diese Rechnung wurde am 31.10.2026 14:05 versandt. Diese E-Mail geht als weitere hinaus.“;
• sie noch keine KSeF-Nummer hat: „Der Kunde wartet möglicherweise im KSeF auf sie.“;
• der Kunde seine Rechnungen anders erhält: „Der Kunde erhält seine Rechnungen anders: über KSeF. Sie können trotzdem eine E-Mail senden.“;
• der Kunde auch die Originale per Post möchte: „Halten Sie das nach dem Senden unter ⋯ „Per Post versandt“ fest.“;
• die vorige E-Mail nicht hinausging, nicht ankam oder ihr Verbleib unbekannt ist.

Was mit der E-Mail geschah

Der Bereich E-Mail und Post der Rechnung listet jede E-Mail („E-Mails (3)“) mit ihrem Stand, den Empfängern, dem Absender, den Anhängen und wer sie gesendet hat:

Eine E-Mail aus Quanty, die der Server des Empfängers abgelehnt hat, öffnet den Vorgang „E-Mail nicht zugestellt“. Kam keine Antwort zurück, ist Erneut senden sicher: „Sie geht nicht zweimal hinaus“. Senden und erneutes Senden verschieben nie die Fälligkeit.

Viele Rechnungen auf einmal

Haken Sie Rechnungen in der Liste an und klicken Sie Per E-Mail senden: „Jede Rechnung geht an die Adressen des Kunden, mit dem üblichen Text, der Rechnungs-PDF und den Dokumenten, die der Kunde verlangt.“

1. Rechnungen per E-Mail senden zeigt „Ausgewählt: 8“. Höchstens 20 Rechnungen auf einmal.
2. Klicken Sie Senden. Das Ergebnis sagt „Gesendet: 6. Ausgelassen: 2.“ mit dem Grund für jede: Nicht ausgestellt (Entwurf oder storniert), Bereits versandt, Der Kunde hat keine Adresse für Rechnungen, Der Kunde erhält Rechnungen anders (KSeF, Post, Portal), Wird gerade gesendet, Das Postfach hat in dieser Stunde genug gesendet, Quanty hat in dieser Stunde genug gesendet, Zu lang für eine PDF und andere.

„Entwürfe, stornierte und bereits versandte Rechnungen werden ausgelassen.“ Ein Postfach und Ihre Organisation haben beide ein stündliches Versandlimit für TMS-E-Mails; ist es erreicht, senden Sie den Rest etwas später oder aus einem anderen Postfach.

Versand per Post

Wenn Sie das Papieroriginal per Post schicken, halten Sie das fest: ⋯, Per Post versandt („Halten Sie die Sendung mit der Originalrechnung fest.“).

Speichern: „Gespeichert: Die Originale sind unterwegs.“ Die Sendung zeigt eine Marke: Heute versandt, „Seit 3 Tagen unterwegs“, „Zugestellt 04.11“, Zurückgekommen oder Verloren. Ihr Menü (Mehr zu dieser Sendung) hat Sendung verfolgen, Zugestellt…, Zurückgekommen, Verloren und Eintrag entfernen.

• Zugestellt… erfasst Zugestellt am. „Eine ab Zustellung laufende Zahlungsfrist wird einmal gesetzt und verschiebt sich nie.“ So bekommt eine Rechnung, die „nach Eingang der Dokumente“ wartet, ihre Fälligkeit.
• Eintrag entfernen ist für einen Fehleintrag: „Ein Zustelldatum, das der Eintrag bereits an der Rechnung gesetzt hat, bleibt.“

Originale unterwegs

Der Filter Originale der Rechnungsliste zeigt Unterwegs, Zugestellt und Zurückgekommen oder verloren: Originale per Post mit Rechnung, Kunde, Versanddienst, Sendungsnummer, dem Datum Versandt und Stand. „Keine Originale sind unterwegs.“, wenn nichts unterwegs ist.

KSeF

An KSeF senden legt eine ausgestellte Rechnung in die KSeF-Verbindung Ihrer Organisation, in die Tabelle, aus der Rechnungen gesendet werden. Dort wartet sie: Ein Mensch bereitet sie auf der KSeF-Seite vor, prüft sie und sendet sie, mit allen Prüfungen aus dem Leitfaden Rechnungen an KSeF senden: Das Senden schaltet ein Administrator ein, zuerst kommt die Testumgebung, und in der Produktion wird die Rechnungsnummer zur Bestätigung eingetippt und, standardmäßig wenn Ihre Organisation zwei oder mehr Administratoren hat, von einem zweiten Administrator freigegeben. Quanty sendet nie von selbst eine Rechnung an KSeF.

1. Klicken Sie auf der ausgestellten Rechnung An KSeF senden.
2. Eine Rechnung mit einem anderen Datum als heute fragt zuerst: „Die Rechnung hat das Datum 30.10.2026, heute ist der 02.11.2026. Mit diesem Datum an KSeF senden?“, mit Mit 30.10.2026 senden; so erreicht ein vergessener Entwurf KSeF nicht mit einem alten Datum.
3. Quanty antwortet „Die Rechnung wartet in KSeF auf Freigabe: Sie steht jetzt in der KSeF-Versandtabelle. Eine Person gibt sie auf der KSeF-Seite frei, von dort geht sie raus.“ mit KSeF-Seite öffnen.
4. Auf der KSeF-Seite bereitet ein Mensch sie vor, prüft sie und sendet sie (siehe Rechnungen an KSeF senden).
5. Quanty überträgt das Ergebnis und die KSeF-Nummer von selbst auf die Rechnung. KSeF-Status aktualisieren in der Rechnungsliste fragt sofort erneut.

Die Antwort sagt auch, wenn die Verbindung eine Testverbindung ist („Diese KSeF-Verbindung ist eine Testumgebung (Testumgebung).“) oder wenn das Senden ausgeschaltet ist („die Rechnung wartet, bis ein Admin es einschaltet“).

Der KSeF-Bereich einer Rechnung

Der Ausdruck zeigt den KSeF-Code (QR) nur für eine Rechnung, die KSeF angenommen hat.

Mehrere Rechnungen auf einmal

Haken Sie ausgestellte Rechnungen in der Liste an und klicken Sie An KSeF senden (5). Das Ergebnis ordnet sie:

• „In der KSeF-Versandtabelle, warten auf Freigabe: 3“. „Noch ist nichts gesendet: Freigabe und Versand erfolgen auf der KSeF-Seite.“
• „In KSeF von Hand auszustellen (mehrere Positionen oder eine Korrektur): 1“.
• „Mit einem anderen Datum als heute: 1“. „Senden Sie sie nur, wenn das Datum stimmt.“ Mit ihrem Datum senden sendet sie trotzdem.
• „Nicht an KSeF gegangen: 0“, mit den Gründen.

Rechnungen, die von Hand an KSeF gehen

Die KSeF-Versandtabelle nimmt eine Position je Rechnung. Eine Rechnung mit mehreren Positionen und jede Korrektur können nicht über sie gehen: Die Rechnung sagt Diese Rechnung in KSeF von Hand ausstellen und listet die Felder zum Übertragen (Feld, Wert, Alles kopieren), und die KSeF-Nummer tragen Sie danach ein. Für diese Rechnungen bereitet Quanty die XML-Datei vor (unten).

Was eine Rechnung sonst aufhält:

Nach dem Ausstellen sofort für KSeF vorbereiten in den Rechnungseinstellungen legt jede neue Rechnung gleich beim Ausstellen in die Versandtabelle (siehe Nummerierung und Rechnungseinstellungen). Freigabe und Versand geschehen weiterhin auf der KSeF-Seite.

Die XML-Datei für KSeF

Für eine Rechnung mit mehreren Positionen oder eine Korrektur sagt der KSeF-Bereich: „Diese Rechnung hat 3 Positionen, deshalb geht sie von Hand an KSeF.“ (oder „Diese Korrektur geht von Hand an KSeF, als Korrekturrechnung.“) und „Prüfen Sie die Datei, laden Sie sie herunter und laden Sie sie in der KSeF-Anwendung des Finanzministeriums hoch.“

1. Klicken Sie XML für KSeF prüfen. Quanty baut die Rechnung als FA(3)-Datei und prüft sie, auch gegen das FA(3)-Schema des Finanzministeriums.
2. Korrigieren Sie, was unter „Vor dem Herunterladen zu korrigieren:“ steht, zum Beispiel „Der Käufer hat keine NIP und keine USt-IdNr.“, „Zeile 2 hat keinen Steuersatz.“, „In Zeile 1 ergibt Menge mal Preis nicht den Wert der Position.“ oder „Der Brutto-Betrag der Rechnung … ist nicht die Summe ihrer Positionen …“. Dann Erneut prüfen.
3. Wenn „Die Datei ist fertig: 3 Zeilen, gültig nach dem FA(3)-Schema des Finanzministeriums.“ dasteht, klicken Sie XML herunterladen (FA(3)) und laden Sie die Datei in der KSeF-Anwendung des Finanzministeriums hoch.
4. Tragen Sie die KSeF-Nummer auf der Rechnung ein, sobald KSeF sie angenommen hat.

„Quanty sendet diese Datei nicht selbst an KSeF.“ Eine Rechnung, die schon in KSeF ist, bekommt eine Warnung, sie nicht zweimal einzureichen („Reichen Sie sie nicht zweimal ein.“), und jeder Download wird im Verlauf der Rechnung vermerkt. Beschreibungen von Positionen mit mehr als 512 Zeichen und einen Grund der Korrektur mit mehr als 256 Zeichen lehnt KSeF ab, daher listet Quanty sie auf, statt sie zu kürzen.

Die Datei einer Korrektur

• Wann die Korrektur für die Umsatzsteuer zählt: Im Zeitraum der ursprünglichen Rechnung, Im Zeitraum der Korrektur oder In einem anderen Zeitraum. Quanty markiert eine Wahl als vorgeschlagen und sagt, warum: Senkt die Korrektur die Beträge, der Zeitraum der Korrektur; erhöht sie sie oder lässt sie sie unverändert (meist korrigiert sie einen Fehler), der Zeitraum der ursprünglichen Rechnung; steigen manche Positionen und sinken andere, ein anderer Zeitraum. „Prüfen Sie die Wahl mit Ihrer Buchhaltung.“
• KSeF-Nummer der korrigierten Rechnung: „Wenn die korrigierte Rechnung in KSeF ist, geben Sie ihre Nummer aus der KSeF-Anwendung ein. Ohne sie sagt die Datei, dass die Rechnung außerhalb von KSeF ausgestellt wurde.“
• Quanty warnt, wenn die Korrektur ihre MwSt. zu einem anderen Kurs umrechnet als die korrigierte Rechnung und wenn eine frühere Korrektur storniert wurde.
• Eine Korrektur einer Korrektur wird abgelehnt: Korrigieren Sie die ursprüngliche Rechnung.

Administratoren schalten im Menü des Bereichs (Mehr zur KSeF-Datei) Auftragsnummer und Strecke in die Datei schreiben ein oder aus.

Gut zu wissen

• Eine Rechnung, die aus einem anderen System kopiert wurde, das neben Quanty läuft, wird von jenem System gesendet, in KSeF eingereicht und per E-Mail verschickt; Quanty bereitet ihre Datei nicht vor und verschickt sie nicht per E-Mail.
• Solange Quanty in der ganzen Organisation neben Marcos TMS läuft, sendet es von hier nichts, auch nicht zu Rechnungen aus Quanty, außer dem, was die Karte von Marcos TMS unter TMS-Einstellungen, Verbindungen als weiterhin gesendet nennt.
• Jede E-Mail und jede Postsendung steht auch auf dem Tab Dokumente des Kunden unter Korrespondenz.

Verwandte Seiten

• Rechnungen: die Rechnung ausstellen, die Sie senden.
• Korrekturen: eine Rechnung korrigieren und ihre KSeF-Datei.
• KSeF (E-Rechnungen): die Verbindung, das Senden und das Vier-Augen-Prinzip.
• Rechnungsbedingungen: wie jeder Kunde seine Rechnungen möchte.