TMS: Kunden und Frachtführer

Kunden und Frachtführer stehen in einem Register der Geschäftspartner: Eine Firma kann Kunde, Frachtführer oder beides sein. Vertrieb, Kunden und Disposition, Frachtführer öffnen dasselbe Register auf dem Tab Kunden oder Frachtführer.

Das Register

Die Tabs sind Alle, Kunden, Frachtführer, Gesperrt und Über dem Limit. Suchen Sie nach Name, NIP oder Stadt und filtern Sie nach Prüfung, Gruppe oder Tag. Schnellfilter zeigen Limit erneuern (30 Tage), Ohne Aufträge seit 12 Mon. und Archivierte zeigen.

Die Spalten umfassen unter anderem NIP, Stadt, Rolle, Letzter Auftrag, die Erneuerung des Kreditlimits, die Prüfung und wie viel vom Kreditlimit genutzt ist. Geschäftspartner hinzufügen legt einen neuen an, Aus Datei importieren bringt eine ganze Liste aus CSV oder Excel herein, und CSV exportieren lädt bis zu 2.000 Zeilen herunter.

Die Karte des Geschäftspartners

Die Tabs der Karte sind Daten, Kontakte, Limit und Prüfung, Aufträge, Finanzen und Orte. Das Menü ⋯ enthält Aus Notizen ordnen, Archivieren oder Wiederherstellen und für Administratoren das Löschen des Geschäftspartners.

Daten

Firmendaten: Name und Kurzname, NIP oder EU-USt-IdNr., Adresse, GLN, EORI, KRS, die Speditionshaftpflicht (OCPZ) mit Summe und Ablaufdatum, Website, ein zweites Telefon und ein Fax.
In VIES prüfen prüft eine EU-USt-IdNr. im VIES-System der EU: aktiv, nicht aktiv oder „VIES hat nicht geantwortet“ (dann ändert sich nichts). Legen Sie einen Geschäftspartner mit einer USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land an, füllt VIES Name und Adresse aus, und Sie prüfen sie vor dem Speichern. Weicht der Name von VIES ab, weist Quanty darauf hin.
Betreuer: wer sich um diesen Geschäftspartner kümmert, Rolle für Rolle (Vertriebsbetreuer, Speditionsbetreuer, operativer Betreuer, Kundenservice und seine Vertretung, wer Aufträge annimmt). Verlässt jemand die Organisation, gehen seine Rollen an die Nachfolge über.
Bankkonten: Konten für Verbindlichkeiten (hier zahlen wir: Frachtführer, Lieferanten) und Konten für Forderungen (von hier zahlen sie uns). Jedes Konto hat seine eigene Prüfung gegen die MwSt.-Weißliste, und Zahlungsläufe zahlen auf das Standardkonto.
Rechnungsstellung: wie dieser Kunde abgerechnet wird (unten).
Änderungsverlauf der Karte.

Rechnungsbedingungen

Der Bereich Rechnungsstellung eines Kunden: Zahlungsziel ab Zustellung der Dokumente, Skonto, Regel für den NBP-Kurs, Rechnungssprache, Versand der Rechnungen und Hinweise

Der Bereich Rechnungsstellung liest sich in Sätzen, und Bearbeiten ändert sie:

Zahlungsziel: Tage ab Rechnungsdatum oder ab Zustellung der Dokumente (mit Tagen für die Zustellung, Arbeitstage nach dem polnischen Kalender), Monatsende, ein festes Datum oder „in blanco“ (ohne Fälligkeit). Zahlungsziel sperren sorgt dafür, dass nur ein Administrator das Zahlungsziel, die Zahlungsart und das Skonto ändert, hier und auf den Rechnungen dieses Kunden.
Zahlungsart und Skonto: bis zu 5 Stufen, etwa 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.
NBP-Kurs: vom Arbeitstag vor der Beladung, der Entladung oder dem Rechnungsdatum, oder wie in den Firmeneinstellungen.
Rechnungssprache: Polnisch, Englisch, Deutsch, Polnisch-Englisch oder Polnisch-Deutsch.
Wie wir Rechnungen senden: E-Mail (An und Cc), KSeF, Post oder das Portal des Kunden, wie Originale versandt werden und welche Anhänge mitgehen.
Hinweise: auf der Rechnung, zu Aufträgen und auf Ausdrucken (etwa auf dem Auftrag für den Frachtführer).
Rechnungen einzeln oder gesammelt sowie das Zahlungsziel für Eingangsrechnungen.

Aus Notizen ordnen bittet die KI, diese Bedingungen aus den freien Notizen auf der Karte vorzuschlagen. Es folgt dem KI-Schalter und dem Ausgabenlimit der Organisation und speichert nichts: Sie sehen den Vorschlag an und speichern ihn selbst.

Kontakte

Kontaktpersonen mit E-Mail, Telefon und Sprache. Eine archivierte Kontaktperson bekommt keine Status-E-Mails und keine Erinnerungen und wird nicht auf neue Aufträge oder Angebote gesetzt; was sie schon nennt, funktioniert weiter.

Limit und Prüfung

Prüfung: das Ergebnis der Prüfung des Geschäftspartners (Zahlungsverhalten, Register, Versicherung): Positiv, Neutral, Negativ oder Nicht geprüft.
Kreditlimit: was der Kunde jetzt schuldet, in PLN: noch nicht fakturierte Aufträge plus unbezahlte Rechnungen, mit dem Überfälligen. Woraus sich der Betrag zusammensetzt listet sie auf.
Regeln: eine Vorlage oder ein eigenes Limit, was bei Überschreitung passiert (Nur warnen oder Neue Aufträge anhalten) und der tolerierte Verzug in Tagen. Regeln ändert ein Administrator.
Freigaben zur Überschreitung: Ein Administrator lässt die Aufträge des Kunden bis zu einem gewählten Tag (nie unbefristet) und bis zu einem Betrag über dem Limit durch, mit Begründung. Eine Freigabe endet von selbst und ist, solange sie läuft, unter Vorgänge zu sehen.
Sperren: Als Kunde sperren und Als Frachtführer sperren. Ein neuer Auftrag mit einem auf dieser Seite gesperrten Geschäftspartner (als Kunde oder als Frachtführer) lässt sich nicht bestätigen. Einmal freigeben lässt einen Auftrag durch, ohne die Sperre aufzuheben.

Die Kreditlinie zählt einmal, beim Zahler eines Auftrags, wenn es einen gibt, sonst beim Kunden. Ein bestätigter Auftrag wird erneut geprüft, sobald das, was er vom Limit nutzt, wächst oder auf eine andere Partei übergeht, etwa bei einem neuen Zahler oder einer Korrektur, die die Fracht erhöht. Aufträge Ohne Rechnung verbrauchen kein Limit.

Was eine Sperre am Auftrag bewirkt

Der Auftrag eines gesperrten Kunden lässt sich weiter als Entwurf speichern. Das Bestätigen braucht eine einmalige Freigabe durch einen Administrator auf der Karte des Geschäftspartners, und der Auftrag sagt das in einfachen Worten, mit dem Namen des Zahlers, wenn der Zahler gesperrt ist.

Aufträge und Finanzen

Aufträge listet die Aufträge des Geschäftspartners. Finanzen zeigt den Saldo: Rechnungen, Zahlungen und was noch offen ist. Bei Frachtführern gibt Frachtführer bewerten jedem Auftrag, den der Frachtführer wirklich gefahren hat, 1 bis 5 Sterne und einen Kommentar. Die Karte eines Frachtführers kann die Bewertung auch innerhalb einer festgelegten Zahl von Tagen nach der Entladung verlangen; eine fehlende Bewertung erscheint dann unter Vorgänge.

Orte

Orte listet die Adressen des Geschäftspartners: Niederlassungen sowie Orte für Be- und Entladung, jeweils mit ihrer Art. Eine Niederlassung kann die Rechnungsadresse sein: Rechnungen dieser Niederlassung gehen dorthin. Adressen, die in bestätigten Aufträgen eingegeben wurden, sammeln sich von selbst beim Kunden, ohne Dubletten.

Aufträge haben eine Niederlassung des Kunden, und eine Rechnung friert ihre Korrespondenzadresse bei der Ausstellung ein: Eine neue Rechnung geht nie an eine geschlossene Niederlassung, und eine Korrektur geht dorthin, wohin ihre Rechnung ging.

Archivieren

Archivieren nimmt einen Geschäftspartner aus den Listen des Registers (Archivierte zeigen zeigt ihn weiter) und aus der Auswahl für neue Aufträge, Angebote und Rechnungen, mit optionalem Grund. Aufträge und Rechnungen, die ihn schon nennen, zeigen ihn weiter, und seine laufenden Aufträge gehen weiter. Vorlagen für feste Touren, die ihn verwenden, pausieren bis zur Wiederherstellung, und der Dialog sagt, wie viele es sind. Wiederherstellen holt ihn jederzeit zurück.