Mahnwesen

Quanty erinnert Ihre Kunden an Zahlungen an den Tagen, die Sie wählen, vor und nach der Fälligkeit, in der Sprache des Kunden, per E-Mail oder WhatsApp. Es schreibt jede Erinnerung (mit KI oder aus Ihren Texten), wartet, bis ein Mensch sie sendet, sofern Sie sie nicht von selbst rausgehen lassen, und hält sich zurück, wenn der Kunde die Zahlung zugesagt hat, wenn die Rechnung bezahlt ist oder wenn Sie sie pausieren oder einem Inkassobüro übergeben.

Diese Seite beschreibt die Einstellungen, wie eine Erinnerung entsteht und rausgeht, den Mahnstand einer Rechnung, Zusagen, Pausen, das Inkassobüro, nicht verschickte Erinnerungen und die Zinsnote.

Bevor Sie beginnen

• Erinnerungen gehen an Kunden mit einer ausgestellten, unbezahlten Rechnung, die eine Fälligkeit hat. Eine Rechnung in blanco wird nie erinnert.
• TMS-Einstellungen, Mahnwesen und die automatische Aktion Zahlungserinnerungen ändert ein Administrator; Mitglieder lesen sie.
• Schreiben, Senden, Pausieren und Übergeben brauchen eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen.
• Erinnerungen per WhatsApp brauchen die verbundene WhatsApp-Nummer Ihrer Organisation (siehe WhatsApp).
• Die eigene Art jedes Kunden (Standard, sanft, aus, über den Factor, eigene Tage) steht auf seiner Karte (siehe Rechnungsbedingungen).

Wie eine Erinnerung rausgeht

1. An jedem geplanten Tag (einer Stufe) bereitet Quanty eine Erinnerung für jede offene Rechnung vor, bei der eine fällig ist.
2. Es schreibt den Text in der Kontaktsprache des Kunden: mit KI oder aus Ihren Texten.
3. Mit Mit Freigabe (die Vorgabe) wartet der Entwurf unter Erinnerungen zur Freigabe auf einen Menschen. Mit Automatisch geht er am geplanten Tag von selbst raus, zur Versandzeit oder später, „im Namen des Disponenten des Auftrags“.
4. Er geht per E-Mail an den Hauptkontakt des Kunden (oder per WhatsApp), und die Rechnung hält ihn fest.

Keine Erinnerung geht raus, „wenn der Kunde die Zahlung für einen Tag zugesagt hat, wenn in den letzten 48 Stunden schon eine ging oder wenn die Rechnung bezahlt ist“, auch nicht, solange die Erinnerungen der Rechnung pausiert sind, solange sie beim Inkassobüro ist oder wenn die Erinnerungen des Kunden aus sind oder über seinen Factor laufen.

Die automatische Aktion

TMS-Einstellungen, Automatische Aktionen, Zahlungserinnerungen: Wenn eine Rechnung einen ihrer Tage erreicht, „schreibt Quanty dem Kunden eine höfliche Erinnerung, per E-Mail oder WhatsApp“. Ihr Modus:

„Dieselbe Wahl (mit Freigabe oder automatisch) gilt für die Anforderung von Dokumenten.“ Wann erinnern enthält die Stufen: „Tage relativ zur Fälligkeit: -5 sind fünf Tage davor, 0 der Fälligkeitstag, +3 drei Tage danach.“ Zugesagte Zahlung ist eine eigene Aktion: Sagt ein Kunde die Zahlung für einen bestimmten Tag zu, „warten die Erinnerungen bis zu diesem Tag; danach nimmt Quanty sie wieder auf und markiert die Zusage als gebrochen“.

Die Einstellungen Mahnwesen

TMS-Einstellungen, Mahnwesen.

Unter der Versandzeit sagt eine Zeile, ob der automatische Versand an ist: „Der automatische Versand ist aus: Entwürfe warten auf eine Person (Einstellungen > Automatisierungen).“

Texte

1. Wählen Sie den Ton (Standard oder Sanft) und die Sprache (Polnisch, Englisch, Deutsch).
2. Für jede Stufe Eigenen Text schreiben (oder den Standardtext behalten): einen Betreff und einen Text.
3. Fügen Sie Felder aus Einfügbare Felder ein: die Rechnungsnummer, den zu zahlenden Betrag, die Fälligkeit, die Tage bis oder nach der Fälligkeit, Ihre Firma, den Kunden, Ihre Kontonummer, das Rechnungsdatum und Ihre Unterschrift. Unbekannte Felder werden abgelehnt („Unbekannte Felder: …“).
4. Vorschau (Beispielrechnung) zeigt den ausgefüllten Text. Zurück zum Standard verwirft Ihren eigenen Text.
5. Einstellungen speichern.

Hat eine Stufe keinen eigenen Text, eine frühere Stufe aber schon, steht dort „Geht mit dem eigenen Text von „…“ raus“. Mit Die KI schreibt gilt: „die KI schreibt die Schritte ohne eigenen Text; ein eigener Text geht so raus, wie er geschrieben ist“. Ein Kunde mit sanften Erinnerungen bekommt die sanften Texte.

Erinnerungen zur Freigabe

Mit Mit Freigabe warten Entwürfe unter Erinnerungen zur Freigabe. Öffnen Sie sie aus Meine Arbeit („Erinnerungen zur Freigabe: 3“) oder über die Aktion Zahlungserinnerungen in den Einstellungen.

1. Lesen Sie den Entwurf: den Kanal (E-Mail oder WhatsApp), An, Betreff und Nachricht, markiert mit Von der KI geschrieben, wenn die KI ihn geschrieben hat, und „Erinnerung Nr. 2“. Alles lässt sich bearbeiten. Rechnung öffnen öffnet die Rechnung.
2. Klicken Sie Senden (ein geänderter Text wird zuerst gespeichert), Überspringen, um weiterzugehen, oder Entwurf verwerfen: „Die Nachricht geht nicht raus. Quanty kann an einem späteren geplanten Tag eine neue vorbereiten.“
3. „Fertig: 3 gesendet. Sonst wartet nichts.“

Eine Erinnerung aus der Rechnung

Zahlungserinnerung im ⋯ einer Rechnung (oder Erinnern in ihrer Zeile unter Forderungen) schreibt sofort eine.

1. „Quanty schreibt die Erinnerung“, dann: „Quanty hat das in Ihrem Namen geschrieben. Lesen, anpassen, dann freigeben und senden.“
2. Prüfen Sie An, Betreff und Nachricht.
3. Klicken Sie Freigeben und senden („Die Erinnerung ist unterwegs.“) oder Als Entwurf behalten.

Ist die KI für das TMS oder für Erinnerungen ausgeschaltet oder kann sie den Text nicht schreiben, kommt der Text aus Ihren Texten oder aus einer einfachen Vorlage in derselben Sprache. Solange Ihre Organisation keine KI nutzen kann (zum Beispiel wenn ihre KI-Credits aufgebraucht sind), werden Zahlungserinnerung und Erinnern nicht angezeigt. Eine Erinnerung aus der Rechnung wird abgelehnt, wenn die Rechnung bezahlt ist, keine Fälligkeit hat oder beim Inkassobüro ist, und ohne E-Mail oder Telefon unter An lässt sie sich nicht senden. Eine Pause, ein Zahlungsversprechen, Factoring oder eine Erinnerung aus den letzten zwei Tagen halten nur die automatischen Erinnerungen zurück: Eine Erinnerung, die eine Person hier schreibt und sendet, geht trotzdem raus.

Der Mahnstand einer Rechnung

Die Rechnungsliste und Forderungen haben eine Spalte und einen Filter Mahnwesen:

Auf der Rechnung zeigt Mahnungen und Zusage die Mahnstufe („Mahnstufe 2 von 3“), die Zahlungszusage und „Mahnungen warten bis …“, und Mahnwesen zeigt den Stand, die Art des Kunden, eine Pause mit ihrem Grund, eine Übergabe und Nicht verschickte Erinnerungen.

Zahlungszusage

Sagt ein Kunde die Zahlung für einen bestimmten Tag zu, erfassen Sie das: Zahlungszusage erfassen unter Forderungen oder auf der Rechnung.

1. Zahlungszusage: „Der Tag, bis zu dem der Kunde die Rechnung … zu zahlen zugesagt hat. Mahnungen warten bis zu diesem Tag.“
2. Wählen Sie unter Zugesagter Zahlungstermin den Tag (heute oder später, innerhalb von 180 Tagen) und schreiben Sie eine Notiz („Wer hat zugesagt und wie, z. B. Anna aus der Buchhaltung, telefonisch“).
3. Zusage speichern.

Ist die Rechnung nach diesem Tag noch offen, laufen die Erinnerungen wieder an, und die Zusage zeigt „Zusage gebrochen“ mit den Tagen seitdem. Gebrochene Zusagen unter Forderungen listet sie. Zusage zurückziehen: „Mahnungen laufen sofort wieder.“

Erinnerungen pausieren

Erinnerungen pausieren (im ⋯ der Rechnung): „Bis zu diesem Tag entwirft und verschickt Quanty keine Zahlungserinnerung zur Rechnung …. Wartende Erinnerungen werden storniert.“

1. Wählen Sie Pausieren bis (heute oder später, höchstens ein Jahr im Voraus).
2. Schreiben Sie Warum („z. B. Streit um einen Schaden, der Kunde bat um Zeit“).
3. Pausieren.

Erneutes Pausieren mit einem früheren Tag fragt zuerst („Pause früher beenden?“). Erinnerungen fortsetzen beendet die Pause: „Die Pause endet jetzt; die nächste Stufe erinnert wieder an die Rechnung.“ Eine laufende Zahlungszusage hält die Erinnerungen weiterhin bis zu ihrem Tag an.

An ein Inkassobüro übergeben

An ein Inkassobüro übergeben: „Quanty stoppt alle Erinnerungen zur Rechnung … und vermerkt, wer den Fall hat. Ans Inkassobüro wird nichts geschickt: Laden Sie die Inkassomappe herunter und schicken Sie sie selbst.“

1. Geben Sie das Inkassobüro ein (zum Beispiel „Inkasso Muster GmbH“) und wahlweise eine Notiz (was vereinbart wurde, ein Aktenzeichen).
2. Übergeben. Die Rechnung sagt „Übergeben an … am …“, und der Tab Dokumente des Kunden listet die Übergabe unter Korrespondenz.
3. Inkassomappe herunterladen: ein ZIP mit einer Kopie der Rechnung, der Liste ihrer Erinnerungen, der heutigen Zinsnote und einer Beschreibung. Schicken Sie sie selbst an das Inkassobüro.

Vom Inkassobüro zurückholen (Administratoren): „Erinnerungen können wieder rausgehen. Schreiben Sie, warum.“

Nicht verschickte Erinnerungen

Ein Hinweis unter Forderungen sagt „2 Erinnerungen sind nicht rausgegangen“ mit Anzeigen: „Zahlungserinnerungen zu Rechnungen, die noch offen sind. Bei Bedarf die Adresse korrigieren und erneut senden.“

Erneut senden versucht es noch einmal („Gesendet“ oder „Wieder nicht rausgegangen“); Diese Erinnerung stornieren verwirft sie. Eine Erinnerung geht nur erneut raus, solange ihr Text noch stimmt: nach einer Zahlung, einer Korrektur oder einem Monat heißt es „Diese Erinnerung ist veraltet (eine Zahlung, eine Korrektur oder ein Monat seitdem). Schreiben Sie eine neue auf der Rechnung.“ Abgelehnt wird sie auch, wenn in den letzten zwei Tagen eine Erinnerung zu dieser Rechnung rausging oder die Erinnerungen der Rechnung pausiert sind.

Zinsnote

Zinsnote (unter Forderungen oder auf der Rechnung) berechnet: „Gesetzliche Verzugszinsen im Geschäftsverkehr und die Pauschale für Beitreibungskosten zur Rechnung …“.

1. Wählen Sie die Sprache der Note (Polnisch, Englisch, Deutsch) und Zinsen berechnet bis.
2. Prüfen Sie die Zahlen: Unbezahlter Betrag, Verzugstage, die Zinszeiträume mit Zinssatz und Zinsen, Zinsen gesamt, die Pauschale für Beitreibungskosten und Gesamtbetrag.
3. Klicken Sie Zum Drucken öffnen und drucken Sie die Note aus dem Browser oder speichern Sie sie als PDF.

Die Pauschale für Beitreibungskosten beträgt 40 EUR bei einer Forderung bis 5.000 PLN, 70 EUR über 5.000 und unter 50.000 PLN und 100 EUR ab 50.000 PLN, umgerechnet zum angezeigten NBP-Mittelkurs. Ohne NBP-Kurs bleibt die Pauschale in EUR („Kein NBP-Kurs verfügbar. Rechnen Sie den Betrag manuell in PLN um.“) und fehlt im Gesamtbetrag. Quanty führt eine Tabelle der gesetzlichen Sätze nach Halbjahren; ein Zeitraum, dessen Satz in dieser Tabelle noch nicht bestätigt ist, wird mit zu prüfen markiert: „Prüfen Sie vor dem Versand die aktuelle Bekanntmachung im Monitor Polski.“ An einem Tag, an dem die Rechnung nicht überfällig ist: „Es wurden keine Zinsen berechnet.“

Gut zu wissen

• Eine bezahlte Rechnung, eine stornierte und eine Rechnung ohne Fälligkeit werden nie erinnert.
• Erinnerungen folgen dem Kunden: Mit aus oder über den Factor geht nichts automatisch raus, und ein Mensch kann trotzdem von Hand eine schreiben.
• Jede Erinnerung wird in den Verlauf der Rechnung geschrieben und auf dem Tab Dokumente des Kunden unter Korrespondenz gelistet.
• Rechnungen, die aus einem anderen System kopiert wurden, das neben Quanty läuft, werden dort angemahnt.

Verwandte Seiten

• Forderungen: offene Rechnungen, Zusagen und Zahlungen.
• Rechnungsbedingungen: die Erinnerungen jedes Kunden.
• TMS: Überblick: die automatischen Aktionen.
• WhatsApp: die Nummer, von der Erinnerungen gehen können.