Frachtführer bezahlen

Freigegebene Kosten lassen sich auf fünf Wegen bezahlen: in einem Zahlungslauf, der zu einer Bankdatei wird, durch eine von Hand erfasste Zahlung für Geld, das außerhalb von Quanty gezahlt wurde, aus einem Kontoauszug, aus der Kasse oder durch eine Aufrechnung gegen das, was der Frachtführer Ihnen schuldet. Wie auch immer Sie zahlen, die Kostenkarte zeigt, wie viel bezahlt und was noch offen ist, und die Kosten werden Bezahlt, sobald die Zahlungen sie decken.

Diese Seite beschreibt den Bereich Zahlung der Kostenkarte, Zusagen und Schreiben an den Frachtführer, Zahlungsläufe mit der zweiten Person und der MwSt.-Weißliste und die Aufrechnung. Kontoauszüge und die Kasse haben eigene Seiten.

Bevor Sie beginnen

• Bezahlt werden nur Kosten mit dem Status Freigegeben (siehe Die Kostenkarte).
• Bezahlen braucht eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen. Eine von Hand erfasste Zahlung und eine Aufrechnung zu löschen, ist Sache eines Administrators.
• Zahlungsläufe zahlen in PLN auf das Bankkonto jeder Kostenposition, vom Konto Ihrer Firma, das im Zahlungslauf oder in den TMS-Einstellungen festgelegt ist. Eine Kostenposition übernimmt beim Eingang das Standardkonto des Lieferanten für Verbindlichkeiten (siehe Bankkonten), sonst das Konto auf ihrer KSeF-Rechnung, und Sie können es an der Kostenposition ändern; eine Kostenposition ohne Konto wird auf das Konto des Lieferanten bezahlt.
• Ob eine zweite Person Zahlungen akzeptieren muss, und ab welchem Betrag, legt ein Administrator unter TMS-Einstellungen, Automatische Aktionen, Kosten aus KSeF fest (siehe Eine zweite Person akzeptiert).

Der Bereich Zahlung einer Kostenposition

Der Bereich Zahlung der Kostenkarte zeigt „500,00 von 1.230,00 PLN bezahlt“ und „offen 730,00 PLN“, mit einem Balken, Teilweise bezahlt, solange etwas offen ist, und Zahlungen dieser Rechnung, die älteste zuerst: das Datum, wie bezahlt wurde (Überweisung, bar, Karte, Aufrechnung), der Betrag, woher die Zahlung kam (aus der Kasse, aus einem Kontoauszug, aus einem Überweisungspaket, Aufrechnung oder auf der Karte erfasst) und wer sie erfasst hat. Eine durch einen Kontoauszug bestätigte Zahlung sagt das („durch Kontoauszug bestätigt“).

Unter den Zahlungen sagt eine Zeile, wann dem Frachtführer zuletzt geschrieben wurde und was er zugesagt hat, zum Beispiel „Geschrieben am 03.10.2026 (Magda Nowak), zugesagt bis 09.10.2026“.

Das ⋯ des Bereichs enthält Zahlung erfassen, Zugesagt bis… und An den Frachtführer schreiben.

Eine Zahlung erfassen

Für Geld, das außerhalb von Quanty gezahlt wurde: „eine Überweisung in der Bank, bar, mit Firmenkarte oder per Aufrechnung mit dem Frachtführer“.

1. Klicken Sie ⋯, Zahlung erfassen.
2. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie Zahlung erfassen.

„Zahlung über 730,00 PLN erfasst. Die Rechnung ist bezahlt.“, wenn es der letzte Teil war. Kosten in einem Zahlungslauf bezahlt der Zahlungslauf: Nehmen Sie sie zuerst aus dem Zahlungslauf.

Zahlung löschen (Administratoren, unter Mehr der Zahlung) nimmt eine auf der Karte erfasste Zahlung zurück: „Die Zahlung über … vom … wird entfernt, und der Betrag ist wieder offen.“ Anderswo geleistete Zahlungen werden dort zurückgenommen, wo sie entstanden sind:

Zugesagt bis

Zugesagt bis…: „Bis wann hat der Frachtführer ein Dokument oder eine Korrektur der Rechnung … zugesagt?“ Wählen Sie den Tag (Bis, heute oder später, höchstens 180 Tage im Voraus) und Was zugesagt wurde (zum Beispiel „eine Korrekturrechnung“) und klicken Sie Speichern. Zusage zurücknehmen entfernt sie. Die Zusage ist ein Hinweis für Ihr Team: Die Karte zeigt sie („zugesagt bis …“), und ein Schreiben an den Frachtführer erwähnt sie, aber wenn der Tag verstreicht, wird nichts von selbst gesendet oder nachgefasst.

Schreiben an den Frachtführer

An den Frachtführer schreiben entwirft ein Schreiben zur Rechnung, per E-Mail an den Rechnungskontakt des Frachtführers.

1. Wählen Sie, Worum es geht: Anderer Betrag, Fehlerhafte Rechnung, Fehlende Dokumente oder Abtretung (eine Zession der Forderung).
2. Quanty entwirft das Schreiben in der Sprache des Frachtführers: mit der KI, wenn die TMS-KI eingeschaltet ist (KI-Entwurf), sonst aus einer Vorlage. Neu schreiben entwirft es noch einmal.
3. Prüfen Sie An, bearbeiten Sie Betreff und Text und klicken Sie Senden. „An … gesendet“.

Nichts geht von selbst raus. Ein Schreiben zu einer Rechnung geht nur per E-Mail, der Frachtführer braucht also eine E-Mail-Adresse. Die Karte zeigt dann „Letztes Schreiben: … an …“, und das Schreiben steht auf dem Tab Dokumente des Frachtführers unter Korrespondenz. Ein früher gespeicherter Entwurf öffnet sich wieder: „Das ist ein früher gespeicherter Entwurf. Wählen Sie, worum es geht, und schreiben Sie ihn neu, oder senden Sie diesen.“

Zahlungsläufe

Ein Zahlungslauf macht aus freigegebenen Kosten eine Bankdatei, die Sie in Ihre Bank hochladen: „Aus dem Zahlungslauf entsteht eine Bankdatei (Elixir-O), die Sie in Ihre Bank hochladen. Nur Kosten in PLN.“

Einen Zahlungslauf erstellen

1. Haken Sie unter Frachtführerkosten, Tab Zu zahlen, die freigegebenen Kosten an. Die Leiste sagt „3 Kosten ausgewählt, 12.400,00 PLN“.
2. Klicken Sie Neuer Zahlungslauf.
3. Füllen Sie den Dialog aus und klicken Sie Zahlungslauf erstellen.

Die Vorschau sagt, wie viele Überweisungen entstehen, und die Summe („4 Überweisungen, 12.400,00 PLN“). „Rechnungen mit Split-Payment gehen als eigene Überweisungen.“: Ein Split-Payment braucht den Umsatzsteuerbetrag und die polnische NIP des Lieferanten auf der Rechnung.

Nur freigegebene Kosten in PLN kommen in einen Zahlungslauf („Nur freigegebene Kosten kommen in einen Zahlungslauf. 1 der ausgewählten sind nicht freigegeben.“, „Eine Bankdatei zahlt nur PLN.“), und jeder Lieferant braucht ein gültiges Bankkonto. Die Kosten wechseln zu Im Zahlungslauf.

Der Tab Überweisungen

Abrechnung, Bank und Zahlungen, Tab Überweisungen, listet die Zahlungsläufe mit Zahlungslauf, Status, Überweisungen, Summe, Zahlungsdatum und Erstellt. Die Leiste oben zählt Zu sendende Überweisungen.

Ein Klick auf einen Zahlungslauf öffnet ihn: Status, Zahlungsdatum, Summe, Überweisungen, Vom Konto, Datei heruntergeladen, An die Bank gesendet, Überweisungen in diesem Paket (jede mit ihrer Rechnung) und Verlauf.

Einen Zahlungslauf an die Bank senden

1. Öffnen Sie den Zahlungslauf und klicken Sie MwSt.-Weißliste prüfen (siehe unten).
2. Muss eine zweite Person akzeptieren, klickt sie Zahlung akzeptieren (siehe unten).
3. Klicken Sie Bankdatei herunterladen. „Die Datei enthält 4 Überweisungen über 12.400,00 PLN.“ Klicken Sie Datei herunterladen und laden Sie sie im Onlinebanking Ihrer Bank hoch.
4. Hat die Bank sie, klicken Sie Als an die Bank gesendet markieren: „Bestätigen Sie erst, wenn die Datei in Ihrer Bank hochgeladen ist.“ Ja, ist bei der Bank markiert jede Kostenposition am Datum ihrer Überweisung als bezahlt.

Zahlungslauf stornieren: „Die Kosten gehen zurück auf freigegeben und können in einen anderen Lauf.“ Kosten, die die Bank schon bezahlt hat, bleiben bezahlt. Ein Zahlungslauf, dessen Kosten sich nach dem Erstellen geändert haben (ein Betrag, ein Lieferant oder ein Konto), wird beim Herunterladen abgelehnt: „Stornieren Sie ihn und erstellen Sie einen neuen.“ Und hat die Bank einen Teil einer Datei schon bezahlt, wird die Datei nicht neu geschrieben: Markieren Sie den Zahlungslauf als gesendet, statt ihn zu stornieren.

Eine zweite Person akzeptiert

Ist Zweite Person bei Zahlungen über (PLN) in den TMS-Einstellungen gesetzt, braucht jede Rechnung in einem Zahlungslauf, deren Bruttobetrag über dieser Summe liegt, die Annahme durch jemand anderen als die Person, die den Zahlungslauf vorbereitet hat: „Überweisungen über 15.000 PLN brauchen die Freigabe einer anderen Person als der, die sie vorbereitet hat.“

• Die zweite Person öffnet den Zahlungslauf und klickt Zahlung akzeptieren. Der Zahlungslauf sagt dann „Zahlung akzeptiert von …, …“, und Wer was getan hat jeder Kostenposition zeigt Zahlung akzeptiert.
• Die Person, die ihn vorbereitet hat, sieht „Sie haben diese Überweisungen vorbereitet; eine zweite Person akzeptiert sie.“ und kann nicht akzeptieren.
• Die Bankdatei lässt sich nicht herunterladen, bevor die Zahlung akzeptiert ist: „Eine zweite Person muss diese Zahlung vor der Bankdatei akzeptieren: ….“

Leer bedeutet die Einstellung, dass niemand akzeptieren muss.

Die MwSt.-Weißliste im Zahlungslauf

MwSt.-Weißliste prüfen fragt das Verzeichnis des Finanzministeriums für jedes Lieferantenkonto im Zahlungslauf ab, „bevor die Datei an die Bank geht“.

Die Zusammenfassung sagt „Auf der Liste: 3, außerhalb: 1, nicht geprüft: 0“. Eine Überweisung von mehr als 15.000 PLN brutto auf ein Konto außerhalb der Liste bekommt eine deutliche Warnung: „Die Zahlung einer solchen Rechnung kostet Sie den Betriebsausgabenabzug und macht Sie gesamtschuldnerisch haftbar für die MwSt. des Lieferanten. Bestätigen Sie das Konto beim Lieferanten, zahlen Sie per Split Payment oder reichen Sie rechtzeitig ZAW-NR ein.“ Nichts wird gesperrt: Der Download-Dialog wiederholt die Warnung („Dieses Paket enthält Überweisungen mit Risiko“) und bietet Trotzdem herunterladen an, und die Entscheidung liegt bei Ihnen. „Prüfung nicht möglich“ bedeutet, dass das Ministerium nicht geantwortet hat oder Daten fehlen: Starten Sie die Prüfung später erneut.

Aufrechnung

Aufrechnung gleicht die Rechnungen eines Geschäftspartners an Sie mit Ihren Rechnungen an ihn aus, ohne Überweisung: „Rechnungen des Geschäftspartners an uns mit unseren Rechnungen an ihn verrechnen, ohne Überweisung.“ Öffnen Sie sie im ⋯ von Bank und Zahlungen.

1. Wählen Sie den Geschäftspartner.
2. Haken Sie auf jeder Seite mindestens eine Rechnung an: Unsere Rechnungen („An diesen Geschäftspartner ausgestellt und noch nicht bezahlt.“) und Ihre Rechnungen („Freigegebene Rechnungen des Geschäftspartners, die auf unsere Zahlung warten.“). Jede Zeile zeigt, was offen ist, und die Fälligkeit und nimmt im Feld Aufgerechneter Betrag den Betrag für diese Rechnung auf.
3. Achten Sie auf die Zeile „Unsere … · Ihre … · Differenz …“ und klicken Sie Ausgleichen, bis beide Seiten dieselbe Summe ergeben.
4. Setzen Sie das Datum der Aufrechnung (heute oder früher) und Bemerkungen und klicken Sie Aufrechnung speichern.

Beide Seiten sind dann um die aufgerechneten Beträge bezahlt, und jede Zahlung lautet Aufrechnung. Die Regeln:

• Eine Währung: „Eine Aufrechnung erfolgt in einer Währung: Wählen Sie Rechnungen in derselben Währung.“
• Gleiche Summen: „Beide Seiten müssen dieselbe Summe ergeben. Nutzen Sie „Ausgleichen“.“
• Eine Rechnung im Factoring wird nicht aufgerechnet: „der Factor zieht sie ein“. Nur ausgestellte Rechnungen werden aufgerechnet; höchstens 50 Dokumente auf jeder Seite.

Eine geöffnete Aufrechnung (aus ihrer Zahlungszeile) zeigt „Aufrechnung mit …“ und die Summen und bietet:

• Erklärung drucken: die Aufrechnungserklärung auf Polnisch, Englisch oder Deutsch, zum Drucken oder als PDF.
• Bestätigt am…: „Wenn der Geschäftspartner die unterschriebene Erklärung zurückschickt.“ Die Aufrechnung sagt dann „Bestätigt am …“.
• Aufrechnung löschen (Administratoren): „Beide Seiten werden zurückgenommen: Rechnungen und Kosten sind wieder um die aufgerechneten Beträge offen.“

Gut zu wissen

• Eine von Hand erfasste Zahlung, ein Beleg aus der Kasse und eine gebuchte Banküberweisung erscheinen alle im Bereich Zahlung der Kosten, sodass die Karte immer die ganze Geschichte erzählt.
• Kosten, die aus einem anderen System kopiert wurden, das neben Quanty läuft, werden dort bezahlt; Quanty schreibt dem Frachtführer zu ihnen nicht und rechnet sie nicht auf.
• Zahlungsläufe zahlen nur PLN. Bezahlen Sie Kosten in Fremdwährung in Ihrer Bank und erfassen Sie sie mit Zahlung erfassen, oder lassen Sie den Kontoauszug sie buchen.

Verwandte Seiten

• TMS: Frachtführerkosten und Zahlungen: woher Kosten kommen und die Einstellungen.
• Die Kostenkarte: Kosten freigeben.
• Kontoauszüge: Überweisungen aus einem Kontoauszug buchen.
• Kasse: eine Rechnung bar bezahlen.
• Kreditlimits und Sperren: Bankkonten und die Weißliste auf der Karte des Geschäftspartners.