Automatische Aktionen

Automatische Aktionen ist der erste Bereich der TMS-Einstellungen, überschrieben mit Automatische Abläufe: „Was Quanty von selbst erledigt und wann es auf Sie wartet. Eine Änderung wird sofort gespeichert.“ Jede Aktion liest sich wie ein Satz: Wenn etwas passiert, Dann tut Quanty etwas. Wenn zum Beispiel eine Rechnung fünf Tage vor ihrer Fälligkeit steht, schreibt Quanty dem Kunden eine höfliche Erinnerung. Sie entscheiden für jede Aktion, ob sie aus ist, auf die Freigabe eines Menschen wartet oder von selbst läuft.

Bevor Sie beginnen

• Die TMS-Einstellungen liegen unten in der TMS-Leiste; Automatische Aktionen öffnet sich zuerst.
• Alle sehen die Aktionen und wie sie eingestellt sind. „Diese Einstellungen ändert ein Administrator der Organisation.“
• Manche Aktionen brauchen eine Verbindung: Telematik (GPS) für die Aktionen zur Strecke, KSeF für Frachtführerrechnungen, WhatsApp für Nachrichten von Fahrern. Ohne sie sagt die Aktion „Noch nicht verbunden: die Regel wartet, bis es so weit ist.“ mit Verbinden.
• Solange Quanty neben Marcos TMS läuft, sendet hier nichts etwas zu Datensätzen, die von dort kopiert wurden (siehe TMS neben Ihrem bisherigen System).

Eine Aktion lesen und ändern

1. Die Zeile oben fasst zusammen: „8 laufen selbst · 2 warten auf Freigabe · 1 aus“.
2. Jede Aktion zeigt Wenn → Dann und rechts, wie sie gerade läuft: einen Schalter (An / Aus), die Wahl Aus / Mit Freigabe / Automatisch oder Immer an („Das läuft in jeder Organisation mit TMS; hier gibt es nichts umzuschalten.“).
3. Unter einer Aktion sagt eine farbige Zeile, was auf einen Menschen wartet, zum Beispiel „3 warten auf Ihre Freigabe“, „Überweisungen zu prüfen: 6“ oder „Frachtführerrechnungen zu klären: 2“; ein Klick öffnet es.
4. Ein Klick auf die Aktion (oder Anpassen) öffnet ihren Seitenbereich: was sie auslöst und was Quanty tut, die vollständige Erklärung, So soll es laufen mit der Bedeutung jedes Modus, die Werte, die Sie einstellen können, was sie braucht und wo es mehr dazu gibt. Speichern speichert die Änderungen im Seitenbereich; ein Wechsel des Modus in der Liste wird sofort gespeichert („Gespeichert“).

KI-Hilfe

„Die KI liest Aufträge aus PDFs und E-Mails, prüft, ob ein CMR unterschrieben ist, schreibt Entwürfe für Erinnerungen und ordnet Frachtführerrechnungen zu. Nichts wird von selbst gespeichert oder gesendet, außer eine Regel unten erlaubt es.“ Steht sie auf Aus, gilt: „alles wird von Hand eingegeben, Erinnerungen kommen aus einer einfachen Vorlage“, und kein Dokument geht an die KI. KI-Arbeit verbraucht Credits wie der Rest von Quanty (siehe Abrechnung & Credits).

Geld

Zahlungserinnerungen

• Wann erinnern: „Tage relativ zur Fälligkeit: -5 sind fünf Tage davor, 0 der Fälligkeitstag, +3 drei Tage danach.“ Tippen Sie einen Tag ein und drücken Sie Enter, um ihn hinzuzufügen; einen Tag entfernen Sie mit seinem Kreuz.
• Mit Freigabe: „Quanty bereitet die Erinnerung vor; Sie lesen und senden sie. Für den Anfang empfohlen.“ Automatisch: „Die Erinnerung geht am geplanten Tag von selbst raus, im Namen des Disponenten des Auftrags.“ Aus: „Niemand bekommt Zahlungserinnerungen.“ Beim Wiedereinschalten kommen Ihre Tage zurück.
• „Keine Erinnerung geht raus, wenn der Kunde die Zahlung für einen Tag zugesagt hat, wenn in den letzten 48 Stunden schon eine ging oder wenn die Rechnung bezahlt ist.“
• „Dieselbe Wahl (mit Freigabe oder automatisch) gilt für die Anforderung von Dokumenten.“
• Ohne WhatsApp: „Ohne WhatsApp gehen Erinnerungen nur per E-Mail“.

Die Erinnerungsstufen, die Sendezeit, wer die Texte schreibt, und die Texte in drei Sprachen stellen Sie unter Mahnwesen ein, siehe Mahnwesen.

Kosten aus KSeF und Frachtführerrechnungen

• Kosten aus KSeF, An: „nach jedem KSeF-Abgleich landen neue Rechnungen in Kosten, zugeordnet, wo Quanty es kann.“ Aus: „nichts landet von selbst; ‚Kosten aus KSeF abrufen‘ in Kosten holt sie.“
• Übersprungene Lieferanten (NIP): „Rechnungen dieser Steuernummern werden nie zu Kosten: Tankkarten, Leasing, eigene Firmen.“
• Zweite Person bei Zahlungen über (PLN): „Leer: niemand muss akzeptieren. Ein Betrag: ein Überweisungsstapel darüber braucht die Freigabe einer anderen Person als des Erstellers.“ Siehe Frachtführer bezahlen.
• Frachtführerrechnungen hat zwei Werte: Kostentoleranz („Eine Frachtführerrechnung, die höchstens um diesen Betrag von den vereinbarten Kosten abweicht, geht ohne Rückfrage durch.“, 0 bis 100.000 PLN) und Zuschläge, die ein Frachtführer berechnen darf („Positionen auf einer Frachtführerrechnung, die ohne Rückfrage durchgehen (zum Beispiel Standzeit, Avisierung). Alles andere wartet mit sichtbarer Differenz auf Freigabe.“). „Alles andere wartet unter Kosten auf Klärung, mit sichtbarer Abweichung. Freigeben tut immer ein Mensch.“

Dokumente

• Mit Freigabe: „Quanty bereitet die Anfrage vor; Sie senden sie aus der Warteschlange Dokumente.“ Automatisch: „Die Anfrage geht von selbst raus, per E-Mail oder WhatsApp.“
• Die Wahl gilt gemeinsam mit den Zahlungserinnerungen. Den Tag der Abrechnungsfrist stellen Sie unter Firma und Nummerierung ein, und Welche Dokumente nötig sind öffnet Dokumente und Kosten (siehe TMS-Einstellungen).

Strecke und Kunden

• Ankunftsradius (Stopps per GPS): „Wie nah das Fahrzeug am Ort sein muss, um als angekommen zu gelten. Meist 500 m; mehr bei großen Höfen.“ Von 50 bis 20.000 m. Steht die Aktion auf Aus: „Der Disponent markiert jeden Stopp von Hand.“
• E-Mails an Kunden: Der Kunde bekommt Geladen („Nach der letzten Beladung, mit der erwarteten Ankunftszeit.“) und Zugestellt („Nach der Entladung, mit der Zustellzeit.“), jeweils mit dem Tracking-Link zur Sendungsseite. Wer sie bekommt: „Der Ansprechpartner des Kunden im Auftrag, sonst der Hauptkontakt des Kunden. Ohne E-Mail-Adresse geht keine Nachricht raus.“ „Kunden sehen nie Preise, den Frachtführer oder Fahrerdaten. Ereignisse, die älter als 24 Stunden sind, werden nicht gesendet; das Einschalten schreibt also niemanden wegen alter Aufträge an.“ Siehe TMS: Links für Kunden, Frachtführer und Fahrer.
• Langer Stopp: Ein Stopp zählt ab (Standard 15 min, 1 bis 1.440): „Der Vorgang entsteht, wenn ein Stopp doppelt so lange dauert.“ Mit dem Standardwert entsteht ein Vorgang also nach 30 Minuten.

Fahrer

Diese Aktion schalten Sie in Paletten um, nicht hier: Einstellungen Paletten: was passiert, wenn ein Fahrer schreibt öffnet sie (siehe Paletteneinstellungen und Tests).

Im Hintergrund

Alle vier sind Immer an.

Erinnerungen zur Freigabe

Mit Mit Freigabe warten die Erinnerungen und Anfragen, die Quanty vorbereitet hat, auf einen Menschen. „3 warten auf Ihre Freigabe“ unter der Aktion und „Erinnerungen zur Freigabe: 3“ auf Meine Arbeit öffnen die Prüfung.

1. Erinnerungen zur Freigabe (oder Dokumentanforderungen zur Freigabe) zeigt einen Entwurf nach dem anderen: „1 von 3“, An, Betreff, Nachricht, den Kanal (E-Mail oder WhatsApp), „Erinnerung Nr. 2“ und Von der KI geschrieben, wenn die KI ihn geschrieben hat.
2. Korrigieren Sie bei Bedarf den Empfänger, den Betreff oder den Text (die Felder sind bearbeitbar), dann Senden oder Überspringen zum nächsten. Rechnung öffnen oder Auftrag öffnen zeigt den Datensatz dahinter.
3. Entwurf verwerfen fragt „Diesen Entwurf verwerfen?“: „Die Nachricht geht nicht raus. Quanty kann an einem späteren geplanten Tag eine neue vorbereiten.“
4. Ist der letzte gesendet: „Fertig: 3 gesendet. Sonst wartet nichts.“

Erinnerungen, die nicht rausgehen konnten, werden unter Zahlungserinnerungen als „1 nicht versendet“ gezählt; ein Klick öffnet sie. Siehe Nicht verschickte Erinnerungen.

Gut zu wissen

• Ein Wechsel des Modus wird sofort für die ganze Organisation gespeichert; einen Entwurf der Einstellungen gibt es nicht.
• Erinnerungen und Anfragen gehen im Namen des Disponenten des Auftrags raus.
• Eine Aktion, die eine Verbindung braucht, behält ihre Einstellung, solange die Verbindung fehlt, und beginnt zu arbeiten, sobald sie verbunden ist.
• Die Prüfung im Hintergrund läuft alle 15 Minuten für Organisationen mit dem TMS-Add-on, deren Plan Änderungen erlaubt; bei einem unbezahlten Plan wird nichts gesendet.

Verwandte Seiten

• TMS-Einstellungen: die anderen Bereiche.
• Mahnwesen: Erinnerungsstufen, Texte und Zusagen.
• Vorgänge: was die Prüfung im Hintergrund findet.
• Kontoauszüge: Überweisungen von selbst verbuchen.
• Telematik (GPS): die Verbindung, die die Aktionen zur Strecke brauchen.