Aufträge per E-Mail

Kunden senden ihre Aufträge an eine Adresse von Ihnen, und Quanty liest jede E-Mail als Entwurf eines Auftrags unter Aufträge, Anzunehmen ein. „Angenommen wird immer von einem Menschen“: Nichts wird von selbst bestätigt und nichts an jemanden gesendet. Sie prüfen den Entwurf, korrigieren ihn und bestätigen ihn, genau wie einen Auftrag, den Sie eingetippt haben.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on.
• Ein Administrator der Organisation richtet es unter TMS-Einstellungen, Aufträge per E-Mail ein. „Diese Einstellungen ändert ein Administrator.“
• Die E-Mails kommen von einer Quanty-Adresse, die Sie dort anlegen, oder aus einem Team-Postfach, das unter Integrationen verbunden und für die Organisation freigegeben ist. Ein privates Postfach kann nicht gelesen werden.
• Das Lesen mit KI braucht die eingeschaltete automatische Aktion KI liest Dokumente und schreibt Entwürfe in den TMS-Einstellungen und verbraucht KI-Credits.
• Entwürfe annehmen sowie E-Mails lesen und überspringen erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Disposition (oder einen Administrator).

Einrichten

1. Öffnen Sie TMS-Einstellungen, Aufträge per E-Mail. Der Stand oben zeigt Aus, Adresse fehlt, An oder Braucht Aufmerksamkeit.
2. Schalten Sie Aufträge per E-Mail lesen ein.
3. Wählen Sie, woher die E-Mails kommen:
   • Quanty-Adresse: Quanty-Adresse anlegen und „Geben Sie diese Adresse Ihren Kunden oder leiten Sie Aufträge aus Ihrem Postfach dorthin weiter.“ („Die Adresse ist bereit.“)
   • Team-Postfach: „Oder lesen Sie ein unter Integrationen verbundenes und mit der Organisation geteiltes Postfach.“ Jedes Postfach zeigt wird für Aufträge gelesen oder nicht gelesen.
4. Stellen Sie die drei Regeln unten ein und verlassen Sie die Seite; Änderungen werden sofort gespeichert („Gespeichert.“).

Der Bereich sagt auch, in wessen Namen gelesen wird: „Gelesen im Namen von Kasia Próbna (hat es eingeschaltet). Entwürfe und KI-Credits laufen auf diese Person.“ Verlässt diese Person die Organisation: „Die Person, die das eingeschaltet hat, ist nicht mehr in der Organisation. Aus- und wieder einschalten, um in Ihrem Namen zu lesen.“ Wartet auf Sie: 3 mit Posteingang öffnen führt zu den E-Mails, die warten.

Was mit einer E-Mail passiert

1. Die E-Mail kommt an Ihrer Quanty-Adresse oder in Ihrem Team-Postfach an.
2. Quanty legt ihre Anhänge in Dateien ab, im Ordner Zlecenia z e-maila: höchstens 10 je E-Mail, jeder bis 15 MB. Kleine Bilder unter 30 KB (Logos) werden nicht gespeichert.
3. Ist Mit KI lesen an und der Absender bekannt (oder Nur von bekannten Absendern aus), liest Quanty den Auftrag aus dem besten Anhang, sonst aus dem Text der E-Mail, und legt einen Auftragsentwurf mit den Dateien als seinen Dokumenten an.
4. Der Entwurf wartet unter Aufträge, Anzunehmen, Entwürfe mit dem Kennzeichen per E-Mail.

Welcher Anhang gelesen wird. Zuerst PDF- und Word-Dateien, in der Reihenfolge, in der der Kunde sie angehängt hat, dann eine angehängte E-Mail, dann ein Bild. Eine Datei, die wie allgemeine Bedingungen heißt (OWU, warunki, regulamin, AGB, terms), kommt zuletzt. Steht im ersten Dokument kein Auftrag, wird das nächste gelesen: höchstens ein weiteres bezahltes Lesen je E-Mail. Ein Lesen, das stoppt, bevor die KI liest (etwa weil ein Anhang nicht heruntergeladen werden kann), verbraucht keines der heutigen Lesen; ein fehlgeschlagener Download wird bis zu dreimal wiederholt, etwa alle 5 Minuten.

Derselbe Auftrag zweimal. Hat derselbe Kunde schon einen laufenden Auftrag mit derselben Referenz (Leerzeichen und Großbuchstaben zählen nicht), entsteht kein zweiter Entwurf: Die E-Mail wird mit diesem Auftrag verknüpft („Diesen Auftrag gibt es schon“).

Eine Auftragsliste als Tabelle liest die KI nicht („Eine Auftragsliste: bitte importieren“). Öffnen Sie sie aus dem Posteingang mit Aufträge aus der Datei importieren (siehe Aufträge aus einer Datei importieren).

Beiseitegelegt. Automatische Nachrichten, E-Mails Ihrer eigenen Firma, dieselbe Nachricht zweimal und E-Mails, deren Absender der Mailserver nicht bestätigt hat, werden nie von selbst gelesen.

Der Posteingang

Aufträge, Anzunehmen wechselt zwischen Entwürfe und Posteingang (Was zeigen). Der Zähler bei Posteingang zeigt, wie viele E-Mails auf Sie warten.

Jede E-Mail zeigt den Absender, den Betreff (oder „(ohne Betreff)“), „Eingegangen 10:42“, „Dateien: 2“, ihren Stand in Worten und eine Aktion: Entwurf öffnen, wenn ein Entwurf bereit ist, Lesen, wenn sie wartet. Ihr Menü ⋯ hat E-Mail zeigen (Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhänge, jeder „in Dateien gespeichert“ oder warum nicht), Trotzdem lesen, Überspringen und Auftrag öffnen.

Lesen liest die E-Mail sofort, im Namen der Person, die klickt, auch wenn Mit KI lesen aus ist oder der Absender unbekannt ist; es braucht trotzdem die eingeschaltete KI in den TMS-Einstellungen, KI-Budget und einen freien Platz im Tageslimit. „Der Auftrag wird gelesen. Der Entwurf erscheint gleich hier.“

Trotzdem lesen liest eine E-Mail eines nicht bestätigten Absenders. Ihr Entwurf bittet dann, den Auftrag auf einem anderen Weg beim Kunden zu bestätigen.

Der Entwurf

Entwürfe aus E-Mails tragen das Kennzeichen per E-Mail („Ein Kunde hat diesen Auftrag per E-Mail geschickt. Quanty hat ihn als Entwurf eingelesen.“), und Quelle: Per E-Mail in den Filtern listet nur sie. Ein Entwurf, dessen Kunde und Referenz auch aus Marcos TMS gekommen sind, zeigt Schon in Marcos („Derselbe Kunde mit derselben Referenz kam aus Marcos TMS als Auftrag ….“), damit Sie keinen doppelten Auftrag annehmen.

Das Banner Per E-Mail sagt „Ein Kunde hat diesen Auftrag per E-Mail geschickt: anna.kowalska@mleczarnia.pl, heute 10:42.“, nennt den Betreff und sagt „Prüfen Sie den Entwurf, bevor Sie ihn annehmen: Quanty hat ihn gelesen, ein Mensch nimmt ihn an.“ Es warnt außerdem:

• „Die Adresse im Auftrag (…) ist nicht die Adresse von Mleczarnia Gądki (…) und keiner seiner Niederlassungen. Prüfen Sie, ob es die richtige Niederlassung ist.“
• „Der Absender (…) ist keine Adresse von Mleczarnia Gądki. Prüfen Sie, ob der Auftrag wirklich von diesem Kunden kommt.“
• „Die Steuernummer im Auftrag (…) weicht von der Steuernummer von Mleczarnia Gądki (…) ab.“
• „Der Mailserver hat nicht bestätigt, dass … diese E-Mail gesendet hat, und sie wurde trotzdem gelesen. Bestätigen Sie den Auftrag auf anderem Weg beim Kunden, bevor Sie ihn annehmen.“
• „Auftrag … mit demselben Kunden und derselben Referenz kam aus Marcos TMS. Dieser Entwurf ist vielleicht doppelt.“ mit … öffnen.

So nehmen Sie den Auftrag an:

1. Öffnen Sie den Entwurf (Entwurf öffnen im Posteingang oder eine Zeile unter Entwürfe).
2. Lesen Sie das Banner und die Felder; jedes von der KI gelesene Feld zeigt, wie sicher es ist (siehe Einen Auftrag anlegen).
3. Korrigieren Sie, was falsch ist, und ergänzen Sie, was fehlt (die Ausführung, den Frachtführer oder das Fahrzeug).
4. Klicken Sie auf Auftrag bestätigen. Der Stand der E-Mail wird „Als Auftrag angenommen“.

Einen Entwurf, den Sie nicht wollen, entfernen Sie mit Entwurf löschen im Menü neben seinem nächsten Schritt.

Gut zu wissen

• Das Tageslimit zählt E-Mails, die mit KI gelesen werden. E-Mails über dem Limit warten auf Lesen; nichts geht verloren.
• Der Text einer E-Mail wird bis 8.000 Zeichen gelesen; ein Text unter 40 Zeichen gilt als kein Auftrag, dann wird stattdessen der Anhang gelesen.
• Löscht ein Administrator die Daten einer Kontaktperson, werden ihre Adresse und ihr Name auch in den E-Mails geleert, die sie im Posteingang geschickt hat; die Zeile der E-Mail und ihr Betreff bleiben (siehe TMS: Kunden und Frachtführer).
• „Der Text dieser Nachricht wird nicht mehr aufbewahrt.“ in E-Mail zeigen heißt, dass Quanty den Text der E-Mail nicht mehr hält; der Entwurf und die gespeicherten Dateien bleiben.
• Ein Postfach, das nicht mehr für die Organisation freigegeben ist, wird nicht mehr gelesen: „Dieses Postfach ist nicht mehr für die Organisation freigegeben, daher werden seine E-Mails nicht gelesen.“
• Arbeitet Quanty neben Marcos TMS, sind Aufträge aus E-Mails Ihre eigenen Entwürfe; siehe TMS neben Ihrem bisherigen System.

Verwandte Seiten

• Einen Auftrag anlegen: der Entwurf, seine Prüfungen und das Bestätigen.
• Aufträge aus einer Datei importieren: Tabellen mit Aufträgen.
• Integrationen: ein Postfach verbinden und freigeben.
• TMS: Überblick: die anderen TMS-Einstellungen.