Die Auftragskarte

Die Auftragskarte ist ein Auftrag auf einer Seite, vom Entwurf bis zum Geld: seine Daten, seine Route und sein Ablauf, seine Dokumente, seine Rechnungen und Kosten und alles, was mit ihm passiert ist. Der Kopf bietet immer den nächsten Schritt an, die eine Schaltfläche, die den Auftrag weiterbringt, die Karte sagt Ihnen also auch, was als Nächstes zu tun ist.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Öffnen Sie einen Auftrag aus Vertrieb, Aufträge (Doppelklick auf eine Zeile oder Auftrag öffnen im Seitenbereich), aus der Suche (Strg+K) oder über einen Link.
• Alle in der Organisation können Auftragskarten öffnen, ihre Papiere drucken und das PDF für den Frachtführer herunterladen. Den Auftrag, seinen Status, seine Dokumente und Reklamationen ändern erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Disposition; Erinnerungen an Frachtführer wegen Dokumenten und das Bestätigen des Hinweises vor der Rechnung gehören zu Finanzen (siehe TMS-Module). Betrachter sehen „Nur Ansicht“ und einen deaktivierten nächsten Schritt.

Der Kopf

Der Kopf zeigt die Auftragsnummer (oder Entwurf), den Kunden, „Ref. ZL/4471/2026“ und „Angelegt 02.11.2026“, den Status, die offenen Vorgänge (rot, wenn einer kritisch ist) und die Quelle eines Auftrags, der aus Marcos TMS kommt. Auftragsfortschritt darunter ist ein Balken aus acht Schritten, von Entwurf bis Abgerechnet, mit „4 / 8“; fahren Sie mit der Maus darüber, um die Namen der Schritte zu sehen. Bei stornierten Aufträgen wird er nicht angezeigt.

Der nächste Schritt

Link an Frachtführer senden öffnet Auftrag an den Frachtführer senden (die E-Mail mit dem Auftrags-PDF und dem Bestätigungslink), wenn Sie ihn senden dürfen; sonst öffnet es das Formular für den Frachtführer-Link (siehe Aufträge an Fahrer und Frachtführer senden).

Das Menü neben dem nächsten Schritt

Status

So wechselt ein Auftrag:

• Immer einen Schritt vorwärts und, wo der Auftrag es erlaubt, einen Schritt zurück. Zugestellt kann direkt zu Fakturiert gehen, und ein Auftrag mit Ohne Rechnung geht von Zugestellt oder Dokumente direkt zu Abgerechnet.
• Auftrag bestätigen geht direkt zu Geplant, wenn schon ein Fahrzeug oder ein Frachtführer gesetzt ist.
• Ein Fahrzeug oder einen Frachtführer einem Auftrag im Status Bestätigt zuweisen macht ihn Geplant.
• Ist die erste Beladung erreicht (per GPS abgehakt oder mit Ankunft markieren auf der Karte), wechselt der Auftrag zu Unterwegs; ist jede Entladung erledigt oder übersprungen, wechselt er zu Zugestellt.
• Das Ausstellen der Rechnung macht ihn Fakturiert; die Zahlung macht ihn Abgerechnet (siehe TMS: Rechnungen und Forderungen).
• Ein Wechsel, den der Auftrag nicht machen kann, wird abgelehnt: „Der Auftrag kann von hier nicht in diesen Status wechseln.“

Die Tabs

Die Karte hat fünf Tabs: Details, Route und Ablauf, Dokumente (mit der Zahl der fehlenden verlangten Dokumente), Abrechnung und Aktivität (mit der Zahl der offenen Vorgänge und Reklamationen).

Details

Das Auftragsformular, wie unter Einen Auftrag anlegen beschrieben. Bei einem bestätigten Auftrag sind Kunde, Fracht und Referenz geschützt: „Kunde, Fracht und Referenz eines bestätigten Auftrags ändern sich per Korrektur mit Begründung.“ Bei einem Frachtführerauftrag steht unter Ausführung die Bewertung des Frachtführers.

Korrektur

Korrektur in den Überschriften der Abschnitte Kunde und Preis ändert die geschützten Felder.

1. Klicken Sie auf Korrektur. Auftrag korrigieren öffnet sich: „Die Änderung bleibt mit Ihrer Begründung im Verlauf. Der PLN-Betrag wird mit dem eingefrorenen NBP-Kurs neu berechnet.“
2. Ändern Sie Kunde, Kundenreferenz, Auftragsnummer des Kunden, Betrag, Währung, Zahlungsziel (Tage) oder unter Einheitspreis und Maut den Einzelpreis, die Menge und die Maut.
3. Schreiben Sie den Grund der Korrektur (mindestens 5 Zeichen), zum Beispiel „der Kunde hat am 12.09 einen neuen Preis geschickt“.
4. Klicken Sie auf Korrektur speichern. Der Verlauf zeigt „Korrektur: der Kunde hat am 12.09 einen neuen Preis geschickt“.

Eine Korrektur funktioniert in jedem Status außer Entwurf und Storniert, auch bei fakturierten und abgerechneten Aufträgen. Eine neue Währung bekommt einen neuen NBP-Kurs; sonst bleibt der eingefrorene Kurs. Kreditlimits werden erneut geprüft. Ändern sich Kunde oder Fracht eines fakturierten Auftrags, warnt der Auftrag: „Dieser Auftrag ist bereits fakturiert. Auch eine Korrekturrechnung ausstellen.“ Ein fakturierter Auftrag lässt sich keinem anderen Fahrzeug oder Frachtführer mehr zuweisen.

Route und Ablauf

Von oben nach unten:

• Erwartete Ankunft: „Pünktlich“ oder „Verspätung 1 Std. 20 Min.“, mit „noch 240 km“ und wann sie berechnet wurde. Neu berechnen fragt erneut (bestätigte, geplante und laufende Aufträge). Ohne Fahrzeugposition: „Für diesen Auftrag gibt es keine Fahrzeugposition, daher lässt sich die Ankunft nicht schätzen.“ Verspätet heißt, die Ankunft liegt nach dem Ende eines Entladefensters.
• Emissionen: „1.250 kg CO2e“, aus Kraftstoff gemessen oder aus der Strecke geschätzt, mit den km, den Litern und den Gramm pro Tonnenkilometer. „Mit dem Standard-Emissionsfaktor berechnet. Hinterlegen Sie Ihren eigenen in den TMS-Einstellungen, bevor Sie Werte an Kunden senden.“
• Die Frachtführerzeile bei einem Frachtführerauftrag: gesendet, wartend, bestätigt oder abgelehnt (siehe Aufträge an Fahrer und Frachtführer senden).
• Stopps, jeder mit seinem Stand (Offen, Vor Ort, Erledigt, Übersprungen), den Zeiten Geplant und Tatsächlich, der Referenz, der Rampe und dem, was dort be- oder entladen wird. Ankunft markieren, Als erledigt markieren, Überspringen und Zurück auf offen setzen einen Stopp von Hand (bei noch nicht fakturierten Aufträgen). Mit Telematik hakt GPS die Stopps ab.
• Der Verlauf mit dem Fahrer bei einem Auftrag der eigenen Flotte: der per WhatsApp oder SMS gesendete Auftrag und die Antworten des Fahrers (siehe Aufträge an Fahrer und Frachtführer senden).
• Karte: Strecke und Fahrzeit, die Geplante Route in Blau und die Strecke Gefahren (GPS) in Grün. „Die Stopps haben noch keine Kartenposition.“, wenn die Orte keine haben.
• Kilometer (unten).
• Freigabe: die Links für den Frachtführer und den Kunden (siehe TMS: Links für Kunden, Frachtführer und Fahrer).

Bei einem Entwurf wird nichts aus dem Ablaufbereich angezeigt.

Kilometer

• Die Leerfahrt eines Auftrags der eigenen Flotte wird aus dem vorigen Auftrag derselben Zugmaschine innerhalb von 45 Tagen vorgeschlagen: von dessen letzter Entladung bis zur ersten Beladung dieses Auftrags (0 km, wenn beide höchstens 2 km auseinanderliegen). Vorgeschlagen wird nur, solange die Leerkilometer leer sind.
• Eine eingetragene Zahl (0 bis 50.000 km, eine Nachkommastelle) überschreibt Quanty nie; leeren Sie die tatsächlichen km, übernimmt wieder GPS.
• Nach der Zustellung zeigt die Tabelle die Abweichung vom Plan („+38 km gegenüber dem Plan“), bernsteinfarben, wenn sie mehr als 10% der geplanten Lastkilometer beträgt.
• Hin und zurück markiert einen Auftrag mit Rückfahrt; es ändert keine Berechnung.
• Bei Entwürfen wird die Tabelle nicht angezeigt. Die blaue Lkw-Route wird für bestätigte Aufträge bis Dokumente gezeichnet; andere Aufträge zeigen gerade Linien.

Dokumente

Erforderliche Dokumente zeigt, welche Papiere der Auftrag braucht und welche da sind, den Dokumentenstatus und die Fakturierungsfrist; Eingegangene Dokumente listet jedes Dokument mit seinem Stand, seiner Seite und seiner Quelle. Hinzufügen, Akzeptieren, Ausblenden, mit einem Stern markieren, mit der Rechnung senden, dem Kunden zeigen und Mit KI prüfen beschreibt Dokumente und Scans.

Abrechnung

Eine Schaltfläche steht vorn: Rechnung öffnen, wenn es eine gibt; sonst Hinweis bestätigen, Dokumente hinzufügen oder Rechnung ausstellen, je nachdem, was zuerst ansteht. Das Menü ⋯ hat Rechnung trotz fehlender Dokumente ausstellen, Proforma ausstellen und Rechnungsdaten ändern. Ein Auftrag mit Ohne Rechnung wird nie fakturiert. Die Fakturierung beschreibt TMS: Rechnungen und Forderungen.

Aktivität

Aktivität enthält in dieser Reihenfolge die Vorgänge des Auftrags, seine Reklamationen, Notizen und Erinnerungen und den Verlauf.

Vorgänge: die offenen Vorgänge des Auftrags, jeder mit Erledigen oder Verwerfen und einem Grund. Erneut prüfen führt die Prüfungen des Auftrags sofort aus (sie laufen außerdem von selbst alle 15 Minuten). Siehe TMS: Überblick.

Reklamationen

Neue Reklamation (nicht bei Entwürfen) erfasst einen Schaden, eine Fehlmenge, eine Verspätung oder fehlende Paletten und verfolgt den Fall bis zur Abrechnung.

Reklamationen werden REK/0001/2026 nummeriert und durchlaufen Offen, In Prüfung, Anerkannt, Abgelehnt und Abgerechnet mit In Prüfung nehmen, Anerkennen, Ablehnen, Abrechnen, Zurück zu offen und Zurück in Prüfung. Ablehnen oder Abrechnen fragt nach Wie sie gelöst wurde: „Schreiben Sie, wie die Reklamation gelöst wurde. Das bleibt im Verlauf des Auftrags.“ Eine abgerechnete Reklamation lässt sich nicht mehr ändern.

Wird eine Reklamation gegen einen Frachtführer mit einem Betrag anerkannt, zeigt die Karte Vom Frachtführer abzuziehen: „Die Reklamation wurde anerkannt. Wenn die Rechnung von Trans-Pol für diesen Auftrag kommt, erwägen Sie einen Abzug von 800 EUR. An den Kosten wurde nichts geändert.“

Notizen und Erinnerungen

Notiz hinzufügen und Erinnere mich… (im Menü neben dem nächsten Schritt) öffnen das Notizfeld.

1. Schreiben Sie die Notiz (bis 4.000 Zeichen).
2. Für eine Erinnerung klicken Sie auf Erinnern und wählen den Tag der Erinnerung (standardmäßig morgen, heute oder später) und Für (Mich oder eine Kollegin oder einen Kollegen, die oder der Aufträge ändern darf).
3. Klicken Sie auf Hinzufügen: „Notiz hinzugefügt. Erinnerung am 04.11.2026.“

Eine Erinnerung steht ab ihrem Tag oben in Meine Arbeit der Person. Unter Erinnerungen zeigt jede Überfällig, Heute oder ihren Tag, „für Piotr“, mit einem Haken für erledigt, Auf morgen verschieben und Auf einen anderen Tag verschieben; Erledigt (3) listet die abgeschlossenen, und das Entfernen des Hakens holt eine zurück. Alle sehen Notizen und Erinnerungen; ändern darf eine Erinnerung nur die Person, für die sie ist, wer sie angelegt hat, oder ein Administrator. Betrachter können Notizen lesen, aber nicht hinzufügen.

Verlauf

Der Verlauf liest sich in einfachen Worten, mit Kennzeichen, Fahrern, Personen und Firmen statt IDs, zum Beispiel „Zugmaschine: PO 4TJ21 → PO 7MN35“, und Zahlen mit ihren Einheiten. Auch Ausdrucke, Sendungen, Korrekturen und Kopien stehen dort.

Stornieren, löschen und duplizieren

Ein stornierter Auftrag zeigt „Dieser Auftrag ist storniert. Hier kann nichts mehr geändert werden.“

Wenn Auftrag und Zug nicht übereinstimmen

Nennt der Auftrag einen anderen Auflieger oder Fahrer als den Zug der Zugmaschine zum Ladezeitpunkt, zeigt die Karte Der Zug passt nicht zu diesem Auftrag: „In der Flotte ändert sich nichts, bis Sie wählen. Der Wechsel wird mit dem Auftrag als Quelle gespeichert und lässt sich rückgängig machen.“

• Ab 04.11.2026 06:00 ändern (oder Zug ab … anlegen) ändert den Zug der Zugmaschine auf den des Auftrags.
• Auftrag korrigieren übernimmt Auflieger und Fahrer des Zugs in den Auftrag.
• Nur dieser Auftrag behält den Zug und markiert diesen Auftrag mit Begründung als Ausnahme.

Gut zu wissen

• Alte Links auf die Tabs Freigabe, Reklamationen, Verlauf und Vorgänge öffnen den Tab, in dem sie jetzt stehen.
• Änderungen am Auftrag werden in seinem Verlauf festgehalten.

Verwandte Seiten

• Die Auftragsliste: wo sich die Karte öffnet.
• Preis, Bedingungen und Marge des Auftrags: der Preis und die Marge.
• Dokumente und Scans: die Dokumente im Detail.
• Aufträge an Fahrer und Frachtführer senden: der Verlauf mit dem Fahrer und die E-Mail an den Frachtführer.
• Auftragsausdrucke: die Papiere im Menü Drucken.