Einen Auftrag anlegen

Ein Auftrag ist ein Transport für einen Kunden: wer ihn beauftragt hat, wo geladen und entladen wird, was befördert wird, der Preis und wer fährt. Sie können ihn eintippen, Quanty den Auftrag des Kunden aus einer Datei lesen lassen, mit einer Vorlage für eine wiederkehrende Tour beginnen oder viele Aufträge aus einer Tabelle hereinholen. Egal auf welchem Weg: Der Auftrag ist ein Entwurf, bis ein Mensch ihn bestätigt.

Diese Seite geht das Auftragsformular Feld für Feld durch, die Prüfungen, die vor dem Bestätigen bestanden sein müssen, das Lesen eines Auftrags mit KI und die Auftragsvorlagen. Der Import einer Tabelle mit Aufträgen steht unter Aufträge aus einer Datei importieren, Aufträge, die Kunden Ihnen per E-Mail schicken, unter Aufträge per E-Mail.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Öffnen Sie Vertrieb, Aufträge in der TMS-Leiste.
• Aufträge anlegen und ändern erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf: ein Mitglied mit dem Modul Disposition oder einen Administrator (siehe TMS-Module). Betrachter sehen Neuer Auftrag nicht.
• Der Auftrag wählt Kunden, Frachtführer, Orte, Fahrzeuge und Fahrer aus Ihren Registern. Einen Kunden oder Ort können Sie direkt im Formular anlegen, aber gefüllte Register ersparen Tipparbeit (siehe TMS: Kunden und Frachtführer und TMS: Flotte und Werkstatt).
• Einen Auftrag mit KI lesen erfordert die eingeschaltete automatische Aktion KI liest Dokumente und schreibt Entwürfe in den TMS-Einstellungen (sie ist an, bis ein Administrator sie ausschaltet) und verbraucht Credits.

Vier Wege zum Start

Neuer Auftrag auf der Seite Aufträge öffnet das Formular. Sein Pfeil öffnet ein Menü mit vier Wegen:

Auch ein gewonnenes Angebot wird mit einem Klick zum Auftragsentwurf (siehe Angebote und Relationen), ebenso ein Auftrag, den ein Kunde per E-Mail schickt (siehe Aufträge per E-Mail).

Das Auftragsformular

Das Formular beginnt mit der Ablagefläche für einen Kundenauftrag (siehe Einen Auftrag mit KI lesen) und der Zeile „Eine feste Tour? Starten Sie mit ihrer Vorlage.“ mit Aus Vorlage. Darunter folgen die nummerierten Abschnitte 1 Kunde, 2 Route, Ladung und Anforderungen, 3 Preis und 4 Ausführung, rechts die Übersicht mit den Prüfungen.

Jeder Abschnitt zeigt die Felder, die Sie jedes Mal brauchen; der Rest liegt hinter einer „+“-Zeile, die nennt, was sie enthält, zum Beispiel „Kontakt, Auftragsnummer des Kunden, Eingang, Niederlassung, Betreuer“. Bevor Sie tippen, übernimmt das Formular die Standardwerte Ihrer Organisation: heute als Eingegangen am, die Standardwährung (PLN, außer ein Administrator hat sie geändert), das Standard-Zahlungsziel (30 Tage, außer geändert), Sie als Betreuer, die Standardniederlassung, Eigene Flotte sowie eine leere Beladung, eine leere Entladung und eine Warenposition.

1 Kunde

Unter dem Namen des Kunden sehen Sie sein Kreditlimit: „Verfügbares Limit 18.400 PLN“, „Kein Kreditlimit“, „Limit überschritten um 2.300 PLN“ oder „Limitverlängerung war fällig am 30.09.2026“, und „Letzte Prüfung negativ“, wenn die letzte Prüfung der Firma fehlgeschlagen ist. Wird der Kunde über eine andere Firma abgerechnet, zeigt die Zeile stattdessen das Kreditlimit des Zahlers. Die Bemerkungen des Kunden für Aufträge erscheinen als Hinweise des Kunden.

Ein auf seiner Karte gesperrter Kunde zeigt „Als Kunde gesperrt“: „Der Entwurf kann gespeichert werden, die Bestätigung braucht eine einmalige Freigabe durch einen Admin.“ Kreditlimits und Sperren stellen Sie auf der Karte des Kunden ein (siehe TMS: Kunden und Frachtführer).

2 Route

Die Route ist eine Liste von Stopps: mindestens eine Beladung und eine Entladung. Beladung hinzufügen und Entladung hinzufügen fügen weitere hinzu; ziehen Sie einen Stopp (oder nutzen Sie Nach oben und Nach unten), um die Reihenfolge zu ändern, und Stopp entfernen entfernt einen.

Die „+“-Zeile einer Beladung („Ware, Kontakt, Avisierung, Referenz, Rampe“) und einer Entladung („Kontakt, Avisierung, Referenz, Rampe, Bemerkung“) öffnet die Details des Stopps:

Waren werden unter jeder Beladung eingetragen, so weiß jede Position, wo sie abgeholt wird:

Mehr zur Ware öffnet den Rest der Position: Ein Stück (cm) (Länge, Breite, Höhe), Volumen (m³), Stapelbar (Ja, Nein, Unbekannt), Warenwert mit seiner Währung, Temperatur von (°C) und bis (°C), Sollwert (°C), IDTF, Komplettladung, Verpackt in, Beschreibung und bei ADR die ADR-Menge (kg oder l) und Weiterer Gefahrstoff für eine zweite ADR-Position.

An einer Entladung sagt Zu entladende Ware, was dort zugestellt wird: standardmäßig „Gesamte Ware wird hier entladen“, oder Menge ändern, um die Ware auf mehrere Entladungen aufzuteilen. Das Formular zählt, was übrig ist („noch 12“), und warnt, wenn mehr entladen als geladen wird.

Route berechnen trägt Kilometer, Fahrzeit und Maut ein, zum Beispiel „1.120 km · 14 Std. 20 Min. Fahrzeit · Maut etwa 310 EUR“. Gerechnet wird für einen Lkw: die ADR-Klassen der Ware („mit ADR“), die EURO-Klasse der Zugmaschine für die Maut („Maut für EURO 6“) und die Fähren und Länder, die Ihre Organisation meidet (siehe TMS: Disposition). Die „+“-Zeile Last- und Leerkilometer enthält Lastkilometer und Leerkilometer zum Eintippen von Hand.

Ladung und Anforderungen

Auftragsart erscheint oben, sobald Ihre Organisation Arten in den Wörterbüchern hat (siehe TMS: Überblick). Die „+“-Zeile „Auflieger, Temperatur, Anforderungen, SENT, Tags, Notiz“ enthält den Rest:

3 Preis

Betrag und Währung sind die Fracht. Eine Fremdwährung zeigt ihren Wert in PLN zum NBP-Kurs („1 EUR = 4,2512 PLN, NBP-Tabelle 196/A/NBP/2026 vom 09.10.2026“) und den Satz pro km. Die „+“-Zeile „Einzelpreis, Zahlungsziel, Skonto, Maut, ohne Rechnung“ enthält den Einzelpreis, das Zahlungsziel, das Skonto, die Maut und die Schalter Nach tatsächlicher Menge abrechnen und Ohne Rechnung. Hat der Vertrag des Kunden einen Preis für die Relation, erscheint „Laut Vertrag: 1.700 EUR“ mit Übernehmen.

Alles zu Preis, NBP-Kurs, Bedingungen und Marge steht unter Preis, Bedingungen und Marge des Auftrags.

4 Ausführung

Wählen Sie Eigene Flotte oder Frachtführer.

Die Prüfung des Frachtführers läuft, wenn Sie einen Frachtführer wählen: „Die OCP-Versicherung des Frachtführers gilt bis 31.10.2026, die Entladung ist aber am 04.11.2026.“, „Auf der Karte des Frachtführers fehlt das Ablaufdatum der OCP-Versicherung.“ oder „Auf der Karte des Frachtführers fehlt die Lizenznummer.“ „Nur ein Hinweis: der Auftrag kann trotzdem zugewiesen werden.“

Nach dem Speichern listet In diesem Zeitraum belegt, was mit der gewählten Zugmaschine, dem Auflieger oder dem Fahrer kollidiert: ein anderer Auftrag, ein Termin in der Werkstatt, eine Abwesenheit, ablaufende Papiere (ein Führerschein, eine ärztliche Untersuchung) oder eine ablaufende Qualifikation (ADR). Das ist eine Warnung; der Auftrag wird trotzdem gespeichert.

Übersicht und Prüfungen

Die Übersicht rechts zeigt die Route mit dem ersten Ladetag, die Fracht, ihren Wert In PLN (bei einer Fremdwährung), die Frachtführerkosten oder die eigenen Kosten (markiert mit „Schätzung“, mit Woraus sie bestehen) und die Marge mit ihrem Prozentwert („Bekannt, sobald die Kosten da sind“, solange es keine Kosten gibt).

Die Prüfungen zeigen Bereit zum Bestätigen oder listen, was Vor dem Bestätigen zu beheben ist und was Einen Blick wert ist. Ein Klick auf eine Zeile (Zeigen) springt zu ihrem Feld.

Mögliches Duplikat: Sobald der Kunde und eine Referenz mit mindestens drei Zeichen eingetragen sind, warnt die Übersicht vor einem anderen laufenden Auftrag mit demselben Kunden und derselben Referenz („Gleicher Kunde und gleiche Referenz: 2026/10/044“), wobei Leerzeichen und Großbuchstaben nicht zählen. Nach dem Speichern warnt sie auch vor derselben Zugmaschine in einem überlappenden Zeitraum.

Speichern und bestätigen

• Entwurf speichern speichert den Auftrag so, wie er ist, auch wenn noch etwas fehlt. Ein Entwurf hat noch keine Nummer (er zeigt Entwurf) und wartet unter Aufträge, Anzunehmen. Auch Strg+S (Cmd+S) speichert.
• Auftrag bestätigen speichert und bestätigt dann. Schlägt noch eine Prüfung fehl, bleibt der Entwurf gespeichert, und der Auftrag öffnet sich mit „Der Auftrag kann noch nicht bestätigt werden. Die markierten Punkte unten beheben.“

Das Bestätigen:

1. gibt dem Auftrag seine Nummer nach dem Nummernmuster Ihrer Organisation (und mit dem Code der Niederlassung, wenn er Teil des Musters ist);
2. friert den Wert in PLN zum NBP-Kurs des Arbeitstags vor der ersten Beladung ein (siehe Preis, Bedingungen und Marge des Auftrags);
3. schätzt die eigenen Kosten eines Auftrags der eigenen Flotte;
4. behält aus einem Dokument übernommene Adressen als Orte des Kunden;
5. setzt den Status: Geplant, wenn schon ein Fahrzeug oder ein Frachtführer gewählt ist, sonst Bestätigt.

Ein gesperrter Kunde, Zahler oder Frachtführer verhindert die Bestätigung, bis ein Administrator diesen einen Auftrag auf seiner Karte freigibt. Sind die Kreditregeln Ihrer Organisation auf Sperren gestellt, wird ein Kunde über seinem Limit genauso abgewiesen. Nach dem Bestätigen ändern sich Kunde, Fracht und Referenz nur noch über eine Korrektur mit Begründung (siehe Die Auftragskarte).

Einen Auftrag mit KI lesen

Legen Sie den Auftrag des Kunden auf der Fläche oben im Formular ab oder öffnen Sie Neuer Auftrag, Aus Datei (KI).

1. Kundenauftrag hier ablegen, auf Datei wählen klicken, oder auf Text einfügen klicken, die E-Mail oder den Auftragstext einfügen und auf Text lesen klicken.
2. „Quanty liest den Auftrag“: „Das dauert meist 10 bis 30 Sekunden.“
3. Das Formular ist gefüllt: „Entwurf gefüllt aus zlecenie_4471.pdf“. Ein Kunde, den Quanty kennt, ist ausgewählt („Kunde gefunden: Mleczarnia Gądki“); ein unbekannter wird genannt („Kunde im Dokument: …“) mit Als neuen Geschäftspartner hinzufügen, seine NIP schon eingetragen. Bekannte Orte sind ausgewählt („Gespeicherter Ort gefunden“).
4. Jedes gelesene Feld hat einen Punkt: Sicher gelesen, Wahrscheinlich richtig, prüfen oder Unsicher, prüfen. Fahren Sie mit der Maus darüber, um die Worte zu sehen, aus denen es stammt (Aus dem Dokument). Vor dem Speichern prüfen listet, worauf Sie achten sollten.
5. Prüfen Sie das Formular, korrigieren Sie, was falsch ist, und speichern Sie den Entwurf oder bestätigen Sie ihn. Vorher wird nichts gespeichert.

Anderes Dokument lesen beginnt neu. „In diesem Dokument wurde nichts Verwertbares gefunden.“ heißt, die Datei enthielt keinen Auftrag.

Ein langes Dokument wird von seinem Anfang an gelesen („Das Dokument ist lang; nur sein erster Teil wurde gelesen.“). Andere Formate, etwa .doc, .msg, .odt oder HEIC-Fotos, werden mit einer Meldung abgelehnt, die die zu verwendenden Formate nennt; speichern Sie die Datei als PDF oder machen Sie ein JPG. Eine Tabelle mit vielen Aufträgen öffnet stattdessen den Import: „Das ist eine Tabelle mit vielen Aufträgen, darum öffnet sich der Import.“

Jedes Lesen verbraucht KI-Credits nach der Länge des Dokuments, wie im übrigen Quanty.

Auftragsvorlagen

Eine Vorlage behält eine wiederkehrende Tour: den Kunden, die Route, die Ladung, den Preis und den Frachtführer oder das Fahrzeug und den Fahrer mit ihren Kosten. Termine werden als Tage ab der Beladung gespeichert. Die Referenz des Kunden wird nicht gespeichert, denn jeder Auftrag hat seine eigene.

Eine Vorlage speichern

1. Öffnen Sie einen Auftrag, den Sie regelmäßig fahren.
2. Wählen Sie Als Vorlage speichern im Menü neben seinem nächsten Schritt (der Pfeil neben der Schaltfläche im Kopf).
3. Tragen Sie unter Name der Vorlage einen Namen ein, zum Beispiel „Molkerei, Gądki nach Lyon“, und auf Wunsch einen Zeitplan (unten).
4. Klicken Sie auf Vorlage speichern: „Als Vorlage "Molkerei, Gądki nach Lyon" gespeichert.“

Der Zeitplan

Mit Zeitplan und eingeschaltetem Schalter der Vorlage (Aktiv, „Entwürfe nach Zeitplan erstellen“; ausgeschaltet zeigt er Pausiert) legt Quanty für jeden Ladetag einen Auftragsentwurf an, die gewählte Zahl von Tagen vorher, nie zweimal für denselben Tag. Den Entwurf betreut die Person, der die Vorlage gehört, und sie bekommt eine Benachrichtigung, Auftragsentwurf aus Vorlage erstellt, mit dem Namen der Vorlage und dem Ladetag. Entwürfe aus einer Vorlage werden nie von selbst bestätigt. Eine Vorlage, deren Kunde, Zahler oder Frachtführer archiviert ist, pausiert.

Vorlagen verwenden

Vorlagen im Menü ⋯ der Seite Aufträge oder Aus einer Vorlage öffnet Auftragsvorlagen: „Feste Touren: Erstellen Sie einen Auftrag aus einer Vorlage oder lassen Sie Quanty die Entwürfe nach Zeitplan vorbereiten.“

Jede Vorlage zeigt Kunde, Route, Zeitplan („jede Woche: Mo, Do“), die nächste Beladung und den Tag, an dem ihr Entwurf entsteht („Nächste Beladung 06.11.2026, Entwurf am 04.11.2026“), oder Nur auf Abruf oder Pausiert, und „Erstellte Aufträge: 12“. Ihr Menü hat Auftrag aus Vorlage erstellen, Zeitplan und Vorlage löschen („Bereits daraus erstellte Aufträge bleiben unverändert.“).

Auftrag aus Vorlage erstellen fragt nach dem Ladedatum und Wie viele Aufträge (1 bis 31) und legt dann die Entwürfe an: „Erstellte Entwürfe: 3. Öffnen Sie jeden, prüfen und bestätigen Sie ihn.“ Ohne Zeitplan bekommen mehrere Entwürfe denselben Ladetag (mehrere Lkw an einem Tag); mit Zeitplan nehmen sie die nächsten geplanten Ladetage. Aus dem Formular für einen neuen Auftrag macht eine Vorlage einen Entwurf und öffnet ihn.

Gut zu wissen

• Ein Entwurf lässt sich fast ohne Inhalt speichern; die Prüfungen verhindern nur die Bestätigung.
• Das Formular merkt sich zwischen Aufträgen nichts außer den Standardwerten Ihrer Organisation; für eine wiederkehrende Tour nutzen Sie eine Vorlage.
• Eine aus einem Dokument gelesene Adresse, die kein gespeicherter Ort ist, zeigt „Adresse aus dem Dokument, noch kein gespeicherter Ort“. Beim Bestätigen des Auftrags wird sie als Ort des Kunden gespeichert.
• Einen Auftrag, den ein Kunde zweimal schickt, fängt Mögliches Duplikat ab, bevor Sie ihn bestätigen.
• Aufträge, die der Assistent im Chat anlegt, sind ebenfalls Entwürfe, mit denselben Prüfungen (siehe TMS im Chat).

Verwandte Seiten

• TMS: Aufträge und Angebote: der Überblick.
• Preis, Bedingungen und Marge des Auftrags: Beträge, Währungen, Bedingungen und Kosten.
• Aufträge aus einer Datei importieren und Aufträge per E-Mail: die anderen Wege, auf denen Aufträge hereinkommen.
• Die Auftragskarte: was nach dem Speichern passiert.
• TMS: Kunden und Frachtführer: Kreditlimits, Sperren, Vertragspreise.