Kasse

Der Tab Kasse unter Bank und Zahlungen führt das Bargeld, das Ihr Büro hat: eine Kasse je Währung und einen Beleg für jeden Betrag, der hineingeht (KP) oder hinausgeht (KW). Vorschüsse für Fahrer, Barausgaben, bar bezahlte Rechnungen, Erstattungen und Bargeld, das von der Bank abgehoben oder bei ihr eingezahlt wird, laufen alle über Belege, sodass der Saldo jeder Kasse immer bekannt ist.

Bevor Sie beginnen

• Öffnen Sie Abrechnung, Bank und Zahlungen, Tab Kasse.
• Ein Administrator der Organisation legt Kassen an und archiviert sie. Belege zu schreiben und Rechnungen bar zu bezahlen, braucht eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen.
• An einen Fahrer gezahlte Vorschüsse erscheinen auf der Fahrerkarte und in der Monatsabrechnung (siehe Reisen und Spesen).

Eine Kasse anlegen

Ohne Kasse sagt der Tab „Noch keine Kasse: Eine Kasse legt ein Administrator der Organisation an (zum Beispiel eine in PLN und eine in EUR).“

1. Ein Administrator klickt Kasse anlegen (oder Neue Kasse).
2. Füllen Sie den Dialog aus: „Eine Währung pro Kasse. Die Belege werden je Kasse und Jahr nummeriert.“
3. Klicken Sie Kasse anlegen.

Archivieren (Administratoren, im ⋯ des Tabs) schließt eine Kasse: „Eine archivierte Kasse nimmt keine neuen Belege an; ihre Belege bleiben. Nur eine leere Kasse wird archiviert.“ Zahlen Sie zuerst aus, was übrig ist.

Die Belege einer Kasse

Wählen Sie oben die Kasse; sie zeigt ihren Saldo und die Zahl der Belege. Belege der Kasse listet sie:

Filtern Sie nach Zweck (Alles oder ein Zweck) und Belege suchen. Der Fuß fasst Einnahmen: und Ausgaben: zusammen. Ein stornierter Beleg sagt „storniert durch …“.

Arten

Einen Beleg schreiben

1. Klicken Sie Neuer KP/KW. „Ein gespeicherter Beleg wird nie geändert: ein falscher wird storniert.“
2. Füllen Sie den Beleg aus und klicken Sie KP speichern (oder KW speichern).

Der Saldo fällt nie unter null

Ein KW wird abgelehnt, wenn die Kasse nicht so viel enthält: „In dieser Kasse sind nur 350,00 PLN (auch für frühere Tage geprüft).“ Die Prüfung gilt auch für einen rückdatierten Beleg: Der Saldo muss am Tag des Belegs und an jedem Tag danach bei null oder darüber bleiben.

Die Quittung lesen

Ist eine Quittung angehängt, füllt Beleg lesen den Kassenbeleg daraus aus (bei eingeschalteter TMS-KI): „Aus dem Beleg ausgefüllt. Bitte prüfen.“ War etwas nicht klar: „Aus dem Beleg ausgefüllt, nicht alles war lesbar. Prüfen Sie Betrag und Datum.“ Bei einer Quittung in einer anderen Währung als der der Kasse bleibt der Betrag Ihnen überlassen: „Der Beleg lautet auf 45,00 EUR, die Kasse ist in PLN: der Betrag wurde nicht übernommen, tragen Sie ein, was die Kasse wirklich ausgezahlt hat.“ Das Lesen verbraucht KI-Credits.

Einen Beleg öffnen, drucken und stornieren

Ein Klick auf einen Beleg öffnet ihn: Art, Kasse, Datum, Wofür, Stand danach, Erfasst von und der Beleg (angehängt).

• KP drucken (oder KW drucken) druckt den Beleg, mit dem Betrag in Worten.
• Stornieren: „Kassenbelege werden nie geändert oder gelöscht. Ein Storno ist ein neuer Beleg in die andere Richtung, der auf diesen verweist; eine bezahlte Rechnung wird wieder offen.“ Schreiben Sie Warum ist er falsch (zum Beispiel „doppelt erfasst“) und bestätigen Sie. Das Storno trägt das heutige Datum, und beide Belege bleiben in der Liste, jeder mit Verweis auf den anderen (Storniert durch, Dieser Beleg storniert).

Ein Storno wird nicht erneut storniert; erfassen Sie stattdessen einen neuen Beleg.

Vorschüsse für Fahrer

1. Zahlen Sie den Vorschuss mit einem KW Vorschuss für einen Fahrer aus und wählen Sie den Fahrer.
2. Bringt der Fahrer zurück, was er nicht ausgegeben hat, schreiben Sie für diesen Fahrer einen KP Vorschussabrechnung: „Rückgabe des nicht verbrauchten Vorschusses“. Der Vorschuss zeigt dann, was an der Kasse zurückkam, und die Monatsabrechnung des Fahrers verlangt nur noch den Rest.
3. Eine Nachzahlung zu einem Vorschuss ist ein KW Vorschussabrechnung.

Die Fahrerkarte zeigt seine Belege unter Kasse (Ältere anzeigen für frühere). Ein Vorschuss, der schon in einer ausgezahlten Abrechnung des Fahrers steckt, lässt sich nicht stornieren: „Erfassen Sie die Korrektur als neuen Beleg.“ Ein Fahrer, dessen Daten gelöscht wurden, kann keinen neuen Vorschuss bekommen.

Eine Rechnung aus der Kasse bezahlen

Eine freigegebene Rechnung eines Frachtführers oder Lieferanten lässt sich bar bezahlen, ganz:

1. Öffnen Sie auf der Kostenkarte ⋯, Aus der Kasse bezahlen (oder schreiben Sie hier einen KW Rechnung bar bezahlt und wählen Sie die Rechnung).
2. Der Dialog sagt „… an …, die ganze Rechnung bar.“ und wählt eine offene Kasse in der Währung der Rechnung.
3. Klicken Sie Bar bezahlen. Der Beleg wird gespeichert („Bar bezahlt (KW/0007/2026/PLN)“), und die Kosten sind bezahlt.

Nur eine freigegebene, unbezahlte Rechnung, die nicht in einem Zahlungslauf steckt, wird so bezahlt, und der Betrag ist das, was noch offen ist. Ohne offene Kasse in dieser Währung: „Ein Administrator legt sie auf der Seite Zahlungen, Registerkarte Kasse, an.“ Ein Storno des Belegs macht die Rechnung wieder unbezahlt.

Gut zu wissen

• Dasselbe Formular, das versehentlich zweimal gespeichert wird, wird erkannt: „Dieser Kassenbeleg wurde bereits gespeichert. Aktualisieren Sie die Liste.“
• Belege nummerieren sich selbst je Kasse, Jahr und Art (KP und KW getrennt), und die Nummerierung beginnt jedes Jahr neu.
• Rechnungen, die aus einem anderen System kopiert wurden, das neben Quanty läuft, werden dort bezahlt, nicht aus der Kasse in Quanty.

Verwandte Seiten

• Frachtführer bezahlen: die anderen Wege, Kosten zu bezahlen.
• Die Kostenkarte: die Rechnung freigeben, die Sie bezahlen.
• Reisen und Spesen: Vorschüsse der Fahrer.
• Fahrerabrechnung: Rückzahlung von Vorschüssen an der Kasse und die Monatsabrechnung.
• Kontoauszüge: Bargeld, das von der Bank abgehoben oder bei ihr eingezahlt wird.