Ausrüstung und Übergabe

Das Ausrüstungsregister weiß, wer jedes Telefon, Tablet, jede Tankkarte, jeden Schlüssel, jeden Satz Spanngurte oder Thermographen hat, seit wann und mit welchem unterschriebenen Protokoll. Ein Fahrzeug wechselt den Besitzer auf dieselbe Weise: Das Übergabeprotokoll hält Kilometerstand, Kraftstoff, eine Checkliste, Schäden mit Fotos und eine Unterschrift fest und kann den Zug im selben Schritt umkoppeln.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Das Register ist Flotte, Werkstatt, Ausrüstung; die Ausrüstung jeder Person steht auf ihrer Karte, Tab Ausrüstung, und die jedes Fahrzeugs unter Ausrüstung im Fahrzeug in seiner Übersicht.
• Alle können das Register sehen. Hinzufügen, Übergeben, Zurücknehmen, Importieren und Protokolle schreiben erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Fuhrpark. Ausrüstung löschen und das Übergabeprotokoll eines Fahrzeugs löschen ist Sache eines Administrators.
• Personen kommen aus Flotte, Personal: Fahrer und Büropersonal gleichermaßen (siehe TMS: Personal, Reisen und Arbeitszeit).

Das Ausrüstungsregister

• Ausrüstung hinzufügen ist die Hauptschaltfläche; das Menü ⋯ enthält Aus Marcos importieren.
• Suchen Sie nach „Name, IMEI, ICCID, Seriennummer“. Leerzeichen, Bindestriche, Punkte und Schrägstriche werden ignoriert, sodass „4471 2280“ auch „4471-2280“ findet.
• Fahrer, Andere oder Alle: wessen Ausrüstung gezeigt wird.
• Filter nach Kategorie und Status.

Jede Zeile hat Übergeben oder Zurücknehmen und im Menü ⋯ Bearbeiten, Protokoll drucken, Unterschriebenes Protokoll anhängen und Löschen.

Ausrüstung hinzufügen

Eine Tankkarte mit ihrer Kartennummer, übergeben an einen Fahrer oder ein Fahrzeug, ist der Weg, auf dem Tankkartendateien jede Betankung dem richtigen Fahrzeug zuordnen (siehe Kraftstoff).

Ein Entsorgungsdatum gibt es nur bei ausgemusterter Ausrüstung: „Ein Entsorgungsdatum gibt es nur bei ausgemusterter Ausrüstung. Stellen Sie zuerst den Status auf Ausgemustert.“ Übergebene Ausrüstung lässt sich nicht löschen: „Dieser Gegenstand ist übergeben. Zuerst zurücknehmen.“ Nur ein Administrator löscht, und nur Ausrüstung mit dem Status Im Büro, Verloren oder Ausgemustert.

Übergeben und zurücknehmen

1. Klicken Sie beim Gegenstand auf Übergeben (oder auf Ausrüstung übergeben im Tab Ausrüstung einer Person).
2. Wählen Sie, an wen er geht: eine Person („Fahrer oder Mitarbeiter wählen“) oder ein Fahrzeug.
3. Setzen Sie das Übergabedatum und den Zustand bei Übergabe, zum Beispiel „neu, Display ohne Kratzer, Ladegerät dabei“.
4. Klicken Sie auf Übergeben und Protokoll erstellen. „Übergeben. Protokoll PP/0003/2026 ist druckbereit.“
5. Protokoll drucken, dann die Person unterschreiben lassen (unten).

Zurücknehmen zeigt „Bei Marek Zieliński seit 05.07.2026.“ Setzen Sie das Rückgabedatum und den Zustand bei Rückgabe („funktioniert, Display gesprungen, Ladegerät fehlt“) und klicken Sie auf Zurücknehmen. „Rückgabe angenommen: Samsung Galaxy A55. Das Protokoll PP/0003/2026 zeigt sie.“

Ein Gegenstand ist immer nur bei einer Person oder einem Fahrzeug: „Dieser Gegenstand ist schon bei jemandem. Nehmen Sie ihn zuerst zurück und übergeben Sie ihn dann neu.“ Verlorene oder ausgemusterte Ausrüstung lässt sich nicht übergeben. Statusänderungen laufen immer über Übergeben und Zurücknehmen, „damit jede Änderung ein Protokoll hat“. Protokolle werden als PP/0001/2026 nummeriert, pro Jahr gezählt, und auf Polnisch, Englisch oder Deutsch gedruckt.

Unterschriften

Das Protokoll wird am Bildschirm oder mit einem unterschriebenen Scan unterschrieben: „Lassen Sie am Bildschirm unterschreiben: Marek Zieliński. Oder laden Sie den unterschriebenen Scan hoch. Die Kopie bleibt beim Protokoll.“

• Unterschriftsfeld: „Hier mit Finger, Stift oder Maus unterschreiben“, Löschen, Unterschrift speichern.
• Scan hochladen: ein PDF, PNG, JPG oder WEBP, bis 10 MB.
• Später verschiebt es; die Zeile zeigt dann „Ohne unterschriebene Kopie“, und Unterschriebenes Protokoll anhängen ergänzt sie danach.

Die Rückgabe wird unterschrieben, sobald der Gegenstand zurück ist: „Dieser Gegenstand ist noch nicht zurück: das unterschriebene Rückgabeprotokoll kommt nach der Rückgabe.“ Die Unterschrift wird auf das Protokoll gedruckt.

Was eine Person hat

Die Karte einer Person, Tab Ausrüstung, listet „Ausgegebene Ausrüstung“ mit dem Datum jeder Übergabe, der Seriennummer und Protokoll zum Öffnen und Drucken („Jede Übergabe erhält ein nummeriertes Protokoll zum Drucken und Unterschreiben.“). Auch Büropersonal hat den Tab, sodass Telefone und Schlüssel des Büros auf dieselbe Weise gezählt werden. Teile und Schutzausrüstung aus dem Lager erscheinen getrennt unter Aus dem Lager genommen (siehe Das Teilelager).

Ausrüstung aus Marcos importieren

⋯, Aus Marcos importieren: „Laden Sie den Export ‚Wyposażenie pracowników‘ aus Marcos hoch (CSV oder XLSX). Zuerst sehen Sie, was wir gefunden haben; gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung.“

1. Datei wählen (CSV oder XLSX, bis 5 MB und 5.000 Zeilen) und Datei prüfen. „Spalten: Imię, Nazwisko, Nazwa, Data przekaz., Data oddania, Data utylizacji, Nr faktury, Nr ewidencyjny, Opis, Charakterystyka.“
2. Was die Datei enthält: Neu, Schon im Register, Nicht gelesen und Personen nicht gefunden, Zeile für Zeile, zum Beispiel „Samsung Galaxy A55, ausgegeben am 05.07.2026: Marek Zieliński.“ oder „Pasy transportowe kommt ins Büro-Lager.“
3. Klicken Sie auf 42 Positionen speichern. „Import abgeschlossen. Gespeichert: 42.“

Personen werden über den Namen zugeordnet, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung und polnische Buchstaben. „Nicht gefundene Personen halten den Import nicht auf: der Gegenstand wird ohne Person gespeichert und kann später ausgegeben werden.“ Mehrere Personen mit demselben Namen: „Wird ohne Person gespeichert: von Hand ausgeben.“ IMEI, ICCID und Telefonnummern werden aus der Beschreibung herausgelesen. Eine Zeile mit Daten, die nicht stimmen können, wird nicht gelesen: „Nicht gelesen: Das Rückgabedatum liegt vor dem Ausgabedatum.“

Das Übergabeprotokoll eines Fahrzeugs

Auf der Fahrzeugkarte unter ⋯, Übergabeprotokoll (oder Neues Protokoll unter Dokumente und Policen, Übergabeprotokolle). Der Kopf zeigt unter „Übergibt“, wer das Fahrzeug jetzt übergibt.

Ein Satz unter der Person sagt, was geschehen wird: „Ab 02.11 11:52 fährt Andrzej Dąbrowski den PO 5KM21 (Auflieger unverändert).“, „Andrzej Dąbrowski arbeitet im Büro: der Zug bleibt, wie er ist.“ oder „Kein Fahrerwechsel: das Protokoll hält den Zustand des Fahrzeugs fest.“ Auch die Ausrüstung des Fahrzeugs wird aufgeführt: „Ausrüstung im Fahrzeug: Karta paliwowa KF-0412“.

Klicken Sie auf Protokoll speichern. „Protokoll PZO/0004/2026 gespeichert“, mit „Neue Werkstattmeldungen: S/0008/11/2026“ für jeden Schaden, und Protokoll drucken. Protokolle werden als PZO/0001/2026 nummeriert, pro Jahr gezählt, und auf Polnisch, Englisch oder Deutsch gedruckt.

Mit einem Protokoll umkoppeln

Mit eingeschaltetem Zug umkoppeln (Standard, wenn die übernehmende Person Fahrer ist) wird der Zug umgekoppelt, wenn das Protokoll gespeichert wird: „Zug umgekoppelt: ab 02.11 11:52 fährt Andrzej Dąbrowski den PO 5KM21, Auflieger PO 4P118.“ Der Dialog Umkoppeln bietet dasselbe als Mit Übergabeprotokoll an: „Danach erfassen Sie Kilometerstand, Checkliste und Unterschrift; der Zug wird mit dem Protokoll umgekoppelt.“

• Ein Büromitarbeiter kann nicht in einen Zug: „Ein Mitarbeiter, der kein Fahrer ist, gehört zu keinem Zug. Schalten Sie ‚Zug umkoppeln‘ aus.“
• Wenn das Fahrzeug schon einen späteren Zug hat: „Das Fahrzeug hat schon einen späteren Zug“. Nachtragen trägt diese Änderung in die Vergangenheit ein und lässt den späteren Zug unberührt; Uhrzeit ändern lässt Sie eine andere Zeit wählen.
• Ein Auflieger hat keinen eigenen Zug: „Ein Auflieger hat keinen eigenen Zug: koppeln Sie ihn an seiner Zugmaschine um.“

Die Liste der Protokolle

Übergabeprotokolle unter Dokumente und Policen des Fahrzeugs: „Wer das Fahrzeug wann übernommen hat, mit welchem Kilometerstand und Zustand“. Jedes zeigt seine Nummer, die Person oder „Nur Zustand“, die km, Unterschrieben oder Nicht unterschrieben, „Schäden: 1“ und „Zug umgekoppelt“ oder „Umkoppeln rückgängig gemacht“. Das Menü ⋯ eines Protokolls enthält Drucken, Unterschriebenes Protokoll anhängen, Umkoppeln rückgängig und Löschen.

• Umkoppeln rückgängig: „Der Zug kehrt zum Stand vor der Übergabe zurück. Das Protokoll bleibt.“ Schreiben Sie Warum, zum Beispiel „der Fahrer hat das Fahrzeug doch nicht übernommen“.
• Löschen (Administratoren): „Das Protokoll und seine unterschriebene Kopie verschwinden von der Fahrzeugkarte. Werkstattmeldungen bleiben.“ Ein Protokoll, das den Zug umgekoppelt hat, wird erst gelöscht, wenn das Umkoppeln rückgängig gemacht ist: „Dieses Protokoll hat den Zug umgekoppelt. Machen Sie zuerst das Umkoppeln rückgängig, dann löschen Sie das Protokoll.“

Gut zu wissen

• Schadensfotos und unterschriebene Scans im Übergabeprotokoll eines Fahrzeugs sind bis zu 10 MB groß: PNG, JPG, WEBP, HEIC oder PDF.
• Ein Schaden in einem Protokoll geht als Werkstattauftrag mit dem Status Gemeldet an die Werkstatt (siehe Die Werkstatt).

Verwandte Seiten

• Züge und Umkoppeln.
• Die Fahrzeugkarte.
• Die Personenkarte: der Tab Ausrüstung.
• Kraftstoff: Tankkarten in Tankdateien.