Fahrtenblätter und Fahrtenbuch

Ein Fahrtenblatt ist die Aufzeichnung eines Lkw über einen Zeitraum: Kilometer aus GPS und aus Aufträgen, Tonnenkilometer, der Kilometerstand, die Strecke, Kraftstoff gegen die Norm, Grenzübertritte, Spesen und die Besatzung. Quanty erstellt es von selbst aus dem, was es schon hat; niemand tippt am Monatsende ein Fahrtenblatt ab, Sie prüfen es und schließen es ab. Für einen Pkw oder Transporter mit vollem Vorsteuerabzug führt Quanty auf dieselbe Weise ein monatliches Fahrtenbuch.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Fahrtenblätter stehen auf der Fahrzeugkarte, Tab Fahrtenblätter.
• Alle können Blätter öffnen und drucken. Korrigieren, Aktualisieren und Abschließen erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Fuhrpark; ein abgeschlossenes Blatt wieder öffnen ist Sache eines Administrators.
• Je reicher Ihre Daten, desto vollständiger das Blatt: Telematik für GPS-Kilometer und Grenzübertritte, Aufträge der eigenen Flotte mit dem Warengewicht für Tonnenkilometer, Tankkartendateien und die Verbrauchsnorm des Fahrzeugs für den Verbrauch (siehe Kraftstoff).

Welches Fahrzeug was führt

Der Tab Fahrtenblätter

„GPS-Kilometer, Aufträge, Kraftstoff und Grenzübertritte des Fahrzeugs in einem Zeitraum.“ Die Pfeile und Dieser Monat wählen den Monat. Jedes Blatt zeigt Nummer, Zeitraum, Fahrer (zwei Namen bei einer Doppelbesatzung), Status, GPS-km und Kraftstoff. Ein Klick auf ein Blatt öffnet es.

• Blätter werden als KD/0001/10/2026 nummeriert, pro Monat gezählt.
• Ein Blatt entsteht, sobald der Monat begonnen hat und es etwas darauf einzutragen gibt: „Dieser Monat hat noch nicht begonnen: das Blatt entsteht, sobald er beginnt.“
• Während es entsteht: „Das Fahrtenblatt entsteht aus GPS, Aufträgen und Tankkarten…“

Ein Blatt pro Monat oder pro Zug

TMS-Einstellungen, Fahrtenblätter und Prämien, Zeitraum eines Fahrtenblatts entscheidet, wie die Blätter geschnitten werden (Administratoren):

Ein Monat behält den Zeitraum, mit dem er begonnen hat. Wird der Zug eines Blatts, das pro Zug erstellt wurde, wegkorrigiert, wandern seine Kilometer und sein Kraftstoff auf das Blatt des korrigierten Zugs, und das alte Blatt wird nicht abgeschlossen: „Der Gespannzeitraum dieses Blatts wurde storniert: Kilometer und Kraftstoff stehen jetzt auf dem Blatt des korrigierten Gespanns.“

Was ein Blatt enthält

Der Kopf zeigt Nummer, Status, Kennzeichen, Zeitraum und Fahrer, mit einer Zeile, die sagt, wo das Blatt steht.

Verbrauch gegen die Norm lautet zum Beispiel „33,9 l/100 km bei einer Norm von 29,0: 138,0 l über der Norm.“ Er wird von einer Volltankung bis zur nächsten gerechnet. Wenn das nicht geht: „Das Fahrzeug hat keine Verbrauchsnorm, daher lässt sich der Verbrauch nicht vergleichen.“, „In diesem Zeitraum gibt es keine GPS-Kilometer, daher lässt sich der Verbrauch nicht berechnen.“ oder „Der Verbrauch zählt von einer Volltankung bis zur nächsten, und in diesem Zeitraum gibt es keine.“

Status

Ein Blatt prüfen und abschließen

1. Öffnen Sie das Blatt des Vormonats (Status Zu prüfen).
2. Vergleichen Sie die Kilometer aus GPS und aus Aufträgen, den Kilometerstand und den Kraftstoff.
3. Fehlt etwas (eine spät hochgeladene Tankdatei, ein später abgeschlossener Auftrag), klicken Sie im Menü ⋯ auf Aktualisieren: „Blatt aktualisiert.“
4. Sind Kilometerstand oder Fahrer falsch, klicken Sie auf Daten des Blatts korrigieren (unten).
5. Klicken Sie auf Blatt abschließen: „Blatt abgeschlossen.“ Das Blatt zeigt „Abgeschlossen 02.11.2026 (Anna Kowalska)“.

Ein Blatt lässt sich nicht abschließen, solange sein Zeitraum läuft: „Der Zeitraum des Blatts läuft noch: Sie schließen es ab, wenn er vorbei ist.“ Wenn etwas es verhindert: „Vor dem Abschließen: …“.

Daten des Blatts korrigieren

Daten des Blatts korrigieren setzt von Hand Kilometerstand zu Beginn (km), Kilometerstand am Ende (km), Fahrer und Zweiter Fahrer. Was Sie setzen, übersteht jedes Aktualisieren; leeren Sie ein Feld, um zu dem zurückzukehren, was die Daten sagen. Das Ende darf nicht unter dem Beginn liegen: „Der Kilometerstand am Ende darf nicht kleiner sein als zu Beginn.“

Wieder öffnen

Ein Administrator klickt bei einem abgeschlossenen Blatt auf Wieder öffnen: „Die Zahlen des Blatts ergänzen sich wieder aus GPS, Aufträgen und Kraftstoff. Der Grund bleibt im Verlauf des Blatts.“ Der Grund ist Pflicht, zum Beispiel „eine Betankung von der Tankkarte fehlte“. Das Blatt zeigt dann „Wieder geöffnet: eine Betankung von der Tankkarte fehlte“.

Drucken

Drucken druckt das Blatt in Ihrer Sprache; In einer anderen Sprache drucken bietet Auf Polnisch, Auf Englisch und Auf Deutsch an; PDF herunterladen speichert es. Ein abgeschlossenes Blatt druckt jedes Mal dieselben Zahlen.

Das Fahrtenbuch für die Umsatzsteuer

Für einen Pkw oder Transporter hat das Fahrzeugformular Fahrzeug mit 100 % Vorsteuerabzug: Fahrtenbuch führen. Sein Hinweis sagt: „Quanty führt ein monatliches Fahrtenbuch aus GPS und Einträgen (polnisches Umsatzsteuergesetz, Art. 86a). Denken Sie an die Meldung VAT-26 beim Finanzamt.“

Der Tab Fahrtenblätter dieses Fahrzeugs enthält dann ein Fahrtenbuch pro Monat, nummeriert EP/0001/10/2026: „Fahrtenbuch für die Umsatzsteuer: GPS-Fahrten und Einträge mit dem Zweck jeder Fahrt.“

• Einträge im Fahrtenbuch listet jede Fahrt mit Nr., Datum, Zweck der Fahrt, Strecke (von, nach), Km und Fahrer, markiert mit „aus GPS“ oder „eingetragen“. Die Zusammenfassung lautet „Einträge: 18, zusammen 1.240 km“.
• Mit Telematik erscheinen Fahrten zwischen zwei Stopps von mindestens 15 Minuten (und mindestens 1 km) von selbst. Sie ergänzen ihren Zweck.
• Eintrag hinzufügen trägt einen von Hand ein: Datum der Fahrt (innerhalb des Monats des Fahrtenbuchs), Zweck der Fahrt (zum Beispiel „Kundentermin in Łódź“), Strecke (von, nach) („Warschau, Łódź, Warschau“), Gefahrene km (mehr als 0, höchstens 5.000) und den Fahrer.
• Eintrag korrigieren und Eintrag löschen stehen im Menü jedes Eintrags. „Der Eintrag verschwindet aus dem Fahrtenbuch, die Nummern der folgenden Einträge rücken nach.“ Eine GPS-Fahrt, die Sie löschen, wird nie wieder hinzugefügt.
• Das Fahrtenbuch nennt, was fehlt: „3 Einträge ohne Fahrtzweck“, „1 Eintrag ohne Fahrer“.
• Blatt abschließen schließt das Fahrtenbuch nur ab, wenn jeder Eintrag Datum, Zweck, Strecke, km und Fahrer hat: „Nicht jeder Eintrag hat Datum, Zweck, Strecke, Kilometer und Fahrer. Unvollständige Einträge: 3.“
• Ein Monat fasst bis zu 600 Einträge. Das Fahrtenbuch wird wie ein Fahrtenblatt gedruckt, auf Polnisch, Englisch oder Deutsch.

Das Fahrtenbuch zeigt, welchen Spalten es folgt und ab wann, markiert mit „Zu prüfen.“ Klären Sie die Form des Fahrtenbuchs und die Meldung VAT-26 mit Ihrer Buchhaltung: Quanty ist keine Steuerberatung.

Gut zu wissen

• Das Fahrtenblatt nennt den Kraftstoff über der Norm, wenn er auf mindestens 300 km von Volltank zu Volltank mehr als 15 % über der Norm liegt. Beide Werte sind die Prüfschwellen der Kraftstoffprüfung (standardmäßig 15 % und 300 km), eine Änderung dort gilt also auch für das Fahrtenblatt (siehe Kraftstoff).
• Spesen werden nicht auf dem Fahrtenblatt berechnet; das tun die Reisen der Fahrer, und das Blatt verlinkt sie.
• Ein Blatt pro Zug enthält eine Besatzung, was hilft, wenn sich zwei Besatzungen in einem Monat eine Zugmaschine teilen.
• Eine abgelehnte Aktion nennt den Grund: „Das Blatt ist abgeschlossen, seine Zahlen ändern sich nicht. Ein Admin kann es wieder öffnen.“, „Ein Fahrtenblatt entsteht erst, wenn der Monat begonnen hat.“

Verwandte Seiten

• Die Fahrzeugkarte: wo der Tab Fahrtenblätter steht.
• Kraftstoff: Betankungen, Normen und Verbrauch.
• Reisen und Spesen: die Spesen der Fahrer, die das Blatt verlinkt.
• Fahrerabrechnung: die Einstellungen Fahrtenblätter und Prämien.
• Telematik (GPS).