TMS: Rechnungen, Kosten und Zahlungen

Der Abschnitt Abrechnung der TMS-Leiste hat drei Seiten: Rechnungen (was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen), Frachtführerkosten (was Frachtführer und Lieferanten Ihnen in Rechnung stellen) und Bank und Zahlungen (Forderungen, Bank, Überweisungen und Kasse).

Rechnungen

Rechnungen öffnet sich auf Abzurechnen: gelieferte Aufträge, die abrechnungsbereit sind. Markieren Sie die Aufträge, klicken Sie Rechnung erstellen und wählen Sie Eine Rechnung pro Auftrag oder Eine Sammelrechnung. Die weiteren Tabs sind Offen (ausgestellt, noch nicht bezahlt) und Alle. Neue Rechnung ohne Auftrag deckt alles ab, was kein Transport ist (Hallenvermietung, Fahrzeugverkauf, Weiterberechnung): eine Rechnung, eine Proforma oder eine Belastungsanzeige, angelegt als Entwurf.

Eine Rechnung beginnt als Entwurf und bekommt ihre Nummer beim Ausstellen.

Rechnungsdatum: Eine Rechnung mit einem anderen Datum als heute fragt vorher. Eine Rechnung darf kein früheres Datum haben als eine Rechnung mit niedrigerer Nummer in derselben Nummernfolge; mit früherem Datum stellt sie nur ein Administrator aus, und der Grund bleibt in ihrem Verlauf.
Zahler: Jemand anderes als der Käufer kann die Rechnung bezahlen, und die Kreditlinie zählt dann beim Zahler.
Positionen: Namen, PKWiU, Mengen und Preise. Unter jeder Position zeigt der Ausdruck die bei der Ausstellung eingefrorenen Transportdaten: Lade- und Entladedatum, Route, Kennzeichen (abschaltbar) und die Auftragsnummer des Kunden.
Fremdwährung: Der Ausdruck enthält die MwSt.-Zusammenfassung und den NBP-Vermerk, zum Kurs nach den Bedingungen des Kunden.
Factoring druckt das Konto des Factors und die Abtretungsklausel.
Korrektur erstellt eine Korrekturrechnung, die die korrigierte Rechnung und deren KSeF-Nummer nennt und, wenn sich die Daten der Firma oder des Käufers seitdem geändert haben, die Parteien so, wie die korrigierte Rechnung sie gedruckt hat.
Ähnliche erstellen, Als versendet markieren, Rechnung stornieren und Zahlung erfassen stehen im Menü der Rechnung.

Zahlungsziele

Die Fälligkeit folgt den Rechnungsbedingungen des Kunden (siehe TMS: Kunden und Frachtführer): Tage ab Rechnungsdatum oder ab Zustellung der Dokumente, Monatsende, ein festes Datum oder in blanco. Sie wird einmal berechnet, beim Ausstellen oder wenn die fehlenden Dokumente eintreffen, und weder Druck noch Nachdruck, Versandmarkierung, E-Mail oder Bearbeitung verschieben sie. Eine Rechnung in blanco ist nie überfällig und wird nie angemahnt. Skontostufen werden als Hinweise auf der Rechnung gedruckt.

Ausdrucke

Eine ausgestellte Rechnung mit geöffnetem Menü Drucken: Polnisch, Polnisch und Englisch, Polnisch und Deutsch, Kopie, Duplikat und PDF herunterladen

Drucken bietet Polnisch, Polnisch und Englisch und Polnisch und Deutsch. Die Hauptschaltfläche druckt in der Rechnungssprache des Käufers, im Menü als Käufer markiert; für einen Käufer mit der Rechnungssprache Englisch oder Deutsch steht Englisch oder Deutsch oben in der Liste und ist die Vorgabe. Kopie und Duplikat drucken ein weiteres Exemplar; ein Duplikat trägt DUPLIKAT und das heutige Duplikatdatum. PDF herunterladen erzeugt dieselbe Rechnung als PDF. Jeder Ausdruck enthält den Betrag in Worten, das Bankkonto für die Rechnungswährung, eine Fußzeile in den Sprachen des Ausdrucks und den Namen der Person, die sie ausgestellt hat. Ein Entwurf druckt als Entwurf, für einen Probedruck muss er also nicht ausgestellt werden. Ein Druck ändert nie ein Datum.

TMS-Einstellungen, Firma und Nummerierung, Rechnungsausdruck (Administratoren) enthält ein Bankkonto pro Währung (mit Bank und SWIFT), die Fußzeile auf Polnisch, Englisch und Deutsch sowie die Schalter für Transportdaten und Kennzeichen.

KSeF

An KSeF senden legt eine ausgestellte Rechnung in die KSeF-Verbindung Ihrer Organisation, wo sie wartet: Ein Mensch bereitet sie vor, prüft sie und sendet sie auf dem KSeF-Bildschirm, mit allen Prüfungen aus dem KSeF-Leitfaden (das Senden schaltet ein Administrator ein, zuerst die Testumgebung, auf Produktion ein zweiter Administrator). Aus der Liste lassen sich mehrere Rechnungen auf einmal senden. Ergebnis und KSeF-Nummer überträgt Quanty von selbst auf die Rechnung.

Eine Rechnung mit mehreren Positionen und eine Korrektur gehen nicht über die Versandtabelle: Die Rechnung sagt „Diese Rechnung in KSeF von Hand ausstellen“ und listet die Felder zum Übertragen, und die KSeF-Nummer tragen Sie danach ein.
Eine Rechnung mit einem anderen Datum als heute fragt vor dem Senden, damit ein vergessener Entwurf KSeF nicht mit einem alten Datum erreicht.
Der Ausdruck zeigt den KSeF-Code (QR) nur für eine von KSeF angenommene Rechnung. Eine Nummer aus der Test- oder Demo-Umgebung von KSeF wird als Testumgebung gekennzeichnet.

Frachtführerkosten

Frachtführerkosten enthält Frachtführerrechnungen und andere Kosten, auf den Tabs Zu prüfen, Zu zahlen, Bezahlt und Alle.

Aus KSeF: Ist die automatische Aktion Kosten aus KSeF eingeschaltet, werden Eingangsrechnungen aus KSeF von selbst zu Frachtführerkosten, und Quanty ordnet sie Aufträgen zu. Aus KSeF holen holt einen gewählten Zeitraum oder eine Gesellschaft sofort. Lieferanten, die Sie per NIP ausschließen (Tankkarten, Leasing, eigene Gesellschaften), werden nie zu Kosten.
Kosten erfassen trägt Kosten von Hand ein, auf Wunsch mit ihrem Auftrag, damit Quanty sie mit dem vereinbarten Satz vergleicht.
Eine Abweichung innerhalb der Toleranz und die Zuschläge auf Ihrer Liste gehen ohne Rückfrage durch; alles andere wartet unter Zu prüfen. Kosten mit Abweichung freizugeben verlangt ein Häkchen und eine Begründung.

Die Kostenkarte

Die Kostenkarte zeigt den Lieferanten, die Beträge mit PLN zum NBP-Kurs, die Kostenart, das Fahrzeug und die Kostenstelle (MPK), das Zahlungsziel ab den Dokumenten, ihre Dateien, ihre KSeF-Rechnung, ihre Korrekturen und Wer was getan hat (freigegeben, Überweisung vorbereitet, Zahlung akzeptiert, bezahlt, an die Buchhaltung übergeben).

Eine Rechnung für mehrere Aufträge: Eine Sammelrechnung eines Frachtführers wird Position für Position zugeordnet. Weisen Sie die Aufträge zu oder bestätigen Sie, was die KI vorschlägt, und der Tab Abrechnung jedes Auftrags zeigt seinen Anteil.
Auf Fahrzeuge aufteilen: für eine Flottenrechnung, etwa zwölf Reifen für drei Lkw. Gleichmäßig aufteilen verteilt den Nettobetrag auf den Cent, Vorschlagen liest Kennzeichen und Wörter aus den KSeF-Positionen, und KI fragen hilft, wenn die KI eingeschaltet ist. Eine Summe, die nicht aufgeht, wird mit den Zahlen abgelehnt. Nach der Freigabe der Rechnung ist jede Position Kosten ihres Fahrzeugs, und eine Position kann eine Garantie tragen (bis zu einem Datum oder für eine Zahl von km). Aufteilung entfernen im Menü der Karte stellt die Rechnung wieder her. Die Frachtführerrechnung eines Auftrags wird nie auf Fahrzeuge aufgeteilt.
Ins Lager einbuchen bucht die Teile der Rechnung ins Teilelager, und Aus der Kasse bezahlen bezahlt sie bar. Siehe TMS: Flotte und Werkstatt.

Auf Fahrzeuge aufteilen: drei Positionen, eine je Lkw, mit Kategorie, Nettobetrag, Menge und Garantie bis zu einem Datum

Als an die Buchhaltung übergeben markieren im Export für die Buchhaltung versieht jede exportierte Kostenposition mit einem Stempel. Danach lässt sie sich nicht mehr bearbeiten oder neu bewerten; zurückholen kann sie nur ein Administrator, mit Grund, und der nächste Export nimmt sie wieder mit.

Bank und Zahlungen

Bank und Zahlungen hat die Tabs Forderungen, Bank, Überweisungen und Kasse.

Forderungen: offene und überfällige Rechnungen, nach Rechnungen, nach Kunde oder als Zahlungseingänge.
Bank: Kontoauszug importieren (MT940, camt.053 oder CSV aus Ihrer Bank, bis 5 MB; früher importierte Überweisungen werden übersprungen). Quanty schlägt vor, welche Rechnungen und Kosten jede Überweisung bezahlt. Überweisungen sind Zuzuordnen, Zugeordnet oder Übersprungen.
Überweisungen: Zahlungsläufe für freigegebene Kosten, auf das Standardkonto jedes Frachtführers, mit der Prüfung gegen die MwSt.-Weißliste. Über einem eingestellten Betrag akzeptiert eine zweite Person, nicht die, die den Lauf vorbereitet hat, die Zahlung (Zahlung akzeptieren).

Erinnerungen und Zinsen

Zahlungserinnerung auf einer Rechnung und die automatische Aktion Zahlungserinnerungen schreiben dem Kunden eine höfliche Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp, zuerst an die Adresse der Kontaktperson. Die automatische Aktion bereitet jede Erinnerung vor, die ein Mensch liest und sendet, außer sie steht auf Automatisch. Eine archivierte Kontaktperson bekommt nie eine.
Sagt ein Kunde die Zahlung für einen bestimmten Tag zu, warten die Erinnerungen bis zu diesem Tag; eine nicht gehaltene Zusage wird als gebrochen markiert.
Zinsnote berechnet die gesetzlichen Verzugszinsen im Geschäftsverkehr und die Entschädigung für Beitreibungskosten zu einer Rechnung. Prüfen Sie die Berechnung, bevor Sie die Note drucken, und bestätigen Sie die Sätze mit Ihrer Buchhaltung.

Kasse

Kasse führt Kassen, jede in einer Währung, mit Belegen KP (Einnahme) und KW (Ausgabe): Vorschüsse für Fahrer und ihre Abrechnung, Barausgaben, bar bezahlte Rechnungen, Erstattungen und Bankeinzahlungen oder -abhebungen.

Neuer KP/KW erstellt einen Beleg. Ein Beleg wird nie bearbeitet oder gelöscht: Ein Fehler wird mit einem Storno und einem Grund umgekehrt, und beide bleiben in der Liste.
Der Saldo fällt nie unter null, auch nicht bei einem rückdatierten Beleg oder zwei Auszahlungen im selben Moment.
Aus der Kasse bezahlen auf einer Kostenposition bezahlt ihre Rechnung bar; ein Storno macht sie wieder unbezahlt.
Jeder Beleg wird mit dem Betrag in Worten gedruckt. Ein Foto der Quittung kann die KI lesen, wenn die KI eingeschaltet ist.
Die Fahrerkarte zeigt seine Belege unter Kasse.