TMS: Flotte und Werkstatt

Der Abschnitt Flotte der TMS-Leiste enthält Ihre eigenen Fahrzeuge und alles, was sie auf der Straße hält: Fahrzeuge und Züge, Personal (siehe TMS: Personal, Reisen und Arbeitszeit), Karte (siehe Flottenkarte) und Werkstatt.

Fahrzeuge und Züge

Fahrzeuge und Züge zeigt „Fahrzeuge, Auflieger und die Züge unterwegs“ auf den Tabs Zugmaschinen, Auflieger, Pkw und Transporter und Alle, in drei Ansichten:

Liste: Kennzeichen, Typ, Marke und Modell, VIN, Zug, Position, Status und die nächste Frist.
Züge: welche Zugmaschine gerade mit welchem Auflieger und Fahrer fährt.
Fristen: ein Kalender für Versicherungen, Untersuchungen und Tachographenprüfungen, gefiltert nach dem, was in 30 Tagen oder in 7 Tagen abläuft oder bereits abgelaufen ist.

Fahrzeug hinzufügen, Mit Telematik verknüpfen, Aus Telematik importieren und Flottenkarte öffnen stehen in den Aktionen der Seite. Wie Sie einen Anbieter verbinden, beschreibt Telematik (GPS).

Einen Zug umkoppeln

Ein Zug ist eine Zugmaschine mit Auflieger, Fahrer und zweitem Fahrer ab einem bestimmten Zeitpunkt. Umkoppeln (auf der Fahrzeugkarte oder in der Ansicht Züge) beginnt einen neuen Zug zum gewählten Zeitpunkt, und der alte endet im selben Moment. Jedes Umkoppeln bleibt in der Zug-Historie und lässt sich mit Begründung rückgängig machen; gelöscht wird nichts.

Quanty schlägt Umkopplungen auch vor. Sagt ein Auftrag, die Fahrerkarte im Tachographen (über die Telematik) oder Ihr bisheriges TMS, dass eine Zugmaschine mit einem anderen Auflieger oder Fahrer fährt als im Fuhrparkregister, wartet ein Vorschlag unter Züge zum Prüfen, vorher und nachher mit Kennzeichen und Namen. Ändern wendet einen an, Alle aus Aufträgen ändern wendet jeden Vorschlag aus Aufträgen an, und Nur dieser Auftrag behält den Zug und hält den Auftrag als Ausnahme fest.

Die Fahrzeugkarte

Die Karte einer Zugmaschine: Übersicht mit Mobilitätspaket, Fahrzeugdaten, Position, aktuellem Zug, offenem Service und den Kosten der letzten 30 Tage

Die Tabs der Karte sind Übersicht, Zustand, Dokumente und Policen, Service und Kosten und Verlauf.

Übersicht: die Fahrzeugdaten (Typ, VIN, Marke und Modell, Baujahr, Zulassung, Niederlassung, Kostenstelle, Anlagennummer, Eigentum und Leasing), die Position, Zug jetzt mit Umkoppeln, der offene Service und die letzten 30 Tage: Kosten, Kilometer aus der Telematik und die Kosten pro Kilometer. Im internationalen Verkehr auch das Mobilitätspaket: Kabotage, Rückkehr zur Niederlassung und das Auslesen des Tachographen (siehe TMS: Personal, Reisen und Arbeitszeit).
Zustand: eine Bewertung und was Aufmerksamkeit braucht, der Reifen auf jedem Rad und die Befunde aus Telematik und Werkstatt.
Dokumente und Policen: Legen Sie einen Scan ab, und Daten auslesen trägt die Daten aus dem Dokument ein (bei eingeschalteter KI; aus dem Dokument gelesene Felder sind markiert, und Sie prüfen sie vor dem Speichern). Hier liegen Policen (mit Verlängerung) und Fristen, und jede Frist steht im Fristenkalender der Flotte und unter Vorgänge, bevor sie abläuft.
Service und Kosten: Werkstattaufträge, Flottenkosten, Schäden und Unfälle und Kosten mit Garantie. Die Karte hat außerdem ein Kraftstofffeld mit den Verbrauchsnormen und der Tankgröße des Fahrzeugs.
Verlauf: jede Änderung in einfachen Worten.

Reifen

Werkstatt, Reifen ist das Reifenregister. Reifen aufnehmen erfasst sie per Seriennummer (ein Reifen pro Nummer) oder per Anzahl. Jeder Reifen zeigt, wo er ist, seine Kilometer, sein Profil und seine Kosten pro Kilometer, und die Reifenkarte zeigt seine ganze Geschichte: montieren, abmontieren, auf ein anderes Rad, Profil messen, Runderneuerung, Reklamation und Verschrotten.

Auf der Fahrzeugkarte öffnet ein Klick auf ein Rad unter Zustand seinen Reifen: Montieren, Profil messen, Auf ein anderes Rad oder Abmontieren. Ein Profil auf oder unter dem Firmenminimum (standardmäßig 3 mm, änderbar) zeigt einen Alarm und einen Vorgang, und 1,6 mm ist kritisch. Eine neuere Messung gewinnt immer gegen eine ältere, egal in welcher Reihenfolge sie eingegeben werden.

Schäden und Garantien

Service und Kosten, Schäden und Unfälle, Schaden melden hält fest, was passiert ist, wann und wo, wer schuld war, den Fahrer (standardmäßig den aus dem Zug des Fahrzeugs in diesem Moment), die Gegenseite, die Police (ihr Versicherer und die Selbstbeteiligung werden übernommen), die Schadennummer des Versicherers und den Polizeivermerk. Schäden werden als SZK/0001/2026 nummeriert; Ladungsreklamationen an Aufträgen behalten ihre eigenen REK-Nummern.

Reparatur beauftragen eröffnet einen Werkstattauftrag für den Schaden.
War Ihr Fahrer schuld, sagt das Formular es und hält den Betrag am Schaden fest, damit Ihre Firma ihn bei Prämien und Abzügen des Fahrers berücksichtigen kann. Quanty zieht nichts ab.
Unfallbericht einlesen (optionale KI) liest einen Scan des Unfallberichts und füllt das Formular. Gespeichert wird erst, wenn Sie speichern.

Eine Garantie wird auf einer Position einer aufgeteilten Rechnung, auf Fahrzeugkosten oder auf einem Werkstattauftrag für Reparatur oder Reifen festgehalten, bis zu einem Datum oder für eine Zahl von Kilometern. Kosten mit Garantie zeigt sie auf der Fahrzeugkarte, und eine spätere Reparatur innerhalb einer Garantie erzeugt den Hinweis Garantiefall möglich. Eine Kilometergarantie prüft Quanty nur dort, wo der Kilometerstand bekannt ist; sonst sagt die Karte, dass er unbekannt ist.

Kraftstoff

Werkstatt, Kraftstoff liest die Transaktionsdateien Ihrer Tankkarten.

Kartendatei hochladen: Voreinstellungen für DKV, E100, Shell, UTA, IDS, Orlen und Eurowag oder jede CSV- oder XLSX-Datei über eine Spaltenzuordnung. Die Datei wird zuerst ohne KI gelesen; für einen neuen Anbieter kann die KI die Zuordnung einmal vorschlagen (bei eingeschalteter KI), und ein Mensch speichert sie.
Vorschau, dann speichern. Jede Betankung landet auf einem Fahrzeug über den Fahrer der Karte und dessen Zug zu diesem Zeitpunkt, über das Fahrzeug der Karte oder über das Kennzeichen. Eine abgelehnte Zeile sagt warum. Eine zweimal importierte Datei fügt nichts hinzu, und ein korrigierter Betrag, Steuersatz oder Storno bucht eine Betankung nie doppelt.
Verbrauch pro Fahrzeug wird von Volltank zu Volltank gegen die saisonalen Normen des Fahrzeugs (oder der Firma) gerechnet, mit der Strecke aus dem Kilometerstand oder der Telematik und AdBlue als Anteil am Diesel. Markieren Sie Kraftstoffkosten bei Bedarf als Volltank.
Auffällige Betankungen werden zu Vorgängen: mehr, als der Tank fasst, zwei Betankungen mit einer Karte kurz hintereinander, eine Betankung in einem Land, in dem das Fahrzeug nicht war, ein Abschnitt über der Norm. Prüfschwellen legt die Grenzen fest.
Rechnungen der Kartenanbieter rechnen die Kartenzeilen desselben Monats ab, damit Kraftstoff nie doppelt zählt, und eine Differenz zwischen Rechnung und Kartenzeilen wird angezeigt.

Der Bericht Umweltgebühr rechnet Liter über die Kraftstoffdichte in Tonnen um und multipliziert sie mit den Sätzen, die ein Administrator unter Sätze der Umweltgebühr einträgt. Quanty hat keine eingebauten Sätze: Sie übernehmen sie aus der jährlichen Bekanntmachung für das Abrechnungsjahr, und ein fehlender Satz wird als fehlend angezeigt, nie als null. Die verwendeten gesetzlichen Werte (Dichte, die Schwelle, unter der nichts zu zahlen ist) stehen mit ihrer Quelle da und sind als zu prüfen markiert: Bestätigen Sie sie mit Ihrer Buchhaltung.

Ausrüstung und Übergabe

Werkstatt, Ausrüstung listet, was Personen haben: Telefone, Karten, Werkzeug, mit Inventarnummer, IMEI, ICCID, Telefon-, SIM- und Kartennummer, Rechnungsnummer, Kauf- und Entsorgungsdatum. Gesucht wird nach jeder Nummer, Leerzeichen spielen keine Rolle. Jede Ausgabe und Rückgabe hat ein nummeriertes Protokoll, am Bildschirm oder per hochgeladenem Scan unterschrieben, zum Drucken.

Übergabeprotokoll eines Fahrzeugs: wer übernimmt, Datum und Uhrzeit, Kilometerstand, Kraftstoff und AdBlue, Zug umkoppeln, die Checkliste und ein Schaden mit Foto

Das Übergabeprotokoll eines Fahrzeugs (PZO/0001/2026) hält Kilometerstand, Kraftstoff und AdBlue, eine Checkliste, Schäden mit Fotos (ein neuer Schaden geht als Meldung an die Werkstatt) und eine Unterschrift fest. Mit eingeschaltetem Zug umkoppeln koppelt die Übergabe an einen anderen Fahrer den Zug im selben Schritt um, und das lässt sich rückgängig machen. Das Protokoll wird auf Polnisch, Englisch oder Deutsch gedruckt und steht bei den Dokumenten des Fahrzeugs.

Werkstatt

Werkstatt ist „Service, Flottenkosten, Teile und Ausrüstung“, auf den Tabs Werkstattaufträge, Flottenkosten, Kraftstoff, Kostenübersicht, Lager, Reifen und Ausrüstung.

Werkstattaufträge laufen auf einem Board. Ein Auftrag gilt einem eigenen Fahrzeug, einem Kundenfahrzeug oder einer Investition. Er hat Positionen für Arbeitszeit (eingegebene Stunden oder eine Start-Stopp-Uhr, die nie mehr als 24 Stunden aufzeichnet) und Teile über Teile ausgeben und Teile zurückgeben. Ein Kundenauftrag erstellt einen Rechnungsentwurf für Teile und Arbeitszeit. Ein Administrator kann eine vergessene Uhr anhalten, und ein Auftrag wird nicht abgerechnet, solange eine Uhr auf ihm läuft.
Mein Tag zeigt einem Mechaniker seine Aufträge des Tages, mit Start, Pause und Fertig, und funktioniert auf dem Handy.
Flottenkosten und Kostenübersicht: alle Kosten nach Fahrzeug und Kategorie: Kraftstoff, Maut, Reparaturen, Leasing und der Rest.

Teilelager

Lager führt ein oder mehrere Lager mit nummerierten Belegen: PZ (Eingang), RW (Ausgabe), ZW (Rückgabe) und PW/RW bei einer Inventur.

Einbuchen: von Hand oder aus einer freigegebenen Eingangsrechnung mit Ins Lager einbuchen auf der Kostenkarte.
Ausgeben: Ein Beleg kann mehrere Fahrzeuge, Personen oder Werkstattaufträge abdecken, etwa zwölf Reifen für drei Auflieger als 4 + 4 + 4. Jede Position an ein Fahrzeug wird zu Kosten dieses Fahrzeugs, zum gleitenden Durchschnittspreis. Die Ausgabe von Kraftstoff bucht Kraftstoffkosten.
Rückgabe ans Lager fragt, wer zurückgibt, nimmt nie mehr zurück, als diese Person, dieses Fahrzeug oder dieser Auftrag hält, und schreibt den berechneten Preis gut.
Inventur, ein gedrucktes Ausgabeprotokoll (Polnisch, Englisch oder Deutsch) und der Bericht Materialverbrauch: wer wie viel genommen hat und was es gekostet hat, abzüglich Rückgaben, auch als Excel. Die Fahrerkarte zeigt unter Aus dem Lager genommen, was er genommen hat.

Ausgabe aus dem Lager: ein Beleg mit drei Positionen, Reifen für zwei Lkw und Arbeitshandschuhe für eine Person, mit dem Lagerbestand