Personenbezogene Daten

Für eine Anfrage zu den Daten eines Fahrers oder Mitarbeiters hat ein Administrator auf der Personenkarte zwei Aktionen: Fahrerdaten herunterladen, eine Datei mit allem, was Quanty über die Person speichert, und Anonymisieren, das die persönlichen Angaben endgültig löscht. Diese Seite beschreibt genau, was jede Aktion tut, wer vorher was sehen kann und was danach nicht mehr zurückkommen kann. Sie beschreibt die App, nicht das Gesetz: Was Ihre Firma aufbewahren muss und wie lange, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Bevor Sie beginnen

Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Beide Aktionen stehen im Menü ⋯ der Personenkarte, nur für Administratoren („Das kann nur ein Administrator.“).
Keine der beiden Aktionen ist über den Chat möglich.
Dieselben Aktionen gibt es für eine Kontaktperson eines Kunden oder Frachtführers auf der Karte des Geschäftspartners (siehe Die Karte des Geschäftspartners).

Wer was sieht, im Alltag

Alle in der Organisation sehen das Personalregister, die Karten und die Daten jedes Dokuments.
Ärztliche Untersuchungen, psychologische Untersuchungen und Ausweise oder Reisepässe sind privat: Nur Administratoren und die Person, die sie hinzugefügt hat, können die Datei öffnen, und jedes Öffnen wird im Verlauf der Karte festgehalten (siehe Die Personenkarte).
Tachographendateien und die PDFs von Entsendeerklärungen sind in Dateien ebenfalls privat, und jedes Öffnen einer Tachographendatei wird festgehalten.
Quanty speichert nie eine PESEL und nie die Nummer eines Personalausweises oder Reisepasses.
Scans der Dokumente einer Person werden 5 Jahre nach ihrem Ablauf aufbewahrt und lassen sich vorher nicht löschen.

Fahrerdaten herunterladen

Öffnen Sie die Personenkarte, ⋯, Fahrerdaten herunterladen.
„Eine JSON-Datei mit allem, was Quanty über diese Person speichert: Karte, Dokumente (Namen und Daten, ohne die Dateien), Abwesenheiten, Reisen, Ausgaben, Vorschüsse, Lohn, Gespanne, gefahrene Aufträge, Nachrichten und der Verlauf. Der Download wird im Verlauf vermerkt.“
Klicken Sie auf Datei herunterladen. „Die Datei ist heruntergeladen.“

Die Datei enthält in Teilen: die Person, Aufträge, Dokumente, Abwesenheiten, Urlaubsstände, Reisen, Geld (Vorschüsse, Ausgaben, Lohnpositionen), Züge, das Mobilitätspaket, Tachographendateien, Nachrichten, Schäden, Kassenbelege, Telematik, Erinnerungen, Links, Vorlagen und den Verlauf. Jeder Teil enthält die neuesten 1.000 Zeilen und sagt, wie viele es insgesamt sind und ob er gekürzt wurde. Die Dateien selbst (Scans, Fotos) sind nicht enthalten.

Anonymisieren

Öffnen Sie die Personenkarte, ⋯, Anonymisieren.
Lesen Sie, was passieren wird (unten).
Geben Sie den vollständigen Namen der Person ein: „Zur Bestätigung den vollständigen Namen eingeben: Marek Zieliński“.
Klicken Sie auf Endgültig anonymisieren. „Die Daten des Fahrers sind gelöscht.“

Was gelöscht wird

„Name, Telefonnummern, E-Mail, Geburtsdatum, Personalnummer, Fahrerkartennummer, Notizen und die GPS-Kennung werden endgültig gelöscht. Die Karte zeigt ‚Kierowca usunięty‘, und der Fahrer erhält keine neue Arbeit mehr.“

Der Name wird zu „Kierowca usunięty“, die Karte zeigt Daten gelöscht, und die Person wird Inaktiv.
Das Diensttelefon, das Privattelefon, die E-Mail, das Geburtsdatum, das Personenkürzel, die Fahrerkartennummer, die Notizen, die Verknüpfung mit dem Fahrer der Telematik und die Verknüpfung mit einem Benutzerkonto werden geleert.
Die Nummer der Person wird aus den Nachrichten an sie und aus den Palettennachrichten, die sie gesendet hat, entfernt.

Was sofort passiert

„Der Link für den Fahrer funktioniert sofort nicht mehr: Wer ihn öffnet, sieht, dass er abgelaufen ist.“
„Erinnerungen, die noch an ihn gehen sollten, werden storniert, und wiederkehrende Aufträge tragen ihn nicht mehr ein.“
Er kann nicht mehr in einen Zug oder einen Auftrag gesetzt werden: „Die Daten dieses Fahrers wurden gelöscht (DSGVO), daher kann er keine neue Arbeit erhalten. Bitte einen anderen Fahrer wählen.“

Was bleibt

„Was bleibt, weil das Gesetz es verlangt: die Aufträge und ihr Verlauf, Geldbelege (Abrechnungen, Vorschüsse, Ausgaben), Dokumente mit ihren Dateien. Alte Verlaufszeilen behalten den Namen, mit dem sie geschrieben wurden.“ Auch Züge, Reisen, Schäden und die Karte selbst bleiben, unter dem neuen Namen.

Wann es abgelehnt wird

Meldung	Warum
„Der Fahrer hat noch offene Arbeit oder offenes Geld: offene Aufträge: 2, nicht ausgezahlte Reisen: 1. Bitte zuerst abschließen oder abrechnen.“	Offene Aufträge, ein offener Zug, nicht ausgezahlte Reisen, nicht abgerechnete Vorschüsse oder Ausgaben.
„Diese Person kommt aus einem anderen System, das ihre Daten sendet oder wieder senden kann. Bitte zuerst dort löschen oder die Verbindung beenden.“	Die Person kommt aus einem verbundenen System wie Marcos TMS, das sie noch sendet.
„Die Daten dieser Person sind bereits gelöscht.“	Schon erledigt.
„Der eingegebene Name ist nicht der Name der Person.“	Die Bestätigung stimmt nicht überein.

Was nicht mehr zurückkommen kann

Gelöschte Angaben lassen sich nicht wieder eintragen: „Die Daten dieser Person wurden gelöscht (DSGVO): Name, Telefonnummern, E-Mail und die anderen gelöschten Angaben können nicht erneut eingetragen werden. Die übrigen Felder lassen sich weiter ändern.“

Sie kommen auch nicht auf anderem Weg zurück:

In der Paletten-Einrichtung lassen sich Nummer oder E-Mail-Adresse des Fahrers nicht mehr speichern oder koppeln (siehe Palettenbelege von Fahrern).
Unter Unterschiede zu Marcos TMS wird das Übernehmen einer gelöschten Angabe aus Marcos TMS abgelehnt (siehe Unterschiede zu Marcos TMS).
Ein Dokument, das die Fahrerkartennummer wieder setzen würde, wird abgelehnt.
Für ihn lassen sich keine neue Reise, kein Vorschuss, kein Beleg, keine Prämie und kein Abzug mehr hinzufügen; eine noch wartende Prämie oder ein wartender Abzug lässt sich nur ablehnen.
Prämien und Abzüge vorschlagen und Reisen bilden sagen, wenn sie einen Fahrer mit gelöschten Daten ausgelassen haben: „1 Fahrer ausgelassen: Seine Daten wurden gelöscht (DSGVO), daher keine neuen Reisen.“

Gut zu wissen

Fahrer löschen ist nicht dasselbe: Es entfernt die Person aus Listen und Auswahlen, behält aber die persönlichen Angaben. Nutzen Sie Anonymisieren, um sie zu löschen.
Der Download und das Anonymisieren werden beide im Verlauf der Person festgehalten, mit der Person, die es getan hat.
Eine Kontaktperson eines Geschäftspartners wird auf dieselbe Weise anonymisiert: „Name, E-Mail, Telefon und WhatsApp werden endgültig gelöscht. Die Person wird archiviert.“

Keine Rechtsberatung

Quanty tut, was diese Seite beschreibt. Welche Daten Ihre Firma aufbewahren muss, wie lange und wie Sie auf die Anfrage einer Person antworten, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.