Dokumente und Scans

Ein Auftrag wird fakturiert, sobald seine Papiere da sind: das CMR, der Zustellnachweis und was er sonst braucht. Unter Disposition, Dokumente fassen Sie ihnen nach: Fehlende Dokumente listet die zugestellten Aufträge, die noch auf Papiere warten, die dringendsten zuerst, mit Erinnerungen an den Frachtführer oder den Fahrer, und Scans zuordnen enthält die hochgeladenen Dateien und Fotos der Fahrer, die noch zu keinem Auftrag gehören. Jeder Auftrag behält seine eigenen Dokumente auf seinem Tab Dokumente.

Bevor Sie beginnen

Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Öffnen Sie Disposition, Dokumente in der TMS-Leiste; der Zähler in der Seitenleiste zählt die Aufträge, die auf Dokumente warten.
Alle in der Organisation können die Dokumente ansehen. Dokumente hinzufügen, akzeptieren und zuordnen erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Disposition. Erinnerungen an Frachtführer und Fahrer gehören zum Modul Finanzen (siehe TMS-Module).
Welche Dokumente verlangt werden und die Rechnungsfrist legt ein Administrator unter TMS-Einstellungen, Dokumente und Kosten fest.

Welche Dokumente ein Auftrag braucht

Dokument	Verlangt, wenn
CMR und Zustellnachweis	Immer, außer Ihre Organisation hat die Regel geändert.
Thermografausdruck	Der Auftrag braucht einen Kühlauflieger oder hat einen Temperaturbereich.
Palettenschein	Eine Warenzeile hat Palettentausch.

Der Dokumentenstatus eines Auftrags ist Fehlen, Unvollständig, Vollständig oder Nicht nötig. Es zählen nur erhaltene oder akzeptierte Dokumente; unvollständige und abgelehnte nicht. Ein von der KI geprüfter Scan zählt auch für jede Dokumentart, die darin gefunden wurde.

Die Rechnungsfrist ist ein Tag des Monats nach der Zustellung: der 15., außer ein Administrator hat einen anderen Tag gewählt (1 bis 28). Ein Auftrag mit Ohne Rechnung hat keine Frist.

Fehlende Dokumente

„Aufträge, die noch auf ihre Papiere warten, die dringendsten zuerst“. Die Liste enthält die Aufträge im Status Zugestellt oder Dokumente, deren Dokumente nicht vollständig sind, und Frachtführeraufträge, die nach ihrer letzten Entladung noch unterwegs sind.

Dringlichkeit	Wann
Überfällig	Die Rechnungsfrist ist vorbei, oder das vom Frachtführer zugesagte Datum ist vorbei.
Frist nah	Die Frist liegt innerhalb von 7 Tagen.
Wir warten	Alles andere.

Die Schaltflächen Alle, Überfällig, Frist nah und Wir warten filtern nach Dringlichkeit, jeweils mit Zähler. Nach Betreuer zeigt, wie viele überfällige Aufträge jede Person betreut („3 überfällig“, Ohne Betreuer). Auftrag, Kunde, Frachtführer oder Referenz sucht, Meine behält Ihre eigenen Aufträge, und Wer fuhr wählt Eigener Fuhrpark oder Frachtführer.

Spalte	Was sie zeigt
Auftrag	Die Nummer und den Kunden.
Strecke und Entladung	Die Route und „entladen 30.10.2026“.
Frachtführer / Fahrer	Wer ihn gefahren hat, oder Nicht zugewiesen.
Fehlt	Die fehlenden Arten oder „nichts fehlt“.
Unvollständige Scans	Als unvollständig markierte Scans („Der Scan wurde als unvollständig markiert.“).
Zugesagt bis	Der Tag, bis zu dem der Frachtführer die Papiere zugesagt hat; rot, wenn er vorbei ist („Der zugesagte Termin ist verstrichen“).
Frist	„3 Tage überfällig“, „heute“, „morgen“, „in 5 Tagen“ oder „ohne Frist“.
Letzte Erinnerung	Der Kanal und wann, „2 gesendet“ oder „noch nicht erinnert“.
Frachtführer-Link	aktiv oder keiner.
Betreuer	Wer den Auftrag betreut.

Jede Zeile hat Erinnern und ein Menü ⋯ mit Link an den Frachtführer senden (nicht bei Aufträgen der eigenen Flotte) und Auftragsdokumente öffnen. Ein Klick auf eine Zeile zeigt den Auftrag im Seitenbereich: die Rechnungsfrist, „Schon da: CMR“, die Entladung und den Fahrer.

Wartet nichts: „Alle Dokumente sind da“: „Kein gelieferter Auftrag wartet auf CMR, Ablieferbeleg oder Rechnung. Heute gibt es nichts nachzufassen.“

Erinnerungen

Klicken Sie in einer Zeile auf Erinnern (oder markieren Sie mehrere Zeilen und klicken Sie auf Erinnerungen vorbereiten (4): „Sie lesen und bestätigen jede, bevor sie rausgeht.“).
Erinnerung an Dokumente öffnet sich: „Quanty schreibt die Erinnerung“. Unter Bittet um: steht, was sie anfordert (die fehlenden Arten).
Prüfen Sie den Kanal (E-Mail oder WhatsApp), den Empfänger, den Betreff (nur bei E-Mail) und die Nachricht: „In Ihrem Namen geschrieben. Ändern Sie alles, bevor sie rausgeht.“
Klicken Sie auf Bestätigen und senden („Die Erinnerung wurde gesendet.“) oder auf Überspringen, um in einem Durchgang zum nächsten Auftrag zu gehen; am Ende sagt der Durchgang, wie viele hinausgegangen sind, zum Beispiel „3 von 4 Erinnerungen gesendet.“, und wie viele übersprungen wurden.

Erinnerung an Dokumente: worum sie bittet, der Kanal, der Empfänger, der Betreff und die in Ihrem Namen geschriebene Nachricht, mit Bestätigen und senden — Eine Erinnerung wird immer gelesen, bevor sie rausgeht.

Bei einem Frachtführerauftrag geht die Erinnerung an die Hauptkontaktperson des Frachtführers, bei einem Auftrag der eigenen Flotte an den Fahrer. Der Kanal ist WhatsApp für einen Fahrer, der es bevorzugt und eine Telefonnummer hat, sonst E-Mail, wenn es eine Adresse gibt, sonst WhatsApp. Erinnerungen gehen nie per SMS.
Ist die KI an, schreibt sie den Text; sonst, oder wenn die KI scheitert oder das Budget aufgebraucht ist, kommt er aus einer Vorlage in der Sprache des Empfängers (Polnisch, Englisch oder Deutsch).
Die Auftragskarte hat dieselbe Erinnerung als nächsten Schritt An Dokumente erinnern und als Frachtführer erinnern auf dem Tab Dokumente.

Automatische Erinnerungen. Die automatische Aktion Dokumente anfordern (siehe TMS: Überblick) bereitet Erinnerungen von selbst vor, wenn das vom Frachtführer zugesagte Datum vorbei ist oder die Rechnungsfrist höchstens 5 Tage entfernt ist; nie, solange eine offen ist, nicht innerhalb von 48 Stunden nach der letzten und nicht nach fünf Versuchen. Mit Mit Freigabe (der Standard) liest und sendet weiterhin ein Mensch jede einzelne; mit Automatisch gehen sie am geplanten Tag hinaus.

Meldung	Bedeutung
„Es gibt keine Adresse zum Senden. Fügen Sie E-Mail oder Telefon des Empfängers hinzu.“	Legen Sie eine Kontaktperson auf der Karte des Frachtführers oder eine Telefonnummer auf der Karte des Fahrers an.
„WhatsApp ist für diese Organisation nicht verbunden. Wählen Sie E-Mail.“	Nutzen Sie E-Mail.
„Dieser Auftrag hat bereits alle erforderlichen Dokumente.“	Es gibt nichts nachzufassen.
„Diese Erinnerung wurde bereits gesendet oder storniert.“	Jemand hat sie schon erledigt.

Scans zuordnen

„Scans, die noch zu keinem Auftrag gehören: hochgeladene Dateien und Fotos, die Fahrer per WhatsApp geschickt haben.“

Scans hochladen

Scans hochladen nimmt PDFs und Fotos (JPG, PNG, HEIC, TIFF): bis zu 20 Dateien und 100 MB auf einmal, 25 MB je Datei. „Scans hinzugefügt: 12.“ Dieselbe Datei zweimal ist derselbe Scan („Schon in der Liste: 2.“). Eine abgelehnte Datei wird mit ihrem Grund genannt: „zu groß“, „kein PDF und kein Foto“, „der Inhalt passt nicht zum Dateityp“, „leer oder unlesbar“, „zu viel auf einmal, einzeln hochladen“. Hochgeladene Scans liegen in Dateien, im Ordner Skany (TMS).

Fotos der Fahrer

Ein Foto, das ein Fahrer an Ihre WhatsApp-Nummer geschickt hat und das nicht von Paletten handelt (ein CMR, ein Lieferschein), kommt in die Liste, sobald jemand, der Scans zuordnen darf, sie öffnet: bis zu 50 auf einmal, aus den letzten 30 Tagen. Fotos zu Paletten gehen zu Paletten.

Vorschläge

Jeder Scan sagt, woher er kam (Hochgeladen, Über WhatsApp, Aus der Telematik), „Aufgenommen 30.10.2026 14:12“, „Fahrer: Piotr Wiśniewski“ und zu welchem Auftrag er wahrscheinlich gehört, mit dem Grund:

Vorschlag	Grund
„Vorschlag: 2026/10/044“	„der Fahrer nannte diesen Auftrag“, „der Auftrag des Fahrers zu der Zeit“, „der Auftrag des Fahrzeugs zu der Zeit“ (von 12 Stunden vor der Beladung bis 48 Stunden nach der Entladung), „die Nummer im Dateinamen“, „die Art aus dem Dateinamen“.
„KI schlägt vor: 2026/10/044“	„die Nummer auf dem Scan“, „Kennzeichen und Datum auf dem Scan“. Die KI liest den Scan nur, wenn die Regeln keinen eindeutigen Auftrag finden, höchstens 100 Scans am Tag, und verbraucht dabei Credits.
„Kein Vorschlag: wählen Sie den Auftrag.“	Nichts hat gepasst.

Zuordnen

Klicken Sie auf Einem Auftrag zuordnen. Scan einem Auftrag zuordnen öffnet sich mit dem vorgeschlagenen Auftrag.
Prüfen Sie den Auftrag (tippen Sie die Auftragsnummer), das Dokument (CMR, Ablieferungsnachweis, Thermografausdruck, Palettenschein, Lieferschein oder Anderes Dokument) und bei einem Satz aus mehreren Seiten die Seite („1 von 3“, bis zu 50 Seiten).
Klicken Sie auf Zuordnen: „Dem Auftrag 2026/10/044 zugeordnet.“ Der Scan wird ein Dokument dieses Auftrags und wird, wenn die KI an ist, wie jedes andere Dokument geprüft.

Das Menü ⋯ hat Datei öffnen und Überspringen (der Scan verlässt die Liste). Sie sehen und ordnen nur Scans zu, deren Dateien Sie in Dateien öffnen dürfen.

Dokumente am Auftrag

Der Tab Dokumente einer Auftragskarte hat zwei Blöcke.

Der Tab Dokumente: die erforderlichen Dokumente mit ihrem Stand und der Fakturierungsfrist und die eingegangenen Dokumente mit Art, Status, Seite und Quelle — Die Dokumente eines Auftrags.

Erforderliche Dokumente: ein Chip je verlangter Art (grün, wenn sie da ist, rot, wenn sie fehlt), oder „Dieser Auftrag braucht keine Dokumente.“, der Dokumentenstatus und „Fakturierungsfrist 15.12.2026“, solange etwas fehlt. Bei einem Frachtführerauftrag mit fehlenden Dokumenten Frachtführer erinnern: „Quanty entwirft die Erinnerung in Ihrem Namen, Sie prüfen sie vor dem Versand.“

Eingegangene Dokumente: jedes Dokument des Auftrags, die mit Stern zuerst, jedes mit:

seiner Art und seinem Status (Erhalten, Unvollständig, Akzeptiert, Abgelehnt);
wem es gehört (Unser, Frachtführer, Kunde) und Ausgeblendet, wenn es ausgeblendet ist;
dem Dateinamen, woher es kam (Hochgeladen, Telematik, WhatsApp, E-Mail, Formular, KI, Vom Frachtführer (Link), Aus einem anderen TMS, In Quanty erstellt), dem Datum;
Wird mit der Rechnung gesendet und Der Kunde sieht es, wenn gesetzt, und der KI-Prüfung („Scheint vollständig“ oder „Gefunden: CMR · Fehlt: Zustellnachweis“).

Wessen Dokumente filtert nach Seite (angezeigt, wenn zwei Seiten Dokumente haben), und Ausgeblendete zeigen (2) holt die ausgeblendeten zurück.

Ein Dokument hinzufügen

Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
Wählen Sie die Art (CMR, Zustellnachweis, Palettenschein, Thermografausdruck, Lieferschein, Auftrag, Rechnung des Frachtführers oder Sonstiges) und Wessen Dokument (standardmäßig Aus der Art ermitteln).
Scan wählen (PDF oder Foto), oder markieren Sie Papieroriginal, kein Scan und setzen Sie Original erhalten am.
Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu und klicken Sie auf Hinzufügen.

Aus der Art ermittelt: Eine Rechnung des Frachtführers und alles, was der Frachtführer über seinen Link sendet, gehört dem Frachtführer; der Auftrag des Kunden gehört dem Kunden; die Transportpapiere eines Frachtführerauftrags gehören dem Frachtführer; alles andere gehört uns.

Das Menü eines Dokuments

Eintrag	Was er tut
Akzeptieren / Als unvollständig markieren / Ablehnen	Setzt den Status. Nur erhaltene und akzeptierte Dokumente zählen als da.
Mit KI prüfen	Die KI liest die Datei und sagt, was sie gefunden hat und was fehlt (verbraucht Credits).
Als wichtig markieren / Stern entfernen	Dokumente mit Stern stehen zuerst.
Mit der Rechnung senden / Nicht mit der Rechnung senden	Hängt das Dokument an die Rechnungs-E-Mail an.
Wessen Dokument	Unser, Frachtführer oder Kunde.
Ausblenden / Wieder zeigen	Blendet ein Dokument aus, das Sie nicht sehen müssen; es bleibt erhalten.
Für den Kunden sichtbar	Zeigt das Dokument auf dem Link des Kunden (siehe Seiten für den Kunden).
Entfernen	„Dieses Dokument entfernen?“: Das Dokument verlässt den Auftrag; seine Datei bleibt in Dateien.

Bei einem Auftrag aus Marcos TMS zeigt ein Dokument, dessen Datei noch dort liegt, „Die Datei liegt noch in Marcos TMS“ mit Aus Marcos TMS holen.

Gut zu wissen

Papiere, die der Frachtführer über seinen Link hochlädt, und Fotos, die der Fahrer auf seiner Seite hinzufügt, landen von selbst am Auftrag, als ihre markiert.
Ein Dokument eines stornierten Auftrags lässt sich lesen, aber nicht ändern.
Trotz fehlender Dokumente fakturieren können Sie vom Tab Abrechnung aus (Rechnung trotz fehlender Dokumente ausstellen, siehe Die Auftragskarte).

Wer das darf

Betrachter sehen die Dokumente und die Listen. Hinzufügen, Akzeptieren, Zuordnen und Überspringen gehören zum Modul Disposition; Erinnerungen an Frachtführer und Fahrer gehören zu Finanzen.