Die Werkstatt

Flotte, Werkstatt ist „Service, Flottenkosten, Teile und Ausrüstung“. Werkstattaufträge laufen über ein Board von der ersten Meldung bis zur Abrechnung; Mechaniker erfassen ihre Stunden mit einer Zeiterfassung auf dem Handy; Teile kommen aus dem Lager; und alle Kosten eines Fahrzeugs, vom Kraftstoff bis zum Leasing, ergeben die Kosten pro Kilometer. Eine Reparatur am Fahrzeug eines Kunden endet als Rechnungsentwurf.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Öffnen Sie Flotte, Werkstatt.
• Alle können die Werkstatt ansehen. Werkstattaufträge, Arbeitszeit, Flottenkosten und das Lager anlegen und ändern erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Fuhrpark. Rechnung erstellen für einen Kundenauftrag erfordert das Modul Finanzen.
• Einen Werkstattauftrag oder Flottenkosten löschen und die Zeiterfassung einer anderen Person anhalten ist Sache eines Administrators.
• Ein Mechaniker ist Administrator oder Mitglied der Organisation (kein Betrachter).

Die Seite Werkstatt

Die Tabs sind Werkstattaufträge, Flottenkosten, Kraftstoff, Kostenübersicht, Lager, Reifen und Ausrüstung (auf einem schmalen Bildschirm wandern die letzten unter Mehr). Jeder Tab hat seine eigene Hauptschaltfläche und sein eigenes Menü ⋯:

Werkstattaufträge

• Liste oder Board. Suchen Sie nach „Nummer, Schaden oder Rechnung“.
• Filter nach Art und Status. Stornierte zeigen holt stornierte Aufträge zurück.
• Das Board hat eine Spalte pro Status. Jede Karte zeigt das Kennzeichen, die Nummer, die Art, den Schaden, „Ausfall 3 T 10 Std.“, das Fälligkeitsdatum („10.11.2026, in 8 Tagen“), die Werkstatt und ihren üblichen nächsten Schritt als Schaltfläche, zum Beispiel In die Werkstatt nehmen oder Als fertig markieren. Die anderen Schritte stehen im Menü ⋯ der Karte unter Verschieben nach, mit Bearbeiten, Löschen und Fahrzeug öffnen.
• Die Liste zeigt Nummer, Fahrzeug, Art, Status, Schaden, Werkstatt, Ausfall, Fällig, Nettokosten und Rechnung.

Werkstattaufträge werden als S/0001/11/2026 nummeriert, pro Monat gezählt.

Arten und Status

Die Arten (Art) sind Reparatur, Reifen, Prüfung, Thermograph, Wartung und Sonstiges.

Ausfall: Ein eigenes Fahrzeug, das in In der Werkstatt, Wartet auf Teile oder Fertig wechselt, beginnt seine Ausfallzeit („Steht seit 30.10.2026“) und erhält in der Flotte den Status In der Werkstatt; verlässt der Auftrag diese Spalten, endet die Ausfallzeit, und das Fahrzeug ist wieder Aktiv, sofern kein anderer Auftrag es noch hält. Ein Auftrag, der gleichzeitig mit der Ausfallzeit unterwegs ist, erzeugt einen dringenden Vorgang, und der Planer zeigt die Werkstatt an der Zugmaschine (siehe Planer).

Ein neuer Werkstattauftrag

Klicken Sie auf Neuer Werkstattauftrag (oder auf Neuer Werkstattauftrag auf einer Fahrzeugkarte).

Sobald ein Auftrag Teile, Arbeitszeit oder eine Rechnung hat, bleiben Fahrzeug, Art des Auftrags und Währung, wie sie sind: „Dieser Auftrag hat bereits Teile, Arbeitszeit oder eine Rechnung: er bleibt bei diesem Fahrzeug. Legen Sie für ein anderes Fahrzeug einen neuen Auftrag an.“

Arbeitszeit und Zeiterfassung

Ein offener Auftrag hat einen Abschnitt Arbeitszeit: „Was gemacht wurde“, die Stunden und den Stundensatz („Mit einem Satz zählt die Arbeitszeit zu den Kosten und zur Rechnung des Auftrags.“). Arbeitszeit hinzufügen trägt Stunden ein (mehr als 0, höchstens 24 pro Zeile); Stunden korrigieren berichtigt eine Zeile.

Die Zeiterfassung zählt die Stunden für Sie:

• Start (in Mein Tag) startet die Zeiterfassung. Eine Person hat immer nur eine laufende Zeiterfassung: „Sie arbeiten bereits an einem anderen Auftrag. Beenden Sie ihn zuerst.“ Der Start setzt einen geplanten oder gemeldeten Auftrag auf In der Werkstatt.
• Pause hält die Zeiterfassung an und speichert die Stunden; Fertig speichert sie und setzt den Auftrag auf Fertig.
• Eine laufende Zeile zeigt „läuft gerade“. Eine Zeiterfassung wird nie mit mehr als 24 Stunden gespeichert: „Die Zeiterfassung lief 31 Std.; gespeichert wurden 24 Std. Korrigieren Sie die Stunden bei Bedarf.“
• Nur ein Administrator hält die Zeiterfassung einer anderen Person an (Zeiterfassung anhalten): „Die Zeiterfassung einer anderen Person hält nur ein Administrator an.“
• Stunden lassen sich nicht korrigieren, solange die Zeiterfassung läuft, und ein Auftrag wird nicht abgerechnet, solange eine Zeiterfassung auf ihm läuft: „Piotr Nowak arbeitet noch an diesem Auftrag (die Zeiterfassung läuft): Halten Sie sie an, bevor Sie den Auftrag abrechnen.“

Teile aus dem Lager

Teile aus dem Lager listet, was an den Auftrag ausgegeben wurde, abzüglich der Rückgaben, zum berechneten Preis. Teile ausgeben und Teile zurückgeben öffnen die Ausgabe und Rückgabe des Lagers mit diesem Auftrag vorausgefüllt („Teile für Auftrag S/0003/11/2026“). Teile gehen als Kosten an das Fahrzeug des Auftrags; ein Kundenauftrag trägt keine Fahrzeugkosten. Siehe Das Teilelager.

Abrechnen und stornieren

• Abrechnen: „Der Auftrag wird geschlossen und seine Nettokosten als Reparaturkosten des Fahrzeugs gebucht. Ein abgerechneter Auftrag lässt sich nicht mehr verschieben.“ Für Ihr eigenes Fahrzeug werden die Arbeitszeit (Stunden mal Satz) und die Nettokosten als Reparaturkosten gebucht, jeweils einmal. „Beim Abrechnen werden die Nettokosten als Reparaturkosten beim Fahrzeug gebucht.“
• Auftrag stornieren: „Der Auftrag wird ohne Kosten geschlossen und verschwindet von der Tafel. Mit ‚Stornierte zeigen‘ siehst du ihn wieder.“
• Löschen (Administratoren): „Nur gemeldete, geplante oder stornierte Aufträge ohne Kosten lassen sich löschen. Der Verlauf behält einen Vermerk.“ Ein Auftrag in der Werkstatt oder weiter wird stattdessen storniert.

Ein abgerechneter Auftrag behält Kosten, Währung und Fahrzeug; seine Notizen und die Rechnungsnummer lassen sich noch ändern.

Ein Kundenfahrzeug

„Ein Kundenfahrzeug zählt nicht zu den Flottenkosten: Der Kunde erhält eine Rechnung für Teile und Arbeitszeit (‚Rechnung erstellen‘).“ Ein Kundenauftrag hat keine Ausfallzeit und bucht keine Fahrzeugkosten.

Rechnung erstellen (auf der Karte und im Auftrag) legt einen Rechnungsentwurf für den Kunden an, mit den Teilen, die noch am Auftrag sind, zu ihrem Lagerpreis und den Arbeitszeitzeilen (Stunden mal Satz). Nichts wird gesendet: Sie prüfen den Entwurf und stellen ihn aus wie jede andere Rechnung (siehe Rechnungen). Ein Auftrag wird einmal abgerechnet („Dieser Auftrag hat bereits eine Rechnung.“); danach heißt die Schaltfläche Rechnung öffnen. Ein Auftrag ohne Teile und ohne Arbeitszeit: „Dieser Auftrag hat noch keine Teile und keine Arbeitszeit.“

Ein Auftrag ohne Fahrzeug: „Nichts geht in die Fahrzeugkosten.“

Mein Tag

Werkstattaufträge, ⋯, Mein Tag ist die Seite des Mechanikers, gemacht für das Handy: die Ihnen zugewiesenen Aufträge für Heute oder Anderer Tag. Ein Auftrag erscheint, wenn er an diesem Tag fällig ist, in der Werkstatt steht, an diesem Tag bearbeitet wurde oder geplant, gemeldet oder fertig ohne Fälligkeitsdatum ist. Der laufende Auftrag steht oben mit seiner Uhr und „heute gearbeitet: 3,5 Std.“.

Jeder Auftrag hat große Schaltflächen Start, Pause und Fertig und nach dem Abschluss Abholbereit. „Ihnen zugewiesene Aufträge erscheinen hier an ihrem Tag und solange sie in der Werkstatt stehen.“ Zurück zur Tafel kehrt zum Board zurück.

Flottenkosten

Alle Kosten, die auf ein Fahrzeug gebucht sind, aus jeder Quelle:

• Suchen Sie nach „Tankstelle, Karte, Beleg oder Notiz“. Filter nach Fahrzeug, Kategorie, Quelle und Zeitraum (Dieser Monat, Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage, Eigene Daten). Ohne Fahrzeug zeigt die Kosten, die auf ein Fahrzeug warten.
• Die Spalten: Datum, Fahrzeug, Fahrer, Kategorie, Menge, Netto, MwSt., In PLN, Tankstelle, Land, Karte, Beleg und Quelle.
• Die Fußzeile: Summe in PLN und „Noch ohne PLN-Wert: 2“.

Die Kategorien sind Kraftstoff, AdBlue, Maut, Reparatur, Teile, Reifen, Versicherung, Leasing, Wäsche, Parken, Bußgeld und Sonstiges.

Kosten hinzufügen

Nach dem Speichern: „Fahrer zu dieser Zeit: Marek Zieliński“ und „In PLN: 1.762,83 PLN“ oder „Noch kein PLN-Wert: der NBP-Kurs dieses Tages ist noch nicht bekannt.“ Weitere hinzufügen behält Fahrzeug und Kategorie.

Tankkarte importieren liest eine einfache CSV-Datei des Kartenausstellers: „Jede Zeile wird zu Kosten; das Kennzeichen findet das Fahrzeug, der Zug zu dieser Zeit den Fahrer.“ „Pflichtspalten: Datum, Kennzeichen, Nettobetrag.“ „Bis 5 MB.“ Der vollständige Kartenimport mit Kartenanbietern und Prüfungen steht auf dem Tab Kraftstoff (siehe Kraftstoff).

Kosten löschen ist Sache der Administratoren: „Die Kosten verschwinden beim Fahrzeug und aus den Berichten. Der Verlauf behält einen Vermerk.“

Kostenübersicht

Die ganze Flotte für einen Zeitraum (Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage, Dieser Monat oder Eigener, höchstens 400 Tage): Flottenkosten, Ohne Fahrzeug, Flottenkosten pro km und Km aus der Telematik, dann eine Zeile pro Fahrzeug mit Kosten, Leasing, Summe, Km, Kosten pro km, Kraftstoff und Reparaturen und Teile.

• „Kosten pro km = (Kosten + Leasingrate) / gefahrene km laut Telematik.“
• Leasing für ein geleastes Fahrzeug, für das noch keine Leasingrechnungen vorliegen, ist „Geschätzt aus der Monatsrate in der Fahrzeugkarte“.
• Ein Fahrzeug mit Kosten, die noch keinen PLN-Wert haben, ist als „unvollständig“ markiert; „Die Summen können noch wachsen.“

Der Katalog Berichte ergänzt Flottenkosten, Flottenrentabilität und Materialverbrauch (siehe TMS: Überblick).

Gut zu wissen

• Ein auf dem Tab Zustand oder in einem Übergabeprotokoll gemeldeter Mangel und Reparatur beauftragen an einem Schaden landen alle hier als Aufträge mit dem Status Gemeldet.
• Ein Mechaniker, der das Team verlässt, bleibt auf seinen Aufträgen, bis Sie jemand anderen wählen.

Verwandte Seiten

• TMS: Flotte und Werkstatt.
• Das Teilelager, Reifen und Kraftstoff.
• Die Fahrzeugkarte.
• Schäden und Garantien.
• Rechnungen: der Rechnungsentwurf für den Kunden.