Aufträge aus einer Datei importieren
Aus Datei importieren (Excel, CSV) holt viele Aufträge auf einmal herein, einen Auftrag pro Tabellenzeile: Ihr altes Auftragsregister, die Transportliste eines Kunden oder einen Bericht aus Marco TMS, so wie er ist. Quanty liest die Datei, gleicht Kunden, Frachtführer, Fahrzeuge und Fahrer mit Ihrem Bestand ab, zeigt eine Vorschau und speichert nichts, bevor Sie auf die Schaltfläche zum Importieren klicken.
Bevor Sie beginnen
- Ihre Organisation hat das TMS-Add-on, und Sie dürfen TMS-Daten ändern: ein Mitglied mit dem Modul Disposition oder ein Administrator. Betrachter können nicht importieren und sehen nicht einmal die Vorschau („Ihre Rolle darf das TMS nur ansehen. Importieren kann jemand mit Bearbeitungsrechten.“).
- Die Datei ist Excel (.xls, .xlsx), OpenDocument (.ods) oder CSV, bis 25 MB, mit einem Auftrag pro Zeile und einer Überschriftenzeile. Quanty liest die ersten 5.000 Zeilen.
- Jede Zeile braucht mindestens einen Kunden oder eine Route. Zeilen ohne beides werden übersprungen.
- Einen einzelnen Auftrag mit mehreren Beladungen aus dem PDF oder der E-Mail eines Kunden lesen Sie besser mit Aus Datei (KI) (siehe Einen Auftrag anlegen).
Schritt 1: die Datei wählen
- Öffnen Sie auf der Seite Aufträge Neuer Auftrag, Aus Datei importieren (Excel, CSV) oder bei einer leeren Liste Aus Excel importieren. Die Seite Aufträge importieren öffnet sich.
- Legen Sie die Datei auf der Seite ab (Datei mit Aufträgen hier ablegen (Excel, CSV)) oder klicken Sie auf Datei auswählen.
- „zlecenia_2026.xlsx wird gelesen…“: „Quanty gleicht Kunden, Fahrzeuge und Fahrer mit Ihrem Bestand ab. Noch wird nichts gespeichert.“
Eine Tabelle, die auf der KI-Fläche des Auftragsformulars abgelegt wird, öffnet diese Seite von selbst: „Das ist eine Tabelle mit vielen Aufträgen, darum öffnet sich der Import.“
Schritt 2: die Vorschau lesen
Die oberste Zeile nennt die Datei, ihre Art (Marco-TMS-Bericht oder Tabelle), die Zahl der Zeilen und bei einer Datei mit mehreren Blättern das Blatt, das gelesen wird. Andere Datei beginnt neu. Darunter steht, wie viele Aufträge die Datei enthält, und „Beladungen vom 01.10.2026 bis 31.10.2026“.
| Kachel | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Bereit zum Import | „Diese Aufträge kommen in Quanty“. |
| Schon in Quanty | „Übersprungen, nichts wird doppelt importiert“: Dieselbe Auftragsnummer oder derselbe Kunde mit derselben Referenz ist schon in Quanty. |
| Zu prüfen | Zeilen mit einem Hinweis. Zeilen, die sich gar nicht importieren lassen (weder Kunde noch Route, oder eine Auftragsnummer, die schon in einer früheren Zeile der Datei steht), sind Wird nicht importiert; Zeilen mit anderen Hinweisen werden importiert, und der Hinweis sagt, was Sie danach ergänzen müssen. |
Leere Zeilen werden übersprungen und gezählt („2 leere Zeilen übersprungen“).
Neu in Ihren Stammdaten
„Was die Datei nennt und Quanty noch nicht kennt.“ Für jede Art eine Zahl und ein Schalter, alle standardmäßig an:
| Schalter | An | Aus |
|---|---|---|
| Fehlende Kunden anlegen | Die Kunden werden in Ihren Geschäftspartnern angelegt. | „Aus: diese Aufträge kommen als Entwürfe ohne Kunden.“ |
| Fehlende Frachtführer anlegen | Die Frachtführer werden angelegt. | „Aus: diese Aufträge kommen ohne Frachtführer.“ |
| Fehlende Fahrzeuge zum Fuhrpark hinzufügen | Die Fahrzeuge werden unter Fahrzeuge und Züge angelegt. | „Aus: diese Aufträge kommen ohne Fahrzeug.“ |
| Fehlende Fahrer anlegen | Die Fahrer werden unter Personal angelegt. | „Aus: diese Aufträge kommen ohne Fahrer.“ |
„12 schon in Quanty“ sagt, wie viele Namen zugeordnet wurden. Namen zeigen listet sie. Kunden werden nach dem Namen zugeordnet, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung und kleine Unterschiede in der Schreibweise; Fahrzeuge nach dem Kennzeichen; Fahrer nach dem Namen.
So wird importiert
| Einstellung | Was sie tut |
|---|---|
| Unsere Firma in der Spalte Frachtführer | „Zeilen mit diesem Namen fahren Ihre eigenen Fahrzeuge, jeder andere Name ist ein Frachtführer.“ Wählen Sie Ihre Firma aus den Namen in der Datei, oder Keine davon (alles über Frachtführer). Findet Quanty Sie dort nicht, fragt es: „Welche ist Ihre Firma?“ |
| Status der Aufträge | Automatisch (der Standard): „Zugestellt, wenn die Entladung vorbei ist; geplant, wenn ein Fahrzeug oder Frachtführer feststeht; sonst bestätigt.“ Entwürfe: „Jeder Auftrag kommt als Entwurf zum Prüfen und Bestätigen.“ Bestätigt: „Jeder Auftrag kommt bestätigt. Eine unvollständige Zeile bleibt Entwurf.“ Eine Zeile ohne Kunden oder Route ist immer ein Entwurf. |
| Aufträge überspringen, die schon in Quanty sind | Standardmäßig an: „Gleiche Auftragsnummer oder gleicher Kunde und gleiche Referenz.“ |
Spalten
„Erkannte Spalten: 14 von 16“. Quanty kennt die üblichen Überschriften auf Polnisch, Englisch und Deutsch und liest einen Marco-TMS-Bericht so, wie er ist. Spalten ändern öffnet die Liste: „Sagen Sie, was in jeder Spalte steht. Die Vorschau folgt jeder Änderung.“ Jede Spalte in der Datei hat ihr Feld In Quanty, Nicht importieren oder Bitte prüfen, wo Quanty unsicher ist.
| Feld in Quanty | Feld in Quanty | Feld in Quanty |
|---|---|---|
| Auftragsnummer | Beladeort, Land, PLZ, Stadt | Kennzeichen Zugmaschine |
| Kunde | Beladedatum, Beladezeit | Kennzeichen Auflieger |
| Kundenreferenz | Entladeort, Land, PLZ, Stadt | Fahrer, Zweiter Fahrer |
| Auftragsnummer des Kunden | Entladedatum, Entladezeit | Frachtführer |
| Route (von > nach) | Ware, Menge, Einheit | Fracht, Währung der Fracht |
| Notizen | Gewicht (kg), LDM | Kosten Frachtführer, Währung der Kosten |
Sagen die Überschriften nichts (weder Kunde noch Ort noch Datum lassen sich zuordnen), bittet Quanty einmal die KI, die Spalten zuzuordnen, und sagt das: „Einige Spalten hat die KI zugeordnet. Prüfen Sie die Spalten vor dem Import.“ Das verbraucht Credits und braucht die automatische Aktion KI liest Dokumente und schreibt Entwürfe; ist sie aus: „Die KI ist in den TMS-Einstellungen aus, darum wurden die Spalten nur nach ihren Überschriften zugeordnet.“ Die Zuordnung wird für dieselbe Art von Datei 30 Tage lang gemerkt.
Die Zeilen
Aufträge aus der Datei listet die Zeilen mit Nr., Kunde, Route, Beladung, Entladung, Fahrzeug / Frachtführer und Status, gefiltert nach Alle, Bereit, Schon in Quanty und Zu prüfen. Ein mit neu markierter Name ist „Noch nicht in Quanty: wird beim Import angelegt“. Eine lange Datei zeigt „Die ersten 200 von 1.350, die zu prüfenden zuerst“.
| Hinweis an einer Zeile | Bedeutung |
|---|---|
| „Die Zeile hat weder einen Kunden noch eine Route.“ | Wird nicht importiert. |
| „Dieselbe Nummer steht schon in einer früheren Zeile der Datei.“ | Wird nicht importiert. |
| „Keine Auftragsnummer: sie wird bei der Bestätigung vergeben.“ | Wird importiert; die Nummer kommt beim Bestätigen. |
| „Der Kunde fehlt in Ihren Geschäftspartnern.“ | Wird mit dem neuen Kunden importiert, oder ohne Kunden, wenn der Schalter aus ist. |
| „Keine Route und kein Be- oder Entladeort.“ / „Die Route hat nur einen Punkt.“ | Wird als Entwurf zum Ergänzen importiert. |
| „Kein Beladedatum.“ / „Ein Datum ist nicht lesbar.“ / „Die Entladung liegt vor der Beladung.“ | Prüfen Sie die Daten nach dem Import. |
| „Ein Betrag ist nicht lesbar.“ | Der Betrag bleibt leer. |
| „Das Fahrzeug fehlt im Fuhrpark.“ / „Der Fahrer fehlt in Ihrer Fahrerliste.“ / „Der Frachtführer fehlt in Ihren Geschäftspartnern.“ | Wird angelegt, oder bleibt leer, wenn der Schalter aus ist. |
| „Der Kunde ist gesperrt.“ | Prüfen Sie die Karte des Kunden. |
Schritt 3: importieren
- Klicken Sie auf 48 Aufträge importieren. „Das kann ein, zwei Minuten dauern. Lassen Sie diesen Tab offen; in einem anderen können Sie weiterarbeiten.“
- Das Ergebnis zeigt „48 Aufträge importiert“ mit den Kacheln Importiert, Übersprungen, schon in Quanty und Nicht importiert und „Außerdem angelegt: 3 Kunden, 2 Fahrzeuge“.
- Importierte Aufträge zeigen öffnet die Auftragsliste, gefiltert auf diesen Import (das Kennzeichen Aus dem Dateiimport; Alle Aufträge zeigen entfernt es). Weitere Datei importieren beginnt neu.
Zeilen, die nicht importiert wurden listet jede Zeile mit ihrem Grund.
Was ein importierter Auftrag ist
- Er behält die Auftragsnummer aus der Datei. Zeilen ohne Nummer bekommen eine, wenn sie bestätigt werden.
- Fracht und Frachtführerkosten kommen so, wie sie in der Datei stehen. Quanty friert beim Import keine PLN-Werte zum NBP-Kurs ein, prüft keine Kreditlimits und setzt keine Orte auf die Karte; öffnen Sie einen Auftrag, um seine Route zu berechnen.
- Zugestellte Aufträge aus der Vergangenheit kommen als Zugestellt, so sind Ihr Verlauf und Ihre Relationen vollständig, ohne dass irgendjemandem etwas gesendet wird.
- Der Import sendet nichts an Fahrer, Frachtführer oder Kunden.
Gut zu wissen
- Ein erneuter Import derselben Datei überspringt, was schon da ist, ein unterbrochener Import lässt sich also gefahrlos wiederholen: „Der Import dauert länger als sonst. Schauen Sie gleich in die Auftragsliste: ein neuer Import überspringt, was schon da ist.“
- Eine Datei über 25 MB wird abgelehnt („Teilen Sie die Datei in kleinere auf.“).
- Gelesen werden die ersten 5.000 Zeilen („Die Datei ist lang: gelesen werden die ersten 5 000 Zeilen.“): Teilen Sie ein längeres Register nach Jahr oder Monat auf.
- Eine .xls, die sich nicht lesen lässt, speichern Sie in Excel neu als .xlsx („Die Datei ließ sich nicht lesen. Speichern Sie sie in Excel neu und versuchen Sie es noch einmal.“).
- Paletten, die aus importierten Aufträgen geplant sind, legen Sie auf der Seite Paletten mit Aus TMS-Aufträgen erstellen an (siehe Paletteneinträge erfassen).
Wer das darf
Importieren gehört zum Modul Disposition. Betrachter können keine Datei in die Vorschau lesen.
Verwandte Seiten
- Einen Auftrag anlegen: ein Auftrag von Hand oder aus einem Dokument.
- Aufträge per E-Mail: Aufträge, die Kunden an Ihre Adresse senden.
- Die Auftragsliste: wo die importierten Aufträge landen.
- TMS neben Ihrem bisherigen System: neben Marcos TMS arbeiten.