Die Kostenkarte

Klicken Sie unter Abrechnung, Frachtführerkosten auf eine Kostenposition, und ihre Karte öffnet sich an der Seite. Die Karte zeigt die Rechnung, den Auftrag, zu dem sie gehört, und die Differenz zum vereinbarten Preis, und der nächste Schritt steht an ihrem Fuß: die Kosten freigeben, als strittig markieren oder ablehnen. Diese Seite geht die Karte von oben nach unten durch. Das Bezahlen (der Bereich Zahlung, Zusagen und Schreiben) steht unter Frachtführer bezahlen.

Bevor Sie beginnen

• Öffnen Sie eine Kostenposition aus der Liste unter Frachtführerkosten, aus dem Tab Abrechnung eines Auftrags oder aus dem Tab Finanzen des Geschäftspartners. Die Karte behält ihre Stelle in der Adresse (?cost=…), sodass ein Link dieselbe Karte öffnet.
• Freigeben, Beanstanden, Ablehnen, Bearbeiten und Aufteilen brauchen eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen. Ins Lager einbuchen braucht Fuhrpark.
• Kosten, die schon an die Buchhaltung übergeben sind, wieder zu öffnen und eine von Hand erfasste Zahlung zu löschen, ist Sache eines Administrators.

Was die Karte zeigt

Von oben:

1. Rechnung: der Lieferant, die Rechnungsnummer, Eingegangen, Fällig, Netto, USt und Brutto und bei einer Fremdwährung die Beträge in PLN (Netto PLN, USt PLN, Brutto PLN) mit dem Kurs. „Für diese Rechnung gibt es noch keinen NBP-Kurs.“ bedeutet, dass der Kurs noch fehlt; NBP-Kurs erneut holen im ⋯ der Karte fragt erneut.
2. Die Fälligkeit, in einem Satz: „Fällig 27.11.2026: die Dokumente kamen am 28.10.2026 + 30 Tage.“, „gerechnet ab Rechnungseingang + 30 Tage; verschiebt sich, wenn die Transportdokumente eintreffen“ oder „Die Fälligkeit wurde von Hand eingetragen und bleibt.“
3. Zugeordneter Auftrag: der Auftrag, das Feld Vereinbarter Frachtpreis, die Differenz in Rot, wenn es eine gibt, Warum dieser Auftrag („über Referenz“, „über Kennzeichen“, „über Betrag“) und wie sicher Quanty ist („95 % sicher“). Auftrag öffnen öffnet ihn; Zuordnung lösen löst die Verknüpfung.
4. Mögliche Aufträge (bei Kosten ohne Auftrag): die Aufträge, die passen könnten, jeweils mit Bewertung und Grund und Zuordnen. „Quanty hat keinen passenden Auftrag gefunden. Suchen Sie ihn unten nach Nummer.“ Auftrag nach Nummer suchen sucht nach Auftragsnummer, Referenz oder Kennzeichen.
5. Der Bereich Aufträge auf der Rechnung oder Fahrzeuge (siehe unten), die Dateien, die KSeF-Rechnung, der Bereich Zahlung und Wer was getan hat.
6. Notizen und Verlauf: was mit den Kosten passiert ist, und Notiz hinzufügen für das Team.

Die Angaben der Kosten

Bearbeiten im ⋯ der Karte öffnet Kosten bearbeiten:

Was sich ändern lässt, hängt von den Kosten ab:

• „Beträge, Nummer und Lieferant einer KSeF-Rechnung kommen aus KSeF; eine Korrekturrechnung ändert sie.“
• „Die Kosten sind freigegeben: die Beträge ändern sich nicht mehr. Zuerst wieder öffnen.“
• „Diese Kosten sind bezahlt: nur die Notizen lassen sich ändern.“
• Kosten, die aus einem anderen System kopiert wurden, ändern ihre Beträge dort.

Karte drucken druckt die Kostenkarte für Ihre Papierablage.

Ab wann die Fälligkeit zählt

Bei einem Lieferanten, dessen Zahlungsziel ab Zugang der Dokumente zählt, ist die Fälligkeit der Tag, an dem die Rechnung des Frachtführers oder der CMR eingegangen ist, plus die Tage Zahlungsziel, und sie wird neu berechnet, wenn ein Transportdokument eintrifft. Bei anderen Lieferanten ist sie das Rechnungsdatum plus die Tage Zahlungsziel. Eine Fälligkeit, die Sie eintragen, bleibt, wie sie ist.

Freigeben, als strittig markieren oder ablehnen

Der nächste Schritt steht am Fuß der Karte.

Freigeben

1. Klicken Sie Freigeben. „Freigegebene Kosten können in einen Zahlungslauf. Die Freigabe wird mit Ihrem Namen gespeichert.“
2. Bei Kosten, die nicht sauber zugeordnet sind, haken Sie Differenz von 150,00 PLN akzeptieren (oder Freigeben, obwohl nicht sauber zugeordnet) an und schreiben Warum es passt, zum Beispiel „Standzeit 2 Std. telefonisch mit dem Frachtführer vereinbart“. „Haken setzen und begründen; die Differenz bleibt sichtbar.“
3. Bestätigen Sie. Die Karte sagt „Freigegeben von Anna Kowalska, 02.11.2026 14:12“.

Kosten mit dem Kennzeichen Duplikat brauchen immer das Häkchen und einen Grund. Auf Fahrzeuge aufgeteilte Kosten werden nur freigegeben, wenn die Aufteilung noch die Rechnung ergibt.

Als strittig markieren

Als strittig markieren (im ⋯ des Fußes): „Markieren Sie, was nicht stimmt. Die Kosten bleiben unbezahlt, bis es geklärt ist.“ Haken Sie die Kennzeichen an (Abtretung, Verlängertes Zahlungsziel, Fehlerhafte Rechnung, Betrag abweichend und die anderen), schreiben Sie Was nicht stimmt, und haken Sie Ich habe dem Frachtführer geschrieben an, wenn Sie das getan haben; die Karte sagt dann „Frachtführer kontaktiert …“. Um dem Frachtführer aus Quanty zu schreiben, nutzen Sie An den Frachtführer schreiben (siehe Schreiben an den Frachtführer).

Ablehnen und zurück zur Klärung

• Ablehnen: „Abgelehnte Kosten werden nie bezahlt. Für Duplikate oder Rechnungen, die nicht zu uns gehören.“ Teilweise bezahlte Kosten lassen sich nicht ablehnen: „Ein Administrator nimmt diese Zahlungen zuerst zurück, dann können Sie sie ablehnen.“
• Zurück zu klären setzt freigegebene, strittige oder abgelehnte Kosten zurück auf Zu klären. Kosten in einem Zahlungslauf oder bezahlte Kosten lassen sich nicht zurücksetzen.

In der Liste tun Ausgewählte ablehnen und Zurück zur Klärung dasselbe für bis zu 200 Kostenpositionen auf einmal, mit einem Grund für alle.

Eine Rechnung für mehrere Aufträge

Ein Frachtführer schickt oft eine Rechnung für eine Woche Transporte. Quanty vergleicht dann jede Position mit ihrem eigenen Auftrag: Aufträge auf der Rechnung, „Diese Rechnung betrifft mehrere Transporte. Jede Position wird mit ihrem eigenen Auftrag verglichen.“

Es gibt drei Wege, die Positionen zu verknüpfen:

1. Aufträge zuweisen: „Wählen Sie alle Aufträge, die der Frachtführer hier abgerechnet hat. Quanty teilt die Rechnung nach den vereinbarten Sätzen auf; der Rest bleibt als Position ohne Auftrag sichtbar.“ Ergeben die vereinbarten Sätze mehr als die Rechnung, wird die Rechnung anteilig auf die Aufträge verteilt.
2. Je Position: Auftrag suchen und Zuordnen, oder Lösen.
3. Mit KI zuordnen: „Quanty liest die Positionen und schlägt zu jeder einen Auftrag vor. Nichts wird verknüpft, bevor Sie bestätigen.“ Jeder Vorschlag lautet „Quanty schlägt ZL/2026/10/0042 vor: …“ mit Bestätigen. Das braucht die eingeschaltete TMS-KI und verbraucht KI-Credits.

Eine Position, die einen Zuschlag von Ihrer Liste nennt (Standzeit, Maut), kann bleiben, ohne den Vergleich zu ändern. Eine Position, die bewusst beim berechneten Betrag bleibt, zeigt wie berechnet belassen und braucht eine Notiz. Die Positionen müssen die Rechnung ergeben („Die Positionen ergeben nicht den Rechnungsbetrag.“); eine Differenz von bis zu 0,05 ist für Rundungen erlaubt. Sobald jede Position, die kein Zuschlag ist, innerhalb der Toleranz zu ihrem Auftrag passt, sind die Kosten Zugeordnet, und der Tab Abrechnung jedes Auftrags zeigt seinen eigenen Anteil („Teil einer Sammelrechnung über …“).

Für einen einzelnen Auftrag ordnen Sie oben auf der Karte zu. „Ein Auftrag für die ganze Rechnung? Oben zuordnen. Mehrere? Hier die Aufträge zuweisen.“ Auf Aufträge aufteilen öffnet dieselbe Zuweisung. Eine Rechnung fasst höchstens 200 Positionen.

Auf Fahrzeuge aufteilen

Eine Flottenrechnung (zwölf Reifen für drei Lkw, ein Service für zwei Auflieger) wird auf die Fahrzeuge aufgeteilt, für die sie war, damit die Kosten jedes Fahrzeugs stimmen. Der Bereich Fahrzeuge: „Jede Zeile ist ein Teil dieser Rechnung für ein Fahrzeug. Zusammen ergeben sie den Nettobetrag.“

1. Klicken Sie Auf Fahrzeuge aufteilen.
2. Fügen Sie je Fahrzeug eine Zeile hinzu (Zeile hinzufügen): Fahrzeug, Kategorie, Netto, Menge, Notiz und wahlweise Garantie bis und Garantie km.
3. Nutzen Sie die Helfer: Gleichmäßig aufteilen verteilt den Nettobetrag auf den Cent auf die Zeilen, Vorschlagen füllt Zeilen aus den eigenen Positionen der Rechnung oder ihren KSeF-Positionen (Kennzeichen und Wörter), und KI fragen hilft, wenn die TMS-KI eingeschaltet ist (sonst „Die KI ist in dieser Organisation ausgeschaltet.“). „Zeilen ohne Fahrzeug: 3.“ sagt Ihnen, was noch fehlt.
4. Der Fuß sagt „Zusammen … von … netto“. Klicken Sie Aufteilung speichern.

• Die Aufteilung muss innerhalb der Kostentoleranz den Nettobetrag der Rechnung ergeben; sonst lehnt Quanty mit den Zahlen ab („Die Zeilen ergeben …, die Rechnung hat … netto. Die Differenz von … ist größer als die Toleranz von ….“).
• „Geht in die Fahrzeugkosten, sobald die Rechnung freigegeben ist.“ Nach der Freigabe ist jede Zeile Kosten ihres Fahrzeugs („In den Fahrzeugkosten.“), und eine Zeile mit Garantie zeigt diese beim Fahrzeug.
• Eine Garantie ist ein Datum innerhalb von 15 Jahren und/oder eine Zahl von km. Eine Rechnung lässt sich auf höchstens 100 Zeilen aufteilen.
• Aufteilung entfernen (im ⋯ des Bereichs): „Die Fahrzeugkosten aus dieser Rechnung verschwinden; die Rechnung ist wieder so wie vor der Aufteilung.“
• Die Frachtführerrechnung eines Auftrags wird nie auf Fahrzeuge aufgeteilt: „ihr Betrag gehört zum Auftrag, nicht zu Fahrzeugen.“ Eine bezahlte oder abgelehnte Rechnung oder eine, die an die Buchhaltung übergeben ist, behält ihre Aufteilung, wie sie ist.

Ins Lager einbuchen (im ⋯ der Karte) bucht die Teile der Rechnung ins Teilelager, und Aus der Kasse bezahlen bezahlt sie bar. Siehe Das Teilelager und Kasse.

Dateien

Dateien hält die Unterlagen der Kosten: „Fügen Sie den Scan einer ausländischen Rechnung oder die E-Mail des Frachtführers hinzu.“ Datei hinzufügen fragt Was ist es: Rechnungsscan, Schriftverkehr, Transportdokument oder Sonstiges, mit einer Notiz. Die KSeF-Rechnung steht als KSeF-Rechnung (XML) in der Liste, markiert mit Aus KSeF. Entfernen nimmt eine Datei von den Kosten: „Die Datei bleibt in Dateien; nur ihre Verknüpfung mit diesen Kosten geht.“

Die Rechnung in KSeF

Bei Kosten aus KSeF zeigt Rechnung in KSeF die KSeF-Nummer, In KSeF eingegangen, die Käuferfirma, das Leistungsdatum, die Rechnungspositionen (Posten, Menge, Netto, USt), die Liste Auf der Rechnung genannte Aufträge, das Konto auf der Rechnung und die Fälligkeit auf der Rechnung. XML herunterladen speichert die Rechnungsdatei, und In KSeF zeigen öffnet sie auf der KSeF-Seite. Eine Korrektur zeigt „Korrektur zur Rechnung …“ mit Rechnung öffnen, und die korrigierte Rechnung listet Korrekturen zu dieser Rechnung.

Nachrichten mit dem Frachtführer

Hat ein Frachtführer seine Rechnung über seinen Auftragslink gesendet, hat die Karte Nachrichten mit dem Frachtführer: das Gespräch über diese Rechnung, mit der Zahl neuer Nachrichten. Ein Teammitglied antwortet dort, und der Frachtführer liest die Antwort auf seiner Auftragsseite. Es wird keine E-Mail gesendet: Hat der Frachtführer keinen funktionierenden Link zum Auftrag, sagt die Karte, dass er die Antwort sieht, sobald er einen neuen Link bekommt. Ein Gespräch fasst bis zu 200 Nachrichten.

Wer was getan hat

Wer was getan hat listet die Schritte der Kosten mit Person und Zeit: Freigegeben, Überweisung vorbereitet, Zahlung akzeptiert, Bezahlt und An die Buchhaltung übergeben.

Sind Kosten an die Buchhaltung übergeben: „An die Buchhaltung übergeben. Nur ein Administrator kann es mit Begründung wieder öffnen.“ Sie lassen sich nicht bearbeiten, neu bewerten oder aufteilen, bis ein Administrator sie mit Übergebene Kosten wieder öffnen wieder öffnet („Die Buchhaltung hat diese Kosten schon. Schreiben Sie, warum sie zurückkommen, damit der nächste Export sie wieder enthält.“). Siehe Export für die Buchhaltung.

Gut zu wissen

• Kosten, die aus einem anderen System kopiert wurden, das neben Quanty läuft, tragen ihre Herkunft und eine Zeile darüber, was dort mit ihnen geschehen ist, in gedämpfter Schrift; freigegeben und bezahlt werden sie in jenem System.
• Kosten ohne Auftrag, die Sie auf Fahrzeuge aufteilen, werden durch die Aufteilung Zugeordnet und sind bereit zur Freigabe.
• Ein Auftrag kann jeweils nur auf einer Rechnung in Prüfung stehen: „Dieser Auftrag liegt schon auf einer anderen Rechnung in Prüfung.“

Verwandte Seiten

• TMS: Frachtführerkosten und Zahlungen: woher Kosten kommen und die Status.
• Frachtführer bezahlen: Zahlungen, Zusagen, Schreiben, Zahlungsläufe und Aufrechnung.
• TMS: Aufträge und Angebote: die vereinbarten Frachtführerkosten und der Tab Abrechnung.
• TMS: Flotte und Werkstatt: Fahrzeugkosten und Garantien.