Kraftstoff

Werkstatt, Kraftstoff macht aus den Transaktionsdateien Ihrer Tankkarten Betankungen an Fahrzeugen. Jede Betankung landet bei dem Fahrzeug, das getankt hat, der Verbrauch wird von einer Volltankung bis zur nächsten gegen die Norm des Fahrzeugs gerechnet, und Betankungen, die nicht aufgehen, werden markiert, bevor jemand nach ihnen suchen muss. Die Monatsrechnung des Kartenanbieters wird dann nur noch mit den Kartenumsätzen verglichen, sodass Kraftstoff nie doppelt zählt.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Öffnen Sie Flotte, Werkstatt, Kraftstoff.
• Alle können die Kraftstoffzahlen sehen. Dateien hochladen, Kartenanbieter speichern und die Normen eines Fahrzeugs festlegen erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Fuhrpark. Prüfschwellen, Sätze der Umweltgebühr und das Archivieren eines Kartenanbieters sind Sache eines Administrators.
• Damit Betankungen ihre Fahrzeuge finden: die Kennzeichen in der Datei oder die Tankkarten unter Werkstatt, Ausrüstung mit ihrer Kartennummer, übergeben an einen Fahrer oder ein Fahrzeug (siehe Ausrüstung und Übergabe).
• Für den Verbrauch: eine Verbrauchsnorm am Fahrzeug (oder die Firmennorm), Kilometer aus dem Kilometerstand oder der Telematik und Betankungen, die als Volltankungen markiert sind.

Der Tab Kraftstoff

• Kartendatei hochladen ist die Hauptschaltfläche. Das Menü ⋯ enthält Kartenanbieter, Prüfschwellen, Sätze der Umweltgebühr und Bericht Umweltgebühr.
• Zeitraum: Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage (Standard), Dieser Monat, Letzter Monat oder Eigener (höchstens 400 Tage).
• Die Summen: Getankt (Liter), Strecke und Durchschnitt (l/100 km).
• Darunter Verbrauch pro Fahrzeug, Auffällige Betankungen und Rechnungen der Kartenanbieter.

Vor der ersten Datei: „Laden Sie eine Datei mit Tankkartenumsätzen hoch (DKV, E100, Eurowag …). Jede Betankung landet über das Kennzeichen oder die Fahrerkarte beim Fahrzeug, der Verbrauch wird von Volltank zu Volltank gerechnet und auffällige Betankungen werden markiert.“

Eine Kartendatei hochladen

Der Dialog hat drei Schritte: Datei, Vorschau und Gespeichert. Bei Neuer Anbieter kommt nach Datei der Schritt Spalten hinzu.

1. Datei: Wählen Sie den Anbieter (einen gespeicherten, mit „zuletzt 28.10.2026“), Allgemeine CSV-Datei („Spalten an ihren Namen erkannt“) oder Neuer Anbieter („Spalten einmal zuordnen, die nächsten Dateien lesen sich selbst“). Wählen Sie die Datei: „CSV oder XLSX, bis 5 MB, so wie der Kartenanbieter sie sendet.“ Klicken Sie auf Weiter.
2. Spalten (nur bei Neuer Anbieter; eine Allgemeine CSV-Datei geht direkt zum Schritt Vorschau): „Wir haben die Überschriften und die ersten Zeilen gelesen. Prüfen Sie den Vorschlag und speichern Sie den Anbieter: seine nächsten Dateien werden ohne Rückfrage genauso gelesen.“ Ordnen Sie jedes Feld seiner Spalte zu (unten), geben Sie dem Anbieter einen Namen und klicken Sie auf Anbieter speichern.
3. Vorschau: „Was gespeichert wird“, Zeile für Zeile mit Datum, Fahrzeug, Fahrer, Liter, Netto und Status: neu, kein Fahrzeug, bereits erfasst oder nicht gelesen. Die Zusammenfassung lautet „48 neu, 3 bereits erfasst, 2 ohne Fahrzeug (Karte nicht zugeordnet), 1 nicht gelesen“ und „Insgesamt 6.240 l für 31.450,00 PLN netto.“ Klicken Sie auf 48 Umsätze speichern.
4. Gespeichert: „Kartendatei gespeichert“, die gespeicherten Umsätze, die gefundenen auffälligen Betankungen und die Rechnungen der Anbieter, die jetzt nur noch die Karten begleichen. Betankungen ohne Fahrzeug zeigen führt Sie zu den Flottenkosten, die auf ein Fahrzeug warten.

Voreinstellungen lesen die Dateien von DKV, E100, Shell, UTA, IDS, Orlen und Eurowag. Jede andere Datei wird über ihre Spaltenzuordnung gelesen. Eine Datei hat bis zu 5.000 Zeilen.

Die Spaltenzuordnung

„Nötig sind: das Datum, das Kennzeichen oder die Kartennummer sowie der Netto- oder der Bruttobetrag.“

Spalten vorschlagen (KI) schlägt die Zuordnung für einen neuen Anbieter vor: „Nur die Überschrift und die ersten 5 Zeilen gehen an die KI, einmal für diesen Anbieter.“ Unsichere Spalten sind mit „prüfen“ markiert. Es verbraucht KI-Credits und braucht KI liest Dokumente und schreibt Entwürfe eingeschaltet; sonst „Die KI ist in dieser Firma ausgeschaltet. Ordnen Sie die Spalten selbst zu, das dauert eine Minute.“ Der gespeicherte Anbieter liest seine nächsten Dateien ohne KI.

Wie eine Betankung ihr Fahrzeug findet

In dieser Reihenfolge:

1. Die Karte steht unter Werkstatt, Ausrüstung und ist einem Fahrzeug übergeben: dieses Fahrzeug („Über die Fahrzeugkarte zugeordnet“).
2. Die Karte ist einem Fahrer übergeben: die Zugmaschine aus dem Zug dieses Fahrers zum Zeitpunkt der Betankung („Über die Fahrerkarte zugeordnet“).
3. Sonst das Kennzeichen in der Datei.
4. Sonst kein Fahrzeug: Die Betankung wartet unter Ohne Fahrzeug in den Flottenkosten.

Die Vorschau nennt den Grund, Zeile für Zeile: „Karte: Marek Zieliński. Zu dieser Zeit fuhr er PO 5KM21 (PO 7XR48 auf der Karte).“, „Karte: Marek Zieliński, aber zu dieser Zeit in keinem Zug: über das Kennzeichen PO 7XR48 zugeordnet.“, „Die Karte 7083 hat an diesem Tag den Inhaber gewechselt: über das Kennzeichen PO 5KM21 zugeordnet.“, „Das Fahrzeug WGM 12345 kennen wir nicht.“ Eine Kartennummer passt über die ganze Nummer oder ihre letzten Ziffern (mindestens vier).

Duplikate und Korrekturen

„Eine zweimal importierte Datei fügt nichts hinzu.“ Ein Umsatz, der schon in den Kosten steht, zeigt „bereits erfasst“ („Dieser Umsatz ist bereits in den Kosten.“), und eine Korrektur, ein geänderter Betrag oder MwSt.-Satz oder ein Storno eines Umsatzes bucht ihn nie ein zweites Mal. Importe laufen pro Organisation nacheinander.

Zeilen, die sich nicht lesen lassen, nennen den Grund: „Der Umsatz hat kein Datum.“, „Das Datum ‚31/31/2026‘ verstehen wir nicht.“, „‚12,5a‘ ist keine Zahl (Liter).“, „Der Betrag ist brutto, und für AT gibt es keinen MwSt.-Satz: tragen Sie ihn beim Kartenanbieter ein.“

Kartenanbieter

⋯, Kartenanbieter: „Wie die Datei jedes Anbieters gelesen wird. Ein neuer Anbieter kommt beim Hochladen seiner ersten Datei hinzu.“ Jeder zeigt Zuletzt verwendet, „Spalten von der KI vorgeschlagen“, wenn die KI geholfen hat, und „Rechnungen begleichen nur die Karten“. Bearbeiten ändert die Zuordnung; Archivieren (Administratoren): „Die gespeicherten Umsätze bleiben. Neue Dateien können nicht mehr mit diesen Spalten gelesen werden.“

Verbrauch pro Fahrzeug

„Von Volltank zu Volltank, gegen die Norm des Fahrzeugs für die Jahreszeit.“

Jede Fahrzeugzeile zeigt ihren Durchschnitt („33,9 l/100 km“), die Norm („Norm 29,0“ oder „Firmennorm 30,0“), wie weit darüber er liegt („17% über der Norm“), die Kilometer und ihre Herkunft („2.800 km (Kilometerzähler)“, „Telematik“ oder „Kilometerzähler und Telematik“), die getankten Liter, AdBlue als Anteil am Diesel („AdBlue 4,2 %“) und die Zahl der auffälligen Betankungen. Abschnitte von PO 5KM21 zeigen öffnet die Abschnitte von Volltank zu Volltank, jeder „28.10 bis 03.11“ mit seinem Verbrauch gegen die Norm, und Fahrzeugkarte öffnen.

Wenn sich ein Fahrzeug nicht messen lässt, sagt die Zeile, was fehlt:

Abschnitte, die kürzer als der Kürzeste gezählte Abschnitt sind (standardmäßig 300 km), werden ausgelassen. Eine Betankung ohne Volltank-Markierung zählt als Volltankung, wenn der Standard des Anbieters das sagt.

Verbrauchsnormen eines Fahrzeugs

Auf der Fahrzeugkarte unter Service und Kosten, Kraftstoffverbrauch, Verbrauchsnormen: „Eine Norm kann von der Jahreszeit abhängen und sich mit der Zeit ändern (neuer Motor, Kühlaggregat). Zeiträume eines Kraftstoffs dürfen sich nicht überschneiden.“

„Bis das Fahrzeug eine eigene Norm hat, gilt die Firmennorm von 30,0 l/100 km.“ Das Feld auf der Fahrzeugkarte zeigt „Letzte 90 Tage, von Volltank zu Volltank.“, „Norm jetzt (Winter): 31,0 l/100 km“, „Tank 820 l“ und einen Balken pro Abschnitt gegen die Norm.

Auffällige Betankungen

„Erledigen, wenn es geklärt ist, verwerfen, wenn es kein Problem ist.“ Jede auffällige Betankung ist außerdem ein Vorgang unter Vorgänge.

Eine Datei ohne Uhrzeiten erzeugt nie „zwei Betankungen kurz hintereinander“. Betankungen ohne Fahrzeug erzeugen ebenfalls einen Hinweis.

Prüfschwellen

⋯, Prüfschwellen (Administratoren): „Wann eine Betankung auffällig ist. Eine Änderung gilt für die nächsten Importe.“

Werte aus dem Gesetz zeigen die Kraftstoffdichte und die Schwelle, unter der keine Umweltgebühr gezahlt wird, nur lesbar, mit ihrer Quelle und „zu prüfen“: „Bestätigen Sie sie mit Ihrer Buchhaltung.“

Rechnungen der Kartenanbieter

„Diese Rechnungen begleichen nur die Kartenumsätze. Der Kraftstoff steht bereits aus der Kartendatei auf den Fahrzeugen, daher zählt eine Rechnung nicht ein zweites Mal.“

Wenn die Monatsrechnung eines Kartenanbieters eintrifft (aus KSeF oder von Hand erfasst, siehe TMS: Frachtführerkosten und Zahlungen), begleicht sie die Kartenumsätze desselben Monats und Fahrzeugs, statt erneut Kraftstoff hinzuzufügen. Die Tabelle zeigt Rechnung, Anbieter, Zeitraum, Rechnung netto, Kartenumsätze netto und die Differenz; „Mehr als 1% Abweichung: Rechnung mit der Kartendatei vergleichen.“ Eine Rechnung ohne Kartenumsätze für diesen Monat bleibt Kosten des Fahrzeugs.

Die Umweltgebühr

⋯, Bericht Umweltgebühr rechnet die Liter jedes Fahrzeugs über die Kraftstoffdichte in Tonnen um und multipliziert sie mit den Sätzen für seine Kategorie, Euro-Norm und seinen Kraftstoff.

⋯, Sätze der Umweltgebühr (Administratoren): „Quanty liefert keine Sätze. Übertragen Sie sie aus der jährlichen Bekanntmachung (obwieszczenie) des polnischen Klima- und Umweltministers für das abzurechnende Jahr.“ Jeder Satz hat Jahr, Kategorie (Pkw, Lkw bis 3,5 t, Lkw über 3,5 t, Sattelzugmaschine, Bus, Andere), Euro-Norm, Kraftstoff, zł pro Mg, Quelle und Geprüft. Bis zu 200 Sätze pro Jahr.

Der Bericht zeigt einen fehlenden Wert nie als null:

• „Die Gebühr für 2026 wird nicht berechnet, solange Sätze oder Fahrzeugdaten fehlen (3 Positionen). Sie wird nie als null gezeigt.“ Fehlende Positionen sagen „keine Sätze“, „keine Euro-Norm“ oder „keine Fahrzeugkategorie“.
• „Gebühr für 2026: 412,00 PLN. Sie übersteigt 800,00 PLN nicht, also wird nichts gezahlt.“ oder „Gebühr für 2026: 1.240,00 PLN, fällig bis 31.03.2027.“
• „Ungeprüfte Sätze: 2. Vergleichen Sie sie mit der amtlichen Bekanntmachung.“
• „540 l aus den Karten haben kein Fahrzeug und zählen nicht zur Gebühr: Ordnen Sie diese Tankungen zu.“
• „Kraftstoffdichte, Schwelle und Frist sind gesetzliche Werte: Bestätigen Sie sie vor der Meldung mit Ihrer Buchhaltung.“

Der Bericht Kraftstoffverbrauch der Flotte unter Berichte listet den Verbrauch jedes Fahrzeugs für jeden Zeitraum, mit AdBlue und auffälligen Betankungen (siehe TMS: Überblick).

Gut zu wissen

• Der Tab Flottenkosten hat sein eigenes Tankkarte importieren für eine einfache CSV-Datei mit Datum, Kennzeichen und Nettobetrag (bis 5 MB). Kartendatei hochladen auf dem Tab Kraftstoff kann mehr: Kartenanbieter, Kartenzuordnung, Volltankungen und die Prüfungen.
• Der PLN-Wert einer Betankung nutzt den NBP-Kurs des Arbeitstags vor der Betankung.
• Kraftstoff, der aus Ihrem eigenen Tank über das Teilelager ausgegeben wird, bucht ebenfalls Kraftstoffkosten am Fahrzeug (siehe Das Teilelager).
• Kraftstoff gegen die Norm speist auch das Fahrtenblatt und die Vorschläge für Kraftstoffprämien und Abzüge der Fahrer (siehe Fahrerabrechnung).

Verwandte Seiten

• TMS: Flotte und Werkstatt.
• Die Fahrzeugkarte: das Kraftstofffeld eines Fahrzeugs.
• Ausrüstung und Übergabe: Tankkarten und wer sie hat.
• Die Werkstatt: Flottenkosten und Betankungen ohne Fahrzeug.
• Fahrtenblätter und Fahrtenbuch.