Die Karte des Geschäftspartners

Die Karte eines Geschäftspartners enthält alles, was Quanty über einen Kunden oder Frachtführer weiß. Diese Seite geht ihre Tabs nacheinander durch: Daten, Kontakte, Aufträge, Finanzen, Dokumente, Vertrag und Preise und Orte. Der Bereich Rechnungsstellung des Tabs Daten hat eine eigene Seite, Rechnungsbedingungen, und der Tab Limit und Prüfung hat Kreditlimits und Sperren.

Bevor Sie beginnen

• Öffnen Sie eine Karte aus dem Register (Vertrieb, Kunden oder Disposition, Frachtführer, siehe TMS: Kunden und Frachtführer) oder aus jedem Auftrag, jeder Rechnung oder jeden Kosten, die den Geschäftspartner nennen.
• Alle können eine Karte lesen. Zum Ändern braucht es eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf. Ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Disposition für die Daten, Kontakte, Preise und Orte und Finanzen, um das Bankkonto, den Factor und seinen Vorschuss zu ändern, sowie für den Tab Dokumente.
• Einige Felder gehören einem Administrator: das Anonymisieren einer Kontaktperson, das zweite Buchhaltungskonto und alles auf dem Tab Limit und Prüfung, was eine Entscheidung ist (das Limit, Sperren, die Prüfung).

Daten

Der Tab Daten ist ein Formular. Ändern Sie ein beliebiges Feld, und eine Leiste unten sagt Ungespeicherte Änderungen mit Verwerfen und der Schaltfläche zum Speichern; nichts wird gespeichert, bevor Sie sie klicken, und nur die geänderten Felder werden gesendet. Hat inzwischen jemand die Karte geändert, sagt Quanty das: „Jemand hat das inzwischen geändert. Seite neu laden und erneut versuchen.“

Identität

Unter der Identität sagt Im Register geprüft am …, wann die GUS-Daten zuletzt gelesen wurden.

VIES

In VIES prüfen fragt den VIES-Dienst der EU, ob die EU-USt-IdNr. (oder die NIP) aktiv ist. „Erst die Nummer speichern, dann in VIES prüfen.“

Weicht der Name in VIES von der Karte ab, weist Quanty darauf hin („Der Name in VIES weicht vom Namen in der Kartei ab“), mit dem Datum der Prüfung. VIES kennt nur USt-IdNr. aus EU-Ländern. Jede Prüfung wird in den Änderungsverlauf geschrieben.

Adresse und Kontakt

Straße und Nummer, PLZ, Ort, Land, E-Mail, Telefon, Zweites Telefon, Fax und Website: die eigenen Angaben der Firma. Die Personen, mit denen Sie sprechen, kommen auf den Tab Kontakte.

Betreuer

Betreuer: „Wer sich um diesen Geschäftspartner kümmert, Rolle für Rolle.“ Jede Rolle nimmt ein Mitglied Ihrer Organisation oder Niemand:

Verlässt ein Mitglied Ihre Organisation, gehen seine Rollen auf den Karten an die Nachfolge über, die beim Entfernen benannt wird; bis dahin kann eine Rolle „Ehemaliges Mitglied“ zeigen.

Zahlung

Der Factor und sein Vorschuss werden in jeden neuen Rechnungsentwurf dieses Kunden übernommen (siehe Factoring und Versicherung).

Rechnungsstellung

Der Bereich Rechnungsstellung („Wie dieser Kunde Rechnungen bekommt: Zahlungsziel, Versand und was auf der Rechnung steht.“) ist auf einer eigenen Seite beschrieben: Rechnungsbedingungen.

Papiere des Frachtführers

Bei einem Frachtführer sichtbar:

Bewertung des Frachtführers

Bei einem Frachtführer zeigt Bewertung des Frachtführers den Durchschnitt („4,5 von 5“), die Zahl der Bewertungen und die neuesten, jeweils mit Auftrag, Person und Datum.

1. Klicken Sie Frachtführer bewerten.
2. Wählen Sie 1 bis 5 Sterne, entweder für einen Auftrag („Wie hat Nowak diesen Auftrag ausgeführt?“) oder als Allgemeine Bewertung.
3. Fügen Sie einen Kommentar (optional) hinzu („Was gut lief und was nicht“) und klicken Sie Bewertung speichern.

Nur ein Frachtführer kann bewertet werden, und nur für einen Auftrag, der kein Entwurf und nicht storniert ist. Ein Auftrag hat eine Bewertung seines Frachtführers: Ändern am Auftrag ersetzt sie, gleich wer sie abgegeben hat.

Notizen

Notizen („Alles, was das Büro wissen sollte“) und Nummer im alten System („Zum Zuordnen von Importen.“). Aus Notizen ordnen im ⋯ der Karte liest die Notizen in Rechnungsbedingungen ein (siehe Aus Notizen ordnen).

Änderungsverlauf

Änderungsverlauf unten listet, wer was wann geändert hat: Felder, VIES-Prüfungen, Bankkonten und ihre Prüfungen gegen die Weißliste, Bewertungen, archivierte oder wiederhergestellte Kontakte und aus Aufträgen gespeicherte Adressen. Alle zeigen öffnet die ganze Liste.

Kontakte

„Personen bei diesem Partner. Erinnerungen gehen an den Hauptkontakt in seiner Sprache.“

Person hinzufügen öffnet das Formular:

Das Menü jeder Person enthält Zum Hauptkontakt machen, Archivieren (oder Wiederherstellen) und das Entfernen der Person („Die Person wird bei diesem Partner entfernt. Aufträge behalten den Namen, an den sie gingen.“). Archivierte zeigen listet archivierte Personen. Eine archivierte Kontaktperson bekommt keine Status-E-Mails und keine Erinnerungen und wird nicht auf neue Aufträge oder Angebote gesetzt; was sie schon nennt, funktioniert weiter.

Personendaten einer Kontaktperson

Für eine Anfrage zu den Daten einer Person hat ein Administrator zwei weitere Einträge im Menü der Person:

• Personendaten herunterladen: eine JSON-Datei mit allem, was Quanty über diese Person speichert. Der Download wird im Verlauf vermerkt.
• Anonymisieren: Geben Sie zur Bestätigung den vollständigen Namen der Person ein, dann Endgültig anonymisieren. „Name, E-Mail, Telefon und WhatsApp werden endgültig gelöscht. Die Person wird archiviert. Die Adresse verschwindet aus der Rechnungs-E-Mail-Liste des Kunden, aus dem E-Mail-Feld des Kunden (wenn es dieselbe Adresse ist), aus „Gesendet an“ in Aufträgen und aus geteilten Links, und Erinnerungen, die noch an diese Adresse oder Nummer gehen sollten, werden storniert.“ In den per E-Mail gesendeten Aufträgen dieser Person werden Adresse und Name ebenfalls geleert.

Der Link für den Kunden funktioniert weiter: Er gehört der Firma, nicht dieser Person; hat diese Person ihn bekommen, widerrufen Sie ihn unter Link für den Kunden auf der Kundenkarte. Aufträge und ihr Verlauf, Geldbelege und Dokumente mit ihren Dateien bleiben, und alte Verlaufszeilen behalten den Namen, mit dem sie geschrieben wurden. Eine gelöschte Person zeigt Daten gelöscht, und die gelöschten Felder lassen sich nicht wieder ausfüllen. Anonymisieren wird abgelehnt, wenn die Daten der Person schon gelöscht sind, und für eine Person, die ein anderes verbundenes System noch an Quanty sendet. Keine der beiden Aktionen ist im Chat möglich. Was Ihre Firma aufbewahren muss und wie lange, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Aufträge

Aufträge listet die Aufträge des Geschäftspartners. Bei einer Firma, die Kunde und Frachtführer ist, schaltet Aufträge als zwischen Als Kunde und Als Frachtführer um.

• Die Spalten sind Nummer, Status, Strecke, Beladung, Fracht und, als Frachtführer, Frachtführerkosten. Ein Entwurf ist mit Entwurf markiert.
• Bei einem Kunden schaltet Aufträge oder Angebote zu seinen Angeboten, mit Angebot, Strecke, Preis, Gültig bis und Status.
• Neuer Auftrag beginnt einen Auftrag, in dem dieser Kunde schon eingetragen ist.

Finanzen

Finanzen zeigt die Rechnungen, Kosten und Zahlungen des Geschäftspartners, jeweils als eine kompakte Liste: Schalten Sie mit Rechnungen, Kosten und Zahlungen um.

Eine Zeile öffnet die Rechnung oder die Kosten, und Alle anzeigen öffnet die ganze Liste auf ihrer Seite, bereits auf diesen Geschäftspartner gefiltert. Der Saldo beider Seiten steht in der Seitenleiste der Karte unter Saldo.

Dokumente

Dokumente hält die Unterlagen des Geschäftspartners und was an ihn gesendet wurde. Schalten Sie mit Dateien und Korrespondenz um.

Dateien

1. Ziehen Sie die Entscheidung des Versicherers, eine Police oder einen Vertrag auf den Tab („PDF, Foto oder Word, bis 25 MB. Die Datei wird in Dateien abgelegt.“) oder klicken Sie Dokument hinzufügen. Ohne Datei hinzufügen erfasst ein Dokument, das Sie nur auf Papier haben.
2. Füllen Sie das Formular aus und speichern Sie.

Ein Dokument braucht eine Datei, eine Nummer oder eine Notiz. Das Menü jedes Dokuments hat Öffnen, Herunterladen, Bearbeiten und Löschen („Die Datei bleibt in Dateien.“). Ein Dokument, dessen Datei privat ist, zeigt Private Datei: „Das Dokument steht in der Liste, seine Datei ist aber privat. Bitten Sie die Person, die es hinzugefügt hat, die Datei in Dateien freizugeben.“

Bei einer Entscheidung des Versicherers haben Administratoren außerdem Limit auslesen: Die KI liest die Entscheidung und schlägt das Versicherungslimit vor. Siehe Das Limit aus einer Entscheidung des Versicherers auslesen.

Korrespondenz

„Was an diesen Kontrahenten gesendet wurde“, das Neueste zuerst: Rechnung per E-Mail gesendet, Per Post versandt, Schreiben an den Frachtführer, Auftrag an den Frachtführer gesendet, Nachricht an den Fahrer, An das Inkasso übergeben, An den Factor übergeben, Erinnerungen (Zahlungserinnerung, Erinnerung an die Unterlagen und die anderen) und Schreiben. Jede Zeile zeigt ihren Stand (Gesendet, Nicht gesendet, Geplant oder Wartet auf Versand), an wen, von wem, und einen Link zu der Rechnung, dem Auftrag oder den Kosten, zu denen sie gehört. Mehr anzeigen lädt ältere Zeilen.

Vertrag und Preise

Vertrag und Preise hält die Preise aus dem Vertrag des Geschäftspartners, auf zwei Seiten: Kunde („Was der Kunde uns zahlt“) und Frachtführer („Was wir dem Frachtführer zahlen“). Eine Karte zeigt die Seite ihrer Rolle (beide bei einer Firma, die beides ist) und jede Seite, die schon Preise hat.

Die Liste zeigt für jeden Preis Strecke, Preis, Gültig und Stand: Gültig, Ab einem künftigen Datum, Abgelaufen oder Im Archiv.

Einen Preis hinzufügen

1. Klicken Sie Preis hinzufügen.
2. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie Speichern.

Das ⋯ eines Preises enthält Bearbeiten und Archivieren („Der Preis … wird in Aufträgen nicht mehr vorgeschlagen. Er bleibt im Archiv.“). Archiv zeigen listet archivierte Preise.

Einen Vertrag einlesen

Vertrag einlesen liest einen Vertrag oder eine Preisliste in vorgeschlagene Zeilen: „PDF, XLSX oder CSV, bis 15 MB. Eine Tabelle mit einfacher Struktur lesen wir ohne KI; ein PDF liest die KI.“

1. Wählen Sie Wessen Preise und die Datei.
2. Quanty sagt, wie es die Datei gelesen hat (ein Blatt, dessen Überschriften es nicht erkennt, liest ebenfalls die KI) („Die Tabelle des Blatts wurde gelesen.“ oder „Von der KI gelesen. Prüfen Sie jede Zeile vor dem Speichern.“), und listet die Zeilen: „Zeilen in der Datei: 12. Haken Sie die an, die gespeichert werden sollen.“ Zeilen, die schon auf der Karte stehen, sind mit Schon vorhanden markiert; Zeilen mit einem Problem sagen, was fehlt (Kein Land, Kein Preis, Unbekannte Einheit, Falsche Daten und so weiter).
3. Haken Sie die Zeilen an und klicken Sie Angehakte speichern. Eine Datei ergibt höchstens 200 Zeilen, und Zeilen, die schon vorhanden sind, werden übersprungen. Das Lesen durch die KI braucht die eingeschaltete TMS-KI und verbraucht KI-Credits.

Wie Preise bei einem Auftrag wirken

Bei einem Auftrag nimmt Quanty den gültigen Preis, dessen Strecke am besten passt: einer, der beide Enden per Postleitzahl eingrenzt, schlägt einen, der ein Ende eingrenzt, und dieser einen reinen Länderpreis; bei Gleichstand gewinnt die längere Postleitzahl und dann der neueste Preis. Das Minimum ist das Wenigste, was eine Fahrt kostet, unabhängig von der Menge. Der Auftrag bietet dann den Preis des Kunden an, und die Zuweisung des Frachtführers bietet die Seite des Frachtführers an. Ein Preis ist ein Vorschlag und eine Prüfung, nie eine Sperre: Über den Preis entscheidet immer ein Mensch (siehe TMS: Aufträge und Angebote).

Orte

Orte listet die Adressen des Geschäftspartners. Schalten Sie mit Niederlassungen, Be- und Entladung und Alle um, und haken Sie Archivierte zeigen für archivierte an.

• Jede Adresse hat einen Adresstyp: Niederlassung, Beladestelle, Entladestelle, Be- und Entladung oder Sonstige, und ein Kürzel („Was man eingibt, um die Niederlassung zu finden, z. B. GDY“).
• Eine Niederlassung kann die Rechnungsadresse sein („Rechnungen dieser Niederlassung gehen an diese Adresse“): Als Rechnungsadresse festlegen setzt einen Stern darauf.
• Aus Aufträgen übernommen: „Von selbst gespeichert, als ein Auftrag mit dieser Adresse bestätigt wurde“. Adressen, die in bestätigten Aufträgen eingegeben wurden, sammeln sich so beim Kunden, ohne Dubletten.
• Adresse hinzufügen, Bearbeiten, Archivieren und Wiederherstellen stehen im Menü jeder Adresse. „Diese Adresse ist archiviert: Sie bleibt bei früheren Aufträgen, wird aber nicht mehr angeboten.“
• In Orte öffnen öffnet das ganze Register der Orte.

Aufträge haben eine Niederlassung des Kunden („Sorgfältig wählen: die Rechnung geht dorthin, wohin die Niederlassung zeigt.“). Eine Rechnung friert ihre Korrespondenzadresse bei der Ausstellung ein („Wohin die Papierrechnung per Post geht. Leer: die Adresse des Käufers.“): Eine neue Rechnung geht nie an eine archivierte Niederlassung, und eine Korrektur geht dorthin, wohin ihre Rechnung ging.

Gut zu wissen

• Die Tabs der Karte behalten ihre Stelle in der Adresse (zum Beispiel ?tab=credit), sodass ein Link eine Karte auf dem richtigen Tab öffnen kann.
• Die Karte eines archivierten Geschäftspartners bleibt lesbar, mit allen Tabs, und kann bis zur Wiederherstellung nicht für einen neuen Auftrag oder eine neue Rechnung gewählt werden.
• Ein Geschäftspartner, der aus einem anderen System kopiert wurde, das neben Quanty läuft, zeigt seinen Namen in diesem System. Eine Kontaktperson, die dieses System noch sendet, lässt sich hier nicht anonymisieren: „Bitte zuerst dort löschen oder die Verbindung beenden.“

Verwandte Seiten

• TMS: Kunden und Frachtführer: das Register, Anlegen, Importieren und Archivieren.
• Rechnungsbedingungen: wie ein Kunde abgerechnet und erinnert wird.
• Kreditlimits und Sperren: Limits, Bankkonten und Sperren.
• TMS: Aufträge und Angebote: wo Vertragspreise und Niederlassungen verwendet werden.
• TMS: Links für Kunden, Frachtführer und Fahrer: der Link für den Kunden.