Palettenbelege von Fahrern

Fahrer brauchen weder eine App noch ein Login. Nach einer Be- oder Entladung schickt der Fahrer ein Foto des Palettenbelegs (ein CMR, einen Palettenschein oder einen beliebigen Lieferschein) oder einen kurzen Text wie „r. 33 EP“ an die WhatsApp-Nummer Ihrer Firma oder an eine E-Mail-Adresse. Quanty erkennt den Fahrer, speichert die Nachricht und die Fotos, liest die Zahlen, findet den passenden Eintrag im Kalender und legt Ihnen einen Vorschlag vor. Standardmäßig landet nichts in den Salden, bevor ein Mensch es bestätigt.

Diese Seite erklärt jeden Schritt dieses Wegs, die Regeln dahinter und die tatsächlichen Grenzen. Wo Sie jeden Schritt ein- oder ausschalten, steht unter Paletteneinstellungen und Tests; das Prüfen der Vorschläge unter Prüfen und Erledigen.

Bevor Sie beginnen

• WhatsApp wird gemeinsam mit Ihnen eingerichtet: Die Firmennummer läuft über die WhatsApp-Business-Plattform von Meta, und Ihr Tarif muss WhatsApp enthalten. Siehe WhatsApp. Steht unter Automatisch „WhatsApp ist in Ihrem Quanty-Konto noch nicht eingeschaltet. Das machen wir: schreiben Sie uns, wir schalten es ein.“, richtet Quanty es für Ihre Organisation ein; fragen Sie uns.
• E-Mail braucht entweder eine Quanty-Adresse für Fahrer oder ein in Quanty verbundenes Firmenpostfach (siehe Integrationen).
• Fahrer müssen im TMS-Personalverzeichnis mit ihrer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse stehen (siehe TMS: Personal).
• Eine Nummer verbinden, die Adresse anlegen, Postfächer wählen und die Schalter setzen ist Sache eines Administrators. Mitglieder und Administratoren prüfen die Vorschläge.

Der Weg einer Fahrernachricht

Automatisch, Was passiert, wenn ein Fahrer schreibt zeigt denselben Weg Schritt für Schritt, mit einem Schalter dort, wo sich ein Schritt ausschalten lässt:

1. Der Fahrer schreibt per WhatsApp oder per E-Mail.
2. Quanty speichert die Nachricht und die Fotos.
3. Es antwortet dem Fahrer (optional, standardmäßig aus).
4. Die KI liest den Beleg.
5. Es gleicht mit dem Kalender ab.
6. Wer bestätigt den Eintrag: Sie, oder Quanty selbst, wenn der Beleg passt.
7. Fehlt der Beleg nach einer Anzahl von Tagen, erscheint der Tausch unter Fehlende Belege.

Kanäle

WhatsApp

Fahrer schreiben an die WhatsApp-Nummer der Firma. Automatisch zeigt sie unter Der Fahrer schreibt per WhatsApp mit QR-Code: „Fahrer scannen ihn und haben sofort einen Chat mit der Firmennummer.“ Fotos und PDFs zählen als Belege; Sprachnachrichten, Videos und Sticker nicht.

Der Schalter neben der Nummer ist WhatsApp lesen („Belege aus WhatsApp lesen“). Ist er aus, werden Nachrichten nicht übernommen („Das Lesen von Belegen aus WhatsApp war aus.“).

E-Mail

oder per E-Mail bietet zwei Wege:

• Adresse für Fahrer anlegen: „Eine Quanty-Adresse, ohne Passwort und ohne Einrichtung.“ Die Adresse entsteht aus dem Namen Ihrer Organisation und einem zufälligen Teil und erscheint mit Adresse kopieren.
• Firmenpostfächer: Ein bereits in Quanty verbundenes Postfach kann nach Belegen gelesen werden („wir lesen Belege daraus“) oder nicht („wir lesen es nicht“). Ein privates Postfach muss sein Besitzer zuerst für die Firma freigeben.

„Wir nehmen nur E-Mails von Fahrern, deren Adresse in ihrer Karte steht. Alles andere bleibt im Postfach.“ Der Schalter heißt E-Mails lesen. Automatische Antworten und E-Mails, die die Prüfung gegen gefälschte Absender nicht bestanden haben, werden nie von selbst übernommen.

Wie Quanty den Fahrer erkennt

Quanty übernimmt eine Nachricht nur von einem aktiven Fahrer im TMS-Personalverzeichnis: über die Telefonnummer auf der Fahrerkarte bei WhatsApp und über die E-Mail-Adresse auf der Karte bei E-Mail. Automatisch sagt, wie viele Fahrer eine Nummer haben: „Wir nehmen nur Nachrichten von Fahrern mit Karte: 18 von 20 haben eine Telefonnummer.“

Telefonnummern

Schreiben Sie jede Nummer mit Ländervorwahl, zum Beispiel +48 601 222 333 oder +49 151 2345678. Automatisch, Fahrer (Fahrer und ihre Telefone) prüft sie:

Tragen Sie eine fehlende Nummer direkt unter Telefon: beim Fahrer ein oder nutzen Sie Nummern korrigieren (Administratoren): „Wir ergänzen die Ländervorwahl (standardmäßig +48) und entfernen die überzählige 0. Prüfen Sie die Liste und speichern Sie.“ Die Liste zeigt Jetzt und Danach; Nummern, die Quanty nicht erraten kann, stehen unter „Diese Nummern muss ein Mensch korrigieren“.

Ein Fahrer ohne Nummer: der Kopplungslink

Ein Fahrer, auf dessen Karte keine Nummer steht, kann sich selbst koppeln. Klicken Sie unter Automatisch, Fahrer neben ihm auf Kopplungslink (das funktioniert, sobald die Firmen-WhatsApp-Nummer verbunden ist).

1. Schicken Sie ihm den Link per SMS oder einem anderen Messenger, oder lassen Sie ihn den QR-Code scannen. Nachricht kopieren kopiert den fertigen Text: „Hallo, das ist der Link für Palettenbelege. Tippen Sie darauf und senden Sie die Nachricht unverändert, damit wir Ihre Nummer erkennen.“
2. Er tippt darauf, WhatsApp öffnet sich mit einem eingetragenen Code wie PAL-7KQ4MX, und er sendet ihn.
3. Quanty speichert seine Nummer auf seiner Fahrerkarte. Ab dann erkennt es ihn von selbst.

„Der Link gilt 30 Minuten.“ Eine Nummer, die schon auf der Karte steht, wird nie überschrieben; weicht die Nummer des Absenders ab, trägt die Nachricht einen Hinweis, dass sie von der Nummer auf der Karte abweicht.

Wo Nachrichten und Fotos liegen

• Jede übernommene Nachricht steht in Zu erledigen mit ihrem Text, ihren Fotos und ihrem Status.
• Die Fotos und PDFs werden in Dateien im Ordner Palety gespeichert (ein Ordner für die Organisation). iPhone-Fotos (HEIC) werden in JPG umgewandelt.
• Gehört ein bestätigter Eintrag zu einem TMS-Auftrag, wird der Beleg diesem Auftrag außerdem als Dokument „Palettenbeleg“ angehängt.
• Quanty entfernt Nachrichten und Belege nicht nach einiger Zeit von selbst.

Je Nachricht speichert Quanty bis zu 5 Fotos oder Dateien aus WhatsApp oder E-Mail, jeweils bis 20 MB, als Fotos (JPG, PNG, WebP, GIF), PDFs oder Word-, E-Mail- und Textdateien. Größere Dateien oder andere Typen bleiben mit einem Hinweis an der Nachricht außen vor, der Rest der Nachricht wird trotzdem übernommen.

Übersprungene Nachrichten

Eine Nachricht, die die Nummer oder Adresse erreicht, aber nicht für Paletten ist, wartet unter Übersprungene Nachrichten (Automatisch, ganz unten; nur Administratoren): „Nachrichten, die Quanty erreicht haben, aber nicht unter Zu prüfen gelandet sind, mit dem Grund. Nichts geht verloren: Sie können jede übernehmen.“ Die Liste behält die letzten Nachrichten: bis zu 200, für 7 Tage.

Quanty entscheidet in dieser Reihenfolge, und der Grund nennt die Prüfung, an der die Nachricht hängen blieb:

Für jede übersprungene Nachricht:

• Trotzdem übernehmen legt sie in Zu erledigen ab („Übernommen. Die Nachricht ist unter Zu prüfen.“).
• Einem Fahrer zuordnen: „Wer hat von … geschrieben? Wir übernehmen die Nachricht als seine.“ Wählen Sie den Fahrer, haken Sie Diese Nummer in der Fahrerkarte speichern an („Beim nächsten Mal erkennen wir ihn selbst.“) und klicken Sie Zuordnen und übernehmen.
• Auch übernommene zeigen listet alle letzten Nachrichten, auch die übernommenen.

Eine von Hand übernommene Nachricht wird nie von selbst bestätigt und bekommt keine automatische Antwort.

Den Beleg lesen

Kurze Texte: Regeln, kostenlos

Eine Nachricht ohne Fotos, deren Text Quanty mit seinen Regeln versteht, wird sofort gelesen und kostet nichts, zum Beispiel:

• r. 33 EP 16027/2026 dostałem 30
• z. 33 EP Oelrich
• od. 9 EP na z
• r. 20 EP dostałem 25 2 uszk
• Zabrałem 10 EP z Nagel Versmold

Die Regeln kennen die Kurzschrift des Palettenkalenders (siehe Einträge eingeben oder einfügen) und überspringen Grüße in eigenen Zeilen. Die Nachricht zeigt dann „Nach Regeln aus dem Text gelesen, ohne KI.“

Fotos und PDFs: die KI

Fotos, PDFs, CMR, Palettenscheine und Texte, bei denen die Regeln unsicher sind, liest die KI. Sie liest polnische, deutsche, englische, ukrainische und russische Dokumente, kennt CMR und Palettenschein („Sie schulden uns“, „Wir schulden Ihnen“, „In Ordnung übernommen“, beschädigt oder nicht tauschfähig) und hat die Anweisung, nie zu raten: Ein Wert, den sie nicht lesen kann, bleibt leer. Wer wem etwas schuldet, rechnet Quanty aus, nicht die KI. Jeder vorgeschlagene Eintrag trägt das Zitat, aus dem er stammt („Auf dem Beleg: …“), und wie sicher die KI ist.

• Was es kostet: Der Empfang einer Nachricht ist kostenlos. Das Lesen eines Fotos oder PDFs mit der KI verbraucht KI-Credits, je nach Umfang des Dokuments; Quanty prüft vor jedem Lesen, ob Ihre Organisation Guthaben hat. Dieselben Fotos, innerhalb von 7 Tagen erneut gesendet, werden nicht zweimal gelesen und bezahlt: Das frühere Ergebnis wird verwendet.
• Grenzen: Je Nachricht werden bis zu 5 Dateien gelesen; ein Foto größer als etwa 3,5 MB kann die KI nicht lesen (der Fahrer soll ein kleineres Foto senden). Mehr als 30 Nachrichten eines Fahrers in einer Stunde warten ungelesen, bis jemand Mit KI neu lesen klickt.
• Lesen durch KI aus: Ist Lesen durch KI ausgeschaltet, gilt: „Aus: Fotos warten, bis Sie auf Lesen klicken. Texte wie ‚r. 33 EP‘ lesen die Regeln weiterhin.“ Schalten Ihr Tarif oder die TMS-Einstellungen die KI ab, werden Fotos nicht gelesen, und die Nachricht sagt das; Sie tragen die Zahlen von Hand ein.

Wie sicher das Lesen ist

Fahren Sie über die Kennzeichnung, um „Die KI ist zu 93% sicher“ zu lesen. Quanty warnt außerdem, wenn etwas nicht aufgeht: mehr als 66 Paletten in einem Eintrag, Zahlen auf einem Palettenschein, die nicht stimmen können (das Ergebnis gilt dann als unsicher), kein Datum auf dem Dokument, kein Fahrzeug oder eine CMR-Anzahl, die vom Schein abweicht. Jede solche Warnung zeigt an der Nachricht in der Liste Abweichung vom Auftrag.

Abgleich mit dem Kalender

Für jeden gelesenen Eintrag sucht Quanty den Eintrag, den er ergänzt: „Dasselbe Fahrzeug, dieselbe Art, plus minus 2 Tage und die Auftragsnummer: es ergänzt den geplanten Eintrag oder legt einen neuen an.“

• Dasselbe Fahrzeug: das Kennzeichen auf dem Beleg, sonst das Fahrzeug aus dem aktuellen Zug des Fahrers im Fuhrpark.
• Dieselbe Art: Eine Ladung ergänzt eine Ladung, eine Entladung eine Entladung. Notizen werden nie zugeordnet.
• Plus minus 2 Tage um das Datum auf dem Beleg (oder den Tag, an dem die Nachricht ankam).
• Die Auftragsnummer: Mit einer Nummer auf dem Beleg haben Einträge mit dieser Nummer Vorrang; hat keiner sie, werden Einträge ohne Nummer genommen, und hat jeder Kandidat eine andere Nummer, bleiben alle im Spiel, prüfen Sie also die Verknüpfung. Ein Beleg ohne Nummer wird nicht nach Auftrag eingegrenzt. Mehrere Stopps eines Auftrags werden am Partnernamen und an der Anzahl unterschieden.
• Bei mehreren Kandidaten gewinnt das nächste Datum, und geplante oder wartende Einträge kommen zuerst. Die Palettenart spielt beim Abgleich keine Rolle.

Der Vorschlag zeigt dann Ergänzt den Kalendereintrag vom 08.10 oder Neuer Eintrag im Kalender. Fehlende Auftragsnummern und Partner werden aus dem geplanten Eintrag übernommen. Vor dem Bestätigen können Sie die Verknüpfung ändern: Mit Eintrag verknüpfen, Verknüpfung ändern oder Lösen („Stattdessen einen neuen Eintrag anlegen“). Beim Bestätigen behält ein zugeordneter Eintrag seinen geplanten Tag und bekommt die Zahlen und den Beleg; ein Eintrag ohne Zuordnung kommt als neuer bestätigter Eintrag hinzu.

Wer bestätigt

Die Einstellung Wer bestätigt den Eintrag (Administratoren) hat zwei Möglichkeiten:

• Immer ich (voreingestellt): „Der Eintrag wartet in Zu erledigen; Sie bestätigen ihn mit einem Klick (oder alle sicheren auf einmal).“
• Selbst, wenn der Beleg passt: „Wir bestätigen selbst nur einen sauberen Beleg: dasselbe Fahrzeug und derselbe Auftrag wie im Plan, dieselbe Palettenzahl, voller Tausch (niemand schuldet jemandem etwas) und die KI ist sich beim Lesen sicher. Alles andere wartet auf Sie, und jede solche Bestätigung machen Sie mit einem Klick rückgängig.“

Genau gesagt bestätigt sich ein Beleg nur dann selbst, wenn all das zutrifft:

• er kam per WhatsApp oder E-Mail von einem Fahrer, wurde automatisch von der KI oder den Regeln gelesen (nicht von Hand übernommen, kein Test, kein wiederverwendetes früheres Ergebnis), und das Ergebnis hat keine einzige Warnung;
• er enthält 1 bis 3 Einträge, jeder mit mindestens 90 % Sicherheit gelesen und keiner als Abweichung markiert;
• jeder Eintrag passt zu genau einem geplanten Eintrag oder einem Eintrag, der auf einen Beleg wartet, mit demselben Fahrzeug und derselben Art;
• dieser geplante Eintrag hat eine Auftragsnummer, und die Auftragsnummer des Belegs (falls er eine hat) ist dieselbe;
• die Palettenzahl ist bekannt und gleich der geplanten Zahl (falls der Plan eine hat);
• der Tausch ist voll: so viele Leerpaletten wie Paletten und keine als beschädigt abgelehnten Paletten;
• der Partner ist bekannt, vom Beleg oder aus dem Plan.

Eine solche Nachricht zeigt Automatisch eingetragen: „Ihre Regel hat diesen sauberen Beleg selbst bestätigt (dasselbe Fahrzeug und derselbe Auftrag wie im Plan, dieselbe Anzahl, voller Tausch).“ Rückgängig stellt jeden Eintrag genau so wieder her, wie er war, und die Nachricht wartet wieder auf Sie. Rückgängig hat keine Frist; es lehnt nur ab, wenn jemand den Eintrag inzwischen geändert hat, und dann korrigieren Sie ihn im Kalender. Die Liste zeigt „Quanty hat in 24 Stunden N Belege selbst bestätigt“, und Ansehen, was sich selbst bestätigt hat unter Automatisch führt dorthin.

Antworten an den Fahrer

Antwort an den Fahrer (standardmäßig aus) beantwortet jeden Beleg per WhatsApp. Der voreingestellte Text ist polnisch, „Dziękujemy, kwit dotarł. Sprawdzimy go i wpiszemy palety.“ („Danke, der Beleg ist angekommen. Wir prüfen ihn und tragen die Paletten ein.“); ein Administrator ändert ihn mit Text ändern (bis zu 300 Zeichen).

• Nur WhatsApp; E-Mails bekommen keine Antwort.
• „Jede Antwort ist eine kostenpflichtige WhatsApp-Nachricht (ca. 7 Credits), höchstens eine pro Fahrer alle 10 Minuten.“
• Nur innerhalb von 24 Stunden nach der Nachricht des Fahrers (die WhatsApp-Regel für freien Text, siehe WhatsApp).
• Nicht gesendet bei von Hand übernommenen Nachrichten und nicht, wenn die KI-Sekretärin auf der Nummer antwortet (siehe unten).

Die KI-Sekretärin und Belege

Hat die Firmennummer auch die KI-Sekretärin, hält Die KI-Sekretärin antwortet nicht auf Belege (standardmäßig ein) sie still: „Wenn ein Fahrer einen Beleg schickt, schweigt die KI-Sekretärin. Andere Automatisierungen laufen weiter.“ Das gilt für Nachrichten, die Paletten von einem bekannten Fahrer oder als Test übernommen hat; die Nachricht eines Fremden oder ein Fahrertext, der keine Paletten betrifft, bekommt weiter die Sekretärin. Ausgeschaltet gilt: „Fahrer bekommen eine Antwort, mit der sie nicht rechnen.“ Siehe KI-Sekretärin.

Gut zu wissen

• Dieselbe WhatsApp-Nachricht, zweimal zugestellt, wird einmal übernommen.
• Das Foto eines Fahrers kann innerhalb weniger Minuten in mehreren Nachrichten ankommen; Zu erledigen fasst sie zu einer Zeile zusammen, und die Fotos der früheren Nachrichten werden an die Einträge angehängt, die Sie bestätigen.
• Eine Testnachricht macht einen echten Eintrag nie zu Testdaten.
• Der Text, den ein Fahrer in einer Erinnerung sieht, ist der in Zu erledigen angezeigte, in Ihrer App-Sprache; siehe Fehlende Belege.

Verwandte Seiten

• Prüfen und Erledigen: prüfen und bestätigen, was Fahrer geschickt haben.
• Paletteneinstellungen und Tests: jeder Schalter des Wegs.
• WhatsApp: die Firmennummer und die 24-Stunden-Regel.
• TMS: Personal: die Fahrerkarten mit Telefonen und E-Mails.