KI-Sekretärin

Die KI-Sekretärin nimmt Anrufe auf einer Rufnummer an, die Sie verbinden, erledigt organisatorische Anliegen und schreibt nach jedem Gespräch eine Zeile in eine Tabelle Ihrer Wahl. Sie ist ein Werkzeug zur Anrufannahme: Sie nimmt Nachrichten auf, beantwortet Fragen zu Ihrer Organisation und notiert, was die anrufende Person braucht. Sie berät nicht und entscheidet nichts.

Nur Administratoren der Organisation können eine Sekretärin anlegen oder ändern, und die Funktion gibt es ab dem Gold-Tarif. Eingerichtet wird sie unter Integrationen → KI-Sekretärin → Einrichten. Sobald Ihre Organisation eine Sekretärin hat, zeigt die Seitenleiste eine Gruppe KI-Sekretärin mit allen Sekretärinnen. Eine Organisation kann mehrere haben, zum Beispiel eine je Standort.

Die Sekretärin läuft auf Quantys eigenem Stack in AWS Frankfurt (eu-central-1): Amazon Transcribe wandelt Sprache in Text um, Claude Haiku 4.5 auf Amazon Bedrock (nur EU-Regionen) führt das Gespräch, und Amazon Polly spricht. Sie arbeitet auf Polnisch, Englisch und Deutsch.

Dieselbe Sekretärin kann auch auf WhatsApp antworten. Eine verbundene geschäftliche WhatsApp-Nummer kann auf sie zeigen, und sie führt das Gespräch dann schriftlich, mit derselben Persona und denselben Feldern, in dieselbe Tabelle. Siehe WhatsApp.

Was Anrufende hören

Die erste Äußerung der Sekretärin ist eine Nachricht aus drei Teilen, in dieser Reihenfolge:

1. Ihre Begrüßung, zum Beispiel „Guten Tag, Sie sind am Empfang".
2. Ein fester Hinweis: Die anrufende Person spricht mit einer KI-Assistentin, das Gespräch wird gespeichert und von Ihrer Organisation und ihren Technologieanbietern verarbeitet, und im Notfall soll sie auflegen und 112 wählen.
3. Ihre Einstiegsfrage, zum Beispiel „Wie kann ich helfen?".

Dieser Hinweis lässt sich nicht ändern, kürzen oder abschalten. Er richtet sich nach der gewählten Sprache, und der Reiter Allgemein zeigt neben Ihrem Text eine Vorschau der gespeicherten Fassung.

Was die Sekretärin nicht tut

Diese Regeln gelten in jedem Gespräch, in dessen Sprache, und lassen sich nicht ändern:

• keine medizinische Beratung: keine Diagnose, keine Einschätzung von Symptomen, keine Hinweise zu Medikamenten, kein Vorlesen von Befunden;
• auf einen Notfall gibt es eine Antwort: auflegen und 112 wählen, danach endet das Gespräch;
• sie bestätigt nie, ob jemand Patient oder Kunde ist, und gibt weder Termine noch Befunde, Rezepte oder Überweisungen heraus; eine solche Bitte wird zur Rückrufbitte;
• sie fragt nie nach einer PESEL-Nummer, einer Ausweis- oder Passnummer, einer Zahlungskarte oder einem Bankkonto;
• sie spricht nur über Ihre Organisation, erfindet nichts und gibt ihre Anweisungen nicht preis;
• sie wiederholt am Ende die erfassten Angaben und lässt sie bestätigen.

Eigene Anweisungen ergänzen Sie im Reiter Allgemein. Sie können die Regeln oben nicht aushebeln.

Was sie erfasst und wo es landet

Im Reiter Daten und Tabelle wählen Sie die Tabelle für Anrufe und bis zu 20 Felder, jedes einer Spalte zugeordnet. Die Zuordnung nach Spaltennamen erledigt das mit einem Klick, oder Quanty legt eine neue Tabelle mit einer Spalte je Feld an.

Neben Ihren Feldern hält jeder Anruf das Datum, die Rufnummer der anrufenden Person, eine Zusammenfassung, die Dauer, das Ergebnis und einen Bearbeitungsstatus fest.

Nach dem Gespräch schreibt Quanty eine Zeile in diese Tabelle, mit dem Zugriff des Administrators, der das Ziel gewählt hat. Automatisierungen und Benachrichtigungen der Tabelle laufen einmal, genau wie bei jeder anderen neuen Zeile. Das Gespräch selbst, mit Zusammenfassung, Transkript und erfassten Werten, bleibt im Reiter Anrufe.

Anrufe werden aus den Credits der Organisation bezahlt, einmal pro Anruf, zu den gemessenen AWS-Kosten plus dem üblichen Quanty-Aufschlag (Credit-Art: „Sprachanruf"). Siehe Abrechnung & Credits.

Stimmen

Im Reiter Allgemein wählen Sie eine Stimme von Amazon Polly. Bei jeder sehen Sie das Geschlecht und ob es eine Generative- oder Neural-Stimme ist. Auf Polnisch gibt es Ola und Ewa, auf Englisch und Deutsch eigene Stimmen. Vor dem Speichern können Sie eine Hörprobe abspielen und die Sprechgeschwindigkeit einstellen. Ein Modell oder Stimmmodell wählen Sie nicht: Spracherkennung und Sprachmodell legt Quanty fest.

Während des Gesprächs

• Zuerst kommt immer der KI-Hinweis. Er lässt sich weder bearbeiten noch unterbrechen.
• Danach kann die anrufende Person die Sekretärin jederzeit unterbrechen.
• Die Sekretärin kann das Gespräch beenden oder an die Nummer übergeben, die Sie festgelegt haben. Eine Nummer wählt sie nie selbst.
• Wird es still in der Leitung, fragt sie einmal nach, ob die Person noch da ist, und beendet dann das Gespräch.
• Eine von Ihnen festgelegte maximale Gesprächsdauer beendet Gespräche, die zu lang werden.

Nach dem Gespräch

Wenige Sekunden nach dem Auflegen hat der Anruf Transkript und Zusammenfassung, und die erfassten Felder landen als Zeile in Ihrer Zieltabelle. Abgerechnet wird einmal pro Anruf.

Benachrichtigungen

Der Reiter Benachrichtigungen informiert Ihr Team über jeden Anruf, den die Sekretärin schreibt: per WhatsApp-Nachricht, per SMS oder beides. Sie wählen die Empfängernummern, die Felder im Text, ob die Rufnummer der anrufenden Person erscheint und ob die Zusammenfassung dabei ist.

Die WhatsApp-Vorlage erstellt Quanty aus Ihrem Text und reicht sie selbst bei Meta ein. Bis Meta sie freigibt, warten die Nachrichten mit dem Status Prüfung ausstehend. Die Freigabe kann Stunden dauern, richten Sie das also einen Tag vor dem Start ein. Die Regel erscheint wie jede andere unter Ihren Automatisierungen und läuft nur auf Zeilen, die die Sekretärin geschrieben hat. Testanrufe lösen sie nie aus. Was Nachrichten kosten, steht unter Abrechnung & Credits.

Aufbewahrung und Löschen von Anrufdaten

Im Reiter Verhalten, im Abschnitt zu Datenschutz und Aufzeichnung:

• Anrufe aufzeichnen ist standardmäßig aus. Ohne Aufzeichnung bleiben nur Transkript und Zusammenfassung.
• Die Frist in Quanty (standardmäßig 30 Tage, pro Sekretärin einstellbar) bestimmt, wann Transkript, Zusammenfassung, erfasste Werte und Rufnummer aus dem Anrufprotokoll verschwinden.

Die Zeile in Ihrer Tabelle fällt nicht unter diese Frist: Sie bleibt, bis jemand sie löscht. Bittet eine anrufende Person darum, alles zu löschen, löschen Sie auch die Zeile.

Anrufdaten löschen in den Details eines Anrufs entfernt Transkript, Zusammenfassung, Aufnahme und Rufnummern sofort. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und die Zeile in der Tabelle bleibt unverändert.

Rufnummern und Weiterleitung

Quanty verkauft keine Rufnummern. Im Reiter Telefon verbinden Sie eine Nummer, die Sie schon haben, auf einem von zwei Wegen. Eine Nummer gehört zu einer Sekretärin, und eine Sekretärin kann mehrere Nummern haben.

SIP-Konto bei Ihrem VoIP-Anbieter

Wählen Sie SIP-Konto bei Ihrem VoIP-Anbieter und tragen Sie Server, Port, UDP oder TCP, Benutzernamen, optional einen Authentifizierungs-Benutzernamen und das Passwort ein. Das Telefon-Gateway von Quanty registriert sich bei Ihrem Anbieter und zeigt Registriert, Nicht registriert oder Abgelehnt.

Ihr Anbieter schickt Anrufe an Quanty (SIP-Trunk)

Wählen Sie Ihr Anbieter schickt Anrufe an Quanty (SIP-Trunk) und tragen Sie die IP-Adressen ein, von denen Ihr Anbieter Anrufe schickt. Das Gateway von Quanty nimmt Anrufe auf diese Nummer nur von diesen Adressen an.

Eine normale Mobil- oder Festnetznummer

Ist die Nummer ein gewöhnlicher Mobil- oder Festnetzanschluss bei einem Anbieter ohne SIP, leiten Sie alle Anrufe bedingungslos auf eine VoIP-Nummer weiter, zum Beispiel mit **21*<VoIP-Nummer>#, und verbinden dieses VoIP-Konto wie oben beschrieben. Leiten Sie nicht die Nummer weiter, an die die Sekretärin Gespräche übergibt: Der Anruf käme zurück und liefe im Kreis.

Twilio und der Amazon-Chime-SDK-Trunk werden nicht mehr angeboten.

Testen Sie die Sekretärin im Reiter Test, bevor Sie die Nummer herausgeben. Ein Testanruf läuft im Browser mit Ihrem Mikrofon. Testanrufe werden wie echte in die Tabelle geschrieben, sofern der Datenschutzschalter das nicht ausschaltet, und lösen nie Benachrichtigungen an Ihr Team aus.

Wohin die Anrufdaten gehen

Der Ton des Anrufs läuft über Ihren eigenen VoIP- oder SIP-Anbieter und über das Telefon-Gateway von Quanty (Asterisk, auf dem Server von Quanty in Frankfurt). Spracherkennung, KI-Modell und Stimme laufen in AWS Frankfurt zu den Bedingungen von AWS, und das Modell nutzt das EU-Profil für regionsübergreifendes Routing, es kommen also nur EU-Regionen zum Einsatz. Kein anderer KI-Anbieter sieht den Anruf, und Quanty verwendet Gesprächsinhalte nicht zum Training von Modellen. Was Quanty speichert (Zeile, Zusammenfassung und Transkript), liegt in AWS Frankfurt, wie der Rest Ihres Workspace.

Die aktuelle Liste steht auf quanty.ai/subprocessors; siehe auch Sicherheit & MFA.

Bevor Sie die Nummer veröffentlichen

• Schreiben Sie in Ihre eigene Datenschutzinformation, dass eine virtuelle Assistentin ans Telefon geht, was gespeichert wird und wohin die Daten gehen. Der gesprochene Hinweis ist die erste Ebene, nicht die ganze Information.
• Legen Sie fest, wer das Anrufprotokoll prüft und wie schnell. Die Sekretärin nimmt Anliegen auf, sie erledigt sie nicht.
• Prüfen Sie, ob die Nummer Registriert anzeigt (oder ob Ihr Anbieter Anrufe tatsächlich an das Gateway schickt), und machen Sie einen Testanruf, bevor Sie die Nummer veröffentlichen.

Verwandte Seiten

• Sicherheit & MFA - wo Daten verarbeitet werden und wer was sieht.
• Spalten & KI-Extraktion - die Spaltentypen, in die erfasste Felder geschrieben werden.
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