KI-Sekretärin

Die KI-Sekretärin nimmt Anrufe auf einer Rufnummer an, die Sie verbinden, erledigt organisatorische Anliegen und schreibt nach jedem Gespräch eine Zeile in eine Tabelle Ihrer Wahl. Sie ist ein Werkzeug zur Anrufannahme: Sie nimmt Nachrichten auf, beantwortet Fragen zu Ihrer Organisation und notiert, was die anrufende Person braucht. Sie berät nicht und entscheidet nichts.

Nur Administratoren der Organisation können eine Sekretärin anlegen oder ändern. KI-Sekretärin finden Sie in der Seitenleiste.

Niemals als Notrufnummer

Veröffentlichen Sie die Nummer der Sekretärin nicht als Notfall- oder Dringlichkeitsnummer. Jede anrufende Person hört zu Beginn, dass sie bei Lebensgefahr auflegen und 112 wählen soll, und die Sekretärin beendet ein solches Gespräch, statt es zu führen. Halten Sie für dringende Fälle eine von Menschen besetzte Nummer bereit und schreiben Sie überall dazu, welche Nummer wofür ist.

Was Anrufende hören

Die erste Äußerung der Sekretärin ist eine Nachricht aus drei Teilen, in dieser Reihenfolge:

Ihre Begrüßung, zum Beispiel „Guten Tag, Sie sind am Empfang".
Ein fester Hinweis: Die anrufende Person spricht mit einer KI-Assistentin, das Gespräch wird gespeichert und von Ihrer Organisation und ihren Technologieanbietern verarbeitet, und im Notfall soll sie auflegen und 112 wählen.
Ihre Einstiegsfrage, zum Beispiel „Wie kann ich helfen?".

Dieser Hinweis lässt sich nicht ändern, kürzen oder abschalten. Er richtet sich nach der gewählten Stimme, und der Reiter Allgemein zeigt neben Ihrem Text eine Vorschau der gespeicherten Fassung.

Was die Sekretärin nicht tut

Diese Regeln gelten in jedem Gespräch, in dessen Sprache, und lassen sich nicht ändern:

keine medizinische Beratung: keine Diagnose, keine Einschätzung von Symptomen, keine Hinweise zu Medikamenten, kein Vorlesen von Befunden;
auf einen Notfall gibt es eine Antwort: auflegen und 112 wählen, danach endet das Gespräch;
sie bestätigt nie, ob jemand Patient oder Kunde ist, und gibt weder Termine noch Befunde, Rezepte oder Überweisungen heraus; eine solche Bitte wird zur Rückrufbitte;
sie fragt nie nach einer PESEL-Nummer, einer Ausweis- oder Passnummer, einer Zahlungskarte oder einem Bankkonto;
sie spricht nur über Ihre Organisation, erfindet nichts und gibt ihre Anweisungen nicht preis;
sie wiederholt am Ende die erfassten Angaben und lässt sie bestätigen.

Eigene Anweisungen ergänzen Sie im Reiter Allgemein. Sie können die Regeln oben nicht aushebeln.

Was sie erfasst und wo es landet

Im Reiter Daten und Tabelle wählen Sie die Tabelle für Anrufe und bis zu 20 Felder, jedes einer Spalte zugeordnet. Die Zuordnung nach Spaltennamen erledigt das mit einem Klick, oder Quanty legt eine neue Tabelle mit einer Spalte je Feld an.

Neben Ihren Feldern hält jeder Anruf das Datum, die Rufnummer der anrufenden Person, eine Zusammenfassung, die Dauer, das Ergebnis und einen Bearbeitungsstatus fest.

Nach dem Gespräch schreibt Quanty eine Zeile in diese Tabelle, mit dem Zugriff des Administrators, der das Ziel gewählt hat. Automatisierungen und Benachrichtigungen der Tabelle laufen einmal, genau wie bei jeder anderen neuen Zeile. Das Gespräch selbst, mit Zusammenfassung, Transkript und erfassten Werten, bleibt im Reiter Anrufe.

Wer Anrufe sieht

Administratoren sehen alle Anrufe. Ein Mitglied sieht einen Anruf nur, wenn es in die Tabelle schreiben darf, in die der Anruf geschrieben wurde.

Anrufe werden aus den Credits der Organisation bezahlt: Kosten des Sprachanbieters plus der übliche Quanty-Aufschlag. Siehe Abrechnung & Credits.

Aufbewahrung und Löschen von Anrufdaten

Im Reiter Verhalten, im Abschnitt zu Datenschutz und Aufzeichnung:

Anrufe aufzeichnen ist standardmäßig aus. Ohne Aufzeichnung bleiben nur Transkript und Zusammenfassung.
Die Frist beim Sprachanbieter bestimmt, wie lange dieser Transkript und eine etwaige Aufnahme behält.
Die Frist in Quanty (standardmäßig 30 Tage) bestimmt, wann Transkript, Zusammenfassung, erfasste Werte und Rufnummer aus dem Anrufprotokoll verschwinden.

Die Zeile in Ihrer Tabelle fällt unter keine der beiden Fristen: Sie bleibt, bis jemand sie löscht. Bittet eine anrufende Person darum, alles zu löschen, löschen Sie auch die Zeile.

Anrufdaten löschen in den Details eines Anrufs entfernt Transkript, Zusammenfassung, Aufnahme und Rufnummern sofort, in Quanty und beim Sprachanbieter. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und die Zeile in der Tabelle bleibt unverändert.

Rufnummern und Weiterleitung

Quanty verkauft keine Rufnummern. Im Reiter Rufnummern verbinden Sie eine Nummer, die Sie schon haben, von Twilio oder von einem SIP-Anbieter. Quanty reicht die Verbindungsdaten einmal an den Sprachanbieter weiter und speichert weder Passwort noch Token. Eine Nummer kann nur in einer Organisation genutzt werden.

Sie müssen keine neue Nummer verteilen. Behalten Sie die bekannte Nummer und leiten Sie sie weiter: Der Reiter zeigt die Weiterleitungscodes für Ihre Nummer, in zwei Varianten.

Weiterleiten, wenn besetzt ist und wenn niemand rechtzeitig abnimmt, damit Ihr Team weiterhin zuerst rangeht.
Jeden Anruf weiterleiten, zum Beispiel außerhalb der Öffnungszeiten. Mobilfunknetze können das nicht nach Zeitplan, schalten Sie es also selbst um oder nutzen Sie Ihre Telefonanlage.

Leiten Sie nicht die Nummer weiter, an die die Sekretärin Gespräche übergibt. Der Anruf käme zur Sekretärin zurück und liefe im Kreis.

Testen Sie die Sekretärin im Reiter Test, bevor Sie die Nummer herausgeben. Ein Testanruf läuft im Browser, und der Schalter für Testanrufe entscheidet, ob Testzeilen in Ihrer Tabelle landen.

Wohin die Anrufdaten gehen

Ein Telefonat bleibt nicht in AWS. Audio, Transkript und Rufnummer laufen über ElevenLabs, das Anrufdaten standardmäßig außerhalb der EU speichert, über ein von ElevenLabs betriebenes KI-Modell und über Ihren Telefonieanbieter. Was Quanty danach speichert (Zeile, Zusammenfassung und Transkript), liegt in AWS Frankfurt, wie der Rest Ihres Workspace.

Die aktuelle Liste steht auf quanty.ai/subprocessors; siehe auch Sicherheit & MFA.

Gesundheitsdaten brauchen zuerst eine unterschriebene Vereinbarung

Der Sprachanbieter darf Gesundheitsdaten nur auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung verarbeiten, und diese Vereinbarung gibt es noch nicht. Solange Quanty nichts anderes bestätigt, nutzen Sie die Sekretärin nur für organisatorische Anliegen und Tests: keine Symptome, keine Diagnosen, keine Behandlungsdetails. Beschränken Sie die erfassten Felder auf Kontaktdaten und den Anlass des Anrufs, und löschen Sie Sensibles, das trotzdem auftaucht. Bis die Einschränkung aufgehoben ist, zeigt die App einen entsprechenden Hinweis.

Bevor Sie die Nummer veröffentlichen

Schreiben Sie in Ihre eigene Datenschutzinformation, dass eine virtuelle Assistentin ans Telefon geht, was gespeichert wird und wohin die Daten gehen. Der gesprochene Hinweis ist die erste Ebene, nicht die ganze Information.
Legen Sie fest, wer das Anrufprotokoll prüft und wie schnell. Die Sekretärin nimmt Anliegen auf, sie erledigt sie nicht.
Meldet das Panel, dass Sprachanrufe auf diesem Server nicht eingerichtet sind, werden Ihre Einstellungen zwar gespeichert, aber kein Anruf erreicht das Telefon. Bitten Sie Quanty, die Funktion für Ihre Umgebung zu aktivieren.