Datensätze (CRM)

Datensätze sind Ihre Unternehmen, Personen und Deals als drei gewöhnliche, miteinander verknüpfte Tabellen, Unternehmen, Personen und Deals, in einem gewöhnlichen Projekt eines gewöhnlichen Arbeitsbereichs. Anders als TMS gehören Datensätze zum Produkt: kein Add-on, keine Anfrage bei Quanty nötig.

Bevor Sie beginnen

Datensätze gehören zu jedem Tarif; die Tabellen sind gewöhnliche Tabellen und kosten nichts.
Ein Projekt als Datensätze kennzeichnen (Als Datensätze verwenden (CRM), Nicht mehr als Datensätze verwenden) dürfen Administratoren der Organisation.
Die Erfassung aus dem Postfach braucht ein verbundenes Postfach (siehe Integrationen) und Schreibrechte für das Datensätze-Projekt. Die KI-Anreicherung braucht einen aktiven Tarif mit KI-Credits.

Wo Datensätze liegen

Datensätze haben keine eigene Gruppe in der Seitenleiste. Ein Datensätze-Projekt ist ein Projekt wie jedes andere: Es liegt in dem Arbeitsbereich, in den Sie es gelegt haben, und Sie öffnen es dort, heften seine Tabellen an Verknüpfungen an, teilen es und vergeben Zugriff wie bei jedem Projekt.

Zu einem Datensätze-Projekt wird ein Projekt durch eine Kennzeichnung. Über sie findet die Erfassung von Kontakten aus einem Postfach seine Tabellen Personen und Unternehmen. Es gibt zwei Wege dorthin:

Ein vorhandenes Projekt verwenden. Ein Administrator wählt im Menü des Projekts Als Datensätze verwenden (CRM); Nicht mehr als Datensätze verwenden nimmt die Kennzeichnung wieder weg. In beiden Fällen wird nichts verschoben und nichts gelöscht.
Startprojekt installieren. Wenn Sie die Erfassung aus dem Postfach einschalten und die Organisation noch kein Datensätze-Projekt hat, zeigt das Fenster „Zuerst Datensätze einrichten“. Ein Mitglied liest „Bitten Sie einen Organisationsadmin, eines einzurichten.“; ein Organisationsadmin erhält Datensätze einrichten, das Startprojekt installieren („Legt ein neues Projekt mit Tabellen für Unternehmen, Personen und Deals an.“) oder Ein vorhandenes Projekt verwenden anbietet. Das Startprojekt ist ein neues Projekt namens „CRM“ in Ihrem Standard-Arbeitsbereich; Mit Beispieldaten füllen (standardmäßig aus) fügt Beispielzeilen hinzu. Die Installation startet keine KI und verbraucht keine Credits, das neue Projekt zählt aber zu der Zahl an Projekten, die Ihr Tarif enthält.

Die Erfassung aus dem Postfach braucht ein Datensätze-Projekt mit einer Tabelle Personen und einer Tabelle Unternehmen, die Quanty erkennt; das Startprojekt hat beide. Ein Projekt, das Sie selbst mit Als Datensätze verwenden (CRM) kennzeichnen, erscheint mit dem, was ihm fehlt, zum Beispiel „Zlecenia (benötigt eine Personen- und eine Unternehmenstabelle)“, und lässt sich für die Erfassung erst wählen, wenn es beide hat. In der Praxis installieren Sie für die Erfassung aus dem Postfach das Startprojekt.

Die Tabellen des Startprojekts

Tabelle	Was sie enthält
Unternehmen	Name, Logo, Domain, Branche, Land, Stadt, Verantwortliche Person, Quelle, Erstkontakt und letzter Kontakt, Notizen sowie zusammengefasste Zahlen der verknüpften Personen und offenen Deals
Personen	Name, Foto, E-Mail, Telefon, das Unternehmen, zu dem die Person gehört, Position, Verantwortliche Person, Quelle, Erstkontakt und letzter Kontakt, Anzahl der Nachrichten
Deals	Name, Unternehmen, Ansprechpartner, Phase (Lead, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren), Wert, Währung, Verantwortliche Person, Abschlussdatum, Notizen

Unternehmen und Personen sowie Personen und Deals sind in beide Richtungen verknüpft: Verknüpfen Sie eine Person auf einer Seite mit einem Deal, erscheint die Verknüpfung automatisch auch auf der anderen. So müssen Sie die offenen Deals eines Unternehmens und die Deals einer Person nie doppelt eintragen. Das Startprojekt legt außerdem ein Board Vertriebspipeline an, gruppiert nach Phase.

Kontakte aus einem Postfach erfassen

Sobald ein Postfach verbunden (siehe Integrationen) und mit dem Arbeitsbereich geteilt ist, kann sein Eigentümer (oder ein Administrator, sobald der Eigentümer es geteilt hat) Kontakte ins CRM erfassen einschalten: Jede neue Person, die an dieses Postfach schreibt, wird automatisch zu einer Zeile in Ihren Tabellen Unternehmen und Personen.

Einschalten

Bevor Sie die Erfassung einschalten, lesen und bestätigen Sie einen Hinweis in einfacher Sprache:

Was der Hinweis sagt

„Personen, die an dieses Postfach schreiben, und die weiteren Empfänger dieser Nachrichten, sofern Sie sie einbeziehen, werden zu Personen- und Unternehmensdatensätzen im gewählten Projekt. Jeder, der dieses Projekt öffnen kann, sieht diese Datensätze. Automatische, massenhaft versandte und interne E-Mails, nicht verifizierbare Absender sowie von Ihnen ignorierte Adressen und Domains werden übersprungen, und von Hand eingetragene Werte werden nie überschrieben. Bei aktivierter KI-Anreicherung liest ein KI-Modell den Signaturblock der Nachricht eines neuen Kontakts, die Kosten trägt die Organisation. Sie können die Erfassung jederzeit ausschalten; bereits angelegte Datensätze bleiben unverändert.“

Öffnen Sie Integrationen, dann das Menü des Postfachs, und wählen Sie Kontakte ins CRM erfassen. Einschalten kann die Erfassung das Mitglied, das das Postfach verbunden hat (oder ein Administrator, sobald das Postfach mit der Organisation geteilt ist), und es braucht Schreibrechte für das Datensätze-Projekt. Setzen Sie nach dem Lesen des Hinweises das Häkchen bei Ich verstehe das und möchte es aktivieren und legen Sie dann fest:

Einstellung	Bedeutung	Standard
Datensätze-Projekt	Wohin die Zeilen für Personen und Unternehmen kommen.
Unternehmen anlegen	Ein Unternehmen pro Absender-Domain.	An
Personen anlegen	Eine Person pro Absender. Mindestens eine der beiden Optionen bleibt an.	An
Auch in Kopie gesetzte Personen erfassen	Personen in An und Cc werden ebenfalls erfasst, aber nur bei Nachrichten mit höchstens 10 Empfängern; darüber gilt die Nachricht als Massenversand, und aus der Empfängerliste wird niemand erfasst („Zu viele Empfänger der Nachricht“). Der Absender kann trotzdem erfasst werden.	An
Zusätzliche Angaben mit KI ergänzen	KI-Anreicherung (siehe unten).	Aus
Ignorierte Domains, ignorierte Adressen	Werden nie erfasst. Eine Domain gilt auch für ihre Subdomains. Jeweils bis zu 200 Einträge.

Was erfasst wird

Der Absender einer Nachricht wird zu einer Person, eindeutig über seine E-Mail-Adresse. Seine E-Mail-Domain wird zu einem Unternehmen, eindeutig über diese Domain, außer es handelt sich um einen privaten E-Mail-Anbieter (Gmail, Outlook, WP, Onet, Interia, GMX und ähnliche): Dann entsteht kein Unternehmen, die Person aber schon. Die Person wird mit dem Unternehmen verknüpft.

Was übersprungen wird

Jedes Überspringen steht mit seinem Grund in einfacher Sprache im Aktivitätsprotokoll:

Die eigene Adresse des Postfachs und alle, die bereits aktive Mitglieder Ihrer Organisation sind.
Die eigene Domain Ihrer Organisation: Eine E-Mail von der Adresse eines Kollegen ist kein neuer Kontakt.
Adressen oder Domains, die Sie ignorieren wollen, aus den Erfassungseinstellungen.
No-Reply-Adressen (noreply@, do-not-reply@, notifications@ und ähnliche, auch mit polnischen, deutschen und englischen Mustern).
Unzustellbarkeitsmeldungen und Mailer-Daemons.
Automatische E-Mails, Massen-E-Mails und Newsletter: Entweder ist die Nachricht auf Ebene des Mailsystems als automatisch gekennzeichnet, oder sie kommt von einer bekannten Plattform für Massenversand (Mailchimp, SendGrid, HubSpot und andere).
Absender, die sich nicht verifizieren lassen. Eine Nachricht, die die übliche Absender-Authentifizierung nicht besteht, wird ganz übersprungen: Niemand darauf wird erfasst, weil Quanty nicht dafür bürgen kann, wer sie wirklich gesendet hat.
Keine verwendbare Absenderadresse.

Ein No-Reply-Absender, eine Unzustellbarkeitsmeldung oder ein Massenversender überspringt die ganze Nachricht, niemand darauf wird zu einem Datensatz. Bei jedem anderen übersprungenen Absender kommen die in Kopie gesetzten Personen trotzdem durch, jede einzeln nach denselben Regeln.

Von Menschen eingetragene Werte werden nie überschrieben

Die Erfassung füllt immer nur Leeres. Ein Name, eine Telefonnummer oder ein anderes Feld, das ein Mensch von Hand eingetragen hat, wird von keiner späteren Synchronisierung ersetzt, und der Name eines Unternehmens oder einer Person bleibt, sobald ein Mensch ihn gesetzt hat, auch gegenüber der Vermutung der KI erhalten. Zahlen, die die Erfassung aktualisiert, etwa die Anzahl der Nachrichten, wachsen nur; haben Sie selbst etwas anderes als eine Zahl in dieses Feld eingetragen, lässt die Erfassung es in Ruhe, statt es zu überschreiben.

Nachträgliches Erfassen

Nach dem Einschalten liest die Erfassung standardmäßig ab diesem Moment; früher eingegangene E-Mails werden nicht importiert. Aufbewahrte E-Mails jetzt verarbeiten holt nach, was Quanty aus dem Aufbewahrungszeitraum Ihres Postfachs noch vorliegt („Umfasst nur die letzten 14 Tage aufbewahrter E-Mails.“). Ist die erste Nachricht eines Kontakts älter, wird er auch mit dieser Option nicht erfasst.

Wenn die Erfassung von selbst pausiert

Die Erfassung pausiert von selbst und nennt den Grund, wenn die Person, die sie eingeschaltet hat, die Organisation verlässt, die zugrunde liegende Zustimmung nicht mehr gilt, das Zielprojekt nicht mehr verfügbar ist (gelöscht, nicht mehr gekennzeichnet oder Sie haben keine Schreibrechte mehr) oder in den benötigten Tabellen Personen oder Unternehmen die Schlüsselspalte fehlt. Dabei geht nichts verloren: Die Erfassung hört einfach auf. Eine Schaltfläche zum Fortsetzen gibt es nicht: Ist die Ursache behoben, schalten Sie die Erfassung aus und wieder ein. Aufbewahrte E-Mails jetzt verarbeiten läuft nicht, solange die Erfassung pausiert.

KI-Anreicherung

Standardmäßig aus. Zum Einschalten braucht Quanty überhaupt erst einen aktiven Tarif mit KI-Credits („Capture itself works without it“). Sie läuft nur für eine ganz neue Person oder ein ganz neues Unternehmen, nur für den Absender, nie für Personen, die nur in Kopie stehen. Sie liest den Namen und die E-Mail-Adresse des Absenders und nur den Signaturblock der Nachricht (nichts darüber und nichts aus einer zitierten Antwort darunter), begrenzt auf 800 Zeichen und 14 Zeilen. Daraus ergänzt sie Position und Telefon der Person sowie Name, Land, Stadt und Branche des Unternehmens, soweit diese noch leer sind. Sie sucht nie im Web. Abgerechnet wird sie in Credits nach dem, was die KI verbraucht hat, wie jede KI-Arbeit, und sie läuft höchstens 200 Mal pro Organisation und Tag.

Das Aktivitätsprotokoll

Der Tab Aktivität listet die letzten 50 Nachrichten, die die Erfassung geprüft hat (14 Tage lang aufbewahrt), die neuesten zuerst: was passiert ist, warum, und einen Link zum Datensatz, den sie berührt oder übersprungen hat. So prüfen Sie die Erfassung im Nachhinein, ohne die Tabellen selbst zu öffnen.

Ausschalten

Wer das Postfach verwaltet, kann die Erfassung ausschalten. Gelöscht wird nichts: „Bereits aus diesem Postfach angelegte Personen- und Unternehmensdatensätze bleiben unverändert. Solange die Erfassung aus ist, entstehen keine neuen.“ Schalten Sie sie später wieder ein, fragt die App erneut nach dem Hinweis und liest ab diesem neuen Moment, genau wie beim ersten Mal.

Datenschutz

Die Erfassung erzeugt gewöhnliche personenbezogene Daten: einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, falls eine gefunden wird, eine Position, ein Unternehmen und (nur mit KI-Anreicherung) ein Land und eine Stadt. Nichts davon bleibt in der Funktion verborgen: Es wird zu Zeilen der Tabellen Unternehmen und Personen, sichtbar für alle, die dieses Projekt öffnen können, wie jede andere Zeile. Die erfassten Personen werden nicht benachrichtigt; die Zustimmung wird nur auf Seiten Ihrer Organisation eingeholt, beim Eigentümer des Postfachs oder bei einem Administrator.

Quanty holt für ein erfasstes Unternehmen oder eine erfasste Person nie automatisch ein Logo oder ein Foto: Dabei würde die eigene Adresse der betrachtenden Person an einen fremden Bilddienst gelangen. Diese Felder bleiben daher immer einem Menschen zum Ausfüllen überlassen.