Datensätze (CRM)

Datensätze sind Ihre Unternehmen, Personen und Deals als drei gewöhnliche Tabellen — Unternehmen, Personen, Deals — miteinander verknüpft, in einem gewöhnlichen Projekt eines gewöhnlichen Arbeitsbereichs. Anders als TMS ist Datensätze Teil des Produkts: kein Add-on, nichts, wofür Sie Quanty kontaktieren müssten.

Wo die Datensätze liegen

Datensätze haben keine eigene Gruppe in der Seitenleiste. Ein Datensätze-Projekt ist ein Projekt wie jedes andere: Es liegt in dem Arbeitsbereich, in den Sie es legen, Sie öffnen es von dort, heften seine Tabellen an die Verknüpfungen und teilen es wie jedes andere Projekt.

Zu einem Datensätze-Projekt wird ein Projekt durch eine Markierung, über die das Erfassen von Kontakten aus einem Postfach seine Personen- und Unternehmenstabellen findet. Es gibt zwei Wege:

Ein vorhandenes Projekt verwenden. Ein Administrator wählt im Menü des Projekts Als Datensätze verwenden (CRM); Nicht mehr als Datensätze verwenden entfernt die Markierung. In beiden Fällen wird nichts verschoben und nichts gelöscht.
Das Startprojekt installieren. Wird angeboten, wenn Sie die Erfassung aus einem Postfach einschalten und die Organisation noch kein Datensätze-Projekt hat. Es entsteht ein neues Projekt mit Tabellen für Unternehmen, Personen und Deals, einsatzbereit. Die Installation kostet nichts: Es läuft keine KI, es werden keine Credits verbraucht.

Die Tabellen des Startprojekts

Tabelle	Inhalt
Unternehmen	Name, Logo, Domain, Branche, Land, Stadt, zuständige Person, Quelle, erster/letzter Kontakt, Notizen sowie die aufsummierte Zahl verknüpfter Personen und offener Deals
Personen	Name, Foto, E-Mail, Telefon, das Unternehmen, zu dem sie gehören, Rolle, zuständige Person, Quelle, erster/letzter Kontakt, Anzahl Nachrichten
Deals	Name, Unternehmen, Kontakt, Phase (Lead, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren), Wert, Währung, zuständige Person, Abschlussdatum, Notizen

Unternehmen und Personen sowie Personen und Deals sind in beide Richtungen verknüpft: Verknüpfen Sie eine Person auf einer Seite mit einem Deal, erscheint das automatisch auch auf der anderen, sodass die Liste der offenen Deals eines Unternehmens und die Deal-Liste einer Person nie doppelt gepflegt werden müssen. Das Startprojekt fügt außerdem ein Pipeline-Board hinzu, gruppiert nach Phase.

Kontakte aus einem Postfach erfassen

Sobald ein Postfach verbunden ist (siehe Integrationen) und mit dem Arbeitsbereich geteilt wurde, kann dessen Besitzer — oder ein Administrator, sobald der Besitzer es geteilt hat — die CRM-Erfassung einschalten: Jede neue Person, die an dieses Postfach schreibt, wird automatisch zu einer Zeile in Ihren Unternehmen- und Personen-Tabellen.

Einschalten

Das Einschalten der Erfassung erfordert zuerst das Lesen und Bestätigen eines Hinweises in klarer Sprache:

Was der Hinweis sagt

„Personen, die an dieses Postfach schreiben, und die weiteren Empfänger dieser Nachrichten, sofern Sie sie einbeziehen, werden zu Personen- und Unternehmensdatensätzen im gewählten Projekt. Jeder, der dieses Projekt öffnen kann, sieht diese Datensätze. Automatische, massenhaft versandte und interne E-Mails, nicht verifizierbare Absender sowie von Ihnen ignorierte Adressen und Domains werden übersprungen, und von Hand eingetragene Werte werden nie überschrieben. Bei aktivierter KI-Anreicherung liest ein KI-Modell den Signaturblock der Nachricht eines neuen Kontakts, die Kosten trägt die Organisation. Sie können die Erfassung jederzeit ausschalten; bereits angelegte Datensätze bleiben unverändert."

Sie wählen das Zielprojekt und zwei Schalter, beide standardmäßig an: Unternehmen anlegen und Personen anlegen (mindestens einer muss an bleiben). Ein dritter Schalter, ebenfalls standardmäßig an, entscheidet, ob Personen, die in einer Nachricht als weitere Empfänger stehen (An/Cc), neben dem Absender erfasst werden — nur bei Nachrichten mit 10 oder weniger Empfängern; darüber behandelt Quanty es als Massen-Mailing und erfasst niemanden aus der Empfängerliste (der Absender kann trotzdem erfasst werden, sofern keine der folgenden Regeln ihn ausschließt).

Was erfasst wird

Der Absender einer Nachricht wird zu einer Person, identifiziert über die E-Mail-Adresse. Deren E-Mail-Domain wird zu einem Unternehmen, identifiziert über diese Domain — außer es handelt sich um einen privaten E-Mail-Anbieter (Gmail, Outlook, web.de, gmx.de und ähnliche); dann entsteht kein Unternehmen, die Person aber trotzdem. Die Person wird mit dem Unternehmen verknüpft.

Was übersprungen wird

Jedes Überspringen wird mit seinem Grund im Aktivitätsprotokoll vermerkt, in klarer Sprache:

Die Adresse des Postfachs selbst, und jeder, der bereits aktives Mitglied Ihrer Organisation ist.
Die eigene Domain Ihrer Organisation — eine Nachricht von einer Kollegin oder einem Kollegen ist kein neuer Kontakt.
Adressen oder Domains, die Sie ausgeschlossen haben, in den Erfassungseinstellungen.
No-Reply-Adressen (noreply@, keine-antwort@, notifications@ und ähnliche, in polnischen, deutschen und englischen Mustern).
Unzustellbarkeitsmeldungen und Mailer-Daemons.
Automatische, massenhafte oder Newsletter-Post — entweder ist die Nachricht auf Mailsystem-Ebene als automatisch markiert, oder sie stammt von einer bekannten Massen-Mail-Plattform (Mailchimp, SendGrid, HubSpot und andere).
Nicht verifizierbare Absender. Eine Nachricht, die die übliche Absenderprüfung nicht besteht, wird komplett übersprungen: Niemand daraus wird erfasst, weil Quanty nicht dafür bürgen kann, wer sie wirklich gesendet hat.
Keine brauchbare Absenderadresse überhaupt.

Ein No-Reply-, Unzustellbarkeits- oder Massen-Mail-Absender überspringt die gesamte Nachricht, niemand daraus wird zum Datensatz. Jedes andere Überspringen des Absenders lässt Personen, die als weitere Empfänger stehen, trotzdem durch, jede einzeln nach denselben Regeln.

Von Hand eingetragene Werte werden nie überschrieben

Die Erfassung füllt ausschließlich, was leer ist. Ein Name, eine Telefonnummer oder jedes andere von Hand eingetragene Feld wird von einer späteren Synchronisierung nie ersetzt, und der Name eines Unternehmens oder einer Person, einmal von einem Menschen gesetzt, bleibt sogar gegenüber dem eigenen Vorschlag der KI erhalten. Zahlen, die die Erfassung aktualisiert, etwa eine Nachrichtenanzahl, wachsen nur; haben Sie selbst etwas anderes als eine Zahl in dieses Feld eingetragen, lässt die Erfassung es unangetastet, statt es zu überschreiben.

Rückwirkende Erfassung

Das Einschalten der Erfassung liest standardmäßig ab diesem Zeitpunkt; frühere Post wird nicht importiert. Aufbewahrte Post jetzt verarbeiten holt alles nach, was Quanty aus dem Aufbewahrungsfenster Ihres Postfachs noch vorhält — standardmäßig 14 Tage —, sodass die erste Nachricht eines Kontakts, die älter als dieses Fenster ist, damit trotzdem nicht erfasst wird.

Wann sich die Erfassung von selbst pausiert

Die Erfassung pausiert sich von selbst, und sagt warum, wenn: die Person, die sie eingeschaltet hat, die Organisation verlässt, die dahinterstehende Zustimmung nicht mehr gültig ist, das Zielprojekt nicht mehr verfügbar ist (gelöscht, die Markierung entfernt, oder Sie verlieren den Schreibzugriff darauf), oder den benötigten Personen-/Unternehmen-Tabellen die Schlüsselspalte fehlt. Dabei geht nichts verloren — die Erfassung steht einfach, bis die Ursache behoben ist und Sie sie erneut einschalten.

KI-Anreicherung

Standardmäßig ausgeschaltet. Beim Einschalten braucht Quanty einen aktiven Plan mit KI-Credits, um sie überhaupt zu aktivieren („Die Erfassung selbst funktioniert auch ohne sie“). Sie läuft nur für eine brandneue Person oder ein neues Unternehmen, nur für den Absender, nie für nur als weitere Empfänger genannte Personen, und liest ausschließlich den Signaturblock ihrer Nachricht — nichts darüber und nichts aus einer zitierten Antwort darunter — begrenzt auf 800 Zeichen. Daraus füllt sie Position, Telefon, Firmenname, Land, Stadt und Branche, sofern diese Felder noch leer sind. Sie wird der Organisation wie jede KI-Arbeit zum üblichen Satz berechnet.

Das Aktivitätsprotokoll

Jede Nachricht, die die Erfassung betrachtet, wird protokolliert, neueste zuerst: was passiert ist, warum, und ein Link zu dem Datensatz, den es betraf oder übersprang. So prüfen Sie die Erfassung im Nachhinein, ohne die Tabellen selbst zu öffnen.

Ausschalten

Ausschalten kann jeder, der das Postfach verwaltet. Nichts wird gelöscht: „Bereits aus diesem Postfach erstellte Personen- und Unternehmensdatensätze bleiben unverändert. Solange die Erfassung ausgeschaltet ist, entstehen keine neuen.“ Ein späteres erneutes Einschalten fragt wieder nach der Zustimmung und liest ab diesem neuen Zeitpunkt, genau wie beim ersten Mal.

Datenschutz

Die Erfassung erzeugt gewöhnliche personenbezogene Daten: einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, sofern gefunden, eine Position, ein Unternehmen, und — nur bei aktivierter KI-Anreicherung — ein Land und eine Stadt. Nichts davon ist innerhalb der Funktion verborgen: Es wird zu Zeilen der Unternehmen- und Personen-Tabellen, sichtbar für jeden, der dieses Projekt öffnen kann, genau wie jede andere Zeile. Die erfassten Personen werden nicht benachrichtigt; um Zustimmung wird nur der Postfachbesitzer oder ein Administrator gefragt, auf Seiten Ihrer Organisation.

Quanty ruft für ein erfasstes Unternehmen oder eine erfasste Person nie automatisch ein Logo oder ein Foto ab — das würde die Adresse der betrachtenden Person an einen externen Bilddienst verraten, weshalb diese Felder immer darauf warten, von einem Menschen gefüllt zu werden.