Automatisierungen

Eine Automatisierung beobachtet eine Tabelle eines Projekts und tut etwas, wenn ein Ereignis eintritt: Ein Datensatz wird erstellt oder ändert sich, ein Formular wird abgeschickt, eine E-Mail oder eine WhatsApp-Nachricht kommt an, eine KSeF-Rechnung geht ein oder ein Zeitplan löst aus. Dann benachrichtigt sie Personen, sendet eine E-Mail, eine WhatsApp-Nachricht oder eine SMS, ändert den Datensatz, erstellt einen weiteren Datensatz oder führt die KI-Spalten der Tabelle aus. In den Worten der App: „Lassen Sie Quanty auf neue Datensätze, Nachrichten, Rechnungen und Zeitpläne reagieren.“

Automatisierungen sind in der beta: Die Seite trägt ein beta-Abzeichen, und was eine Automatisierung kann, kann sich noch ändern.

Die Seite Automatisierungen eines Projekts: das beta-Abzeichen, Aktivität und Neue Automatisierung, Ihre Automatisierungen mit der Suche, den Filtern Alle, Aktiv und Inaktiv und einer Automatisierung, darunter Mit einer Vorlage beginnen — Die Seite Automatisierungen eines Projekts.

Bevor Sie beginnen

Wo. Automatisierungen gehören zu einem Projekt: Öffnen Sie das Projekt und klicken Sie in der Projektleiste auf Automatisierungen (das + daneben startet eine neue). Jede Automatisierung beobachtet eine Tabelle und ein Register dieser Tabelle. Ein Projekt ohne Tabelle sagt „Dieses Projekt hat noch keine Tabelle. Legen Sie zuerst eine an und fügen Sie dann Automatisierungen hinzu.“
Wer. Alle, die das Projekt bearbeiten dürfen, erstellen, ändern, testen, schalten ein und löschen seine Automatisierungen. Betrachter sehen sie als Nur Lesezugriff: „Ihre Rolle in diesem Projekt erlaubt es, Automatisierungen zu lesen, aber nicht zu ändern.“ Den Ausführungsverlauf können alle lesen, die das Projekt öffnen können.
Plan. Die meisten Auslöser und Aktionen funktionieren in jedem Plan. Die Auslöser KSeF-Rechnung empfangen und WhatsApp-Nachricht empfangen sowie die Aktionen WhatsApp-Nachricht senden und SMS senden brauchen den Plan Gold oder höher; in einem niedrigeren Plan bleiben sie mit einem Schloss und dem Namen des Plans sichtbar (siehe Tarife und Abrechnung).
Credits. Nur manche Schritte verbrauchen Credits: KI-Spalten ausführen, WhatsApp-Nachrichten und SMS. E-Mails, Benachrichtigungen und Änderungen an Datensätzen nicht (siehe Testen und Ausführungsverlauf).

Die Seite Automatisierungen

Der Kopf hat das beta-Abzeichen, Aktivität („Was Ihre Automatisierungen wann getan haben“) und Neue Automatisierung, das Mit einer Vorlage beginnen und Von Grund auf neu anbietet.

Ihre Automatisierungen

„Alles, was in diesem Projekt läuft.“ Jede Automatisierung ist eine Zeile:

Teil	Was er zeigt
Symbole	Der Auslöser und eine Kachel je Art von Aktion (mit +2, wenn es mehr sind).
Name und Zeile	Der Name der Automatisierung und ihr Auslöser und ihre Aktionen in Worten, zum Beispiel „Datensatz erfüllt Bedingungen → E-Mail senden“.
Tabelle	Die Tabelle, die sie beobachtet.
Letzte Ausführung	„Zuletzt vor 5 Min.“ oder „Noch nicht gelaufen“.
Schalter	An oder Aus.
⋯	Im Editor öffnen, Ausführungsverlauf und Löschen.

Automatisierungen suchen findet einen Namen, eine Tabelle oder den Namen eines Auslösers oder einer Aktion. Anzeigen filtert die Liste: Alle, Aktiv, Inaktiv und, wenn etwas einen Blick braucht, Braucht Aufmerksamkeit.

Markierungen an einer Automatisierung

Eine Automatisierung, die einen Blick braucht, trägt eine Markierung, die ernsteste zuerst:

Markierung	Was sie bedeutet
Tabelle gelöscht	Die Tabelle, die sie beobachtet hat, gibt es nicht mehr.
Letzte Ausführung fehlgeschlagen	Die letzte Ausführung endete mit einem Fehler; ihr Verlauf sagt, bei welchem Schritt.
Pausiert	Quanty hat sie pausiert, mit dem Grund (unten).
Nicht ausgeführt	Eine Ausführung wurde aus einem Grund übersprungen, den man lesen sollte, zum Beispiel wegen des 24-Stunden-Fensters von WhatsApp.

Quanty pausiert eine Automatisierung in drei Fällen und sagt das in der Zeile:

„Pausiert: Das KI-Budget ist aufgebraucht. Schalten Sie sie wieder ein, sobald Credits verfügbar sind.“
„Pausiert: Das Postfach wurde getrennt. Wählen Sie ein anderes Postfach und schalten Sie sie wieder ein.“
„Pausiert: Das Postfach wird nicht mehr geteilt. Der Eigentümer sollte die Aktionen prüfen und sie wieder einschalten.“

Eine pausierte Automatisierung bleibt aus, bis jemand sie wieder einschaltet.

Mit einer Vorlage beginnen

„Fertige Automatisierungen, passend zu den Spalten Ihrer Tabelle. Fügen Sie eine hinzu und passen Sie sie an.“

Wählen Sie die Tabelle unter Für Tabelle.
Blättern Sie durch die Bereiche: Empfohlen, Datensätze, Zeitplan, Formulare, E-Mail, WhatsApp und Rechnungen (KSeF), oder tippen Sie in Vorlagen suchen. Filter zeigt Alle Vorlagen, Sofort nutzbar, Braucht Vorbereitung oder Braucht ein Upgrade.
Klicken Sie auf eine Karte (Vorlage verwenden). „Automatisierung hinzugefügt. Sie bleibt aus, bis Sie sie einschalten.“ Der Editor öffnet sich mit ihr.

Eine Karte, die sich nicht so hinzufügen lässt, wie sie ist, sagt, was fehlt, zum Beispiel „Benötigt eine Personenspalte“, „Benötigt eine Auswahlspalte“, „Benötigt ein verbundenes Postfach“, „Benötigt ein KSeF-Register, das in diese Tabelle schreibt“ oder „Benötigt eine verbundene WhatsApp-Nummer“. Eine Karte, die einen höheren Plan braucht, zeigt Administratoren Upgrade auf Gold und allen anderen Bitten Sie einen Admin um ein Upgrade. Betrachter sehen „Nur Bearbeiter können Automatisierungen hinzufügen“.

Vorlage	Was sie tut
Zuständige Person über neuen Datensatz informieren	Wenn ein Datensatz erstellt wird, bekommt die Person aus der Personenspalte eine Benachrichtigung.
Tägliche Zusammenfassung neuer Datensätze	Jeden Tag um 09:00 eine Liste der in den letzten 24 Stunden hinzugefügten Datensätze.
Unbearbeitete Aufgaben nach 2 Tagen eskalieren	Eine tägliche Prüfung auf Datensätze, die nach 2 Tagen noch im ersten Status stehen, mit einer Erinnerung.
E-Mail senden, wenn sich der Status ändert	Wenn ein Datensatz den gewählten Status erreicht, geht eine E-Mail mit seinen Daten hinaus.
24 h vor dem Meeting an die Agenda erinnern	Eine stündliche Prüfung auf Meetings innerhalb eines Tages, die keine Agenda haben.
Fehlende Agenda 2 h vor dem Meeting eskalieren	Ein Meeting in 2 Stunden mit leerer Agenda: Sein Ersteller wird benachrichtigt.
Als bereit markieren, sobald die Agenda steht	Wenn das Textfeld ausgefüllt wird, wechselt der Status auf bereit.
Datensatz in den nächsten Status verschieben	Wenn ein Datensatz den ersten Status erreicht, wird der nächste gesetzt.
Prüfer benachrichtigen, wenn ein Dokument zur Prüfung kommt	Wenn der Status auf Prüfung wechselt, wird die Person aus der Personenspalte benachrichtigt.
Tägliche Liste der zu prüfenden Dokumente	Eine tägliche E-Mail um 09:00 mit den Datensätzen, die auf Prüfung warten.
Seit 48 h nicht begonnene Prüfung eskalieren	Eine tägliche Erinnerung an Datensätze in Prüfung, die sich seit 2 Tagen nicht geändert haben.
Über neue Formularantworten informieren	Jede Einsendung benachrichtigt den Ersteller der Automatisierung.
Wöchentliche Zusammenfassung der Änderungen	Eine E-Mail montags um 09:00 mit den Datensätzen, die sich in der vergangenen Woche geändert haben.
Team über neuen Datensatz informieren	Jeder neue Datensatz benachrichtigt das ganze Team.
Überfällige Datensätze eskalieren	Eine tägliche Erinnerung an Datensätze, deren Datum verstrichen ist und die nicht erledigt sind.
Eingehende E-Mails als Datensätze speichern	Jede E-Mail in Ihrem Postfach wird zu einem Datensatz, und Sie bekommen eine Benachrichtigung.
Automatisch auf neue E-Mails antworten	Antwortet im selben Verlauf aus demselben Postfach mit einem kurzen Dank und speichert einen Datensatz.
Team über E-Mails eines Kunden informieren	Eine E-Mail von der Adresse oder Domain, die Sie eintragen, benachrichtigt das Team.
Eingehende WhatsApp-Nachrichten als Datensätze speichern	Jede Nachricht wird zu einem Datensatz, und Sie bekommen eine Benachrichtigung.
Team über neue WhatsApp-Nachrichten informieren	Das Team wird mit dem Nachrichtentext benachrichtigt.
Automatisch auf WhatsApp-Nachrichten antworten	Eine kurze Antwort von derselben Nummer, dass Sie sich melden werden.
Neue Eingangsrechnung aus KSeF verarbeiten	Führt die KI-Spalten in der Zeile der Rechnung aus und informiert das Team.
Über Rechnungen ab einem Betrag informieren	Eine Rechnung über dem Bruttobetrag, den Sie eintragen, benachrichtigt das Team.
Kontakt per E-Mail informieren, wenn sich der Status ändert	Der Kontakt aus der E-Mail-Spalte bekommt eine Nachricht, aus Ihrem Postfach, wenn Sie eines haben.
Kontakt per E-Mail informieren, wenn ein Datensatz hinzukommt	Dasselbe, wenn ein Datensatz hinzugefügt wird.

Die Vorlagenliste enthält auch Webhook bei neuem Datensatz senden; sie zeigt Hier deaktiviert, weil der Webhook-Schritt nicht eingeschaltet ist.

Von Grund auf neu

Klicken Sie auf Neue Automatisierung und dann auf Von Grund auf neu (oder auf Eigene erstellen am Ende der Vorlagen).
Wählen Sie in Neue Automatisierung die Quelltabelle und tragen Sie unter Name einen Namen ein, zum Beispiel „Über neue Schicht informieren“.
Klicken Sie auf Erstellen. Die Automatisierung beginnt ausgeschaltet, mit dem Auslöser Datensatz erstellt und einem Schritt, der Sie benachrichtigt, und der Editor öffnet sich.

Der Editor

Eine Automatisierung liest sich von oben nach unten:

Karte	Was sie enthält	Seite
Wenn	Den Auslöser: das Ereignis, das die Automatisierung startet, und seine Einstellungen.	Auslöser und Bedingungen
Falls	Die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, oder Jedes Mal.	Auslöser und Bedingungen
Dann	Die Schritte, der Reihe nach ausgeführt: Schritt 1, Schritt 2 und so weiter. Schritt hinzufügen fügt einen hinzu.	Aktionen

Klicken Sie auf eine Karte, um sie im Bereich rechts einzurichten. Änderungen speichern sich von selbst: Die obere Leiste zeigt Wird gespeichert…, dann Gespeichert, oder Felder ausfüllen, um zu speichern, solange etwas Erforderliches fehlt.

Die obere Leiste enthält:

den Namen (klicken Sie darauf, um ihn zu ändern) und die Tabelle, die sie beobachtet;
den Schalter: Einschalten oder Ausschalten. Eine Automatisierung mit fehlenden Feldern lässt sich nicht einschalten: „Kann nicht eingeschaltet werden: Automatisierung zuerst vervollständigen“;
Verlauf: die Ausführungen dieser Automatisierung (siehe Testen und Ausführungsverlauf);
Testen: eine Probeausführung, standardmäßig ohne etwas zu senden oder zu schreiben;
⋯, Automatisierung löschen: „Die Automatisierung wird ausgeschaltet und gelöscht. Der Verlauf bleibt erhalten.“

Testen Sie, bevor Sie einschalten

Jede Automatisierung, ob aus einer Vorlage oder von Grund auf, beginnt ausgeschaltet. Klicken Sie auf Testen mit eingeschalteter Nur Simulation, um zu sehen, was sie mit einem echten Datensatz tun würde, und schalten Sie sie dann ein.