Trigger & Automatisierungen

Quanty hat zwei sich ergänzende Automatisierungssysteme. Blatt-Trigger leben auf einem einzelnen Blatt und führen es aus, wenn etwas passiert: eine passende Gmail-Nachricht kommt an, ein Intervall läuft ab oder ein Wochenplan feuert. E-Mail-Automatisierungen leben auf Organisationsebene: Jede Automatisierung erhält eine eigene Eingangsadresse, klassifiziert jede empfangene Nachricht und leitet sie durch einen Zweig von Aktionen. Beide protokollieren jede Änderung und unterstützen Rückgängig mit einem Klick.

Blatt-Trigger

Öffnen Sie das Trigger-Panel aus der Blatt-Toolbar. Das Panel beschreibt sich mit „Führen Sie diese Tabelle automatisch aus, wenn etwas passiert.“ Jeder Trigger gehört zu einem Blatt (optional zu einer Seite) und zeigt den letzten Lauf sowie die Zahl der in dieser Woche erzeugten Zeilen.

Trigger-Typen

Typ	Funktion
Neue Gmail-E-Mail	„Fügt für jede neue E-Mail, die zum Filter passt, eine Zeile hinzu“
Festes Intervall	Läuft wiederholt, z. B. alle 30 Minuten
Wochenplan	Läuft an gewählten Tagen zu einer festen Zeit

Neue Gmail-E-Mail

Gmail-Trigger erfordern ein verbundenes Gmail-Konto. Hat die Organisation noch keines verbunden, bittet Quanty Sie, das zuerst in den Integrationen zu erledigen.

Konfiguration:

Gmail-Suchfilter — die übliche Gmail-Abfragesyntax, zum Beispiel from:invoices@supplier.com has:attachment.
Anhänge in der Bibliothek speichern — legt eingehende Anhänge als Dateien ab, damit Dateispalten und KI-Spalten sie lesen können.
Feldzuordnung — wählen Sie, welche Spalten die E-Mail-Felder erhalten: Absender, Betreff, Empfangen am, Text und Anhänge (eine Dateispalte).

Nur neue Post zählt

Ein Gmail-Trigger beobachtet ab dem Moment seiner Erstellung. Nachrichten, die vorher ankamen, werden nie importiert — ein neuer Trigger kann Ihr Blatt also nicht mit historischen E-Mails fluten.

Festes Intervall und Wochenplan

Zeitbasierte Trigger laufen ohne externes Ereignis:

Festes Intervall — läuft alle N Minuten, von alle 5 Minuten bis zu 7 Tagen.
Wochenplan — wählen Sie Wochentage und eine Uhrzeit (UTC).

Beide haben eine Aktion: Alle KI-Spalten ausführen (das Blatt verarbeiten) oder Neue Zeile hinzufügen. Sie können die Auslösezeit außerdem in eine Spalte Ihrer Wahl schreiben lassen — nützlich für fortlaufende Protokolle.

Optionen

Jeder Trigger hat zwei Sicherheitsschalter:

KI-Spalten auf neuen Zeilen ausführen — neu erzeugte Zeilen werden sofort verarbeitet. Schalten Sie das ab, wenn Sie das Blatt lieber manuell ausführen.
Neue Zeilen zur Freigabe zurückhalten — Zeilen warten in einem Freigabezustand, bis eine Person sie annimmt. Ablehnen löscht die Zeile.

Trigger verwalten

Jeder Trigger im Panel bietet Jetzt ausführen, Pausieren / Fortsetzen und Löschen, dazu den letzten Lauf und eine Wochenzahl der Zeilen. Das Löschen eines Triggers stoppt künftige Läufe, behält aber die Historie.

Aktivität und Rückgängig

Jedes Feuern wird als Trigger-Lauf mit Status running, succeeded oder failed aufgezeichnet, zusammen mit den exakten Änderungen. Im Aktivitätsverlauf können Sie einen Lauf rückgängig machen: Die erzeugten Zeilen werden entfernt und der Verlauf bestätigt es. Ein noch laufender Lauf kann erst nach Abschluss rückgängig gemacht werden.

Automatische Pause bei Fehlern

Schlägt ein Trigger wiederholt fehl, pausiert Quanty ihn und vermerkt den Grund — ein kaputter Filter oder eine abgelaufene Gmail-Verbindung kann so keine Tokens in einer Schleife verbrennen. Beim Reaktivieren wird die Gmail-Verbindung neu aufgelöst, der Fehlerzähler geleert und die Wasserlinie zurückgesetzt, sodass nur ab diesem Moment eintreffende Post betrachtet wird.

E-Mail-Automatisierungen

E-Mail-Automatisierungen machen aus einer Eingangsadresse eine Datenpipeline. Sie werden auf Organisationsebene verwaltet, neben Ihren Integrationen.

Die Eingangsadresse

Jede Automatisierung erhält eine eigene Adresse der Form:

ihr-org-slug+alias@<eingangsdomain>

Den Alias wählen Sie selbst (Kleinbuchstaben, Ziffern, Punkte, Unterstriche und Bindestriche). Alles, was an diese Adresse geht, betritt die Pipeline dieser Automatisierung. Beim Löschen einer Automatisierung wird der Alias stillgelegt — spätere Post daran gilt als nicht zugeordnet, statt still verarbeitet zu werden.

Die Pipeline

Jede eingehende E-Mail durchläuft vier Stufen:

Routing — der Alias wählt die Automatisierung.
Vorfilter — Prüfungen ohne Token-Verbrauch, die Post ablehnen, bevor KI läuft: Absendermodus (alle oder eine Erlaubnisliste), erlaubte Domains, Anhang erforderlich, erlaubte Dateiendungen.
Klassifizierung — ein einzelner LLM-Aufruf etikettiert die E-Mail anhand Ihrer Klassifizierungsanweisung und liefert Label, Konfidenz und Begründung. E-Mails unter Ihrer Konfidenzschwelle werden zur Prüfung zurückgehalten.
Zweig-Aktionen — der zum Label passende Zweig führt seine Aktionen der Reihe nach aus.

Zweig-Aktionen

Aktion	Wirkung
`save_attachment`	Anhänge in den Dateien ablegen
`append_row`	Eine Zeile im Zielblatt anlegen, gemäß Ihrer Feldzuordnung
`run_pipeline`	Die KI-Spalten des Zielblatts ausführen
`reply`	Dem Absender antworten
`hold_review`	Anhalten und die E-Mail zur menschlichen Prüfung einreihen
`notify`	Eine Benachrichtigung senden

Ein Auffangzweig mit dem Label „something else“ existiert immer und hält nicht zugeordnete Post zur Prüfung fest — nichts geht still verloren.

Status und der Posteingang

Jede E-Mail landet im Posteingang der Automatisierung mit einem von vier Status: verarbeitet, Prüfung nötig, fehlgeschlagen oder nicht zugeordnet. Der Posteingang zeigt Zähler pro Status, und jede E-Mail öffnet sich mit vollständigem Text, Klassifizierungsentscheidung und allen verursachten Änderungen.

Genehmigen Sie eine zurückgehaltene E-Mail, um den Zweig des gewählten Labels mit echten Änderungen auszuführen.
Ablehnen markiert sie als nicht zugeordnet.
Erneut versuchen stellt fehlgeschlagene oder nicht zugeordnete Post neu in die Verarbeitung ein.
Rückgängig macht alles ungeschehen, was eine bestimmte E-Mail geschrieben hat: erzeugte Zeilen werden gelöscht, gespeicherte Dateien entfernt.

Eine Automatisierung testen

Nutzen Sie den eingebauten Test, um die Pipeline gegen eine gespeicherte eingehende E-Mail oder ein von Hand geschriebenes Beispiel (Absender, Betreff, Text, Anhänge) im Trockenlauf zu prüfen. Das Ergebnis zeigt jede Stufe, die Klassifizierungsentscheidung mit Begründung und die Änderungen, die passieren würden. Im Trockenlauf wird nichts geschrieben; eine gespeicherte E-Mail können Sie anschließend auf Wunsch echt verarbeiten lassen.

Zeilen-Freigabe

Zeilen, die von einer Integration erzeugt wurden (E-Mail-Automatisierungen, Google-Sheets-Synchronisierungen oder Trigger), können zurückgehalten werden, wenn an der Quelle Freigabe erforderlich aktiviert ist. Solche Zeilen tragen im Raster ein ⚡-Abzeichen mit ihrer Herkunft. Genehmigen behält die Zeile; Ablehnen löscht sie.