Arbeitselemente

Arbeitselemente machen aus den Zeilen einer gewöhnlichen Tabelle verfolgte Arbeit. Jede Zeile erhält einen Schlüssel wie KAN-64, einen Typ, eine Priorität, einen Status und einen Platz in einer Hierarchie aus übergeordneten Elementen und Unteraufgaben, und sie kann auf andere Zeilen warten, die sie blockieren. Nichts wird nebenher gespeichert: Jedes dieser Dinge ist eine Spalte der Tabelle mit einer festen Aufgabe. Das Kanban-Board, das Raster und das Datensatzfenster lesen also dieselben Zellen, und der Fortschritt einer Initiative ist überall dieselbe Zahl.

Die Begriffe sind bewusst allgemein gehalten. Initiative, Anfrage, Aufgabe, Problem und Unteraufgabe passen in einer Praxis, einer Spedition und einem Steuerbüro gleichermaßen.

Einschalten

Es gibt drei Wege, und alle drei machen mit der Tabelle dasselbe.

Beim Erstellen eines Boards. Hat die Tabelle noch keine Schlüsselspalte, fragt der Dialog Neues Kanban-Board nach einem Schlüsselpräfix und bietet Als Arbeitselemente verfolgen (Typ, Priorität, übergeordnetes Element, Blocker) an, eingeschaltet. Ausgeschaltet wird nur eine Schlüsselspalte hinzugefügt; die übrigen Felder lassen sich später auf dem Board einschalten. Ein Board, das nach einem Mehrfachauswahl-Feld gruppiert ist, entsteht ohne Arbeitsverfolgung, denn eine Karte in zwei Spalten hat keinen eindeutigen Status.
Auf dem Board. Ein Board ohne Arbeitsverfolgung zeigt im Kopf Arbeit verfolgen. Das öffnet Arbeit auf diesem Board verfolgen, wo Sie das Präfix setzen und die Felder wählen: „Jedes davon ist eine Spalte der Tabelle. Deaktivieren Sie, was Sie nicht brauchen.“ Startdatum und Melder sind zu Beginn nicht angehakt. Die Spalte unter Gruppieren nach wird zum Status.
Im Raster. Das Aktionsmenü der Tabelle enthält Arbeitselemente verfolgen. Verfolgt die Tabelle bereits Arbeit, heißt derselbe Eintrag Spalten der Arbeitselemente und ergänzt, was noch fehlt.

Passende Spalten werden wiederverwendet statt verdoppelt: eine mit ähnlichem Namen und gleichem Typ, die Personenspalte der Tabelle als Zuständig, der einzige lange Text als Beschreibung, ein Datum, das nach Frist klingt, als Fälligkeitsdatum. Fehlende Spalten werden angelegt, benannt in der Sprache Ihrer Oberfläche.

Das Schlüsselpräfix

Das Präfix besteht aus 2 bis 10 Großbuchstaben oder Ziffern und beginnt mit einem Buchstaben. Der Dialog schlägt eines aus dem Tabellennamen vor: die Anfangsbuchstaben eines Namens aus mehreren Wörtern („Wartung Fahrzeuge Nord“ ergibt WFN), sonst die ersten Buchstaben eines Worts („Kanban“ ergibt KAN). Namen ohne Aussage wie „Tabelle 1“ oder „Blatt1“ werden übersprungen; dann zählt der Name des Projekts, danach der des Boards.

Vorhandene Zeilen werden sofort nummeriert, und jede neue Zeile erhält die nächste Nummer. Eine Nummer wird einmal vergeben und nie wiederverwendet.

Das Präfix wird einmal festgelegt

Es lässt sich später nicht ändern. Schlüssel landen in Nachrichten, Kommentaren und Dokumenten, und ein neues Präfix ließe sie alle ins Leere zeigen. Nach der ersten Einrichtung zeigen das Board, die Einrichtungsdialoge und die Spalteneinstellungen das Präfix nur noch an.

Die Felder

Jedes Feld ist eine Spalte der Tabelle, und eine Tabelle hat höchstens eine Spalte pro Feld.

Feld	Spalte	Was sie enthält
Schlüssel	eine Nummer, die die Tabelle vergibt	`KAN-64`, auf Karten, im Raster, in Links und in Exporten
Typ	Einfachauswahl	Initiative, Anfrage, Aufgabe, Problem oder Unteraufgabe, jeweils mit eigenem Symbol
Priorität	Einfachauswahl	Höchste, Hoch, Mittel, Niedrig, Niedrigste
Status	Einfachauswahl oder Klassifikation	die Spalte, nach der das Board gruppiert
Übergeordnet	Link auf eine Zeile derselben Tabelle	das Element, zu dem dieses gehört
Blockiert durch	Links auf Zeilen derselben Tabelle	die Elemente, die zuerst erledigt sein müssen
Labels	Mehrfachauswahl	freie Schlagwörter; ein neues entsteht, wenn Sie es in der Auswahl eintippen
Markiert	Kontrollkästchen	eine Markierung, die auf der Karte auffällt
Beschreibung	langer Text	Markdown, bearbeitet im Datensatzfenster
Startdatum, Fälligkeitsdatum	Datum	das Fälligkeitsdatum steuert Überfällig und Bald fällig
Zuständig	Person	wer die Arbeit erledigt
Melder	wer die Zeile angelegt hat	wird automatisch gefüllt

Die Optionsbezeichnungen sind Daten Ihrer Tabelle. Benennen Sie sie frei um: Das Symbol bleibt an der Option, sodass eine Spalte „Typ“, in der „Reklamation“ statt „Problem“ steht, weiterhin das richtige Zeichen zeigt. Eine vorhandene Auswahlspalte, deren Optionen nach Typen oder Prioritäten klingen, wird erkannt, auch mit älteren Begriffen darin.

Wenn Sie selbst eine neue Einfachauswahl-Spalte anlegen, bieten ihre Einstellungen eine Vorlage: Priorität oder Vorgangstyp füllt die Optionen mit Symbolen und Farben und gibt der Spalte diese Rolle. Hat die Tabelle schon eine solche Spalte, sagt die Vorlage das und bleibt inaktiv.

Status und „erledigt“

Die Statusbezeichnungen gehören Ihrer Tabelle, deshalb streicht Quanty eine Karte nie durch und hakt sie nie ab. Es muss nur wissen, welche Optionen als abgeschlossen gelten: jede Option, die nach erledigt klingt (Erledigt, Fertig, Abgeschlossen, Done, Gotowe, Closed und ähnliche), sonst die letzte Option. Davon hängen Fortschrittsbalken ab, ob ein Element starten kann und welche Elemente überfällig sein können.

Übergeordnete Elemente und Unteraufgaben

Oben stehen Initiativen, darunter Anfragen, Aufgaben und Probleme, ganz unten Unteraufgaben. Eine Zeile hat höchstens ein übergeordnetes Element, und ein Verweis auf sich selbst oder auf einen eigenen Nachfahren wird abgelehnt.

Eine Karte mit Unterelementen zeigt, wie viele davon erledigt sind, etwa „2 von 5 erledigt“. Eine Initiative zählt alles unter sich; jedes andere Element zählt seine direkten Unterelemente.
Der Abschnitt Unteraufgaben im Datensatzfenster listet die Unterelemente. Unteraufgabe hinzufügen legt eine echte Zeile an, die bereits mit diesem Datensatz verknüpft ist, und das Ziehen am Griff ändert die Reihenfolge. Sie wird als Position der Zeilen selbst gespeichert, sodass Raster, Hierarchie und Board übereinstimmen. Per Tastatur: Leertaste oder Enter auf dem Griff, Pfeiltasten, Leertaste oder Enter zum Ablegen.
Übergeordnetes Element ändern im Kartenmenü oder Übergeordnetes Element hinzufügen im Datensatzfenster ordnet ein Element unter ein anderes. Das Datensatzfenster zeigt das übergeordnete Element im Pfad über dem Titel, und Übergeordnetes Element öffnen springt dorthin.

Die Hierarchie-Ansicht

Ein Board mit Arbeitsverfolgung hat einen Schalter Ansicht: Board oder Hierarchie. Die Hierarchie zeigt jedes Arbeitselement der Tabelle als Baum mit Status, Priorität, Zuständigem und einem Balken Fortschritt, auch die Karten, die ein Board-Filter ausblendet, denn der Baum ist der ganze Plan. Alle ausklappen und Alle einklappen öffnen den Baum, eine Zeile öffnet ihren Datensatz, und Untergeordnetes Element hinzufügen an einer Zeile legt darunter ein neues Element an.

Im Raster erhält eine Tabelle mit einer Spalte Übergeordnet den Schalter Hierarchie: „Zeilen unter ihren übergeordneten Elementen anzeigen“. Jede übergeordnete Zeile hat dann einen Pfeil, der ihre Unterelemente ein- oder ausblendet.

Blocker

Blockiert durch hält fest, in welcher Reihenfolge die Arbeit geschehen muss. Der Abschnitt Verknüpfte Arbeitselemente im Datensatzfenster liest das in beide Richtungen: wird blockiert von sind die Blocker dieses Elements, blockiert sind die Elemente, die auf es warten. „Blockiert“ hinzuzufügen schreibt die Zelle Blockiert durch des anderen Elements, die Verknüpfung liegt also immer auf der blockierten Seite, und beide Listen können nie auseinanderlaufen.

Über der Liste sagt ein Hinweis, wo das Element steht: „Blockiert. Offene Blocker: 2“ oder „Startklar. Alle Blocker sind erledigt.“ Auf dem Board trägt eine blockierte Karte ein Abzeichen wie „Blockiert durch KAN-12“, und die Hierarchie-Ansicht zeigt bei einem blockierten Element Wartet auf und worauf.

Links auf Arbeitselemente

Ein Link auf eine Zeile einer Tabelle mit Arbeitsverfolgung sieht aus wie das Element selbst: Typsymbol, „KAN-64: Titel“ und ein Statuschip in der Farbe der Statusoption. Einen solchen Link erhalten Sie über Link kopieren im Kartenmenü, Datensatz-Link kopieren im Datensatzfenster oder über Aufgaben und Datensätze, wenn Sie in einem Kommentar @ tippen.

Der Chip sieht überall gleich aus: in Chat-Antworten, Kommentaren, Dokumentseiten, WhatsApp-Nachrichten, Benachrichtigungen und Zellen. Der Titel wird für die lesende Person im Moment des Lesens aufgelöst. Wer die Zeile nicht öffnen darf, sieht „Link nicht verfügbar“, ohne dass etwas verraten wird. Beim Überfahren erscheint eine Vorschau, und ein Klick öffnet den Datensatz über der aktuellen Seite.

Wenn der Chat ein Board liest, zitiert er Karten mit ihrem Schlüssel, als Links, die den Datensatz öffnen.