Rechnungen an KSeF senden

Quanty kann eine Rechnung aus einer Zeile einer Tabelle an KSeF ausstellen: „Stellen Sie Rechnungen aus den Zeilen einer Tabelle an KSeF aus. Jede Rechnung wird geprüft und in der Vorschau gezeigt, bevor etwas gesendet wird, und in der Produktion bestätigen Sie sie durch Eingabe ihrer Nummer.“ Eine Zeile ist eine Rechnung mit einer Position.

Eine Rechnung, die KSeF in der Produktion annimmt, ist ein rechtsgültiger Steuerbeleg, deshalb ist der Versand als Leiter von Prüfungen gebaut, die der Server jeweils in dem Moment erzwingt, in dem es darauf ankommt. Vor allem gilt: Nur ein Mensch sendet eine Rechnung, aus einer Tabellenzeile, nachdem er die Vorschau geprüft hat. Automatisierungen, der Chat, Agenten und KI-Spalten bereiten nie etwas für KSeF vor, geben nichts frei und senden nichts.

Eine von KSeF angenommene Rechnung lässt sich nicht zurückziehen

„Hat KSeF eine Rechnung angenommen, kann sie weder zurückgezogen noch gelöscht werden, nur mit einer Korrekturrechnung berichtigt. Üben Sie den ganzen Ablauf zuerst mit einer Verbindung Test (Sandbox).“

Bevor Sie beginnen

Eine funktionierende KSeF-Verbindung (siehe KSeF (E-Rechnungen)) im Tarif Gold oder höher, mit einem Token, das das Recht zum Ausstellen von Rechnungen hat. Ein Token, das Rechnungen nur lesen darf, kann keine ausstellen.
Nur ein Admin der Organisation ändert den Tab Versand: „Nur ein Admin des Arbeitsbereichs kann die Versandeinstellungen ändern.“
Wer Rechnungen ausstellt, braucht Bearbeitungszugriff auf die Tabelle, aus der Rechnungen ausgestellt werden. Eine Rechnung in der Produktion freizugeben, wenn das Vier-Augen-Prinzip gilt, ist Sache der Admins.
Rechnungen aus dem TMS werden stattdessen auf der TMS-Seite Rechnungen ausgestellt (siehe Rechnungsversand und KSeF).

Zuerst die Sandbox

Jeder Bildschirm nennt die Umgebung, in der er arbeitet:

Umgebung	Was eine angenommene Rechnung bedeutet	Kennzeichen
Test (Sandbox)	„Die KSeF-Sandbox. Hier gesendete Rechnungen sind fiktiv und haben keine Rechtswirkung.“	Sandbox, keine Rechtswirkung
Demo	„KSeF-Vorproduktion mit Daten im echten Format. Hier gesendete Rechnungen haben keine Rechtswirkung.“	Probelauf, keine Rechtswirkung
Produktion	„Das echte KSeF. Jede hier angenommene Rechnung ist ein Steuerbeleg Ihrer Firma.“	Rechtswirkung

Test und Demo senden ohne weitere Bedingung. Die Produktion braucht zwei weitere:

Quanty hat die Produktion eingeschaltet. Bis dahin bleibt die Prüfung „Diese Quanty-Installation erlaubt den Versand in die Produktion“ rot. Quanty richtet das für Ihre Organisation ein; fragen Sie uns.
Ein Nachweis, dass der Ablauf funktioniert. „Kürzlich wurde eine Rechnung in Test oder Demo angenommen“: Ihre Organisation braucht eine Rechnung, die KSeF in den letzten 30 Tagen auf einer Verbindung Test oder Demo angenommen hat, mit ihrem UPO.

Der Weg ist also: Test (oder Demo) verbinden, den Versand einrichten, eine Rechnung ausstellen und warten, bis KSeF sie annimmt. Dann trennen, die Produktion mit einem Token verbinden, das Rechnungen ausstellen darf, alles genauso einrichten und den Versand einschalten, solange der Nachweis frisch ist.

Den Tab Versand einrichten

Der Schalter

Rechnungen aus Quanty senden ist bei jeder neuen Verbindung aus. Eingeschaltet: „Der Versand ist an. Personen mit Bearbeitungsrecht für die Tabelle können Rechnungen aus ihren Zeilen ausstellen.“ Ausschalten geht immer und wirkt sofort.

Die Tabelle

Tabelle, aus der Rechnungen ausgestellt werden: „Eine Zeile ist eine Rechnung mit einer Position. Wählen Sie die Tabelle, in der Sie Ihre Verkäufe vorbereiten, oder legen Sie eine neue an.“ Eine neue heißt „Auszustellende Rechnungen (KSeF)“.

Feldzuordnung

„Legen Sie fest, in welcher Spalte jeder Teil der Rechnung steht. Pflichtfelder müssen zugeordnet sein, bevor eine Rechnung vorbereitet werden kann.“ Die Felder sind gruppiert in Rechnung, Käufer, Position, Angegebene Summen (geprüft, nicht gesendet) und Nach der Antwort von KSeF zurückgeschrieben.

Feld	Was es bedeutet	Pflicht
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum	Die Nummer und das Datum auf der Rechnung.	Ja
Käufer	Der Name des Käufers. NIP des Käufers, EU-USt-IdNr., Adresse, PLZ und Ort sowie Ländercode sind optional.	Ja
Positionsbeschreibung, USt-Satz	Die Position und ihr Satz. Einheit, Menge und Netto-Stückpreis sind optional; eine nicht zugeordnete Einheit wird zu „szt.“.	Ja
Grundlage der USt-Befreiung	Die Vorschrift, auf die sich eine befreite Position stützt. Die Prüfung braucht sie, wenn der USt-Satz `zw` ist.	Bei Befreiung
Währung, Zahlungsfrist, Zahlungsart, Bankkonto	Zahlungsangaben.	Nein
Netto-, USt- und Bruttobetrag	Angegebene Summen: Quanty vergleicht sie mit der Position, die es selbst berechnet, und sendet sie nie.	Nein
KSeF-Nummer, KSeF-Status	Spalten, in die Quanty schreibt, nachdem KSeF geantwortet hat.	Nein

Ein Feld kann nur auf eine Spalte der gewählten Tabelle zeigen. Eine Spalte von Quanty Ghost erscheint als „Ghost-Spalte, nie auf einer Rechnung“ und lässt sich nicht zuordnen; die Prüfung läuft erneut, wenn eine Rechnung vorbereitet, freigegeben und gesendet wird.

Verkäuferdaten

„Stehen auf jeder Rechnung als Verkäufer. Sie kommen von hier, nie aus einer Tabellenspalte.“ Firmenname, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort und Ländercode, dann Verkäuferdaten speichern. Die NIP des Verkäufers ist „Immer die NIP dieser KSeF-Verbindung.“

Freigabe durch einen zweiten Admin (Vier-Augen-Prinzip)

„Gilt nur für die Produktion. Test und Demo brauchen nie eine Freigabe.“

Auswahl	Was sie bewirkt
Standard: an, wenn der Arbeitsbereich zwei oder mehr Admins hat	Mit einem Admin: „Dieser Arbeitsbereich hat einen Admin, daher bleibt die Freigabe standardmäßig aus. Laden Sie einen zweiten Admin ein, um sie zu ermöglichen.“
Immer einen zweiten Admin verlangen	„Ein anderer Admin muss jede Rechnung in der Produktion freigeben, bevor sie gesendet wird.“
Aus	„Wer eine Rechnung in der Produktion vorbereitet, kann sie auch senden.“

Bereitschaft

„Alle Prüfungen müssen bestanden sein, bevor auf dieser Verbindung eine Rechnung vorbereitet werden kann.“

Prüfung	Wann sie rot ist
Der Versand ist eingeschaltet	„Ein Admin schaltet den Versand oben ein.“
Diese Quanty-Installation erlaubt den Versand in die Produktion	Nur Produktion; Quanty hat ihn noch nicht eingeschaltet.
Kürzlich wurde eine Rechnung in Test oder Demo angenommen	Nur Produktion; keine angenommene Rechnung in den letzten 30 Tagen.
Die Verbindung funktioniert	„Testen Sie die Verbindung im Tab Verbindung und tauschen Sie das Token aus, falls KSeF es abgelehnt hat.“
Eine Tabelle ist gewählt	„Wählen Sie die Tabelle, aus der Rechnungen ausgestellt werden.“
Alle Pflichtfelder sind zugeordnet	„Ordnen Sie diese Felder zu: …“
Kein Feld liest eine Quanty-Ghost-Spalte	Eine zugeordnete Spalte ist eine Ghost-Spalte.
Die Verkäuferdaten sind ausgefüllt	Die Verkäuferdaten sind leer.

„Bereit zum Ausstellen von Rechnungen.“, wenn alle bestanden sind.

Eine Rechnung ausstellen

Öffnen Sie die Tabelle, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile und wählen Sie KSeF-Rechnung ausstellen, oder verwenden Sie dieselbe Aktion im Datensatzfenster. Die Aktion gibt es nur, solange der Versand eingeschaltet ist und die Tabelle diejenige ist, aus der Rechnungen ausgestellt werden. Der Dialog hat drei Schritte: Prüfen, Vorbereiten und Senden.

Nur prüfen (Probelauf). Quanty baut die Rechnung so, wie KSeF sie erhalten würde (das Format FA(3)), und prüft sie: die Struktur und die Berechnungen, die Befreiungsgrundlage eines Satzes zw, zu lange Texte, unbekannte Währungs- oder Ländercodes und eine Rechnung in Fremdwährung mit steuerpflichtigem Satz. Nichts wird gespeichert oder gesendet. Sie sehen eine Vorschau mit Verkäufer, Käufer, Positionen und Summen, das XML und seinen SHA-256-Fingerabdruck.
Rechnung vorbereiten. „Das Vorbereiten friert genau das hier gezeigte XML ein.“ Ändert sich die Zeile danach, verweigert der Versand, und Sie bereiten sie erneut vor. Wird dieselbe Zeile erneut vorbereitet, ersetzt das eine frühere, nicht gesendete Vorbereitung.
Senden. In Test und Demo heißt die Schaltfläche An KSeF senden. In der Produktion warnt der Dialog, dass die Rechnung Rechtswirkung haben wird, bittet Sie, die Rechnungsnummer genau wie angezeigt einzugeben (mit Schrägstrichen und Groß- und Kleinschreibung), und erst dann wird An KSeF Produktion senden aktiv. Gesendet wird das vorbereitete XML, geprüft gegen den Fingerabdruck, den Sie gesehen haben.

KSeF antwortet meist innerhalb einer Minute. Sie können den Dialog schließen: Der Status wird im Tab Übermittlungen weiter aktualisiert.

Freigabe in der Produktion

Gilt das Vier-Augen-Prinzip, wartet eine vorbereitete Rechnung in der Produktion als Wartet auf Freigabe. Ein anderer Admin öffnet sie im Tab Übermittlungen, prüft die Vorschau und klickt auf Freigeben, womit genau dieses XML gesendet werden darf. Wer sie vorbereitet hat, kann sie nicht freigeben: „Sie haben diese Rechnung vorbereitet. Ein anderer Admin muss sie freigeben.“ Gesendet wird sie dann aus dem Tab Übermittlungen, wieder mit der eingegebenen Rechnungsnummer.

Status und der Tab Übermittlungen

Übermittlungen listet jede aus Quanty vorbereitete oder gesendete Rechnung, die neueste zuerst; niemand kann diesen Verlauf bearbeiten oder löschen. Jede zeigt, wer sie vorbereitet, freigegeben und gesendet hat, und ihr Verlauf hält jeden Schritt mit Zeit und Person fest. Mitglieder sehen nur die Rechnungen der Tabellen, die sie öffnen können.

Status	Bedeutung
Vorbereitet	Das XML ist eingefroren und bereit zum Senden.
Wartet auf Freigabe	Eine Rechnung in der Produktion, die auf einen zweiten Admin wartet.
Freigegeben	Von einem zweiten Admin freigegeben, bereit zum Senden.
Wird gesendet	Gesendet; KSeF hat noch nicht geantwortet.
Angenommen	KSeF hat sie angenommen und ihr eine KSeF-Nummer gegeben. In der Produktion ist die Rechnung damit ausgestellt.
Abgelehnt	KSeF hat sie nicht angenommen. Korrigieren Sie die Zeile und stellen Sie sie erneut aus.
Fehlgeschlagen	Der Versand wurde nicht abgeschlossen (siehe unten).
Storniert	Storniert, bevor sie angenommen wurde.

Sie müssen die Seite nicht offen halten: Quanty prüft Rechnungen, die noch gesendet werden, etwa einmal pro Minute, holt das UPO (die offizielle Empfangsbestätigung von KSeF) und schreibt die KSeF-Nummer und den Status in die Zeile, wenn Sie diese Spalten zugeordnet haben. Solche Schritte erscheinen im Verlauf als „Quanty (Statusabfrage)“. Eine angenommene Rechnung bietet UPO herunterladen und XML herunterladen.

Eine vorbereitete, freigegebene oder fehlgeschlagene Rechnung kann die Person stornieren, die sie vorbereitet hat, oder ein Admin. Eine angenommene Rechnung lässt sich in Quanty nicht stornieren: Sie kann nur mit einer Korrekturrechnung berichtigt werden.

Wenn etwas schiefgeht

Was Sie sehen	Was zu tun ist
Die Zeile besteht die Prüfung nicht	Der Dialog listet die Probleme. Korrigieren Sie die Zeile und prüfen Sie erneut.
„Die Zeile hat sich nach der Vorschau geändert.“	Prüfen und bereiten Sie sie erneut vor.
Als Duplikat abgelehnt (440)	KSeF hat bereits eine Rechnung mit dieser Nummer von Ihrer Firma. Es wurde nichts Neues ausgestellt.
Fehlgeschlagen, KSeF bat um einen neuen Versuch (550)	Senden Sie dieselbe Rechnung mit Erneut senden noch einmal.
KSeF war nicht erreichbar	Es wurde nichts angenommen; versuchen Sie es erneut.
Der Versand brach ab, bevor KSeF eine Referenznummer vergab	KSeF hat die Rechnung möglicherweise trotzdem. Prüfen Sie zuerst die Rechnungsliste in KSeF, setzen Sie das Häkchen bei „Ich habe KSeF geprüft, diese Rechnung ist dort nicht vorhanden“ und klicken Sie dann auf Erneut senden.
Keine Antwort innerhalb von 24 Stunden	Die Rechnung wird als fehlgeschlagen markiert. Prüfen Sie KSeF oder führen Sie einen Abruf der Ausgangsrechnungen aus; hat KSeF sie nie registriert, prüfen und bereiten Sie die Zeile erneut vor.

Duplikate und Grenzen

Eine Rechnungsnummer, die Ihre Firma bereits in KSeF angenommen hat, wird abgelehnt, bevor etwas gesendet wird, egal ob sie aus Quanty kam oder über das Ausgangsregister hereinkam. Die eigene Duplikatprüfung von KSeF ist die letzte Absicherung.
Auch eine Nummer, die gerade vorbereitet, freigegeben oder gesendet wird, wird abgelehnt, und ein Doppelklick kann dieselbe Rechnung nicht zweimal senden.
Eine Organisation sendet höchstens 30 Rechnungen in beliebigen 60 Minuten, über alle Umgebungen hinweg; darüber hinaus sagt der Dialog, wie viele Minuten zu warten sind.

Gut zu wissen

Nur Menschen senden. Kein Automatisierungsschritt, kein Chat-Werkzeug, kein Agent und keine KI-Spalte kann eine Rechnung vorbereiten, freigeben oder senden. Eine Automatisierung kann nur die Zeile der Tabelle ausfüllen; die Rechnung stellt ein Mensch aus.
Der Verlauf bleibt. Jede vorbereitete und gesendete Rechnung behält ihr XML, ihren Fingerabdruck, die beteiligten Personen und ihr UPO; niemand kann das bearbeiten oder löschen.
Versand aus. Wird der Versand ausgeschaltet, stoppt das neue Rechnungen sofort; bereits gesendete Rechnungen erhalten weiter ihre Statusaktualisierungen.