Postfächer

Mit einem verbundenen Postfach können Automatisierungen auf eingehende E-Mails reagieren und E-Mails von Ihrer eigenen Adresse senden. Postfächer verbinden Sie auf der Seite Integrationen in der Kategorie E-Mail und verwalten sie unter Verbundene Postfächer: „Ein verbundenes Postfach kann Automatisierungen beim Eingang von E-Mails starten und E-Mails für sie senden.“

Bevor Sie beginnen

Mitglieder und Admins verbinden Postfächer; Betrachter sehen „Nur Mitglieder und Administratoren können Postfächer verbinden.“ Jede Person kann mehrere verbinden.
Ein Postfach, das Sie verbinden, ist zunächst privat: Nur Sie können es in Automatisierungen verwenden. Teilen Sie es, damit andere es nutzen können (siehe Ein Postfach teilen). Eine Quanty-Eingangsadresse ist von Anfang an geteilt.
E-Mails werden nur gelesen, solange etwas darauf wartet: eine aktive Automatisierung mit E-Mail empfangen, die CRM-Erfassung oder, mit dem TMS-Add-on, Aufträge und Palettenbelege per E-Mail.

Einen Anbieter wählen

Anbieter	Was es ist	Schaltfläche
Gmail	„Ein Google-Workspace- oder privates Gmail-Konto. Sie melden sich bei Google an, Quanty sieht Ihr Passwort nie.“	Gmail verbinden
Andere E-Mail (IMAP/SMTP)	„Jedes andere Postfach, etwa auf Ihrer eigenen Domain oder bei einem regionalen Anbieter. Verbindung über Servereinstellungen und Passwort.“	Konto hinzufügen
Quanty-Eingangsadresse	„Erhalten Sie eine eigene Adresse und leiten Sie E-Mails dorthin weiter. Kein Passwort nötig.“	Adresse erstellen

Outlook steht ebenfalls in der Liste, als Noch nicht verfügbar.

Gmail

Klicken Sie auf Gmail verbinden. Google bittet Sie, das Konto zu wählen und Quanty den Zugriff zu erlauben.
Zurück in Quanty: „Gmail verbunden“, und das Postfach erscheint unter Verbundene Postfächer.

Haben Sie das Senden oder Lesen nicht erlaubt, sagt Quanty das („Gmail verbunden, aber Senden wurde nicht erlaubt“), und das Menü des Postfachs bietet Neu verbinden, um zu senden oder Neu verbinden, um zu lesen.

Sagt die Gmail-Karte, das Konto sei „nur zum Senden verbunden“, darf Quanty von Gmail senden, es aber nicht lesen: „Damit Automatisierungen auf eingehende E-Mails reagieren, erstellen Sie eine Quanty-Posteingangsadresse und leiten Sie Ihre Mails dorthin weiter.“

Andere E-Mail (IMAP/SMTP)

„Quanty meldet sich bei Ihrem Mailserver an, um neue E-Mails zu lesen (IMAP) und E-Mails zu senden (SMTP).“

Feld	Was es bedeutet	Beispiel
E-Mail-Adresse	Die Adresse des Postfachs. Quanty sucht die Servereinstellungen für ihre Domain („Servereinstellungen für twojafirma.pl gefunden“).	biuro@twojafirma.pl
Passwort	„Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort statt Ihres normalen Passworts.“
Name (optional)	Wie das Postfach in Quanty heißt.	Büro
Benutzername	„Wie die E-Mail-Adresse“, sofern Ihr Anbieter nichts anderes vorgibt.
Servereinstellungen	Posteingang (IMAP) und Postausgang (SMTP), jeweils mit Server, Port und Sicherheit (SSL/TLS oder STARTTLS). Die üblichen Ports sind 993 (SSL/TLS) oder 143 (STARTTLS) für IMAP und 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS) für SMTP.	imap.twojafirma.pl, 993, SSL/TLS
Im Arbeitsbereich teilen	Alle können es in Automatisierungen verwenden.	Aus

Quanty prüft vor dem Speichern, ob die Anmeldung klappt: „E-Mail-Konto verbunden“. Einstellungen bearbeiten im Menü des Postfachs ändert die Einstellungen später („Leer lassen, um das aktuelle Passwort zu behalten.“).

Quanty-Eingangsadresse

„Quanty erstellt eine eigene E-Mail-Adresse für diesen Arbeitsbereich. Jede E-Mail, die dorthin gesendet oder weitergeleitet wird, kann eine Automatisierung starten. Kein Passwort nötig.“

Klicken Sie auf Adresse erstellen, geben Sie einen Name (optional) ein („z. B. Rechnungen“) und klicken Sie auf Adresse erstellen.
Ihre Eingangsadresse zeigt die Adresse unter E-Mails senden oder weiterleiten an, mit Adresse kopieren.
Unter So verwenden Sie sie:
- „In Gmail: Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Weiterleitung und POP/IMAP > Weiterleitungsadresse hinzufügen.“
- „In Outlook: Einstellungen > E-Mail > Regeln > Neue Regel hinzufügen, mit der Aktion Weiterleiten an.“
- „Oder verwenden Sie sie direkt, etwa als CC-Adresse oder als Adresse für Ihre Lieferanten.“

„Gmail sendet zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungscode an diese Adresse. Sie finden sie unten unter Letzte E-Mails.“ So leiten Sie weiter in der Zeile des Postfachs zeigt diese Schritte erneut.

Eine Quanty-Eingangsadresse empfängt nur: „Versand ist nicht verfügbar: Eine Quanty-Eingangsadresse empfängt nur E-Mails.“ Weitergeleitete E-Mails kommen sofort an; es gibt nichts zu prüfen.

Verbundene Postfächer

Jedes verbundene Postfach ist eine Zeile mit seinem Namen (Umbenennen oder der Stift ändert ihn), seiner Adresse und:

Kennzeichen	Was es bedeutet
Verbunden oder Neu verbinden nötig	Ob Quanty es verwenden kann.
Empfängt, Sendet	Was es kann.
„In 2 Automatisierungen verwendet“	Wie viele Automatisierungen es nutzen.
CRM-Erfassung aus, an oder pausiert	Ob daraus Kontakte erfasst werden (siehe CRM-Erfassung).
„Verbunden von: Anna, nicht geteilt“	Das private Postfach einer anderen Person.

Das Menü ⋯ enthält Verbindung testen, Neu verbinden (oder Neu verbinden, um zu senden, Neu verbinden, um zu lesen), Einstellungen bearbeiten (IMAP), Umbenennen, Aktivität, Kontakte ins CRM erfassen und Entfernen.

Verbindung testen

Verbindung testen probiert beide Richtungen aus und antwortet zum Beispiel „Empfang funktioniert“ und „Versand funktioniert“ oder „Empfang fehlgeschlagen: der Server hat die Anmeldung abgelehnt“. Andere Gründe: „der Server ist nicht erreichbar“, „die Berechtigung zum Senden wurde nicht erteilt“, „der Anbieter hat um eine Pause gebeten, versuchen Sie es in ein paar Minuten erneut“, „der Server hat zu lange nicht geantwortet“.

Aktivität

Aktivität öffnet Postfachaktivität: den Status (Funktioniert oder Benötigt Aufmerksamkeit), „Zuletzt geprüft 10:42“, die nächste Prüfung und die Tabs Empfangen und Gesendet mit jeder E-Mail. Ein Postfach, auf das nichts wartet, zeigt: „Wird nicht geprüft, solange keine aktive Automatisierung auf dieses Postfach wartet.“

Ein Postfach teilen

Der Schalter Im Arbeitsbereich geteilt in der Zeile entscheidet, wer das Postfach in Automatisierungen verwenden kann:

An: „Alle im Arbeitsbereich können dieses Postfach in Automatisierungen verwenden.“
Aus: „Wenn aus, können nur Sie dieses Postfach in Automatisierungen verwenden.“

Nur die Person, die ein Postfach verbunden hat, kann es teilen. Wird das Teilen ausgeschaltet, werden die Automatisierungen anderer Personen ausgeschaltet, die es verwenden: „2 Automatisierungen, die es nutzen, wurden ausgeschaltet. Prüfen Sie ihre Aktionen und schalten Sie sie wieder ein.“ Umbenennen, das Teilen beenden und Entfernen kann auch ein Admin der Organisation.

Was Ihre E-Mails liest und sendet

Funktion	Was sie mit dem Postfach tut
Automatisierungen	E-Mail empfangen startet für jede neue E-Mail eine Automatisierung; E-Mail senden kann aus dem Postfach senden.
Tabellen-Trigger	Neue Gmail-E-Mail fügt pro E-Mail eine Zeile hinzu (nur Gmail, geteilte Postfächer).
CRM-Erfassung	Macht aus Korrespondenzpartnern Datensätze für Personen und Unternehmen.
Aufträge per E-Mail	Mit dem TMS-Add-on: liest Kundenaufträge in Entwürfe ein.
Palettenbelege von Fahrern	Mit dem TMS-Add-on: liest die Belege der Fahrer.

Der Chat liest Ihre Postfächer nicht.

CRM-Erfassung

Kontakte ins CRM erfassen im Menü eines Postfachs macht aus jedem neuen Korrespondenzpartner eine Person in Ihrem Datensätze-Projekt, mit der E-Mail-Adresse als Schlüssel, und aus der Domain seiner Firma ein Unternehmen (Freemail-Domains wie gmail.com werden ausgelassen). Die Erfassung füllt nur leere Zellen, überschreibt nie etwas und überspringt automatische Absender, Massenversand und No-Reply-Absender. Sie braucht zuerst ein Datensätze-Projekt („Zuerst Datensätze einrichten“). Die Einstellungen, Zusätzliche Angaben mit KI ergänzen (verbraucht Credits) und Aufbewahrte E-Mails jetzt verarbeiten (die letzten 14 Tage) sind unter Datensätze (CRM) beschrieben.

Ein Postfach entfernen

Entfernen im Menü: „Quanty empfängt und sendet keine E-Mails mehr über dieses Postfach.“ Bei Gmail gibt Quanty außerdem „den Zugriff auf das Konto auf“. Automatisierungen, die es verwenden, werden pausiert („2 Automatisierungen wurden pausiert.“), mit dem Grund „Das Postfach wurde getrennt“. Wählen Sie darin ein anderes Postfach und schalten Sie sie wieder ein.

Grenzen

Grenze	Wert
Wie oft ein Postfach geprüft wird	jede Minute, solange etwas darauf wartet
E-Mails pro Prüfung	25 (der Rest kommt mit den nächsten Prüfungen)
Größe einer E-Mail	30 MB; ein Anhang 20 MB; der Text bis zu 100.000 Zeichen
E-Mails in Quanty aufbewahrt	14 Tage
Versand aus einem Postfach	100 E-Mails pro Stunde

Gut zu wissen

Nur neue E-Mails. Eine Automatisierung oder eine Erfassung verarbeitet nie E-Mails, die vor ihrem Einschalten eingegangen sind (außer Aufbewahrte E-Mails jetzt verarbeiten in der CRM-Erfassung, für die letzten 14 Tage).
Passwörter. Gmail wird über die Google-Anmeldung verbunden, Quanty sieht Ihr Passwort also nie; das IMAP-Passwort wird verschlüsselt gespeichert.
Wenn sich ein Passwort ändert. Ein IMAP-Postfach zeigt Neu verbinden nötig; verwenden Sie Einstellungen bearbeiten mit dem neuen Passwort.