Reisen und Spesen

Eine Reise ist ein Zeitraum, den ein Fahrer unterwegs war, von der Abfahrt bis zur Rückkehr. Quanty bildet die Reisen selbst aus den Grenzübertritten und den Stopps der Aufträge des Fahrers, zählt jeden Tag (jede Doba, also einen Zeitraum von 24 Stunden) mit seinem Land, seinem Betrag und der Begründung in einfachen Worten und führt die Vorschüsse und Belege daneben. Ein Mensch prüft jede Reise und gibt sie frei; die freigegebenen Reisen kommen in die Monatsabrechnung (siehe Fahrerabrechnung).

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Reisen stehen auf der Personenkarte, Tab Reisen und Spesen, und unter Flotte, Personal, Abrechnungen für alle auf einmal.
• Alle können Reisen sehen. Bilden, Bearbeiten, Freigeben, Vorschüsse und Belege erfordern eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Fuhrpark. Die Sätze und Regeln unter TMS-Einstellungen, Spesen und Reisen sind Sache eines Administrators.
• Reisen brauchen die Züge (wer wann welche Zugmaschine gefahren ist, siehe Züge und Umkoppeln) und für genaue Grenzzeiten die Telematik. Ohne Telematik werden die Grenzzeiten aus den Aufträgen geschätzt und entsprechend markiert.
• Das Lesen von Belegen nutzt die KI: Es braucht KI liest Dokumente und schreibt Entwürfe unter TMS-Einstellungen, Automatische Aktionen (standardmäßig an).

Wie eine Reise entsteht

Reisen bilden (auf der Personenkarte) oder Reisen aus den Daten bilden (in Abrechnungen, für alle) erstellt die Reisen eines Monats:

• Die Route kommt aus den Grenzübertritten der Fahrzeuge des Fahrers und den Stopps seiner Aufträge mit eigener Flotte.
• Eine Reise endet, wenn der Fahrer zurück in Polen ist und eine Pause von mehr als 11 Stunden hat. Sie läuft noch, solange er in den letzten 3 Tagen im Ausland war.
• Eine Reise gehört zu dem Monat, in dem sie endet. Reisen werden als D/0001/10/2026 nummeriert.
• Höchstens zwei Monate werden auf einmal gebildet.

Erneutes Bilden ist sicher: Freigegebene und ausgezahlte Reisen werden nie angefasst, was ein Mensch an einer Reise geändert hat, bleibt, und eine Reise mit Änderungen eines Menschen, Vorschüssen oder Belegen wird nie entfernt. Bestätigen die Daten sie nicht mehr, bleibt sie mit dem Problem „Telematik und Aufträge bestätigen diese Fahrt nicht mehr. Sie hat Änderungen oder Vorschüsse und wurde behalten: prüfen oder löschen“. Das Ergebnis lautet „Neu: 4, geändert: 2, unverändert: 7“.

Der Tab Reisen und Spesen

Die Monatsauswahl (Dieser Monat und die Pfeile), dann drei Blöcke:

• Reisen: jede Reise mit Nummer, Daten, Route, Status, „Tage im Ausland: 6“ und ihren Beträgen. „Keine Reisen in diesem Monat“ mit Reisen bilden, wenn es keine gibt.
• Vorschüsse: „Offene Vorschüsse: 800,00 PLN“ und jeder Vorschuss mit Datum, Art und Betrag, mit Vorschuss hinzufügen.
• Belege: jeder Beleg mit seinem Status (zu prüfen, freigegeben, abgelehnt), mit Beleg hinzufügen (ein Foto oder PDF) und Von Hand hinzufügen.

Abrechnung senden steht im Menü ⋯ der Karte (unten).

Das Reisefenster

Klicken Sie auf eine Reise, um sie zu öffnen. Von oben:

• Die Nummer, der Status, Inland oder International und zu prüfen, wenn ein verwendeter Satz oder eine Regel in den Einstellungen nicht bestätigt ist („Ein hier verwendeter Satz oder eine Regel ist noch nicht mit der Verordnung abgeglichen (Einstellungen, Spesen und Reisen).“).
• Der Fahrer, das Fahrzeug und die Daten.
• Die Grundlage, nach der die Reise gezählt wird: „Gesetzliche Diät (Verordnung vom 29.01.2013)“, „Auslandspauschale (Firmenregel, Sätze der Verordnung)“ oder „Nur Tage im Ausland (die Firma zahlt keine Pauschale)“.
• Bitte zuerst prüfen: die Probleme (unten).
• Route: die Länder mit den Grenzzeiten, zum Beispiel PL → DE 22:12 (12.10) → PL 00:12 (28.10). Eine geschätzte Zeit ist mit „geschätzte Zeit“ markiert. Route korrigieren bearbeitet sie: „Eine Zeile pro Land, der Reihe nach. Die Grenzzeit ist das Ende einer Zeile und der Beginn der nächsten.“
• Tag für Tag: jeder Tag mit seinem Land, seinem Betrag und der Begründung in einfachen Worten sowie den Mahlzeiten.
• Übernachtungen, Vorschüsse, Belege, Gesamt und Verlauf.

Tag für Tag

Jede Zeile erklärt sich selbst, zum Beispiel:

• „Tag 1 in Polen: voller Satz (Satz 45,00 PLN) → 45,00 PLN“
• „Angefangener Tag, 3 Std. 15 Min.: bis 8 Stunden, halber Satz (Satz 45,00 PLN) → 22,50 PLN“
• „Ein ganzer Tag im Ausland (die meisten Stunden: Deutschland): voller Satz (Satz 49,00 €) → 49,00 €“
• „Ein angefangener Tag im Ausland, 7 Std. (die meisten Stunden: Deutschland): bis 8 Stunden, ein Drittel des Satzes“

Das Land eines Tages im Ausland ist das, in dem die meisten seiner Stunden lagen (Zielland lässt sich von Hand setzen). Unter jeder Zeile markieren Frühstück, Mittagessen und Abendessen die Mahlzeiten, die der Fahrer bekommen hat; bei eingeschalteter Kürzung für Mahlzeiten zieht jede ihren Anteil vom Tag ab („gestellt: Frühstück, Mittagessen, 22,05 PLN weniger“). Ein Tag, der nicht bezahlt wird, sagt warum: „Nicht gezahlt: an dem Tag abwesend“, „Nicht gezahlt: Entsendung (Firmeneinstellung)“, „Kein Satz für CH: in den Einstellungen ergänzen“.

Tage im Ausland (für ZUS) zählt die Tage im Ausland als Bruch, zum Beispiel 4 1/3: Ein Aufenthalt unter 12 Stunden zählt 1/3 oder 1/2, und Urlaub, Krankheit und unbezahlter Urlaub sind keine Tage im Ausland.

Übernachtungen

Jede Nacht der Reise ist In der Kabine (Standard), Hotel, Rechnung, Hotel, Pauschale oder Gestellt, mit ihrer Begründung:

Probleme zum Prüfen

Bitte zuerst prüfen listet, was einen Menschen braucht, zum Beispiel:

• „Die Grenzzeit 12.10 22:12 ist aus den Aufträgen geschätzt (keine Telematik): bitte prüfen“
• „Die Reise beginnt im Ausland (DE): eintragen, wann der Fahrer die Grenze überquert hat“
• „Ein Grenzübertritt fehlt: der Lkw war in DE, der nächste Übertritt beginnt in AT (14.10 06:20)“
• „Belege warten auf eine Entscheidung: 2“, „Die Hotelnacht vom 15.10 hat keinen Betrag“, „Die Rechnung für die Nacht vom 15.10 wartet auf Freigabe“
• „Der Fahrer ist während der Reise abwesend (16.10)“
• „Eine regelmäßige Wochenruhe darf nicht in der Kabine verbracht werden (19.10)“
• „Diese Person hat zur selben Zeit D/0003/10/2026 (vom 20.10 bis 24.10): Daten korrigieren oder eine davon löschen“
• „Am 21.10 lag die Inlandsdiät der Firma (40,00 PLN) unter der gesetzlichen (45,00 PLN): es zählt die gesetzliche“

Freigeben und zurücknehmen

• Reise freigeben gibt sie frei und friert ihren Wert in PLN ein: „Bei der Freigabe festgehalten: 1.840,00 PLN (NBP Kurse vom Tag vor dem Reiseende)“. „Freigegeben am 03.11.2026 von Anna Kowalska. Zum Ändern zuerst die Freigabe zurücknehmen.“
• Trotzdem freigeben gibt trotz Problemen frei, außer bei zweien, die sich nicht übergehen lassen: eine überschneidende Reise und eine Rechnung für eine Nacht, die auf eine Entscheidung wartet („Diese Reise lässt sich erst freigeben, wenn geklärt ist, was sich nicht übergehen lässt“).
• Eine Reise, die noch läuft oder in der Zukunft endet, lässt sich noch nicht freigeben: „Die Fahrt endet in der Zukunft: bitte nach der Rückkehr freigeben.“
• Freigabe zurücknehmen (im Menü ⋯) fragt nach dem Grund: „Die Reise kann wieder geändert werden und zählt erst nach erneuter Freigabe zur Abrechnung.“ Eine ausgezahlte Reise lässt sich nicht zurücknehmen: „Ausgezahlt. Die Reise lässt sich nicht mehr ändern.“
• Reise löschen (vor der Freigabe): „Vorschüsse und Belege bleiben beim Fahrer, ohne Reise.“

Vorschüsse

Vorschuss hinzufügen:

Ein Vorschuss ist „offen 260,00 EUR“, bis der Monat ausgezahlt ist, danach „abgerechnet“. Ein Vorschuss, der an der Kasse mit einem KW-Beleg ausgezahlt wurde, kommt von selbst herein: „Aus der Kasse ausgezahlt: Betrag, Währung, Tag und Art kommen aus dem KW-Beleg. Um sie zu ändern, stornieren Sie den Beleg in der Kasse.“ Geld, das der Fahrer zurückbringt, können Sie an der Kasse mit einem KP-Beleg als Rückzahlung des Vorschusses annehmen (siehe Kasse und Fahrerabrechnung).

Belege

Beleg hinzufügen nimmt ein Foto (JPG, PNG, WEBP, HEIC) oder ein PDF; die KI liest es und füllt das Formular aus („Von der KI gelesen: jedes Feld prüfen“, unsichere Felder sind mit „Die KI ist unsicher“ markiert). Von Hand hinzufügen tippt ihn ab.

Jeder Beleg beginnt mit zu prüfen. Beleg freigeben: „Freigegeben wird er zu Fahrzeugkosten; vom Fahrer bezahlt, wird er in der Abrechnung erstattet.“ Ein Hotelbeleg ist die Ausnahme: Er ist keine Fahrzeugkosten, sondern wird über die Nacht der Reise bezahlt (Hotelrechnung). Ablehnen fragt nach dem Grund. Es entscheidet ein Mensch, nie die KI. Wenn die KI nicht lesen kann: „KI ist ausgeschaltet: den Beleg abtippen.“ oder „Der Beleg war nicht lesbar: bitte abtippen.“

Die Abrechnung senden

⋯, Abrechnung senden auf der Personenkarte fragt vorher und nennt Person, Monat und Kanal:

• „Marek Zieliński erhält die Abrechnung für Oktober 2026 per E-Mail an m.zielinski@example.com.“
• „… per WhatsApp an +48 601 234 501.“ für einen Fahrer, dessen Kanal WhatsApp ist, „oder, wenn WhatsApp ihn jetzt nicht erreicht, per E-Mail an …“.

Klicken Sie auf Senden: „Gesendet an m.zielinski@example.com“. Die Abrechnung geht in der Sprache der Nachrichten des Fahrers, wenn diese Polnisch, Englisch oder Deutsch ist, sonst auf Polnisch. Abgelehnt wird sie, wenn nichts freigegeben ist („In diesem Monat gibt es keine freigegebenen Reisen zum Senden.“), ohne Adresse („Zuerst die E-Mail (oder Telefonnummer) des Fahrers eintragen.“) und über WhatsApp mehr als einen Tag nach der letzten Nachricht des Fahrers („WhatsApp erlaubt Nachrichten an den Fahrer nur innerhalb eines Tages nach seiner letzten Nachricht: E-Mail senden oder Excel laden.“). Die Telefonnummer braucht ihre Ländervorwahl (siehe TMS: Personal, Reisen und Arbeitszeit).

Die Einstellungen Spesen und Reisen

TMS-Einstellungen, Spesen und Reisen (Administratoren): „Wie Diäten, die Auslandspauschale und Übernachtungen berechnet werden, und die Sätze der Verordnung mit Quelle.“

Die Einstellungen oben im Bereich:

Unter Regeln zeigt der Bereich den Regeltext jeder Reiseart (Inland, Ausland, Tage im Ausland für die Lohnabrechnung), jeweils zu prüfen, bis jemand auf Übereinstimmung mit der Verordnung bestätigen klickt. Geänderte Regeln lauten Regeln der Firma (geändert): „Sie weichen von der Verordnung ab: Reisen werden nach den Regeln der Firma berechnet.“

Sätze: „Aus der Verordnung übernommen (Dz.U. 2023 poz. 2190, Anhang). Bestätigen Sie jeden geprüften Satz.“ Jede Zeile zeigt Land, Währung, Diät, Hotellimit, Ab, Quelle und Stand: zu prüfen, bis jemand auf Übereinstimmung mit der Verordnung bestätigen klickt, dann bestätigt; ein Satz, den Sie hinzugefügt haben, lautet „Firma“. Satz hinzufügen und Satz ändern nehmen Gültig ab, Gültig bis, Quelle und eine Notiz.

Gut zu wissen

• Ein Fahrer, dessen Daten gelöscht wurden, bekommt keine neuen Reisen, Vorschüsse oder Belege (siehe Personenbezogene Daten).
• Eine von Hand eingetragene Reise dauert höchstens 92 Tage.
• Belege und ihre Fotos werden in Dateien aufbewahrt, in einem Ordner für Fahrerbelege.
• Ein Fahrer, der aus Marcos TMS kommt, bekommt seine Abrechnung, solange die Verbindung läuft, als Excel-Datei, nicht aus Quanty gesendet.

Verwandte Seiten

• Fahrerabrechnung: die Monatsabrechnung sowie Prämien und Abzüge.
• Die Personenkarte.
• Kasse: bar ausgezahlte Vorschüsse und ihre Rückzahlung.
• Entsendeerklärungen.