Rechnungen

Unter Abrechnung, Rechnungen stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen: „Ausgangsrechnungen, vom zugestellten Auftrag bis zum Geld auf dem Konto“. Zugestellte Aufträge warten unter Abzurechnen; Sie wählen sie aus, Quanty bereitet aus den Aufträgen und den Bedingungen des Kunden einen Entwurf vor, und Sie prüfen ihn und stellen ihn aus. Dieselbe Seite erstellt auch Rechnungen, die nichts mit Transport zu tun haben, Proformas und Belastungsanzeigen.

Diese Seite beschreibt die Seite selbst, das Erstellen und Ausstellen einer Rechnung, die Nummerierung, das Zahlungsziel, Fremdwährung, Ausdrucke, das Stornieren und alte Entwürfe. Versand, Korrekturen, Zahlungen und Erinnerungen haben eigene Seiten.

Bevor Sie beginnen

• Rechnungen gehört zum TMS-Add-on: Abrechnung, Rechnungen in der TMS-Leiste. Die Zahl in der Leiste sagt, wie viele Aufträge abrechnungsbereit sind.
• Rechnungen zu erstellen und auszustellen braucht eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen (siehe TMS-Module). Eine Rechnung mit einem früheren Datum auszustellen, als die Nummerierung erlaubt, ist Sache eines Administrators.
• Die Daten des Verkäufers (Ihr Firmenname, die NIP, die Adresse und das Bankkonto) trägt ein Administrator unter TMS-Einstellungen, Firma und Nummerierung ein; bis dahin sagt eine Rechnung „Die Verkäuferdaten fehlen noch. Ein Admin trägt sie in den TMS-Einstellungen ein.“
• Die Bedingungen jedes Kunden (Zahlungsziel, Sprache, Versand der Rechnungen) kommen von seiner Karte (siehe Rechnungsbedingungen).

Die Seite Rechnungen

• Die Leiste oben: Abzurechnen, Offen, zu zahlen und Überfällig; ein Klick auf eine Zahl filtert.
• Drei Tabs: Abzurechnen (zugestellte Aufträge, die noch auf keiner Rechnung stehen), Offen (ausgestellt, noch nicht bezahlt) und Alle.
• Drei Ansichten der Rechnungen: Liste, Board („Rechnungen nach Status“) und Kalender („Rechnungen nach Fälligkeit“).
• Nummer, Käufer, Auftrag oder KSeF-Nummer suchen und die Filter Käufer, Ausgestellt (Diesen Monat, Letzten Monat, Dieses Jahr), Status, Zahlung (Unbezahlt, Überfällig), Niederlassung, Art, KSeF, Originale, Mahnwesen und Export.

Spalten

Das Spaltenmenü fügt Factoring (Im Factoring bei welchem Factor), Export, Netto, Netto PLN, Nummernkreis, USt., Leistungsdatum, Versandt, Tage überfällig, Zahlungsziel (Tage) und Split-Payment hinzu. Der Fuß der Liste summiert die Rechnungen je Währung und, bei mehreren Währungen, Summe in PLN.

Das Menü der Seite und Aktionen für mehrere Rechnungen

Das ⋯ der Seite enthält Neue Rechnung ohne Auftrag, Ansicht nach Excel exportieren (die Liste, wie Sie sie sehen), Export für die Buchhaltung (siehe Export für die Buchhaltung), Alte Entwürfe und KSeF-Status aktualisieren („KSeF-Status aktualisiert: 2 geändert.“).

Haken Sie Rechnungen an, um mehrere auf einmal zu bearbeiten: An KSeF senden, Per E-Mail senden, An den Factor übergeben, Nach Excel exportieren und, nur für Entwürfe, Entwürfe stornieren.

Board und Kalender

• Das Board gruppiert die Rechnungen nach Status. „Eine Rechnung wechselt die Spalte, wenn sie ausgestellt, versendet oder bezahlt wird. Sie lässt sich nicht durch Ziehen verschieben.“
• Der Kalender stellt sie auf ihre Fälligkeit, gefärbt nach Überfällig, Wartet auf Zahlung und Bezahlt.
• Beide zeigen die neuesten Rechnungen zuerst und sagen „Die neuesten 200 von 812 Rechnungen werden angezeigt. Grenzen Sie die Filter ein, um den Rest zu sehen.“, wenn es mehr gibt. Ein Klick auf eine Rechnung zeigt ihre Vorschau (Käufer, Ausgestellt, Fällig, Brutto, Noch zu zahlen, Aufträge, KSeF).

Zugestellte Aufträge abrechnen

Abzurechnen: „Zugestellte Aufträge und Aufträge, die auf Dokumente warten, die noch auf keiner Rechnung stehen.“ Die Spalten sind Auftrag, Kunde, Strecke, Entladen, Fracht und Dokumente.

1. Haken Sie die Aufträge an. „Die Dokumente sind unvollständig. Sie können trotzdem abrechnen, die Dokumente folgen.“
2. Klicken Sie Rechnung ausstellen in der Leiste.
3. Wählen Sie Wie abrechnen und klicken Sie Entwurf vorbereiten (oder 3 Entwürfe vorbereiten).

Ausstellungsdatum ist optional: „Leer lassen, um es beim Ausstellen des Entwurfs zu setzen.“ „Quanty bereitet einen Entwurf vor, den Sie vor dem Ausstellen prüfen. Noch geht nichts an den Kunden.“ Gut zu wissen listet, was zu prüfen ist, und „3 Entwürfe sind fertig.“ bietet für jeden Öffnen an.

Aufträge, die sich nicht abrechnen lassen, werden mit dem Grund abgelehnt: Aufträge mit der Markierung „Ohne Rechnung“, Aufträge ohne Kunden oder ohne Frachtbetrag, Aufträge, die schon auf einer Rechnung stehen, und stornierte oder nicht zugestellte Aufträge. Auch der Tab Abrechnung eines Auftrags hat Rechnung erstellen, und dazu einen Hinweis vor der Abrechnung, den zuerst jemand bestätigen muss (siehe TMS: Aufträge und Angebote).

Automatische Entwürfe

Für einen Kunden, dessen Karte Entwürfe entstehen von selbst, sobald die Dokumente vollständig sind hat, erstellt Quanty die Entwürfe jeden Morgen ab 06:00 polnischer Zeit selbst, für Aufträge, die in den letzten 45 Tagen zugestellt wurden und deren Dokumente vollständig sind oder nicht verlangt werden. Ausgelassen werden Aufträge, die schon auf einer Rechnung stehen, Aufträge mit der Markierung „Ohne Rechnung“, Aufträge ohne Frachtbetrag, Aufträge mit einem ungelesenen Hinweis vor der Abrechnung und Aufträge archivierter Kunden. Nichts wird von selbst ausgestellt: Jeden Entwurf prüft ein Mensch und stellt ihn aus. Siehe Rechnungsbedingungen.

Neue Rechnung ohne Auftrag

Neue Rechnung ohne Auftrag (im ⋯ der Seite) ist für „Hallenmiete, Fahrzeugverkauf, Weiterberechnung: alles, was kein Transport ist. Sie entsteht als Entwurf.“

Entwurf anlegen speichert sie als Entwurf. Eine Proforma ist kein Umsatz und rechnet keinen Auftrag ab; eine Proforma und eine Belastungsanzeige sind keine MwSt.-Rechnungen und gehen nicht an KSeF.

Der Entwurf

Ein Entwurf ist wie das Dokument aufgebaut. Alles lässt sich noch ändern.

Parteien

• Verkäufer: Ihre Firma aus den TMS-Einstellungen.
• Käufer: der Kunde. Auf einem Entwurf können Sie einen anderen wählen.
• Zahler: „Nur wenn jemand anderes als der Kunde zahlt.“ Die Kreditlinie des Kunden zählt dann beim Zahler (siehe Kreditlimits und Sperren).
• Korrespondenzadresse: „Wohin die Papierrechnung per Post geht. Leer: die Adresse des Käufers.“ Nach dem Ausstellen steht dort Stand bei der Ausstellung.

Daten

Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit sowie Dokumente zugestellt („Für Kunden mit Zahlungsziel ab Dokumenteneingang zählt die Fälligkeit ab diesem Tag.“). Nach dem Ausstellen tragen die Daten ein Schloss: „Datum nach dem Ausstellen eingefroren; ein erneuter Druck ändert es nicht“.

Zahlungsziel auf der Rechnung

Der Block Zahlungsziel eines Entwurfs übernimmt das Zahlungsziel des Kunden und zeigt die Fälligkeit laufend an. Für diese Rechnung können Sie es ändern:

Der Block zeigt „Fällig: 02.12.2026“ und die übersprungenen Feiertage. Ein gesperrtes Zahlungsziel des Kunden ändert auf seinen Rechnungen nur ein Administrator („Das Zahlungsziel des Kunden ist gesperrt. Ein Admin ändert es.“). Die Regeln stehen unter Rechnungsbedingungen.

Positionen

Position hinzufügen, Position entfernen, Nach oben und Nach unten bearbeiten die Positionen; Positionen speichern speichert sie („Jede Position braucht eine Bezeichnung und einen Preis.“). Unter jeder Position zeigt der Ausdruck die bei der Ausstellung eingefrorenen Transportdaten: Lade- und Entladedatum, die Strecke, die Kennzeichen und die Auftragsnummer des Kunden. USt.-Übersicht summiert die Rechnung je Satz, und Zu zahlen nennt die Summe. Bemerkungen, die auf der Rechnung stehen übernehmen die Hinweise des Kunden und alles, was Sie hinzufügen (Bemerkungen speichern).

Fremdwährung

Eine Rechnung in einer anderen Währung hat einen Block Wechselkurs: NBP-Kurs („1 EUR = 4,2650 PLN“), Kursdatum, NBP-Tabelle, USt. in PLN und Brutto in PLN. Der Tag des Kurses folgt der Regel des Kunden (der Werktag vor der Beladung, der Entladung oder dem Rechnungsdatum). Die MwSt. wird immer nach Tabelle A in PLN umgerechnet, gleich welche Tabelle die Aufträge des Kunden verwenden. „Der NBP-Kurs wird beim Ausstellen geholt.“ Der Ausdruck enthält die MwSt.-Zusammenfassung in PLN und den NBP-Vermerk.

Factoring

Ein neuer Entwurf für einen Kunden im Factoring ist von Anfang an im Factoring, mit dem Factor und dem Vorschuss in Prozent, und der Ausdruck enthält das Konto des Factors und die Abtretungsklausel. Kein Factoring für diese Rechnung schaltet es für eine Rechnung ab. Siehe Factoring und Versicherung.

Die Rechnung ausstellen

1. Prüfen Sie den Entwurf und klicken Sie Ausstellen.
2. Rechnung ausstellen: „Nach dem Ausstellen sind Nummer, Daten und Positionen eingefroren. Änderungen laufen dann über eine Korrekturrechnung.“ Prüfen Sie Ausstellungsdatum und Leistungsdatum.
3. Klicken Sie Rechnung ausstellen.

Der Dialog hilft beim Datum:

• Ein früher erstellter Entwurf fragt, welches Datum bleiben soll: „Der Entwurf hatte das Datum 28.10.2026.“ mit Datum des Entwurfs behalten und Heutiges Datum nehmen.
• Ein anderes Datum als heute wird angesprochen: „Das Ausstellungsdatum ist 30.10.2026, nicht heute. Mit diesem Datum geht die Rechnung an KSeF.“ Ein Datum in der Zukunft ebenfalls.
• Eine Rechnung darf kein früheres Datum haben als eine Rechnung mit niedrigerer Nummer im selben Nummernkreis: „Rechnung FV/0142/10/2026 dieses Nummernkreises hat schon das Datum 31.10.2026. Eine Rechnung mit höherer Nummer darf kein früheres Datum haben.“ mit 31.10.2026 nehmen. Nur ein Administrator kann Trotzdem mit dem früheren Datum ausstellen, mit einem Grund von mindestens 5 Zeichen: „Der Grund bleibt in der Historie der Rechnung.“

„Ein Entwurf wird als ENTWURF gedruckt, für einen Probedruck muss er nicht ausgestellt werden.“ Nach dem Ausstellen bekommt die Rechnung ihre Nummer, ihre Fälligkeit steht fest, und Quanty sagt, was mit KSeF geschehen ist: ob sie in die KSeF-Versandtabelle kam, in KSeF von Hand ausgestellt werden muss oder nicht dorthin ging (siehe Rechnungsversand und KSeF).

Solange Quanty neben Marcos TMS läuft

Solange Marcos TMS mit Ihrer Organisation verbunden ist (siehe TMS neben Ihrem bisherigen System), stellt es die Rechnungen seiner eigenen Aufträge aus. Eine Quanty-Rechnung für einen Auftrag aus Marcos TMS, oder jede MwSt.-Rechnung, solange Quanty in der ganzen Organisation neben Marcos TMS läuft, sagt vor dem Ausstellen, warum, und bietet Trotzdem ausstellen an: „Stellen Sie sie in Quanty nur aus, wenn Marcos TMS sie nicht ausstellt.“ An KSeF sendet Quanty eine solche Rechnung erst, wenn Marcos TMS abgeschaltet ist, und der Verlauf der Rechnung hält fest, dass sie bewusst ausgestellt wurde.

Die ausgestellte Rechnung

Die Kopfzeile enthält die nächsten Schritte: Per E-Mail senden, Drucken und An KSeF senden. Das ⋯ enthält Per Post versandt, Als versendet markieren, Korrektur, Ähnliche erstellen, Factoring, Zahlungserinnerung und Rechnung stornieren.

Die Seitenleiste rechts, von oben:

Ähnliche erstellen, als versendet markieren, stornieren

• Ähnliche erstellen: „Ein neuer Entwurf nach dieser Rechnung ist fertig.“ Der neue Entwurf öffnet sich. Eine Korrektur lässt sich nicht kopieren; kopieren Sie die ursprüngliche Rechnung.
• Als versendet markieren: „Halten Sie fest, wie die Rechnung zum Kunden kam. Das Versanddatum bleibt gespeichert.“ Wählen Sie Versendet per (E-Mail, Post, Kundenportal, KSeF, Anders) und Versanddatum. Das Markieren als versendet verschiebt nie die Fälligkeit.
• Rechnung stornieren: „Die Rechnung bleibt als storniert in der Historie, ihre Aufträge können neu abgerechnet werden. Zahlungen müssen vorher entfernt werden.“ Eine Rechnung, die schon eine KSeF-Nummer hat, lässt sich nicht stornieren: „Erstellen Sie eine Korrektur.“ Die Aufträge kehren in den Stand zurück, den sie vor der Rechnung hatten.

Ausdrucke

Drucken druckt in der Rechnungssprache des Käufers, im Menü als Käufer markiert. Sein Menü (Weitere Druckoptionen) bietet:

• Drucken auf: Polnisch, Polnisch und Englisch und Polnisch und Deutsch; für einen Käufer mit der Rechnungssprache Englisch oder Deutsch steht Englisch oder Deutsch oben in der Liste und ist die Vorgabe.
• Weiteres Exemplar: Kopie und Duplikat („Mit DUPLIKAT und dem heutigen Datum“).
• PDF-Datei: PDF herunterladen, dieselbe Rechnung als PDF.

Jeder Ausdruck enthält den Betrag in Worten, das Bankkonto für die Währung der Rechnung, die Fußzeile in den Sprachen des Ausdrucks, die Skontohinweise und den Namen der Person, die sie ausgestellt hat. Ein Entwurf wird als Entwurf gedruckt. Drucken ändert nie ein Datum, und jeder Druck wird in den Verlauf geschrieben („Ausdruck Nr. 2: …“).

Einstellungen für den Rechnungsausdruck

TMS-Einstellungen, Firma und Nummerierung, Rechnungsausdruck (Administratoren): „Was jeder Ausdruck und jedes PDF einer Rechnung zeigt. Ein erneuter Ausdruck ändert nie ein Datum.“

Nummerierung und Rechnungseinstellungen

TMS-Einstellungen, Firma und Nummerierung, Rechnungen (Administratoren): „Nummernkreise, KSeF nach dem Ausstellen und alte Entwürfe.“

Das Nummernmuster braucht {seq} (die nächste Nummer, auch {seq:04} für vier Stellen); es kann {YYYY} oder {YY} (Jahr), {MM} oder {M} (Monat), {DD} (Tag) und {branch} verwenden. Mit {MM} oder {M} im Muster beginnen die Nummern jeden Monat neu, nur mit dem Jahr jedes Jahr, ohne Monat und Jahr nie. „Ein Nummernkreis nummeriert nur Mehrwertsteuerrechnungen; Proforma und Belastungsanzeige haben eigene Nummern“: Proformas, Belastungsanzeigen und Korrekturen haben jeweils einen eigenen Zähler.

Alte Entwürfe

Ein Entwurf, der länger als die eingestellte Zahl von Tagen wartet oder ein Datum von vor diesem Monat trägt, ist alt. Ein Hinweis sagt „Rechnungsentwürfe, die länger als 14 Tage warten oder ein altes Datum haben: 4.“ mit Ansehen, und Alte Entwürfe im ⋯ der Seite öffnet dieselbe Liste.

1. Alte Rechnungsentwürfe: „Benötigte mit heutigem Datum ausstellen, den Rest stornieren.“ Jeder Entwurf zeigt Käufer, Sein Datum, wie lange er Wartet und Brutto, mit dem Grund (altes Datum, wartet lange).
2. Haken Sie die zu stornierenden Entwürfe an (Alle auswählen), schreiben Sie Grund der Stornierung (zum Beispiel „Testentwürfe, Aufräumen“) und klicken Sie Ausgewählte stornieren.
3. Quanty sagt „Storniert: 3.“ und „Übersprungen (schon ausgestellt oder entfernt): 1.“

Gut zu wissen

• Eine Rechnung in Quanty ist ein Dokument, das Quanty nummeriert und druckt. Ob sie eine rechtsgültige Rechnung in KSeF ist, hängt davon ab, dass KSeF sie annimmt, und das ist immer ein Schritt eines Menschen (siehe Rechnungsversand und KSeF).
• Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten: „Diese Rechnung ist ausgestellt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Erstellen Sie eine Korrektur.“
• Rechnungen, die aus einem anderen System kopiert wurden, das neben Quanty läuft, tragen ihre Herkunftsmarkierung und einen Block mit dem, was jenes System über sie sagt; Quanty stellt sie kein zweites Mal aus, sendet sie nicht und mahnt sie nicht.
• Bearbeitet gerade jemand anderes dieselbe Rechnung, sagt eine Zeile oben das.

Verwandte Seiten

• TMS: Rechnungen und Forderungen: der ganze Weg vom Auftrag zum Geld.
• Rechnungsversand und KSeF: E-Mail, Post, KSeF und die XML-Datei.
• Korrekturen: eine ausgestellte Rechnung ändern.
• Rechnungsbedingungen: woher ein Entwurf seine Bedingungen nimmt.
• TMS: Aufträge und Angebote: der Tab Abrechnung eines Auftrags.