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Eingehende E-Mails klassifizieren

In diesem Rezept wird jede E-Mail an eine bestimmte Adresse zu einem Datensatz in einer Tabelle, eine KI-Spalte ordnet sie einer Kategorie zu (Rechnung, Bestellung, Reklamation oder etwas anderes), und für jede Kategorie wird die richtige Person benachrichtigt. Mit E-Mails, die vor dem Einschalten eingegangen sind, passiert nichts, und Sie testen jeden Schritt, bevor er live geht.

Was Sie brauchen: Bearbeitungszugriff auf ein Projekt, einen bezahlten Plan mit Credits für die KI-Spalte und ein paar Minuten. Automatisierungen sind in der Beta.

Schritt 1: Eine Eingangsadresse erstellen

Klicken Sie auf der Seite Integrationen unter E-Mail bei Quanty-Eingangsadresse auf Adresse erstellen, geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel Eingang, und klicken Sie auf Adresse erstellen. Kopieren Sie die Adresse aus Ihre Eingangsadresse und leiten Sie dann Ihr Postfach dorthin weiter oder geben Sie sie Ihren Lieferanten (So verwenden Sie sie zeigt, wie). Ein verbundenes Gmail- oder anderes Postfach funktioniert auch (siehe Postfächer).

Schritt 2: Die Tabelle vorbereiten

Legen Sie in Ihrem Projekt eine Tabelle Eingehende E-Mails mit diesen Spalten an:

SpalteTyp
VonE-Mail
BetreffText
TextLanger Text
EmpfangenDatum & Uhrzeit
AnhängeDatei
KategorieKlassifizieren, mit den Kategorien Rechnung, Bestellung, Reklamation, Sonstiges und einem Prompt wie „Worum geht es in dieser E-Mail hauptsächlich?“

Die Spalte Klassifizieren ist der KI-Teil: Sie wählt für jede Zeile eine Kategorie (siehe Spaltentypen).

Schritt 3: Jede E-Mail als Datensatz speichern

  1. Öffnen Sie Automatisierungen in der Projektleiste, suchen Sie unter Mit einer Vorlage beginnen (Bereich E-Mail) die Vorlage Eingehende E-Mails als Datensätze speichern und klicken Sie darauf.
  2. Klicken Sie im Editor auf die Karte Wenn: Wählen Sie das Postfach und fügen Sie unter Welche E-Mails auf Wunsch Filter hinzu, zum Beispiel Nur E-Mails mit Anhängen.
  3. Behalten Sie unter In der Tabelle speichern die Option Jede E-Mail als neuen Datensatz speichern bei und ordnen Sie Absenderadresse, Betreff, Text, Empfangen am und Anhänge Ihren Spalten zu.
  4. Fügen Sie unter Dann den Schritt KI-Spalten ausführen mit der Spalte Kategorie hinzu, damit jeder neue Datensatz sofort eingeordnet wird.

Schritt 4: Je Kategorie benachrichtigen

Erstellen Sie auf derselben Tabelle eine zweite Automatisierung von Grund auf, die reagiert, sobald ein Datensatz seine Kategorie erhält:

  1. Wenn: Datensatz erfüllt Bedingungen („Wenn ein Datensatz die Bedingungen zu erfüllen beginnt (einmalig, bei Änderung)“).
  2. Falls: Kategorie ist Rechnung.
  3. Dann: Personen benachrichtigen (oder E-Mail senden) an die Person, die Rechnungen bearbeitet, mit dem Titel Neue Rechnung: {{Betreff}}.

Die Kategorie, die die KI-Spalte schreibt, zählt als Änderung, daher läuft die Automatisierung einmal, sobald der Datensatz passt. Lassen Sie Einmal pro Datensatz eingeschaltet, damit jede E-Mail nur einmal gemeldet wird. Duplizieren Sie die Automatisierung für Bestellung und Reklamation mit anderen Empfängern. Für ein Weiterleiten ohne KI verwenden Sie stattdessen die Filter des Auslösers selbst, zum Beispiel Betreff enthält Rechnung, invoice.

Schritt 5: Testen, dann einschalten

Öffnen Sie jede Automatisierung und klicken Sie mit eingeschalteter Nur Simulation auf Testen: „Der Test verwendet die neueste E-Mail im Postfach oder eine Beispiel-E-Mail, falls noch keine eingegangen ist.“ Das Ergebnis zeigt jeden Schritt und was er tun würde. Wenn alles stimmt, schalten Sie beide Automatisierungen ein.

Senden Sie sich dann eine Test-E-Mail. Innerhalb einer Minute ist sie ein Datensatz mit Kategorie, und die Benachrichtigung folgt gleich danach. Verlauf in jeder Automatisierung zeigt, was gelaufen ist.

Nur neue E-Mails zählen

„Nur E-Mails, die nach dem Einschalten der Automatisierung eingehen, lösen sie aus.“ Das Einschalten verarbeitet nie, was bereits im Postfach liegt.

Schritt 6: Kategorien prüfen und korrigieren

Öffnen Sie die Zelldetails der Zelle Kategorie eines Datensatzes, um Warum dieser Wert zu sehen, und korrigieren Sie eine falsche Kategorie mit Wert bearbeiten. Wird eine Art von E-Mail oft falsch eingeordnet, formulieren Sie den Prompt genauer oder ergänzen Sie ein Beispiel; neue E-Mails verwenden den neuen Prompt.

Wie es weitergeht