Eingehende E-Mails klassifizieren

In diesem Rezept bauen Sie eine E-Mail-Automatisierung, die alles triagiert, was an eine dedizierte Eingangsadresse geschickt wird: Bei Lieferantenrechnungen wird der Anhang gespeichert und eine Zeile an eine Rechnungstabelle angehängt, Auftragsbestätigungen bekommen eine Zeile auf einer anderen Seite, und alles Unklare wird zur menschlichen Prüfung zurückgehalten. Nichts wird still geschrieben, und jeder Schreibvorgang lässt sich rückgängig machen.

Was Sie brauchen: eine Organisation mit aktivem Abonnement und eine Tabelle, die Zeilen empfängt (zum Beispiel die aus Daten aus PDFs extrahieren).

Schritt 1 — Automatisierung anlegen

Öffnen Sie den Automatisierungsbereich Ihrer Organisation und legen Sie eine neue Automatisierung an. Zwei Felder sind entscheidend:

• Name — zum Beispiel Rechnungs-Triage.
• Alias — ein kurzes Kürzel in Kleinbuchstaben wie rechnungen. Zusammen mit dem Kürzel Ihrer Organisation ergibt es die Eingangsadresse:

acme+rechnungen@<eingangs-domain>

E-Mails an diese Adresse werden zu dieser Automatisierung geleitet. Beim Löschen der Automatisierung wird der Alias stillgelegt — Mails daran gelten dann als nicht zugeordnet.

Schritt 2 — Vorfilter setzen

Vorfilter laufen, bevor irgendeine KI beteiligt ist — ohne Token-Kosten:

• Absender — jeden akzeptieren oder auf erlaubte Domains wie lieferant.de beschränken.
• Anhang erforderlich — nützlich für Rechnungsabläufe.
• Erlaubte Dateiendungen — zum Beispiel nur pdf.

E-Mails, die an einem Vorfilter scheitern, erreichen die Klassifizierung nie.

Schritt 3 — Klassifizierungsanweisung und Zweige definieren

Beschreiben Sie, wie eingehende Mails etikettiert werden sollen, zum Beispiel: rechnung, wenn die E-Mail eine Zahlungsaufforderung enthält, auftrag für Auftragsbestätigungen. Setzen Sie die Konfidenzschwelle (Standard 0,8) — Entscheidungen darunter werden zur Prüfung zurückgehalten statt ausgeführt.

Geben Sie dann jedem Etikett einen Zweig mit Aktionen:

Ein Auffangzweig ist immer vorhanden, sodass nicht zugeordnete Mails nie verloren gehen. Wählen Sie für zeilenschreibende Aktionen die Zieltabelle und -seite, und legen Sie fest, ob neue Zeilen sofort KI-Spalten ausführen oder erst zur Freigabe zurückgehalten werden.

Schritt 4 — Mit einer Beispiel-E-Mail testen

Nutzen Sie die Test-Aktion der Automatisierung. Sie können ein Beispiel von Hand schreiben (Absender, Betreff, Text, Anhangsnamen) oder eine bereits empfangene E-Mail erneut durchspielen. Der Testlauf zeigt jede Pipeline-Stufe, die Entscheidung — Etikett, Konfidenz und die Begründung des Modells — sowie eine Liste der Zeilen und Dateien, die geschrieben würden. Während eines Testlaufs wird nichts geschrieben.

Schritt 5 — Live gehen und den Posteingang beobachten

Schicken Sie eine echte E-Mail an die Eingangsadresse. In der Posteingangsansicht der Automatisierung zeigt jede Nachricht ihren Status: verarbeitet, Prüfung nötig, fehlgeschlagen oder nicht zugeordnet. Die Zähler oben steuern die Tabs, sodass Sie direkt zu allem springen können, was wartet.

Schritt 6 — Prüfen, wiederholen, rückgängig machen

• Bei zurückgehaltenen Nachrichten führt Genehmigen eines Etiketts dessen Zweig mit echten Schreibvorgängen aus; Ablehnen markiert die E-Mail als nicht zugeordnet.
• Fehlgeschlagene oder nicht zugeordnete Nachrichten lassen sich erneut verarbeiten, nachdem Sie die Automatisierung korrigiert haben.
• Etwas schiefgelaufen? Rückgängig macht alles rückgängig, was eine bestimmte E-Mail geschrieben hat — erstellte Zeilen werden gelöscht, gespeicherte Dateien in den Papierkorb verschoben.

Nächste Schritte

• Trigger & Automatisierungen — Trigger-Typen, Freigabe und Rückgängig
• Integrationen — Gmail verbinden
• Spalten & KI-Extraktion — die erfassten Zeilen verarbeiten