Klasyfikuj przychodzące e-maile

W tym przepisie zbudujesz automatyzację e-mail, która segreguje wszystko, co trafia na dedykowany adres odbiorczy: faktury od dostawców mają zapisywany załącznik i dopisywany wiersz do arkusza fakturowego, potwierdzenia zamówień trafiają do innej strony, a wszystko niejednoznaczne czeka na decyzję człowieka. Nic nie zapisuje się po cichu, a każdy zapis można cofnąć.

Czego potrzebujesz: organizacji z aktywną subskrypcją i arkusza na wiersze (na przykład tego z przepisu Wyodrębnij dane z plików PDF).

Krok 1 — Utwórz automatyzację

Otwórz obszar automatyzacji organizacji i utwórz nową automatyzację. Najważniejsze są dwa pola:

• Nazwa — na przykład Segregacja faktur.
• Alias — krótki identyfikator małymi literami, np. faktury. Razem ze slugiem organizacji tworzy adres odbiorczy:

acme+faktury@<domena-odbiorcza>

Wiadomości wysłane na ten adres trafiają do tej automatyzacji. Usunięcie automatyzacji wycofuje alias, więc wiadomości na niego przestają być kierowane.

Krok 2 — Ustaw filtry wstępne

Filtry wstępne działają zanim w ogóle włączy się AI, przy zerowym koszcie tokenów:

• Nadawca — akceptuj wszystkich albo ogranicz do dozwolonych domen, np. dostawca.com.
• Wymagaj załącznika — przydatne w obiegu faktur.
• Dozwolone rozszerzenia — na przykład tylko pdf.

E-mail, który nie przejdzie filtra wstępnego, nigdy nie trafia do klasyfikacji.

Krok 3 — Napisz prompt klasyfikacji i gałęzie

Opisz, jak oznaczać przychodzące wiadomości, na przykład: etykieta faktura, gdy e-mail zawiera rachunek z żądaniem płatności, zamówienie dla potwierdzeń zamówień. Ustaw próg pewności (domyślnie 0.8) — decyzje poniżej progu czekają na przegląd, zamiast być wykonywane.

Następnie nadaj każdej etykiecie gałąź z akcjami:

Gałąź zapasowa istnieje zawsze, więc niedopasowana poczta nigdy nie przepada. Wybierz docelowy arkusz i stronę dla akcji dopisywania wierszy oraz zdecyduj, czy nowe wiersze mają od razu uruchamiać kolumny AI, czy czekać na zatwierdzenie.

Krok 4 — Przetestuj na przykładowym e-mailu

Użyj akcji Test automatyzacji. Możesz ręcznie napisać przykład (nadawca, temat, treść, nazwy załączników) albo odtworzyć wcześniej odebraną wiadomość. Przebieg próbny pokazuje każdy etap potoku, decyzję — etykietę, pewność i uzasadnienie modelu — oraz listę zapisów, które by nastąpiły. Podczas przebiegu próbnego nic nie jest zapisywane.

Krok 5 — Uruchom i obserwuj skrzynkę

Wyślij prawdziwy e-mail na adres odbiorczy. W widoku skrzynki automatyzacji każda wiadomość ma status: przetworzona, do przeglądu, nieudana albo nieskierowana. Liczniki na górze napędzają zakładki, więc od razu przejdziesz do wszystkiego, co czeka.

Krok 6 — Przeglądaj, ponawiaj i cofaj

• Dla wiadomości wstrzymanych do przeglądu zatwierdź etykietę, aby wykonać jej gałąź z prawdziwymi zapisami, albo odrzuć, aby oznaczyć e-mail jako nieskierowany.
• Wiadomości nieudane lub nieskierowane można ponowić po poprawieniu automatyzacji.
• Coś poszło nie tak? Cofnij odwraca wszystko, co zapisał konkretny e-mail — utworzone wiersze są usuwane, a zapisane pliki trafiają do kosza.

Co dalej

• Wyzwalacze i automatyzacje — typy wyzwalaczy, zatwierdzanie i cofanie
• Integracje — łączenie Gmaila
• Kolumny i ekstrakcja AI — przetwarzanie zebranych wierszy