Klasyfikuj przychodzące e-maile
W tym przepisie każdy e-mail wysłany na jeden adres staje się rekordem w tabeli, kolumna AI nadaje mu etykietę (faktura, zamówienie, reklamacja albo coś innego), a właściwa osoba dostaje powiadomienie zależnie od etykiety. Poczta, która przyszła przed włączeniem, pozostaje nietknięta, a każdy krok testujesz, zanim zacznie działać naprawdę.
Czego potrzebujesz: prawa do edycji projektu, płatnego planu z kredytami na kolumnę AI i kilku minut. Automatyzacje są w wersji beta.
Krok 1: Utwórz adres skrzynki
Na stronie Integracje, w sekcji E-mail, kliknij Utwórz adres na karcie Adres skrzynki Quanty, nadaj mu nazwę, na przykład Skrzynka, i kliknij Utwórz adres. Skopiuj adres z okna Twój adres skrzynki, a potem przekieruj na niego swoją skrzynkę albo podaj go dostawcom (Jak z niego korzystać pokazuje, jak to zrobić). Połączony Gmail albo inna skrzynka też się sprawdzi (zobacz Skrzynki pocztowe).
Krok 2: Przygotuj tabelę
W projekcie utwórz tabelę Poczta przychodząca z tymi kolumnami:
| Kolumna | Typ |
|---|---|
| Od | |
| Temat | Tekst |
| Treść | Długi tekst |
| Otrzymano | Data i godzina |
| Załączniki | Plik |
| Kategoria | Klasyfikacja, z polem Kategorie faktura, zamówienie, reklamacja, inne i poleceniem takim jak „Czego głównie dotyczy ten e-mail?” |
Kolumna Klasyfikacja to część z AI: dla każdego wiersza wybiera jedną kategorię (zobacz Typy kolumn).
Krok 3: Zapisuj każdy e-mail jako rekord
- Otwórz Automatyzacje w pasku projektu, znajdź Zapisuj przychodzące e-maile jako rekordy w sekcji Zacznij od szablonu (półka E-mail) i kliknij szablon.
- W edytorze kliknij kartę Kiedy: wybierz skrzynkę w polu Skrzynka pocztowa, a w sekcji Które e-maile dodaj filtry, jeśli chcesz, na przykład Tylko e-maile z załącznikami.
- W sekcji Zapis w tabeli zostaw Zapisuj każdy e-mail jako nowy rekord i przypisz Adres nadawcy, Temat, Treść, Data otrzymania i Załączniki do swoich kolumn.
- W sekcji Wtedy dodaj krok Uruchom kolumny AI z kolumną Kategoria, żeby każdy nowy rekord od razu dostał etykietę.
Krok 4: Powiadamiaj według etykiety
Utwórz od zera drugą automatyzację na tej samej tabeli, która reaguje, gdy tylko rekord dostanie etykietę:
- Kiedy: Rekord spełnia warunki („Gdy rekord zacznie spełniać warunki (raz, przy zmianie)”).
- Jeśli: Kategoria jest
faktura. - Wtedy: Powiadom osoby (albo Wyślij e-mail) do osoby, która zajmuje się fakturami, z tytułem
Nowa faktura: {{Temat}}.
Etykieta zapisana przez kolumnę AI liczy się jako zmiana, więc automatyzacja uruchamia się raz, gdy rekord zaczyna spełniać warunek. Zostaw włączone Raz na rekord, żeby każdy e-mail został zgłoszony tylko raz. Zduplikuj automatyzację dla zamówienie i reklamacja z innymi odbiorcami. Do kierowania bez AI użyj zamiast tego filtrów samego wyzwalacza, na przykład Temat zawiera faktura, invoice.
Krok 5: Przetestuj, potem włącz
Otwórz każdą automatyzację i kliknij Testuj z włączoną opcją Tylko symulacja: „Test używa najnowszego e-maila ze skrzynki albo przykładowego, jeśli jeszcze żaden nie przyszedł.” Wynik pokazuje każdy krok i to, co by zrobił. Gdy wszystko wygląda dobrze, włącz obie automatyzacje.
Potem wyślij do siebie testowy e-mail. W ciągu minuty staje się on rekordem z etykietą, a zaraz potem przychodzi powiadomienie. Historia w każdej automatyzacji pokazuje, co się wykonało.
Liczy się tylko nowa poczta
„Automatyzację uruchomią tylko e-maile, które przyjdą po jej włączeniu.” Włączenie nigdy nie przetwarza tego, co już jest w skrzynce.
Krok 6: Sprawdź i popraw etykiety
Otwórz szczegóły komórki Kategoria w rekordzie, żeby zobaczyć Dlaczego ta wartość, i popraw błędną etykietę przez Edytuj wartość. Jeśli jakiś rodzaj e-maili często dostaje złą etykietę, doprecyzuj polecenie albo dodaj do niego przykład; nowe e-maile korzystają już z nowego polecenia.
Co dalej
- Wyzwalacze i warunki: wszystkie ustawienia wyzwalacza Otrzymano e-mail.
- Akcje: powiadomienia, e-maile i uruchamianie kolumn AI.
- Skrzynki pocztowe: adresy skrzynek Quanty, Gmail i IMAP.
- Testy i historia uruchomień: testy, historia i koszty.